員工信息處理流程
發(fā)布時(shí)間:2020-08-25 來源: 事跡材料 點(diǎn)擊:
員工信息處理流程
文件號(hào):
Q-LC-CD01-010 編制:辦公室 審核:
審批:
密級(jí):秘密 共 3 頁(yè) 關(guān)聯(lián)系統(tǒng):
行政系統(tǒng) 日期:2019/05/08 日期:
日期:
生效日:
流程負(fù)責(zé)人(部門):督查督辦副主管 流程考核人:辦公室主任 目的 、 目標(biāo) :
了解員工動(dòng)態(tài),加強(qiáng)上下溝通,營(yíng)造和諧氛圍,確保服務(wù)滿意度 100%,信息處理及時(shí)率 100%、處理意見準(zhǔn)確率 100%、信息反饋及時(shí)率 100% 閱讀范圍:
事業(yè)部全體員工
1 . 流程說明:
序號(hào) 工作事項(xiàng) 崗位 工作標(biāo)準(zhǔn) 工作卡號(hào) 1 收集員工信息 督查督辦副主管 1、 每周定期開箱收取員工信息,信息收集及時(shí)率 100% 2、 準(zhǔn)確記錄員工信息來電 B0078 2 核實(shí)分類 督查督辦副主管 對(duì)信息的價(jià)值進(jìn)行分類,分類的準(zhǔn)確性100% B0078 3 不受理 督查督辦副主管 1、 站在個(gè)人角度提出的問題不處理 2、 給員工說明不受理的原因 B0078 4 提出處理意見 督查督辦副主管 處理意見符合情況,具有可操作性 B0079 5 執(zhí)行 相關(guān)部門
責(zé)任人 執(zhí)行率 100%,遇到問題及時(shí)反饋 / 6 跟進(jìn)、了解執(zhí)行情況 督查督辦副主管 1、 督促有效率 100% 2、 信息了解準(zhǔn)確率 100% B0079 7 執(zhí)行反饋 相關(guān)部門
責(zé)任人 準(zhǔn)確反饋執(zhí)行情況 / 8 整理反饋情況 督查督辦副主管 整理及時(shí)率 100% B0080 9 反饋 督查督辦副主管 反饋及時(shí)率 100% B0080 2 .流程風(fēng)險(xiǎn)與控制點(diǎn):
序號(hào)
流程 關(guān)鍵控制點(diǎn)
控制 措施
1 員工建議處理原則 站在個(gè)人利益上提出的問題原則上不予受理。
2 問題反饋 員工提出的問題一定要給予反饋。
3 問題處理意見的擬訂 問題處理意見要具有可操作性,擬訂前要進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查,擬訂后要注重與執(zhí)行部門的溝通。
3 .流程補(bǔ)充說明:
(1)員工通過電話方式提出的信息或問題也按照此流程執(zhí)行。
(2)信息回復(fù)可以采用在宣傳欄公開回復(fù)、電話回復(fù)、座談等方式進(jìn)行。
。3)重大問題的回復(fù)須請(qǐng)示事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)。
。4)針對(duì)員工提出的問題辦公室要督促相關(guān)執(zhí)行部門按照處理意見執(zhí)行。
4. 流程表單目錄
。1)問題與建議收集表
問題與建議收集表
部門 提出人 序號(hào) 問題或建議 聯(lián)系方式 處理情況
張貼 管理 流程
文件號(hào):
Q-LC-CD01-011
編制:辦公室 審核:
審批:
密級(jí):秘密 共 2 頁(yè) 關(guān)聯(lián)系統(tǒng):
行政系統(tǒng) 日期:2019/05/08 日期:
日期:
生效日:
流程負(fù)責(zé)人(部門):
流程考核人:
目的 、 目標(biāo) :
規(guī)范公司公告欄管理,確保張貼內(nèi)容準(zhǔn)確率 100%,張貼及時(shí)、美觀,有效投訴率 0。
閱讀范圍:
事業(yè)部全體員工
1
流程說明
序號(hào)
工作事項(xiàng)
崗位
工作標(biāo)準(zhǔn)
工作 卡 號(hào)
1 擬定張貼稿件 張貼責(zé)任人 按規(guī)定格式擬制,表達(dá)流暢,無(wú)文書錯(cuò)誤。
