【摘要】辦公室是企業(yè)協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)的中樞部門,承擔著上傳下達的重要職責,是企業(yè)的信息中心、服務中心和參謀中心。如何做好辦公室工作,本文結(jié)合企業(yè)實際,談了十個方面的體會。 　　【關鍵詞】企業(yè) 辦公室 工作 思考
　　
　　辦公室是企業(yè)協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)的中樞部門,承擔著上傳下達的重要職責,是企業(yè)的信息中心、服務中心和參謀中心。具體說,就是要堅持服務原則,辦好文、辦好會、辦好事,促使企業(yè)各項工作有序運轉(zhuǎn)。結(jié)合我們企業(yè)辦公室工作實際和個人工作體會,現(xiàn)就如何做好辦公室工作淺談幾點認識:
　　要認知一個規(guī)律。辦公室對上是兵,是辦事員;對下是將,是管理員。辦公室職責要求我們必須從屬于領導,服務于領導。所以,辦公室工作從本質(zhì)上來說具有被動性和服務性。辦公室事情繁雜,重復性工作多,往往不見成效,不能立竿見影,好象是人人都能做、一年到頭又感覺沒做什么事情的部門。實際上,辦公室的許多工作沒有什么規(guī)律可循,“無規(guī)律”其實就是辦公室工作的最大規(guī)律。我們認知了這一規(guī)律,在工作中才會把握有序性和隨意性、主動性和被動性的有機統(tǒng)一。做到事事從大處著眼,從小事著手,在隨意中把握有序,在被動中把握主動,在規(guī)律中把握靈活。不以事小而不為,不以事大而亂為,不以事雜而盲為,不以事難而怕為。
　　要保持兩種狀態(tài)。一是始終保持清醒的狀態(tài)。辦公室工作千頭萬緒,不付出艱辛勞動,不加班加點,肯定是做不好工作的,我們不能因為業(yè)務多、應酬多、雜事多而處于混沌無序狀態(tài)中。從另外角度說,我們僅靠勤勤懇懇、任勞任怨也是不夠的,還必須忙里偷閑,加強學習,善于思考,站在全局的高度,每逢大事、每臨急事、每遇棘事,要靜下心來,有高度的政治責任感和敏銳性,時刻保持清醒頭腦,認真對待,謹慎辦理。二是始終保持緊張的狀態(tài)。這里說的意思并不是工作過程中存在的恐慌感,辦事戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢、畏首畏尾,而是指我們工作過程中的態(tài)度、心理要達到這樣一種狀態(tài)。辦公室工作無小事,“細節(jié)決定成敗”,要常有“如履薄冰”之感,時時刻刻非常謹慎地對待辦公室的任何工作,始終保持“緊張”的狀態(tài)投入到工作過程中,達到事后“不緊張”的辦事效果。
　　要處理好三個關系。辦公室的工作性質(zhì)決定了我們在主與次、進與退、前與后之間要能把握分寸,這不僅是職責的要求,也是反映我們辦公室人員素質(zhì)和能力的重要參數(shù)。一是處理好工作性質(zhì)的輔助性與工作要求的主動性的關系。參與不干預,不當“二領導”;尊重不盲從,不當“吹鼓手”;干事不亂事,不當“糊涂蟲”。二是處理好工作目標的一致性與職權(quán)任務的差異性的關系。辦公室同樣僅是一個單位的職能部門,但不是主權(quán)部門。辦公室人員盡管經(jīng)常傳達領導的指示,但是并不意味著可以以領導自居任意發(fā)號施令。三是處理好臺前和幕后與領導的關系。接受領導、服從領導、服務領導,向領導學習、跟領導建議、當領導參謀,臺前幕后都要始終維護好領導的形象、單位的形象。
　　要接受四種考驗。一是受得了委屈。辦公室的工作性質(zhì)和任務決定著我們往往置身于矛盾的焦點之中,有些時候被領導批評,不被他人理解或受到一些埋怨是正常的。所以,辦公室人員必須有良好的的心理素質(zhì)和承受能力,受得起各種委屈。二是耐得住寂寞。我們大都在幕后工作,許多工作是看不見摸不著的。所以,我們要樹立正確的業(yè)績觀,工作中講大局、講奉獻,能做到默默無聞,任勞任怨,甘當無名英雄。三是經(jīng)得起誘惑。辦公室相對權(quán)力部門顯得比較清苦。所以,我們要樹立正確的人生觀和價值觀,把本職工作做好。四是守得住秘密。辦公室有許多重要文件,特別是涉及單位商業(yè)秘密的一些重要文件、合同等,我們要站在維護企業(yè)利益的高度“守得住”;辦公室人員在領導身邊從事工作,肯定會聽到許多重要信息,有的是領導個人意見,有的涉及單位人事、獎懲等企業(yè)的一些重大事宜,“禍從口出”,我們必須“守住嘴”。
　　要樹立五種形象。一是好人形象。這里說的并不是當“老好人”,而是要學會與領導共處、和同事共事,與人為善、誠心誠信,做到人品好、人緣好。二是智多星形象。辦公室人員知識面要寬,工作能力要強,聰明、靈活、精干。三是老黃牛形象。工作中特別能吃苦、特別能戰(zhàn)斗、特別能奉獻,不斤斤計較、拿得起放得下。四是“不管部長”形象。辦公室承擔著協(xié)調(diào)上下、溝通內(nèi)外的重要職責,傳達領導指示,但只是“協(xié)調(diào)”、只是“傳達”,不能替領導“當家作主”。五是莊重形象。辦公室人員對內(nèi)又對外,言行舉止從某種意義上代表著領導和單位的形象,工作也好,為人處事也好,一定要有個良好的精神狀態(tài),始終保持莊重形象。
