探究檔案管理信息化建設(shè)的必要性
發(fā)布時(shí)間:2019-08-13 來(lái)源: 幽默笑話(huà) 點(diǎn)擊:
摘要:現(xiàn)如今,檔案管理在我國(guó)社會(huì)發(fā)展中占據(jù)著重要的單位,逐漸發(fā)展成為我國(guó)一種重要的戰(zhàn)略資源。作為記載個(gè)人或者團(tuán)體發(fā)展的歷史載體,對(duì)于人才的開(kāi)發(fā)以及人才的科學(xué)利用都具有很重要的意義。隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷進(jìn)步,人們的思維空間觀念也在發(fā)生不斷的變化,在新的形勢(shì)下傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能夠滿(mǎn)足社會(huì)生產(chǎn)的發(fā)展需要,為了能夠更好的與現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展完美結(jié)合,更好的適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)的科學(xué)管理水平,我們必須要提高對(duì)檔案的管理水平。因此,對(duì)于檔案的管理的信息化建設(shè)就顯得非常有必要性,本文就將對(duì)檔案管理信息化的建設(shè)的必要性加以闡述,并針對(duì)相關(guān)推進(jìn)策略進(jìn)行探討。
關(guān)鍵詞:檔案管理;信息化建設(shè);必要性
一、檔案管理信息化建設(shè)的必要性
1、我國(guó)信息化管理工作的迫切需要
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展,信息資源已經(jīng)發(fā)展成為人類(lèi)經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)的一項(xiàng)重要資源,信息資源的的發(fā)展離不開(kāi)檔案資料的記載。檔案作為記載各項(xiàng)信息發(fā)展的歷史載體更是得到人們的廣泛關(guān)注與重視。尤其是近幾年來(lái)信息資源管理在社會(huì)發(fā)展中的重要作用凸顯,加之信息技術(shù)的不斷完善對(duì)于檔案管理開(kāi)化、社會(huì)化轉(zhuǎn)變,為檔案管理信息化建設(shè)提供了條件,這是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì),也是我國(guó)信息化管理工作的迫切需要。
2、提高工作效率和工作質(zhì)量
檔案管理記載了各項(xiàng)資料的歷史載體,必然會(huì)有大量的信息不斷更新,我們對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)不僅可以提升對(duì)于檔案信息管理的速度,而且對(duì)于一些新舊更替的信息還可以進(jìn)行及時(shí)的更新補(bǔ)充,將更新后的實(shí)時(shí)信息與大家共享,成為共享資源。通過(guò)對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)可以在一定程度上消除傳統(tǒng)紙質(zhì)工作的繁瑣流程,對(duì)于檔案管理的工作人員來(lái)說(shuō)減少了很大的勞動(dòng)量,可以預(yù)留出更多的時(shí)間進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)補(bǔ)充,對(duì)于個(gè)人的發(fā)展來(lái)說(shuō)也是有一定的輔助作用。信息數(shù)據(jù)庫(kù)上有關(guān)于員工和干部的最新考核信息,這些能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的選拔決策提供幫助,因而,檔案管理信息化建設(shè)是節(jié)約勞動(dòng)力、加快信息更新速度、提高信息資源時(shí)效性的必要途徑,有利于提高檔案管理水平,提高工作效率和工作質(zhì)量。
3、創(chuàng)建和諧勞動(dòng)關(guān)系的重要手段
檔案的管理過(guò)程中,需要不斷增加一些新的信息,檔案信息就是在不斷地查詢(xún)、整理和修改中完善的。我們對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化的建設(shè)后,所有的操作流程均利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行,這樣一來(lái)可以有效地避免相關(guān)人員對(duì)檔案信息的修改,更是避免了對(duì)原始檔案的破壞。所以檔案信息化建設(shè)管理不僅可以使得信息保持一定的完整性,更重要的是保證了原始檔案的權(quán)威性與客觀性。通過(guò)信息化建設(shè),在進(jìn)行檔案管理時(shí),還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)使員工了解自己檔案,并對(duì)員工的疑義給出解答,有利于消除矛盾,體現(xiàn)了人性化服務(wù)。因此,檔案管理信息化建設(shè)是提高人力資源管理水平、創(chuàng)建和諧勞動(dòng)關(guān)系的重要手段。
