工作分析信息的分類

　? 員工需要做什么？(what activities)

　? 工作將在什么時間完成？(when)

　? 工作在哪里完成？where--working condition

　? 員工如何完成工作？How? Machine tools

　? 為什么要完成此項工作？(why)

　? 誰來完成此項工作？Who?

　崗位分析的信息提供

　 崗位分析的質(zhì)量主要取決于三個方面：一是工作信息提供者的選擇；二是適當?shù)姆治龇椒ǖ倪x擇；三是合理的分析步驟的設計。其中第一點中，工作信息的提供者即崗位分析的主體選擇決定了所收集信息的真實性，而人力資源管理專業(yè)人員要對各主體提出信息資料的規(guī)范性要求。

　一、崗位分析所需的資料

　崗位分析所需要的信息的類型和范圍取決于崗位分析的目的、崗位分析的時間約束和預算約束等因素。資料的連貫性、精確性、可接受性是選擇資料來源的決定性因素。因此相關(guān)工作的工作專家、工作執(zhí)行者和管理監(jiān)督者是主要的資料來源，而與待分析工作相關(guān)的下屬和其他工作人員、顧客以及工作分析者則主要是對工作信息進行補充和篩選，另外，還可以參閱相關(guān)

　的工作分析資料、職業(yè)分類辭典等。崗位分析信息的主要類型參見下表 ] 。工作分析所需要獲得的有關(guān)資料包括：

　 ? 工作活動資料，即各項工作實際發(fā)生的活動類型，如清洗、打字等；

　? 人類行為資料，指與個人工作有關(guān)的人類行為資料，如體能消耗情況、行走距離長短、寫作能力等；

　? 工作器具資料，指工作中所使用的機器、工具、設備以及輔助器械的情況；

　? 績效標準，即用數(shù)量或質(zhì)量來反映的各種可以用來評價工作成績的方法；

　? 相關(guān)條件，指工作環(huán)境、工作進度、組織行為規(guī)范以及各種財務性和非財務性獎勵措施；

　? 人員條件，指與工作相關(guān)的知識、技能以及個人特征等，包括學歷、訓練背景、工作經(jīng)驗、性格、興趣和身體特征等。

　二、崗位分析的主體

　決定崗位分析信息質(zhì)量的還有一個重要因素，就是向誰來獲得這些信息，即崗位分析主體的選擇。搜集崗位分析信息工作通常由實際承擔的工作的人員，工作承擔人員的直接上級主管，以及一名人力資源管理專家來共同進行。

　1.利用不同主體的順序。同產(chǎn)的做法是:首先由人力資源管理專家(人力資源管理者、工作分析專家或咨詢?nèi)藛T等)觀察和分析正在被進行中的工作，然后編寫出一份崗位說明書和一份崗位規(guī)范，員工及其直接上級主管也要參與此項工作，例如，可能會被要求主管人員填寫問卷，在問卷中列舉處下屬的主要工作活動。最后，由承擔工作的員工及其上級主管來審查和修改所崗位分析人員編寫出的反映他們工作活動和職責的那些結(jié)論性的描述。這樣，崗位分析獲得就需要由人力資源管理專家、組織管理人員和普通員工通過共同努力與合作完成。

　2.不同主體的優(yōu)劣。實際工作的任職人員、該崗位的直接主管和外部人力資源管理專家這三種主體在提供崗位分析信息時各有的優(yōu)缺點，所以應綜合利益，但以崗位主管為主。這三者的優(yōu)缺點見下表。

　 無論是選擇手機崗位分析信息的方法還是選擇負責收集信息的主體，都決定于多種因素，包括需要分析的崗位的特點和浮渣性，任職者對外部分析人員的接受程度，以及分析的最終目的。其中最重要的是考慮崗位分析的目的。另外，對收集信息的人員的選擇要比對收集信息方法的選擇更為重要。

　工作分析信息收集主要方法

　一、工作實踐法

　• 可以了解工作的實際任務以及該工作對人的體力、環(huán)境、社會等方面的要求

　• 觀察、記錄與核實工作負荷與工作條件

　• 觀察、記錄、分析工作流程及工作方法，找出不合理之處

　• 適用于短期內(nèi)可以掌握的工作，而對于需要大量訓練才能掌握或有危險的工作，不宜采用此法。如飛行員的工作，腦外科醫(yī)生、戰(zhàn)地記者

　二、訪談法

　• 個別訪談法(individual interview)