　　要練好六種功夫。一是多思考。工作中能出點子,會出點子,出好點子。當高參,不亂參。二是勤練筆。有較強的文字表達能力,能勝任辦公室大量的各種文字材料工作。三是說好話。反映問題、傳達指示不走樣,組織溝通協(xié)調(diào)不走彎,坐著能寫,站著能說,下去能唱。四是善貫通。當上級要求與領導認識不一致時能找到融合點;領導之間意見不一致時能找到相同點;部門之間意見不一致時能找到切入點。五是會補臺。補領導做不了的事,補領導顧不上的事,補領導忘掉的事。六是敢創(chuàng)新。針對工作中的新要求、新問題、新情況,能夠出新思路,創(chuàng)造性地開展工作。
　　要樹立七種意識。一是樹立“機不可失”的意識。百倍珍惜在領導身邊難得的學習和鍛煉機會,兢兢業(yè)業(yè)工作,本本真真做人。二是樹立“服從領導”的意識。領導的要求和意圖靠我們?nèi)��?zhí)行去落實,領導的指令就是我們的行動,我們的執(zhí)行力一定要強。三是樹立“勇爭一流”的意識。勇于爭先、勇于跨越,做到“干一行、愛一行、專一行,行行爭先”。四是樹立“辦公室無小事”的意識,認真對待每項工作,認真做好每件小事,哪怕是端茶倒水之類的雜事。五是樹立“事不過夜”的意識。要有很強的時間觀念,領導的指示命令必須立即傳達,下級的請示報告及時呈送領導,說辦就辦,不等不靠,雷厲風行。六是樹立“眼觀六路、耳聽八方”的意識。多看,多聽,當好領導的“眼睛”和“耳朵”,為領導多提供有價值的信息。七是樹立“三思而后行”的意識。思路決定出路,行動決定效率。想好了才做,做后再反思,在反思中不斷總結(jié)提高,才能保證我們工作的精確高效。
　　要克服八種不足。當前,辦公室工作還存在著許多問題和不足,這些問題和不足有客觀因素,但更多的是自身主觀因素所導致的。所以,我們要從主觀上查找原因,力戒克服,日臻完善,主要解決好以下八個方面的不足:一是克服“扯皮多、配合少”的不足。二是克服“要求多、措施少”的不足。三是克服“計較多、寬容少”的不足。四是克服“索取多、奉獻少”的不足。五是克服“牢騷多、實干少”的不足。六是克服“請示多、意見少”的不足。七是克服“說得多、做得少”的不足。八是克服“事務多、學習少”的不足。
　　要扮好九種角色。一是扮好參與政務、處理事務的“管理者”角色。二是扮好能出主意、會出主意、出好主意的“參謀者”角色。三是扮好上情下達、下情上報的“信息員”角色。四是扮好深入群眾、聯(lián)系實際、貼近人心的“調(diào)研員”角色。五是扮好領導視察、客人來訪、群眾上訪的“接待員”角色。六是扮好會撰文、善修文、精批文的“文書員”角色。七是扮好聯(lián)系內(nèi)外、溝通上下、協(xié)調(diào)左右的“聯(lián)絡員”角色。八是扮好企業(yè)、領導、群眾的“代言人”角色。九是扮好維護企業(yè)利益、代表領導對外、樹立企業(yè)形象的“外交家”角色。
　　要修煉十種素養(yǎng)。一是“有夢有想”。不想當將軍的兵永遠不是好兵。辦公室是企業(yè)培養(yǎng)人才的階梯,辦公室人員一定要做一個有理想、有抱負、有進步的好兵。二是“有德有才”。知識是基礎,素質(zhì)是關鍵。常說的有德有才是精品、有德無才是次品、有才無德是危險品,我們一定要做德才兼?zhèn)涞膬?yōu)秀人才。三是“有能有力”。要有終身學習的精神,向領導學習、向他人學習,從書本中學習、從實踐中學習,不斷提高自身的業(yè)務能力和工作水平,工作中有較強的執(zhí)行力和戰(zhàn)斗力。四是“有形有象”。辦公室是窗口,容易成為別人議論的焦點。所以,在言談舉止上要把握好分寸尺度;在個人形象上要注重禮儀,熱情待人,謙虛謹慎。五是“有上有下”�！吧系脧d堂、下得廚房”。在工作上能夠成為領導的左膀右臂,為領導做好服務;還要不怕累、不怕煩,為群眾做好服務。六是“不卑不亢”。對上,不卑躬屈膝,不溜須拍馬,唯唯諾諾;對下,不盛氣凌人,不狂妄自大,指指點點。七是“不驕不躁”。不因工作做得好而驕傲自滿,不因工作時間長短而浮躁不安。八是“不冒不過”。工作中正確處理好與領導和他人的關系,不錯位、不越位,不說過頭的話,不做過頭的事。九是“不偏不傳”。不該做的不做,做的不偏差;不該說的不說,說的不傳訛。十是“不求不要”。要樹立嚴以律己的意識,對上對領導不為個人利益而有所要求;要樹立廉潔自律的意識,對下對基層不為個人利益而有所索要�！�
　　(作者單位:中鐵四局集團有限公司辦公室)
　　責編:姚少寶

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