機(jī)關(guān)事務(wù)職務(wù)說明書
發(fā)布時間:2020-08-10 來源: 心得體會 點擊:
機(jī)關(guān)事務(wù)職務(wù)說明書
崗位名稱:機(jī)關(guān)事務(wù)
員工姓名:
所屬部門:總經(jīng)理辦公室
到任本職日期:
/
/
工資級別范圍 :
等
級 至
等
級
目前工資級別:
薪酬類型:
崗位分析日期:
2004
年
8
月
崗位編號:
崗位定員:
人 現(xiàn)有人數(shù):
人
直接上級:
總經(jīng)辦主任 直接下屬部門/ / 崗位:
無 崗位設(shè)置目的:
協(xié)助部門經(jīng)理制定公司辦公用品、辦公樓、通訊工具和綠化等工作制度,并管理或監(jiān)督檢查實施情況,完成其他機(jī)關(guān)事務(wù)工作 職責(zé)與工作任務(wù):
職責(zé)一
職責(zé)描述:負(fù)責(zé)辦公用品的采購及管理 工作時間百分比:10% 工作任務(wù)
1. 制定和完善辦公用品管理制度 頻次:不定期 2. 按規(guī)定提交并實施辦公用品的采購計劃
頻次:不定期
3. 了解辦公用品的使用情況,對辦公低耗費(fèi)用的進(jìn)行控制 頻次:日常 職責(zé)二
職責(zé)描述:負(fù)責(zé)公司辦公樓使用的管理工作 工作時間百分比:15% 工作任務(wù)
1. 完成機(jī)關(guān)辦公樓環(huán)境衛(wèi)生的管理工作和辦公樓會議室的管理工作 頻次:日常 2. 完成機(jī)關(guān)辦公樓的布置和室內(nèi)配置 頻次:不定期 3. 開展辦公用房的調(diào)研,完成房屋調(diào)配協(xié)調(diào)工作 頻次:不定期 4. 組織維修保養(yǎng)行政大樓和生產(chǎn)技術(shù)樓的房屋設(shè)施 頻次:日常 5. 組織維護(hù)修理辦公樓的空調(diào) 頻次:經(jīng)常
6. 組織辦公用房的搬遷工作,包括調(diào)研周轉(zhuǎn)房情況,提出搬遷方案;協(xié)調(diào)組織搬遷;回收可再用的辦公物資 頻次:偶爾 職責(zé)三
職責(zé)描述:負(fù)責(zé)管理公司工作用途通訊工具 工作時間百分比:10% 工作任務(wù)
1.負(fù)責(zé)擬訂和完善工作用移動電話的管理制度 頻次:不定期 2.負(fù)責(zé)工作用移動電話的配置、使用過程控制及修理 頻次:日常 3.負(fù)責(zé)公司傳真的管理 頻次:日常 職責(zé)四
職責(zé)描述:負(fù)責(zé)制定公司衛(wèi)生綠化管理制度,并檢查實施情況 工作時間百分比:10% 工作任務(wù)
1. 制定和完善公司衛(wèi)生綠化管理制度 頻次:不定期 2. 對公司生產(chǎn)區(qū)進(jìn)行衛(wèi)生綠化檢查、督促整改與考核 頻次:1 次/周 3. 對全公司(包擴(kuò)生產(chǎn)區(qū)、生活區(qū))進(jìn)行衛(wèi)生檢查 頻次:不定期 職責(zé)五
職責(zé)描述:
負(fù)責(zé)公用飲用水的管理工作 工作時間百分比:5% 工作任務(wù)
1.
籌劃、監(jiān)督印制、按規(guī)定發(fā)放員工個人水票 頻次:1 次/年 2.
控制公用飲用水費(fèi)用 頻次:不定期 3.
核實各單位公用飲用水使用數(shù)量,辦理費(fèi)用轉(zhuǎn)帳支付手續(xù) 頻次:1 次/月 職責(zé)六
職責(zé)描述:
負(fù)責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)相關(guān)工作 工作時間百分比:5% 工作任務(wù)
1.
督促保潔員搞好公司領(lǐng)導(dǎo)辦公室衛(wèi)生 頻次:每天 2.
