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訂票管理規(guī)定

發(fā)布時(shí)間:2020-07-19 來源: 主持詞 點(diǎn)擊:

 V:1.0 精選管理方案

 訂票管理規(guī)定

 2020- -6 6- -8 8

 訂票管理規(guī)定

 公司訂票管理規(guī)定

 一、

 目的

 為規(guī)范公司訂票管理,最大程度的減免不必要的開支,控制成本,降低費(fèi)用,特制訂本規(guī)定。

 二、

 適用范圍

 適用于公司所有因公需要訂票的員工。(飛機(jī)票、火車票、高鐵票)

 三、權(quán)責(zé)

  出差人員負(fù)責(zé)機(jī)票信息查詢及《訂票申請單》的填寫及審批;

 綜合部負(fù)責(zé)按照出差人員提供的《訂票申請單》進(jìn)行訂票及回程后費(fèi)用報(bào)銷;對訂票費(fèi)用申請公司卡,對訂票費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì),每月編制報(bào)表;對訂票網(wǎng)站進(jìn)行賬戶申請及對出差人員訂票申請單的確認(rèn)工作。

  財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對回程票務(wù)的結(jié)算,對綜合部申請的銀行卡進(jìn)行辦理。

 四、訂票途徑

  攜程網(wǎng)、酷訊網(wǎng)、淘寶旅行網(wǎng);

 航空服務(wù)公司,如無特殊情況基本不建議使用。

 五、內(nèi)容

 《訂票申請單》必須由總裁審批有效,如總裁不在公司,需由授權(quán)人簽字。

 出差人員必須提前 5 天將總裁審批好的《訂票申請單》提交綜合部確認(rèn);特殊情況除外。

 出差人員根據(jù)出差時(shí)間查詢航班,盡量以“最優(yōu)惠機(jī)票”為訂購原則,查詢完畢后在申請單上寫清楚航班、航班時(shí)間、機(jī)票折扣及價(jià)格(包括燃油附加費(fèi)、機(jī)場建設(shè)費(fèi)、保險(xiǎn)等所有費(fèi)用)、航空公司,如出差人員沒有查詢工具或設(shè)備綜合辦予以協(xié)助;填寫完畢后交部門主管簽批后,將《訂票申請單》提交綜合部確認(rèn)機(jī)票信息及價(jià)格后方可送總裁審批。

 綜合部根據(jù)總裁審批后的申請單價(jià)格至財(cái)務(wù)申請訂票費(fèi)用,需財(cái)務(wù)將申請費(fèi)用打至銀行卡,然后下訂單;付款成功后將信息反饋給出差人員。

 如付款后,訂票代理點(diǎn)有信息或電話通知該倉位已滿需取消訂單時(shí),訂票人員需查詢訂票費(fèi)用是否已退回或在多少時(shí)間內(nèi)退回費(fèi)用;訂票人員需重新查找信息,重新訂票。(如重新預(yù)訂航班費(fèi)用高出申請單審批費(fèi)用的需重新申請,總裁審批。)

 如出差人員出差在外需訂票的,需有委托人根據(jù)本規(guī)定第、條款協(xié)助辦理訂票申請手續(xù),綜合部接到申請單后履行訂票手續(xù)。

  出差人員在機(jī)場換登機(jī)牌時(shí)應(yīng)將報(bào)銷憑證一起拉取,回公司后需將報(bào)銷憑證交至綜合部,綜合部對其進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷,在報(bào)銷單上注明使用部門;如回程后未提供報(bào)銷憑證的,需交 20 元的報(bào)銷憑證快遞費(fèi)用至綜合部。

 訂票管理規(guī)定

  如訂票后有返現(xiàn)的做好每次返現(xiàn)記錄。

 六、訂票須知

  公司訂票采取網(wǎng)上訂票的形式,報(bào)銷憑證需由當(dāng)事人到機(jī)場打印,如回程后當(dāng)事人沒有打印報(bào)銷憑證的,需由對方快遞到公司,需支付 10元一張的快遞費(fèi),由當(dāng)事人將費(fèi)用交至綜合部。

  已經(jīng)預(yù)定的機(jī)票,如發(fā)生退票或改簽的,會(huì)發(fā)生較高的手續(xù)費(fèi),且特價(jià)票無法退改簽,以上情況當(dāng)事人需書面說明原因,如因出差人員原因安排不當(dāng),提供錯(cuò)誤信息、申請延誤、晚點(diǎn)誤車等,導(dǎo)致退票、廢票等變動(dòng)而產(chǎn)生的一系列經(jīng)濟(jì)損失,由該申請人負(fù)責(zé)承擔(dān)。

 所有訂票工作安排在工作日內(nèi),工作日外不辦理訂票業(yè)務(wù);如遇特殊情況,經(jīng)總裁同意后,將訂票信息報(bào)至訂票人,訂票人員將查詢好的機(jī)票信息報(bào)至總裁,總裁同意后下單訂票。出差人員工作日回公司后補(bǔ)簽申請單。

 本規(guī)定從簽發(fā)之日起開始執(zhí)行。

 七

 使用表單

 《訂票審批單》

 《退票/改簽費(fèi)用審批單》

 《訂票明細(xì)表》

  編制:

  審核:

  審批:

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