摘 要：機構(gòu)編制部門的檔案信息見證了各個時代各地方對社會治理的歷史，更是我們解讀了解一個地方社會發(fā)展歷史和預(yù)判社會發(fā)展趨勢的最佳資料。當社會正在信息時代高速發(fā)展的時代，快速的信息時代發(fā)展讓傳統(tǒng)檔案管理也跟著不斷變化，傳統(tǒng)機構(gòu)編制檔案的管理模式已不能滿足人們有效利益檔案資源的需求，有效實現(xiàn)機構(gòu)編制事項檔案的信息化和在信息化建設(shè)中如何管理利用好檔案已成為機構(gòu)編制部門一個重要課題，檔案信息化管理將成為當前機構(gòu)編制部門檔案管理的必然趨勢，讓我們在利用時更加方便。
　　關(guān)鍵詞：檔案信息；信息化建設(shè)；檔案管理的發(fā)展；檔案信息化管理
　　原始的檔案信息主要是通過人工進行收集、撰寫、紙質(zhì)存儲，最后存放在檔案室，現(xiàn)在已經(jīng)進入信息化時代，社會發(fā)展讓檔案信息化管理成為社會向前邁進的必然，快速的信息時代發(fā)展讓傳統(tǒng)檔案管理也跟著不斷變化，傳統(tǒng)機構(gòu)編制檔案的管理模式已不能滿足人們有效利益檔案資源的需求，有效實現(xiàn)機構(gòu)編制事項檔案的信息化和在信息化建設(shè)中如何管理利用好檔案已成為機構(gòu)編制部門一個重要課題。本文主要探討如何讓機構(gòu)編制事項的檔案只需要通過以互聯(lián)網(wǎng)為媒介，從而實現(xiàn)在相關(guān)網(wǎng)站、微信公眾號、博客、騰訊、論壇、微博上尋找到相關(guān)數(shù)據(jù)，實現(xiàn)機構(gòu)編制信息化。
　　1 機構(gòu)編制事項的檔案信息化構(gòu)建
　　1.1 檔案信息收集、整理
　　機構(gòu)編制事項檔案信息化建設(shè)初級的工作的開展相對是比較困難，首先遇到的問題就是數(shù)據(jù)收集。原始機構(gòu)編制事項檔案中的信息非常豐富，它包含著社會管理的各個領(lǐng)域，檔案形成的各類附件，需要大家不斷去整理挖掘，然后通過篩選、分類最后整理在一起。信息收集工作非常繁重，范圍太廣泛，篩選工作非常精細，需要經(jīng)過不斷“清洗”，分類整理，避免冗余，最后將按照文字、圖片、語音等分類處理，方便后續(xù)數(shù)據(jù)處理。
　　1.2 檔案信息存儲、分析
　　傳統(tǒng)的機構(gòu)編制事項檔案信息都是采用紙質(zhì)保存，放在儲存室里，而當前計算機技術(shù)逐漸強大，并且檔案信息化處理之后 ，數(shù)據(jù)非常繁雜，內(nèi)容眾多，檔案合理管理和儲存成為首要問題，而當前出現(xiàn)的“云存儲”，可擴充的容量，能夠讓不斷更新的資料和繁雜的數(shù)據(jù)得到妥善處理。檔案信息收集和存儲就是為了后續(xù)數(shù)據(jù)的分析，最后加以利用。從大數(shù)據(jù)中分析得到的信息之間只有相對應(yīng)關(guān)系，沒有直接因果關(guān)系，能夠幫助我們找到更加全面，準確的資料，能夠輔助大家分析決策。
　　1.3 檔案信息維護、保護
　　在機構(gòu)編制檔案信息化管理中，大家不僅需要對資料進行分析和利用，還要根據(jù)每年機構(gòu)編制事項的業(yè)務(wù)整理檔案不斷更新自己數(shù)據(jù)庫，這樣才能保證組織或者個人等與時俱進。檔案信息依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得以發(fā)展，這就需要大家掌握一定計算機系統(tǒng)知識和網(wǎng)絡(luò)安全防護知識，從而保證這些電子檔案信息安全性。檔案信息安全直接影響到現(xiàn)在新各行各業(yè)，若是相關(guān)信息泄露，被不法分子利用，將會當前社會造成巨大影響，從而阻礙人們向前邁進的腳步。
　　2 機構(gòu)編制事項檔案信息化發(fā)展趨勢
　　2.1 必要性