　• 集體訪談法(group interview)

　• 主管訪談法(supervisor interview)

　(1)訪談原則及標準

　• 所提問題和職務分析的目的有關(guān)

　• 職務分析人員語言表達要清楚、含義準確

　• 所提問題必須清晰、明確，不能太含蓄

　• 所提問題和談話內(nèi)容不能超出被談話人的知識和信息范圍

　• 所提問題和談話內(nèi)容不能引起被談話人的不滿或涉及被談話人的隱私(麥考米克，1979)

　(2)成功訪談要點

　• 預先準備訪談提綱；

　• 與主管密切配合，找到最了解工作內(nèi)容、最能客觀描述工作職責的員工

　• 盡快與被訪談者建立融洽的感情氛圍；（知道對方姓名、明確訪談目的及選擇對方的原因）

　• 訪談中應該避免使用生僻的專業(yè)詞匯

　• 訪談者應只能被動地接受信息

　• 就工作問題與員工有不同意見，不要與員工爭論

　• 員工對組織或主管有抱怨，也不要介入

　• 不要流露出對某一崗位薪酬的特殊興趣

　• 不要對工作方法與組織的改進提出任何批評與建議

　• 請員工將工作活動與職責按照時間順序或重要程度順序排列，這樣就能夠避免一些重要的事情被忽略

　• 訪談結(jié)束后，將收集到的信息請任職者和主管閱讀，以便修正；

　(3)訪談法的優(yōu)缺點

　優(yōu)點：

　• 一種被廣泛采用、相對簡單、便捷的搜集信息的方法，而且適用面較廣，尤其是用來達到編制工作描述的目的；

　• 經(jīng)常被作為其他信息收集方法的輔助，如當問卷填寫不清楚、觀察員工工作時存在問題等；

　o 通過訪談能探察到一些不為管理層知曉的內(nèi)容，如工作態(tài)度、工作動機等較深層次的東西或一些管理問題；

　• 方式親切，能拉近訪談者與員工的關(guān)系；

　缺點：

　• 對訪談者技巧要求高，如運用不當可能影響信息收集的質(zhì)量；不能作為工作分析的唯一方法

　• 信息失真--害怕效率革命而帶來薪酬變化;

　• 打斷被訪問人員的正常工作，有可能造成生產(chǎn)的損失;

　• 可能會因問題不夠明確或不夠準確而造成雙方誤解或信息失真

�。�4）訪談法的典型提問方式

　盡管訪談法有其不足，但還是被廣泛的使用著。下面是一些在訪談時所運用的典型提問方法：

　• 你所做的是一種什么樣的工作？

　• 你所在職位的主要職責工作是什么？你又是如何處理的呢？

　• 你的工作環(huán)境與別人的有什么不同呢？

　• 做這項工作所需具備的教育程度、工作經(jīng)歷、技能是怎樣的？它要你必須具有什么樣的文憑或工作許可證？

　• 你都參加些什么活動？

　• 這種工作的職責和任務是什么？你所從事的工作的基本職責是什么？說明你工作績效的標準有哪些？

　• 你真正參與的活動都包括哪些?

　• 你的責任是什么？你的工作環(huán)境和工作條件是怎樣的？

　• 工作對身體的要求是怎樣的？工作對情緒和腦力的要求又是怎樣的？

　• 工作對安全和健康的影響如何？

　• 在工作中你有可能會受到身體傷害嗎？你在工作時會暴露于非正常工作條件下嗎？

　運用訪談法進行工作分析時可以提出的問題還遠不止這些。一般認為，富有成效的訪談是根據(jù)一張結(jié)構(gòu)合理或可以加以核正、對比的問卷來進行。這種工作分析問卷包括了一系列與以下內(nèi)容有關(guān)的信息：工作的總體目的；監(jiān)督職責；工作責任；對教育、經(jīng)歷、技能等的要求等。工作分析人員在運用這種問卷表格來搜集信息時，既可以通過觀察工作的實際進行情況來自行填寫，也可以先由承擔工作的人填寫，然后由工作分析人員來加以整理。

