目前,高校傳統(tǒng)學籍檔案的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)日益發(fā)展的工作需要,學籍檔案的管理如何數(shù)字化是近年來高校一直探討的一個問題,本文對學籍檔案的重要性及現(xiàn)在數(shù)字化管理中存在的問題進行了介紹,并對將來學籍檔案數(shù)字化管理的發(fā)展趨勢進行分析。
　　
　　高校學籍檔案管理的重要性
　　
　　學籍檔案是指在學生學籍管理活動過程中形成的、作為原始記錄并具有保存價值以備查考的不同形式的文字材料、圖表的總和。主要包括:新生錄取名冊、學生登記表、學籍卡片、原始成績報告單、在籍學生統(tǒng)計表、學籍變動材料、學生獎懲材料、畢業(yè)生名單、驗印申請書、畢業(yè)生成績匯總表、學歷證明存根等,是學生在校期間形成的具有保存價值的珍貴檔案,是高校檔案館重要的館藏資源,也是高校檔案管理的重要組成部分。隨著社會的發(fā)展和高校辦學規(guī)模的不斷擴大,學籍檔案的數(shù)量也在急劇增加,學籍檔案管理面臨著更大的挑戰(zhàn)。由于學籍檔案自身具有原始性、憑據(jù)性、權(quán)威性等特點,其利用率也在不斷提高,例如企業(yè)用人單位甄別學歷真?zhèn)?畢業(yè)生就業(yè)、出國留學、資格認證等方面都需出具學籍檔案證明材料。另外,學籍檔案也是校友資源信息庫的主要資料,是建立校友信息庫的數(shù)據(jù)來源。學籍檔案也為校史研究、舉辦展覽、編輯出版年鑒、畫冊等提供素材。
　　隨著時間的推移,由于保存手段、室溫環(huán)境等多方面因素的影響,原始紙質(zhì)學籍檔案出現(xiàn)了紙張松脆、結(jié)塊、字跡淡化等現(xiàn)象,失去了使用的準確性和可能性,同時,學籍檔案在翻閱或利用中還經(jīng)常會發(fā)生損壞或遺失現(xiàn)象,過度的查詢利用也加快了紙質(zhì)學籍檔案的破損速度。原始簡單、落后的學籍檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)日益發(fā)展的檔案管理要求,高校學籍檔案的管理與利用之間的矛盾日益突出。
　　
　　高校學籍檔案管理的現(xiàn)狀
　　
　　隨著信息數(shù)字化的發(fā)展,內(nèi)蒙自治區(qū)各高校在20世紀初才開始校園數(shù)字化,檔案部門開始啟動學籍檔案數(shù)字化工作,高校學籍檔案的數(shù)字化工作還處于起步階段。目前,檔案管理僅限于2000年開始招錄學生的新生錄取名冊、在籍學生名單統(tǒng)計、畢業(yè)生名單及成績單的數(shù)字化管理,學籍檔案的其他相關(guān)信息等。例如學籍卡片、學生的獎懲情況、畢業(yè)生的去向等都還沒有進行數(shù)字化管理,特別是2000年以前學生的學籍檔案情況還是原始的紙制學籍狀態(tài),所以學籍檔案的目前管理狀況與利用之間存在著脫節(jié)現(xiàn)象,沒有充分滿足學籍檔案的利用要求,在自動化管理與提供服務(wù)方面存在較大的局限性。
　　目前,內(nèi)蒙古自治區(qū)高校學籍檔案化管理存在的問題及誤區(qū): 1. 2000年以前的學籍檔案管理還是原始的紙制管理方式,需要將這部分學生的新生錄取名冊、學生名單、畢業(yè)生成績單的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描,便于統(tǒng)一管理。 2. 電子版的學籍檔案不能等同于檔案數(shù)字化管理。很多學籍檔案,如學生的學籍變動材料、學生的獎懲材料、畢業(yè)生的就業(yè)去向及聯(lián)系方式等各高校都有電子版的材料卻沒有進行數(shù)字化管理,這樣既不利于學籍檔案的完善,還會導致原始材料出現(xiàn)失真,或因電腦的損壞及一些突發(fā)事故導致檔案的遺失。所以,必須將現(xiàn)存的原始電子版檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化管理模式,才能使檔案永久保存。 3. 學籍檔案管理部門不能只注重學籍檔案的管理,還應(yīng)重視數(shù)字化檔案的利用和開發(fā),以適應(yīng)當前不斷發(fā)展的學籍檔案利用。
　　
　　高校學籍檔案數(shù)字化的發(fā)展構(gòu)想
　　
　　隨著學籍檔案利用率的日益增加,不同用戶對學籍檔案數(shù)據(jù)的需求也各不相同,這就要求構(gòu)建學籍檔案數(shù)字化平臺。學籍檔案數(shù)字化平臺應(yīng)以原始的紙質(zhì)學籍檔案為中心,搭建一個以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的學籍檔案數(shù)字化傳輸平臺、資源共享平臺、管理平臺、服務(wù)平臺以及綜合應(yīng)用平臺,實現(xiàn)數(shù)字化資源網(wǎng)絡(luò)化存取、分布式管理、開放式利用、一站式服務(wù)。學籍檔案數(shù)字化平臺應(yīng)具備三個主要模塊:學籍檔案數(shù)字化加工模塊,學籍檔案信息著錄模塊,學籍檔案查詢與展示模塊。
　　學籍檔案數(shù)字化加工模塊。學籍檔案目前主要是以紙質(zhì)的形式保存,該模塊主要實現(xiàn)對紙質(zhì)學籍檔案的數(shù)字化掃描以及對掃描完成的圖像進行編輯處理,通過掃描的方式轉(zhuǎn)換為數(shù)字化資源進入數(shù)字化平臺。
　　學籍檔案信息著錄模塊。掃描后的學籍圖片資源有的并不能直接用于查詢和利用,需要建立專門的學籍信息庫,使這些原始資源能夠進行正確的識別。
　　學籍檔案查詢與展示模塊。該模塊能夠提供靈活多樣的查詢方式,滿足學籍檔案各個層面的不同查詢要求,可以按照多種條件查詢,并能將查詢的結(jié)果轉(zhuǎn)化為文件形式進行打印。
　　數(shù)字化是學籍檔案管理的發(fā)展趨勢,也是學籍檔案保存和利用的必由之路。筆者作為高校學籍檔案的管理者,期待內(nèi)蒙古自治區(qū)早日完善數(shù)字化學籍管理。
　　
　　 (作者單位:內(nèi)蒙古財經(jīng)學院)

相關(guān)熱詞搜索：學籍 數(shù)字化 高校 高校學籍檔案數(shù)字化管理的發(fā)展 檔案管理的發(fā)展 檔案管理的信息化發(fā)展