　　機構(gòu)編制事項檔案見證了各個時代各地方對社會治理的歷史，更是我們解讀了解一個地方社會發(fā)展歷史和預(yù)判社會發(fā)展趨勢的最佳資料，使其擁有較大利用價值，在檔案保存機構(gòu)里占據(jù)著重要地位，若是不能將現(xiàn)在檔案資料信息化，將會導(dǎo)致很多信息還需要我們從資料室逐一閱覽，并且資料散亂，在整理和收集時非常困難。隨著時間不斷變遷，檔案數(shù)量逐漸增加，這就會導(dǎo)致機構(gòu)人員對檔案管理工作量增加，并且傳統(tǒng)機構(gòu)檔案采用紙質(zhì)保存，所以它們所占的空間也會隨之不斷增加。如果實現(xiàn)機構(gòu)編制檔案信息化，通過信息技術(shù)將各種檔案數(shù)據(jù)化、規(guī)范化，那將會在很大程度上減少檔案管理中的人為工作量和檔案利用率，提升機構(gòu)編制事項的社會價值。
　　2.2 發(fā)展優(yōu)勢
　　機構(gòu)編制檔案原件一般都是紙質(zhì)檔案，在儲存保存都要大量的人力和物力，給人們的工作量也是非常巨大。如果運動信息化技術(shù)管理，只需要將紙質(zhì)件收集整理后轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案，運動數(shù)據(jù)庫進行管理，檔案管理者只需要在計算機中管理好自己的數(shù)據(jù)庫，就能很好地保存檔案資料，需要使用檔案時直接從計算機存儲在硬盤或者云盤中提取出來后，能夠節(jié)約放置紙質(zhì)檔案空間和檔案資料維護費用，同時，計算機數(shù)據(jù)庫在查找和讀取時也比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案方便。
　　3 機構(gòu)編制事項檔案信息化運用
　　3.1 對決策輔助分析
　　在機構(gòu)編制事項原始檔案進行信息化處理之后，就需要建立相對完善的檢索系統(tǒng)，讓人們在檔案管理系統(tǒng)上能夠通過關(guān)鍵詞搜索到自己需要的資料。同時，可以將非涉密的機構(gòu)編制系統(tǒng)放在機構(gòu)編制部門的門戶網(wǎng)站上，讓普通網(wǎng)民和相關(guān)企業(yè)能夠觀測到相關(guān)資料下載，網(wǎng)頁瀏覽量等數(shù)據(jù)，從而去優(yōu)化在生產(chǎn)生活中的相關(guān)問題決策。同時，隨著時間積累，機構(gòu)編制事項涉及的數(shù)據(jù)、信息量逐漸增大，建立的數(shù)據(jù)庫也就隨之逐漸壯大，繁多的數(shù)據(jù)只有通過計算機不斷計算和分析才能快速地得到在機構(gòu)編制事項辦理中想要的分析資料，從而減少因數(shù)據(jù)和信息不完整造成決策失誤的可能性。
　　3.2 存在的問題
　　機構(gòu)編制事項檔案信息化在運用和實際操作中還存在著許多問題，比如有些機構(gòu)編制事項檔案信息涉及到國家秘密和國家安全，如何管理和利用好這些檔案，就需要建立完善體制和防護措施保護機構(gòu)編制事項檔案資料，并提高管理人員自身素質(zhì)才能相應(yīng)保障，從而幫助大家提升工作效率。
　　4 總結(jié)
　　計算機技術(shù)的發(fā)展促進檔案管理技術(shù)的提高，讓傳統(tǒng)機構(gòu)編制事項檔案管理進行改革是順應(yīng)時代的發(fā)展。如果實現(xiàn)機構(gòu)編制事項檔案信息化，能夠提高這些資料的真實性、準確性、全面性，還能夠更加高效利用檔案數(shù)據(jù)和相關(guān)資料，提高利用價值。
　　參考文獻
　　[1]李景波.大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作分析[J].蘭臺內(nèi)外，2018（02）：43.
　　[2]楊卉.檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺的建立與應(yīng)用[J].科技傳播，2018，10（08）：106-108.
　　[3]孫紅方.云計算背景下檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)[J].山東檔案，2018（01）：43-44+16.
　　[4]劉波.檔案信息化管理的優(yōu)點與策略[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2017，14（35）：199-200.

相關(guān)熱詞搜索：檔案 初探 信息化建設(shè) 機構(gòu)編制 發(fā)展