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事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)研究

發(fā)布時(shí)間:2019-08-14 來源: 幽默笑話 點(diǎn)擊:


  摘 要:新世紀(jì)以來我國整體經(jīng)濟(jì)有著翻天覆地的變化,建立在此形勢(shì)之下對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作也有著更高的要求。隨著信息時(shí)代的來臨,事業(yè)單位檔案管理工作也朝著網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的方向發(fā)展,但觀察現(xiàn)狀發(fā)現(xiàn)存在不少問題亟待解決,基于此,本文將針對(duì)這些問題給出應(yīng)對(duì)策略,旨在助力事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平的提升。
  關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;信息化
  計(jì)算機(jī)時(shí)代的來臨使得信息化遍布各個(gè)角落,信息化技術(shù)有效提升了工作效率,對(duì)于事業(yè)單位而言在檔案管理工作上也是如此,推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)是提高管理水平的必要途徑。
  一、事業(yè)單位檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)性
 。ㄒ唬┨岣邫n案查詢借閱的效率
  傳統(tǒng)檔案管理中查詢效率非常低,工作人員需要對(duì)檔案進(jìn)行分類,并貼上相應(yīng)的標(biāo)簽,按照順序進(jìn)行排放。當(dāng)需要查找檔案的時(shí)候,就得按照原來的順序查詢,找到檔案盒后又得打開搜尋自身需要的那份。這個(gè)步驟極為繁瑣,在查詢借閱過程中需要大量的時(shí)間。而當(dāng)事業(yè)單位檔案采用信息化管理模式后,在查閱上只需要打開計(jì)算機(jī)搜索即可,還能夠避免頻繁借閱造成檔案的損壞,因?yàn)閼?yīng)用信息化管理后都會(huì)留有備案的,即使借閱者沒有歸還對(duì)原檔案也不會(huì)造成損失,由此一來大幅度提升了檔案查詢借閱的效率。
 。ǘ┯行а娱L檔案管理期限
  事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理多采用紙質(zhì)化,由于材料自身的因素,隨著時(shí)間的推移或者天氣變化影響會(huì)導(dǎo)致檔案受到不同程度的損壞。部分事業(yè)單位也有采取一些措施防止這類情況發(fā)生,如在檔案室安裝空調(diào)、恒溫機(jī)等等,但這都需要大量的人力、物力予以維持,并且這類措施承受的風(fēng)險(xiǎn)性還是挺大的,一旦某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題的時(shí)候,檔案資料是非常容易遭到損害。而隨著現(xiàn)代化技術(shù)的普及,檔案信息化管理則主要采取電子文檔的形式,只需要有個(gè)網(wǎng)絡(luò)信息終端就可以對(duì)其儲(chǔ)存,節(jié)約了大量的空間,還能夠防止環(huán)境變化造成的損壞,檔案管理期限得到大幅度延長。
  二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題
 。ㄒ唬┦聵I(yè)單位檔案管理信息化水平不高
  當(dāng)前我國計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化水平已然達(dá)到不錯(cuò)的水平,并融入到事業(yè)單位檔案管理工作的多個(gè)方面。雖然從信息檔案數(shù)據(jù)庫的數(shù)量來看非常龐大,但細(xì)察明顯發(fā)現(xiàn)重復(fù)地方較多,且在內(nèi)容上過于單調(diào),充分體現(xiàn)出事業(yè)單位當(dāng)那管理的信息化水平還不高。信息化檔案管理模式涉及多個(gè)板塊的配合,檢索的速度及準(zhǔn)確性都能夠直接影響到檔案管理的效率。
 。ǘ⿲(duì)檔案管理信息化建設(shè)重視程度不高
  觀察當(dāng)前很對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化程度不足,一方面受限于經(jīng)費(fèi)原因,還有一個(gè)重要的原因就是部分事業(yè)單位對(duì)檔案管理信息化建設(shè)重視程度不高,因此在相關(guān)設(shè)施上沒有配套完全。還存在一些事業(yè)單位雖然有應(yīng)用檔案信息化管理模式,但沒能制定出一個(gè)科學(xué)的措施予以維持,導(dǎo)致整個(gè)檔案管理工作較為雜亂,且存在信息化設(shè)備閑置的情況。