二、檔案管理信息化的建設(shè)策略
1、檔案數(shù)據(jù)資料與信息化技術(shù)融合
數(shù)據(jù)資料的信息化表現(xiàn)在檔案輸入的環(huán)節(jié), 這一環(huán)節(jié)需要非常認(rèn)真地對(duì)待。與此同時(shí), 在輸入檔案的時(shí)候應(yīng)當(dāng)使用規(guī)范的、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式,這樣才可以方便日后的查找和管理。同時(shí),因?yàn)樾畔⒒芾砼c網(wǎng)絡(luò)安全有著分不開(kāi)的關(guān)系,為了確保檔案處于一個(gè)非常安全的環(huán)境中,在輸入、保存的時(shí)候還要備份檔案,如果出現(xiàn)更改檔案或者檔案丟失的情況,還能夠?qū)⒃镜臋n案找回。另外,還能夠確保在日后出現(xiàn)檔案矛盾的時(shí)候,有原文檔作為證據(jù)。如今人們對(duì)于信息化的建設(shè)越來(lái)越重視,我們?cè)诩訌?qiáng)檔案的信息化建設(shè)水平時(shí)主要的建設(shè)管理目的是不斷地對(duì)信息化的建設(shè)進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用,從而才能夠體現(xiàn)動(dòng)態(tài)性、即時(shí)性和快捷性,不斷提高檔案管理水平。
2、實(shí)現(xiàn)一體化管理
檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的管理過(guò)程,要重視對(duì)其過(guò)程的管理和監(jiān)控,檔案管理是歷經(jīng)時(shí)間比較久的一項(xiàng)工作,確保檔案信息的完整性是對(duì)檔案管理的基本前提。所以在這一過(guò)程中我們務(wù)必要對(duì)整個(gè)檔案信息管理的過(guò)程實(shí)現(xiàn)一體化,運(yùn)用科學(xué)管理手段加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理,使檔案管理在計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上支持檔案工作的所有業(yè)務(wù),比如建檔管理、歸檔管理、檔案綜合查詢(xún)、檔案借閱、檔案借出、檔案盤(pán)點(diǎn)、檔案處理、檔案轉(zhuǎn)出等,實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息接收、傳送、存儲(chǔ)、使用管理的一體化,使檔案管理具有一體化服務(wù)職能。
3、檔案管理工作流程與信息化技術(shù)融合
工作流程信息化表現(xiàn)在后臺(tái)操作上, 盡管該方面是群眾很少直接接觸的, 但是人們對(duì)檔案信息化管理的滿(mǎn)意程度取決于該流程進(jìn)行的好壞。最大可能就是達(dá)到全自動(dòng)化辦公,盡量避免過(guò)多人員的加入。檔案的信息化管理體系創(chuàng)建成功后,人們最重要的任務(wù)就是保護(hù)系統(tǒng)的安全,另一方面,就是最大化地減少參與人員數(shù)量,這樣才能夠確保檔案管理工作效率。同時(shí), 要達(dá)到這個(gè)目標(biāo),應(yīng)該制訂統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范流程,才可以達(dá)到檔案管理的信息化,這也是創(chuàng)建全套信息管理體系的基礎(chǔ)。如果缺少了這些標(biāo)準(zhǔn),體系中的信息就不能夠互相融合,檔案信息網(wǎng)絡(luò)就會(huì)堵塞,資源共享也就成為了一個(gè)幻想。
結(jié)束語(yǔ):
隨著互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的到來(lái),檔案管理工作信息化是一種必然趨勢(shì)。將傳統(tǒng)的檔案管理與信息化技術(shù)相融合,利用信息化技術(shù)服務(wù)于檔案管理,并在人、財(cái)、物上給予支持,將有效地提高公司企業(yè)的檔案管理能力,促進(jìn)公司企業(yè)健康、穩(wěn)定發(fā)展。
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