　三、問卷調(diào)查法

　優(yōu)點：

　• 能夠從眾多員工處迅速得到信息，節(jié)省時間和人力，費用低

　• 員工填寫工作信息的時間較為寬裕，不會影響工作時間

　• 適用于在短時間內(nèi)對大量人員進行調(diào)查的情形

　• 結(jié)構(gòu)化問卷所得到的結(jié)果可由計算機處理

　缺點：

　• 問卷的設計需要花費時間、人力和物力，費用較高

　• 單向溝通方式，所提問題可能部分地不為員工理解

　• 可能造成，填寫者不認真填寫，影響調(diào)查的質(zhì)量

　四、觀察法（工作寫實之一）

　1.觀察法

　• 被觀察者的工作應相對穩(wěn)定、工作場所也應相對固定，這樣便于觀察

　• 適用于大量標準化的、周期較短的以體力活動為主的工作如組裝線工人、會計員，而不適用于腦力活動為主的工作如律師、設計工程師等工作

　• 觀察者盡可能不要引起被觀察者的注意，也不要干擾被觀察者的工作，否則可能引起霍桑效應

　• 對于不能通過觀察法得到的信息，應輔以其他形式如訪談法來獲得

　• 觀察前要有詳細的觀察提綱

　• 可以采用瞬間觀察，也可以定時觀察

　2.觀察法的優(yōu)缺點[6]

　• 操作較靈活、簡單易行；

　• 直觀、真實，能給崗位分析人員直接的感受，因而所獲得的信息資料也較準確；

　• 可以了解廣泛的信息，如工作活動內(nèi)容、工作中的正式行為和非正式行為，工作人員的士氣等。

　五、日志法（工作寫實之一）

　1.日志法

　• 若運用得好，能獲得大量的、更為準確的信息

　• 前期直接成本小

　• 收集信息可能較凌亂，整理工作復雜

　• 加大員工工作的負擔

　• 也存在夸大自己工作重要性的傾向

　2.日志法的優(yōu)缺點[6]

　優(yōu)點：

　• 由于工作日志應是在工作不知覺狀態(tài)下的忠實記錄，因而資料來源比較可靠；

　• 工作記錄本身非常翔實，提供的信息充分。

　缺點：

　• 需要積累的周期較長，時間成本高；

　• 資料口徑可能與崗位分析的要求有出入，因而整理的工作量較大；

　• 工作日志往往有夸大的傾向，不利于信息的收集。

　六、關(guān)鍵事件法（CIM）

　• 收集、整理導致某工作成功或失敗的典型、重要的行為特征或事件

　• 它是在二戰(zhàn)期間由 John Flanagan 開發(fā)出來用于識別各種軍事環(huán)境下提高人績效的關(guān)鍵性因素的手段和方法；John C. Flanagan 認為，關(guān)鍵事件法應對完成工作的關(guān)鍵性行為進行記錄，以反映特別有效和特別無效的工作行為

　• 需要專業(yè)人員對“關(guān)鍵性事件和行為”進行信息收集、概括和分類；

　• 沒有提供對工作全方位的描述和探察，主要應用于下述工作分析目的：績效評價標準的建立（BARS）、甄選標準的開發(fā)以及培訓員工

　 七、親驗法 [6]

　 親驗法顧名思義，就是工作分析人員到被分析的崗位中實際體驗崗位工作特點，獲得崗位信息的一種方法。但這種方法的局限性非常大，觀察法所具備的限制條件它都存在，因而這是一種用的很少的方法，經(jīng)常作為其他方法的一種補充，對難以用語言表達的一些特殊崗位或驗證一些信息時才使用。

　1.親驗法的操作要點。主要有：

　? 親驗的崗位是崗位分析人員能夠理解和從事的；

　? 在崗位親驗時不能給實際工作造成障礙；

　? 較危險的崗位不適合親驗；

　? 對崗位的體驗要保證一定的周期，以對崗位的相關(guān)信息有完整的認識。

　2.親驗法的優(yōu)缺點

　優(yōu)點：

　? 準確了解工作的實際任務和在體力、環(huán)境、社會方面的要求；

　? 直接、直觀，信息的可靠性高；

　? 可以彌補不善表達的員工對崗位信息提供的不足；

　? 可以收集到觀察法所不能體會到的內(nèi)容。

　缺點：

　（1）時間成本很高，效率低下；（2）對于崗位分析人員的專業(yè)性要求太高，許多崗位根本無法親驗；（3）體驗周期和時間都不易確定。

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