  (三)事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)普遍較低
  擁有完善的檔案信息化管理設(shè)備后還需要相應(yīng)的工作人員進(jìn)行維持,可部分事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)較低,又不愿加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)能力,導(dǎo)致在操作過程中不夠順暢。甚至還存在一些檔案管理工作人員認(rèn)為檔案管理信息化建設(shè)作用不大,可能是有工作人員被傳統(tǒng)思想所禁錮,但造成這種現(xiàn)象的主要原因還是由于這些工作人員不愿提高自身的能力,且沒能夠意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性。
  三、針對(duì)事業(yè)單位檔案管理中問題的應(yīng)對(duì)策略
 。ㄒ唬┨岣邔(duì)信息化檔案管理的認(rèn)識(shí)
  事業(yè)單位要想做好信息化檔案管理工作,首先就應(yīng)當(dāng)從思想層面進(jìn)行轉(zhuǎn)變,改變固有的觀念。單位的領(lǐng)導(dǎo)要和全體職工一起積極接觸外界信息,了解先進(jìn)科技帶來的優(yōu)勢(shì)。要加強(qiáng)財(cái)力和物力投入,加大預(yù)算,結(jié)合單位的實(shí)際情況制定科學(xué)完善的信息化建設(shè)制度,以此來促進(jìn)信息化檔案管理的有序發(fā)展。
  (二)做好對(duì)信息化技術(shù)的高效利用
  信息化技術(shù)能夠提高工作效率,特別是檔案管理需要處理大量繁瑣的信息數(shù)據(jù),傳統(tǒng)的人工管理已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)代社會(huì)的實(shí)際需求。應(yīng)當(dāng)要利用好信息化技術(shù),完善基礎(chǔ)設(shè)施,并建立起高效的信息化管理平臺(tái),提高管理效率。事業(yè)單位需要對(duì)自身的情況進(jìn)行調(diào)研,在學(xué)習(xí)其他單位先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的時(shí)候取長補(bǔ)短,合理制定符合自身信息化管理模式。事業(yè)單位檔案管理部門在利用信息化技術(shù)時(shí),也應(yīng)當(dāng)做好風(fēng)險(xiǎn)考慮,制定應(yīng)急預(yù)案。因?yàn)樾畔⒒O(shè)備在提高工作效率的同時(shí),也面臨著來自黑客和設(shè)備故障的威脅,有可能完成數(shù)據(jù)丟失,引起嚴(yán)重的后果?梢酝ㄟ^數(shù)據(jù)庫實(shí)時(shí)備份和安裝防火墻的模式來降低這些風(fēng)險(xiǎn)。
 。ㄈ┨岣呗毠さ墓ぷ魉仞B(yǎng)
  要做好信息化檔案管理工作,就需要檔案管理人員具備足夠的專業(yè)能力,保持高度的責(zé)任感,確保檔案工作順利進(jìn)行。但是在當(dāng)前的背景下,部分檔案管理人員的工作能力有所欠缺,并且缺乏對(duì)工作的熱情,很容易出現(xiàn)很多工作上的問題,不利于檔案管理工作的效果發(fā)揮。因此就需要有針對(duì)性的提高檔案管理人員的工作能力,要定期展開培訓(xùn)班,結(jié)合信息化技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn),并進(jìn)行工作能力考核。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要幫助檔案管理人員解決好生活中的問題,提高工作待遇,鼓勵(lì)他們以更加主動(dòng)的姿態(tài)投入到檔案管理工作中去,不斷改進(jìn)工作模式,提高工作效果。
  四、結(jié)語
  事業(yè)單位對(duì)檔案進(jìn)行管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程,呈現(xiàn)出繁瑣、復(fù)雜的性質(zhì)。通過信息化技術(shù)的引入能夠有效提升檔案管理工作的效率,保障工作效果。在此過程中,需要制定好完善的信息化管理制度,提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng),根據(jù)實(shí)際情況不斷改進(jìn)工作模式,適應(yīng)工作的需求。
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