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信息化建設(shè)下的人社檔案管理初探

發(fā)布時間:2019-08-14 來源: 幽默笑話 點(diǎn)擊:


  摘 要:當(dāng)前人社檔案信息化管理還具有較多不足,譬如軟硬件經(jīng)費(fèi)投入較為匱乏、檔案管理人員信息化管理觀念及專業(yè)素養(yǎng)較差等,故使得信息化管理效果差強(qiáng)人意。因而,必須對人社管理信息化問題予以分析,從而提出改進(jìn)建議,以增強(qiáng)人社檔案服務(wù)能力,確保人社檔案信息安全、完善,以為民眾、企事業(yè)單位提供更加高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
  關(guān)鍵詞:信息化;人社檔案;檔案管理
  1 引言
  信息化建設(shè)下的人社檔案管理系統(tǒng)可以大大提高工作效率,不再需要投入大量的人力物力進(jìn)行繁瑣的檔案調(diào)閱和復(fù)雜的檔案管理,降低了勞動強(qiáng)度,壓縮了管理成本,提高了管理效能。檔案的整個生命周期都由平臺支撐實(shí)現(xiàn)檔案的采集、處理、上傳、存儲、調(diào)閱和管理,強(qiáng)大的索引功能使得各個業(yè)務(wù)能夠及時、準(zhǔn)確地得到所需要的檔案信息,實(shí)現(xiàn)檔案的共通共享。
  2 信息化建設(shè)下的人社檔案管理特點(diǎn)
  2.1 技術(shù)手段豐富
  互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)讓人社檔案管理更加多樣化,同時在傳統(tǒng)的檔案管理中,紙質(zhì)檔案管理比較費(fèi)時,且容易受到外界環(huán)境的影響,丟失和缺損是主要問題。在紙質(zhì)檔案管理中,資源消耗較大,管理工作者的任務(wù)量大,從記錄到整理到備檔等,均需要通過人工來完成,這樣就是的其準(zhǔn)確度下降,容易出現(xiàn)失誤;ヂ(lián)網(wǎng)則是信息存儲變得十分方便,將檔案以電子的方式存儲于計算機(jī)中,方便使用者隨時調(diào)取和查看,且檔案可以以多種形式進(jìn)行存儲,便于檔案的分類管理,降低了管理成本和工作強(qiáng)度,管理手段越來越豐富。
  2.2 拓展服務(wù)空間
  互聯(lián)網(wǎng)時代,大信息量狀態(tài)是人社檔案管理的普遍問題。與以往比較來看,紙質(zhì)檔案顯然無法跟上信息增長的節(jié)奏。并且占用空間遠(yuǎn)超過電子檔案管理。而在空間成本逐年增加的基礎(chǔ)上,信息的增長無疑是提高了成本。在這一背景下,互聯(lián)網(wǎng)以虛擬空間的形式出現(xiàn),極大的降低了檔案占有空間。并且計算機(jī)的存儲空間與現(xiàn)實(shí)意義上的空間在概念上存在不同,檔案的實(shí)際占有面積降低了,其管理成本也自然的降低。位于計算機(jī)中的檔案信息可以隨時供企業(yè)人力資源等部門查閱,使企業(yè)員工信息更加清晰,便于員工的調(diào)度及安排,突破了空間的限制,顯示出檔案管理專業(yè)化。
  3 信息化建設(shè)下的人社檔案管理現(xiàn)狀
  3.1 缺乏完善的人社檔案管理機(jī)制
  目前,很多地區(qū)人社部門的檔案管理都采用分類管理的方式,將不同的檔案內(nèi)容分類到不同的管理部門進(jìn)行管理,以提升檔案管理的水平。這種管理方式存在一些問題,出現(xiàn)問題時只有多個部門全方面協(xié)調(diào),才能實(shí)現(xiàn)科學(xué)、合理的檔案管理。檔案達(dá)到一定的管理數(shù)量后,調(diào)取和查詢檔案時,檔案管理的工作難度較大,易出現(xiàn)檔案遺失的問題。另外,進(jìn)行人社部門的檔案保證工作時,面對繁多的個人信息資料,很難順利開展工作。
  3.2 財力投入不夠,基礎(chǔ)設(shè)施落后
  信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是人社檔案信息資源建設(shè)以及各項檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。要加強(qiáng)人社檔案管理信息化建設(shè),應(yīng)首先具備一定的硬件條件,配備服務(wù)器、計算機(jī)、路由器、掃描儀、打印機(jī)等信息化設(shè)備。但是有些單位在這方面資金投入不足,出現(xiàn)硬件設(shè)施配備不全,或是規(guī)格不同不能互相兼容,導(dǎo)致其信息共享和信息服務(wù)的質(zhì)量不高。
  3.3 檔案管理人員信息化管理觀念及專業(yè)素養(yǎng)較差
  該專業(yè)為冷門專業(yè),不具備較好的人才基礎(chǔ),故部門的檔案學(xué)專業(yè)人員匱乏,且是該專業(yè)出身并具備較好信息技術(shù)能力的復(fù)合型人才少之又少。盡管該部門有對檔案管理人員進(jìn)行入職、在職培訓(xùn),但與該專業(yè)、信息技術(shù)相關(guān)的培訓(xùn)較少,故使得人社檔案管理工作人員不具備較好的信息化管理觀念及專業(yè)素養(yǎng)。
  4 信息化建設(shè)下的人社檔案管理的有效開展
  4.1 健全制度,規(guī)范檔案管理
