事業(yè)單位人事檔案信息化管理和改革現存的問題
　　人員不足，專業(yè)化程度低。目前，很多事業(yè)單位的人事檔案管理信息化隊伍中復合型人才少，信息化管理專業(yè)化程度較低。大部分事業(yè)單位的人事檔案管理人員沒有經過專業(yè)的培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，如不會把干部檔案捆綁成卷，這將可能破壞原始檔案的完好度，造成紙張的磨損，導致重要信息模糊，導致人事檔案的案卷達不到“歸檔齊全完整、鑒別認真、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的要求。
　　管理效率不高，檔案利用率低。不少事業(yè)單位的人事檔案利用工作大多是被動服務，等待領導、公證處等人員來查閱，缺乏主動精神；人事檔案利用時，只能提供一些膚淺表面的人員基本情況如黨團材料、畢業(yè)生登記表、退工等方面，而真正用于人才選拔、培養(yǎng)、開發(fā)及預測等方面的較少，由于某些檔案中還存在虛假不真實的成分，如有的人沒有上過大學，卻把原有的低學歷拔高。雖然此類檔案占了少數，但卻影響了人事檔案的現實效用和歷史價值。
　　檔案管理體制不完善。隨著市場體制發(fā)展需要，國家在人事制度、戶籍制度、居住證制度等方面作了相應的措施，使人口流動性越來越大。這些流動人員形成了大量人事檔案流動量，增大了檔案管理的工作量和難度。由于我國實行“檔隨人走”的原則，檔案流動性的增加，增大了人事檔案信息的錄入量，有時候還會因為流動性過大而導致了信息錄入的不及時。往往該人的檔案已經轉遞到了某管理檔案的機構，但由于輸入不及時，導致個人查不到自己檔案會十分著急，擔心自己檔案的下落，還會影響其辦理其他手續(xù)，如落戶手續(xù)等等。
　　事業(yè)單位人事檔案的信息化管理和改革的建議
　　事業(yè)單位人事制度改革是我國事業(yè)單位整體改革的重要組成部分。隨著人事制度改革的不斷深化，事業(yè)單位用人制度也在發(fā)生著變化。這就要求人事管理部門在管理方式和管理技術上都要有創(chuàng)新，以適應實際管理工作的需要。因此，建立一個信息完整、反應迅速、靈活高效的人事管理信息系統(tǒng)是非常必要的。
　　增強人事檔案管理信息化的意識。建設信息化觀念的建設是人事管理信息化建設的關鍵。管理的信息化，首先應該是觀念的信息化。因此，要重視和加強信息化觀念建設。在建設過程中，需要各級領導、人事管理干部和廣大職工的共同努力。
　　在管理中，一定要對人事檔案管理的相關政策進行認真的研究，在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎上，正確運用好計算機的加密功能，對通用數據庫的數據根據使用權限進行系統(tǒng)的分類加密，要正確處理好檔案資料的保密與利用的關系，既要克服求穩(wěn)怕險、不思進取的保守觀念，又要防止不設界限、隨隨便便的麻痹思想。另外，電子檔案對保存環(huán)境和保存方式手段的要求都很高，管理人員要注意防潮、防高溫、防輻射、防病毒工作，切實加強檔案資料的安全性研究，認真搞好電子檔案的及時備份與維護工作，要正確處理好電子檔案與紙質檔案的關系，確保檔案資料的安全完整。
　　對領導者來說，應站在事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度重視信息化建設，不斷增強信息化意識，逐步養(yǎng)成自覺使用數據資料和人事信息的良好習慣。同時，對本單位的信息化建設給予相當的關注和支持，參與建設方案的制定和部署。
　　對人事工作者來說，要在工作中能運用各種數據處理方法，深入挖掘和發(fā)現有用信息，為事業(yè)單位人事管理的科學決策提供可靠依據。同時，做好信息系統(tǒng)的維護和管理工作，使信息化建設的各項規(guī)劃能夠真正落到實處。
　　著力解決檔案管理技術信息化的資金問題。在人事管理信息化建設中，資金問題是一個非常重要的問題。很多事業(yè)單位，不是不重視信息化建設，也不是沒有相應的人才，就是沒有足夠的專項資金作保障。資金問題已經成為人事管理信息化建設的瓶頸。而人事管理信息化是一個循序漸進的動態(tài)過程，要不斷發(fā)展，就要有持續(xù)不斷地投入。這樣的投入，不僅是對信息系統(tǒng)設備的資金投入，還有對人員進行培訓的費用投入。因此，高度重視和妥善解決信息化建設的資金問題，并做好持續(xù)投入的準備，是十分重要的。
　　提高改革的質量。圍繞改革、服務于改革，事業(yè)單位要從三個角度來講。
　　對于事業(yè)單位的工作人員來說，為了確保干部人事檔案信息化管理達標升級工作質量，檔案管理人員在接收人事檔案材料時要嚴格把好審核鑒定關，定期對檔案有關的各種材料進行認真整理，細致鑒別，做到取之有據，對有疑問、不符合歸檔要求的材料要及時進行反饋溝通，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，以保證人事檔案的權威性、準確性和真實性；以日常人事工作內容為基礎，建立人事管理信息系統(tǒng)。按照人事管理工作內容，利用人事管理軟件，以模塊的方式建立滿足日常工作需要的人事管理信息系統(tǒng)。其系統(tǒng)功能包括：人事檔案管理、各項工資業(yè)務管理、人員招聘管理、績效考核管理、專業(yè)技術人員及高級專家管理、離退休人員管理等。
　　從政府的角度，雖然政府也出臺了不少檔案管理方面的條例，但是真正每條都按照條例辦事的幾乎沒有，對于施行這些條例的力度不夠。流動人員人事檔案轉遞制度不健全、移交不及時。這些原因都導致了流動人員檔案管理中難以按時歸檔并使之齊全完整，使得檔案丟失、缺少、涂改、不真實等情況出現，增加了人事檔案管理的難度。這就要求國家政府出臺更加嚴密、更加具體、更切合實際、更具法律效力的條款。
　　從法律的角度來講，檔案信息化管理和改革需要相應的法律環(huán)境和有力的法律保護。檔案管理部門與形成檔案的社會各個部門或個人的關系往往存在一系列復雜關系和法律問題，這就需要相應的法律法規(guī)加以調整。檔案的收集、保管和利用也需要法律法規(guī)加以保護。單位黨委、人事及各組織部門領導，要增強檔案意識，了解、熟悉、研究人事檔案工作，組織人員學習《檔案法》等一系列法規(guī)文件，強化人事檔案管理意識，要根據社會和學校的改革發(fā)展對人事檔案工作的需求，制定人事檔案工作發(fā)展規(guī)劃，備好人事檔案管理工作所需的軟、硬件，建立健全人事檔案管理工作的各項規(guī)章制度，使人事檔案工作有章可循。
　　事業(yè)單位在進行相關的改革時，要大膽探索，勇于創(chuàng)新。在維護人事檔案的真實性、嚴肅性和保密性的同時，還應探索通過現代化手段，建立人才業(yè)績跟蹤系統(tǒng)，不斷提升人事檔案的使用價值；積極建立人力資源信息系統(tǒng)，多角度、多層面的開發(fā)人事檔案信息，根據干部人事工作的要求和社會生活其它領域的信息要求，進行人才信息的加工整理，使人事檔案信息成為能夠自由檢索、自由提取的系統(tǒng)化信息資源使組織領導能夠直觀快捷地了解和掌握干部職工隊伍狀況，有效地提高人事檔案信息的利用率和使用價值。

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