及時為公司領(lǐng)導(dǎo)辦公提供必要的辦公用品 頻次:不定期 3.
協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)辦理出差報銷手續(xù) 頻次:不定期 職責(zé)七
職責(zé)描述:負(fù)責(zé)公司各單位文字材料的打字、油印、復(fù)印相關(guān)工作 工作時間百分比:20% 工作任務(wù)
1. 審核、登記和統(tǒng)計相關(guān)文件、材料,建立健全相關(guān)臺帳 頻次:日常 2. 完成相關(guān)文件、材料的打字、排版、油印、復(fù)印工作 頻次:日常 3. 承擔(dān)機(jī)要文件、材料的保密工作 頻次:日常 4. 對公司各種已發(fā)文件進(jìn)行歸類、存檔 頻次:日常 5. 負(fù)責(zé)油印、復(fù)印機(jī)的的維護(hù)保養(yǎng) 頻次:日常
職責(zé)八
職責(zé)描述:負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)事務(wù)相關(guān)的服務(wù)協(xié)調(diào)配合工作 工作時間百分比:5% 工作任務(wù)
1.
配合或代理做好辦公用品的入庫和部分辦公用品的發(fā)放 頻次:不定期 2.
配合或代理核算人員開具支票、開具物資領(lǐng)用單、印鑒管理、電話值班工作 頻次:日常 3.
配合或代理打字員的復(fù)印工作 頻次:偶爾 4.
配合或代理收發(fā)員公司收發(fā)工作 頻次:偶爾 5.
配合或代理做好機(jī)要文書工作包括傳真收發(fā)、會議室管理 頻次:日常 職責(zé)九
職責(zé)描述:負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室固定資產(chǎn)的管理和本部門材料員工作 工作時間百分比:3% 職責(zé)十
職責(zé)描述:負(fù)責(zé)公司各單位和個人訂閱公用報紙、雜志、匯款的收發(fā)相關(guān)工作 工作時間百分比:15% 職責(zé)十一
職責(zé)描述:負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作 工作時間百分比:2% 相關(guān)權(quán)限:
? 對公司辦公用品有采購權(quán)和管理權(quán) ? 對公司辦公樓的使用有管理權(quán) ? 對公司工作用通訊工具的使用有建議權(quán)和管理權(quán) ? 對公司衛(wèi)生綠化工作有建議權(quán)和檢查權(quán) ? 對公司印鑒的使用有審核權(quán)
? 本領(lǐng)域(專業(yè))獲取信息、知識的工具使用權(quán) ? 學(xué)習(xí)和接受再教育的權(quán)利 ? 辦公工具和勞動工具的使用權(quán) ? 相關(guān)事情的知情權(quán)
匯報關(guān)系:
? 以上職責(zé),向總經(jīng)理辦公室主任匯報
工作協(xié)作關(guān)系:
? 公司內(nèi)部:各部門各單位 ? 公司外部:辦公用品銷售、手機(jī)通訊、郵政、集團(tuán)總部、地方政府等部門與單位
工作環(huán)境:
? 一般辦公環(huán)境 使用工具設(shè)備:
? 一般辦公設(shè)備 工作時間特征:
? 正常工作時間,偶爾加班 任職資格:
最低學(xué)歷要求:
? 中專
所需學(xué)校專業(yè)背景:
? 文秘、機(jī)關(guān)事務(wù)管理、物資管理、工商管理或經(jīng)濟(jì)管理及化工等專業(yè)
所需資格證書:
?
所需工作經(jīng)驗:
? 1 年以上相關(guān)工作經(jīng)驗
所需培訓(xùn)的科目:
? 行政管理、物資管理、室內(nèi)裝飾等
所需熟悉的知識面:
? 物資采購、機(jī)關(guān)事務(wù)管理、檔案管理、審美、會計常識
所需工作技能:
? 計劃與執(zhí)行能力 ? 目標(biāo)設(shè)置能力 ? 預(yù)算管理能力 ? 解決問題能力 ? 人際溝通技巧 ? 書面/口頭表達(dá)能力 ? 時間管理能力
個人素質(zhì)要求:
? 人際敏感性 ? 團(tuán)隊合作 ? 適應(yīng)能力 ? 充滿自信 ? 創(chuàng)新精神 ? 正直誠實
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