  要想檔案管理工作可以切實(shí)有效落實(shí),就要完善人社單位的檔案管理制度,按照《檔案法》的明確規(guī)定,明確落實(shí)檔案管理人員的職責(zé),并改革與完善當(dāng)前單位中的管理條例,分類檔案管理人員的工作,嚴(yán)格要求檔案管理人員按照單位的管理制度進(jìn)行工作。從一些成功單位的管理情況來看,只有有效落實(shí)單位管理制度,才能有效提升單位檔案管理人員的工作效率,減少工作失誤。隨著我國經(jīng)濟(jì)體制的不斷改革,需要存入檔案的資料越來越多,如職工的入職/離職檔案、崗位調(diào)動檔案、學(xué)歷證明檔案等,這給檔案管理人員增加了新的工作要求;因此,實(shí)際工作應(yīng)用中,檔案管理人員必須加強(qiáng)自身的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力,進(jìn)而滿足檔案管理的需求。
  4.2 加大投入,完善基礎(chǔ)設(shè)施
  只有完善軟硬件設(shè)施,才能為人社檔案管理信息化建設(shè)提供良好的基礎(chǔ)保障。首先,可采取國家財政和政府支持與自籌資金相結(jié)合的方法籌集經(jīng)費(fèi),加大對基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入。其次,應(yīng)以檔案部門的內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)和黨政機(jī)關(guān)專網(wǎng)的建設(shè)為重點(diǎn),配備成套的計算機(jī)設(shè)施,并安裝專業(yè)的軟件系統(tǒng)和與檔案管理信息化相關(guān)的掃描、打印等設(shè)備。
  4.3 加快檔案管理信息化建設(shè),將檔案室變成人社系統(tǒng)的信息中心
  一是對保存的檔案從價值、實(shí)用和利用頻率等方面進(jìn)行鑒定,把需要長久保存、利用率高的紙質(zhì)檔案優(yōu)先進(jìn)行掃描,轉(zhuǎn)化為電子檔案,按類別歸檔,方便查詢。二是開發(fā)人力資源社會保障檔案管理信息系統(tǒng),以社會保障卡號碼為目錄索引建立數(shù)據(jù)信息庫,為每個人建立電子檔案,把所有人的人社部門信息都納入信息數(shù)據(jù)庫。檔案室要建立個人電子檔案與養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、生育保險、醫(yī)療保險、再就業(yè)、人事管理、勞動監(jiān)察等系統(tǒng)化管理體系的對接,對個人電子檔案進(jìn)行動態(tài)管理,逐步實(shí)現(xiàn)職稱、干部調(diào)動信息、人事檔案、參保繳費(fèi)等信息均可按人名和社會保障卡搜索。用戶可以通過人社檔案個人信息查詢終端,輸入自己的社會保障卡號碼就可以查詢到自己的招聘錄用、社保繳費(fèi)、待遇領(lǐng)取、就業(yè)培訓(xùn)等情況,使檔案信息查詢更加便捷和高效,提高工作效率。三是建立內(nèi)部信息共享機(jī)制。對人社電子檔案目錄實(shí)行動態(tài)化管理,檔案管理服務(wù)部門要加強(qiáng)與其他經(jīng)辦部門的信息互通和數(shù)據(jù)銜接,實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化與經(jīng)辦業(yè)務(wù)處理信息化實(shí)時對接,保證各部門能按照權(quán)限共享信息資源,逐步達(dá)到依據(jù)檔案材料可出具相關(guān)證明的,不再轉(zhuǎn)遞檔案;可查詢到的信息資源,不需要辦事群眾查詢提供。通過人社系統(tǒng)的檔案信息平臺,可有效提高各部門辦事效率,逐步做到辦事群眾憑一張身份證或社會保障卡便可辦理所有業(yè)務(wù),進(jìn)一步優(yōu)化人社部門的服務(wù)內(nèi)涵和水準(zhǔn)。
  4.4 注重檔案信息復(fù)合型人才的引進(jìn)與培育
  首先,領(lǐng)導(dǎo)大力關(guān)注,提升人才引進(jìn)門檻,創(chuàng)設(shè)專業(yè)的檔案信息化管理隊伍。人社部招聘時,需單列檔案員編制計劃,且于招聘標(biāo)準(zhǔn)中注明檔案學(xué)專業(yè)等要求;其次,對檔案管理人員的信息化專業(yè)培訓(xùn)予以強(qiáng)化。不但需安排專職檔案管理工作者參與上級人社系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn),還應(yīng)對所有員工的信息化培訓(xùn)予以強(qiáng)化,促使其明確檔案管理屬于系統(tǒng)工程,需所有人齊心協(xié)力開展工作;最后,對高層次檔案信息化管理者的交流學(xué)習(xí)予以強(qiáng)化,重視對人社檔案信息化管理操作、研究等人才的分類培育。
  5 結(jié)束語
  在建設(shè)檔案信息管理過程中加快步伐,一方面可以推動我國現(xiàn)代檔案管理信息化的進(jìn)程,另一方面還能使檔案管理朝更加有序和規(guī)范的方向發(fā)展。人社檔案管理工作極為關(guān)鍵,能確保社會秩序穩(wěn)定,并給國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展、事業(yè)建設(shè)給予有力支撐。此次研究主要針對人社檔案信息化管理問題進(jìn)行了分析,并提出了相應(yīng)改進(jìn)建議,望以此促使人社檔案信息化管理工作具備更好效果。
  參考文獻(xiàn)
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