摘 要：信息技術(shù)的飛速發(fā)展推動了多領(lǐng)域的變革，在政府檔案管理方面，信息技術(shù)為管理模式提供了更多的可能性，傳統(tǒng)的檔案信息管理似乎已經(jīng)不能適應科技高度發(fā)達的當下，在此背景下充分認識信息化帶來的機遇、總結(jié)政府檔案管理模式的不足、并思考開展檔案管理的信息化建設對政府掌握居民檔案信息、有效發(fā)揮職能具有重大意義。本文筆者就檔案信息化管理的內(nèi)涵、重要性及檔案信息化管理的建設途徑等三方面進行討論。
　　關(guān)鍵詞：政府；檔案管理；信息化建設
　　檔案作為一種信息資源，是公民從事社會活動的記錄，對公民的入學、求職、繼續(xù)發(fā)展有著重要意義。因此政府檔案涉及公民隱私，一旦泄露后果不堪設想。對檔案進行合理化的管理與保護是政府的責任，隨著時代發(fā)展，政府的檔案管理部門也應當利用最先進的科技對檔案管理模式進行變革。
　　1 檔案管理信息化的內(nèi)涵
　　1.1 檔案信息化
　　檔案信息化是指在國家檔案建設相關(guān)部門的要求下，在進行檔案管理的過程中，充分應用當代科學技術(shù)，對檔案內(nèi)容歸納整理，使檔案以數(shù)字化、信息化的方式被記錄或查閱，檔案管理對象由傳統(tǒng)的實體檔案袋轉(zhuǎn)向針對檔案建立的專業(yè)數(shù)據(jù)庫，通過這樣的方法使得檔案管理工作更加規(guī)范化、合理化、更具安全性與查閱的簡易性[1]。
　　1.2 檔案信息化建設
　　檔案信息化建設是指運用當下較為發(fā)達的信息科學技術(shù)完善檔案管理工作，結(jié)合最新理念，最新技術(shù)對檔案管理模式進行創(chuàng)新，建立相關(guān)理論體系與實際數(shù)據(jù)庫的過程。包括以下三個方面的內(nèi)容：檔案信息的數(shù)字化、檔案網(wǎng)站的建設及數(shù)字檔案館的建設。檔案信息的數(shù)字化順應了“大數(shù)據(jù)”時代下的信息收集特征，建立相關(guān)數(shù)據(jù)庫，以高度簡明的數(shù)據(jù)代替笨重的實體，實現(xiàn)對檔案的管理；檔案網(wǎng)站的內(nèi)部操作權(quán)限只對相關(guān)管理人員開放，網(wǎng)站是對各個數(shù)據(jù)的綜合，具有宣傳、服務、交流、管理等功能，是實現(xiàn)與外界交流的重要窗口；數(shù)字檔案館是利用不同地域檔案網(wǎng)站遠程獲取檔案的平臺，保證了政府檔案管理部門開發(fā)利用檔案資源的實時性與便利性。需強調(diào)的是，在進行檔案信息化建設的過程中必須遵循三項基本原則：文檔一體化、雙軌制與網(wǎng)絡環(huán)境的安全性。
　　2 檔案信息化管理建設的重要性
　　2.1 降低檔案管理難度系數(shù) 提高管理效率
　　傳統(tǒng)檔案管理形式大多數(shù)為將紙質(zhì)檔案袋進行匯總采用人工記錄統(tǒng)計的方法，但人工統(tǒng)計常常會出現(xiàn)錯誤導致檔案信息出錯，為后續(xù)管理造成了一系列問題[2]。而信息化檔案管理體制建成后，完全可以規(guī)避這種問題，因為其錄入方式或管理過程都是通過計算機對數(shù)據(jù)庫進行間接調(diào)動、查閱，以計算機為中介自然是大大降低了檔案管理難度，數(shù)據(jù)庫的存在又避免了有紙質(zhì)檔案帶來的不便，提高了政府檔案管理的效率。
　　2.2 使檔案的高質(zhì)量保存與存在得到了保障
　　傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案袋抗逆能力較差，若管理單位突發(fā)火災、水災、飆風等災害，檔案數(shù)據(jù)的缺失與受損就在所難免，且紙質(zhì)資料易風化，久而久之會導致字體模糊，紙質(zhì)酥脆等情況。而建立檔案信息庫，使得數(shù)據(jù)以數(shù)據(jù)庫的形式存在于安全的網(wǎng)絡環(huán)境下，就能夠保障數(shù)據(jù)保存的精確性與永久性。
　　2.3 節(jié)約成本 保護環(huán)境
　　眾所周知，一顆100公斤的樹，做成平常使用的A4復印紙，大約在10000多張，如果是工藝更復雜或者是更硬的紙，數(shù)量會有所下降。政府管理的檔案數(shù)目龐大，若采用紙質(zhì)檔案的形式勢必會對高質(zhì)量紙張的需求增多，又會造成樹木被大量砍伐，對環(huán)境造成巨大傷害，且購進紙張也需額外開支。信息技術(shù)則可解決這一問題，因信息技術(shù)多與計算機技術(shù)相聯(lián)通，對實物一般無要求，間接保護了環(huán)境，降低檔案管理的成本。
　　3 政府檔案管理信息化建設的途徑
　　3.1 促進檔案管理人員思想觀念的轉(zhuǎn)變
　　要實現(xiàn)檔案管理信息化建設，就必須重視檔案管理工作人員思想模式的轉(zhuǎn)變，受傳統(tǒng)檔案管理模式的制約，檔案管理人員的服務意識大多是被動的，這屬于對工作的不利隱私，在被動工作的心態(tài)下，久而久之易對工作產(chǎn)生厭倦心理，影響工作效率，因此必須化其被動服務意識為主動服務意識，使檔案工作形式更為親民，充分融入到社會中，定期開展社會活動，實時掌握市場對資源的需求及對工作者的
　　要求。
　　另一方面，鼓勵檔案管理人員摒棄傳統(tǒng)管理模式，接受信息時代所帶來的便利，只有檔案管理人員對檔案信息化建設建成充分配合，政府的檔案信息管理體制才能進一步健全。
　　3.2 針對進行制度改革 實現(xiàn)合理化管理
　　由于要實現(xiàn)檔案管理信息化，因此政府必須開發(fā)出一套適用于檔案信息化管理的運行制度，由于未有先例，沒有相對完善的經(jīng)驗，也缺乏權(quán)威的理論指導，稍稍疏忽就會導致檔案管理工作出現(xiàn)偏差，使得檔案管理信息化進程減慢。因此，新制度的建立注定不是一帆風順的，但政府要盡最大努力將風險降至最低，政府應結(jié)合實際情況，從檔案數(shù)據(jù)庫建立的技術(shù)人員，到后期檔案管理人員及再到網(wǎng)絡環(huán)境進行跟蹤清理的技術(shù)人員，都應考慮在內(nèi)，以個體為單位實現(xiàn)整體的順利運行[3]。
　　3.3 對檔案的錄入、管理過程進行創(chuàng)新
　　在信息化的背景下，檔案的收集、錄入及后續(xù)的管理都應作出相應調(diào)整，對檔案的管理前文已經(jīng)提到過，在此不做過多解釋。傳統(tǒng)檔案的收集、錄入都是以人工記錄的方式進行，與信息化對接的模式應為計算機錄入保存，以數(shù)據(jù)的形式匯總進整個地域內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)庫，方便合法查閱與調(diào)整。在調(diào)出信息的過程中要舍棄傳統(tǒng)紙質(zhì)對號查閱的方法此種方法導致查閱效率低下，且會浪費大量時間。
　　3.4 升級計算機安全保障系統(tǒng) 建立安全保障機制
　　檔案信息的保存最根本的問題是如何保證信息的安全性，保證網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫不會遭黑客攻擊導致信息泄露？政府部門首先應明確預防為主、防治結(jié)合的根本原則，不僅要健全安全保障系統(tǒng)更是要切實提高檔案管理人員的安全意識，使其具備根本職業(yè)道德素養(yǎng)，對工作嚴肅認真。檔案管理人員需要注重各移動存儲工具的存放，實施身份認證，數(shù)據(jù)備份等操作[4]。必要情況下，政府與聘用專業(yè)技術(shù)人員確保計算機環(huán)境的安全性，防止檔案信息系統(tǒng)受黑客攻擊。
　　4 結(jié)束語
　　綜上所述，檔案信息化管理是信息化時代發(fā)展的產(chǎn)物，這一概念的提出大大方便了檔案管理工作的進行，豐富了檔案管理的內(nèi)容。政府作為一個地域內(nèi)的檔案管理部門，應不斷探索，在檔案管理工作上順應時代潮流，實現(xiàn)高效工作。
　　參考文獻
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　　[3]許媚.學校檔案管理信息化建設的思考[J].廣東檔案，2010（6）：32-33.
　　[4]劉鵬.企業(yè)檔案管理信息化建設的幾點思考[J].新疆電力技術(shù)，2005（3）：46-47.

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