/ 2 部門內(nèi)部審核 張貼部門負(fù)責(zé)人 確定內(nèi)容的可公示性 / 3 辦公室審核 辦公室主任、宣傳人員 確定內(nèi)容是否有必要張貼,檢查格式是否符合規(guī)范。
B0097 4 實(shí)施張貼 宣傳專責(zé) 確定張貼欄目,按從左至右,從上至下順序張貼,張貼平整、美觀、更新及時(shí)。
B0098 5 檢查更新 宣傳專責(zé) 檢查張貼內(nèi)容是否按要求張貼,是否平整,過期信息是否及時(shí)取下。
B0099 2
流程關(guān)鍵控制點(diǎn)與控制措施
序號(hào)
流程 關(guān)鍵控制點(diǎn)
控制 措施
1 張貼信息的有效性和準(zhǔn)確性 1、張貼信息提交前部門督導(dǎo)要對(duì)質(zhì)量進(jìn)行把關(guān),要求張貼信息準(zhǔn)確、符合文書管理格式、無(wú)文字錯(cuò)誤。
2、重要信息辦公室主任在張貼前要進(jìn)行審查。
2 張貼的規(guī)范性 1、每欄均用藍(lán)色不干膠線條規(guī)定張貼框,張貼須在框內(nèi)居中位置,張貼內(nèi)容不得蓋過線條或壓住不干膠字,不得超邊框。
2、張貼內(nèi)容分類張貼在相對(duì)應(yīng)的框內(nèi),各框按“先上后下、從左至右”順序張貼。
3、張貼時(shí),檢查是否有過期信息,及時(shí)對(duì)過期信息進(jìn)行清理,并將本欄最后的信息更換到所空位置。
3 張貼時(shí)間 上午 11:40 前,下午:5:10 前(特殊情況另行安排)。
4 信息糾偏 公告欄所公布信息如出現(xiàn)文書錯(cuò)誤,應(yīng)在第一時(shí)間及時(shí)糾偏,以縮小影響。
3
流程補(bǔ)充說明
公告欄是為各部門提供的信息交流平臺(tái),各部門在提交可公示性文件時(shí),務(wù)必確保所公布信息按規(guī)定格式提供,并確保內(nèi)容無(wú)文書錯(cuò)誤,不得發(fā)布不利于企業(yè)的事件。
四 、 規(guī)則 1
目的、目標(biāo):
1.1 規(guī)范會(huì)議召開的各項(xiàng)程序。
2
適用范圍
會(huì)議管理規(guī)則
文件號(hào):
Q-GZ-CD01-001 編制:辦公室 審核:
審批:
密級(jí):秘密 共 4 頁(yè) 維護(hù)責(zé)任部門:
辦公室 日期:2019/05/08 日期:
日 期:
生效日:
2.1 事業(yè)部級(jí)會(huì)議 2.2 專題會(huì)議 2.3 協(xié)調(diào)會(huì) 2.4 大型重要會(huì)議 3
管理內(nèi)容、職責(zé):
序號(hào) 工作順序/步驟 責(zé)任部門 事項(xiàng) 標(biāo)準(zhǔn) 1 會(huì)議策劃 組織部門 1、提交會(huì)議策劃; 2、與相關(guān)單位聯(lián)系,確定出席會(huì)議人員,制訂座次表; 3、協(xié)調(diào)各環(huán)節(jié)責(zé)任部門和責(zé)任人。
1、會(huì)議議程合理、無(wú)漏洞; 2、參會(huì)人員職務(wù)、姓名無(wú)誤,座次排列合理; 3、各環(huán)節(jié)規(guī)范運(yùn)作。
2 會(huì)議議題的收集、匯總、送審 組織部門 1、根據(jù)會(huì)議內(nèi)容,向參會(huì)部門(人)收集議題; 2、匯總會(huì)議議題,報(bào)會(huì)議主持人審定。
1、議題收集、報(bào)送及時(shí)率 100%; 2、議題簡(jiǎn)明扼要,突出關(guān)鍵詞。
3 發(fā)送會(huì)議通知 組織部門 向與會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知(緊急會(huì)議口頭或電話通知)。
1、會(huì)議通知至少提前一天發(fā)送,及時(shí)率100%; 2、會(huì)議通知格式規(guī)范,包括:會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容(議題)、議程、參會(huì)人員、發(fā)言要求。
4 參會(huì)發(fā)言(資料)準(zhǔn)備 參會(huì) 部門/人 1、根據(jù)會(huì)議內(nèi)容(議題)準(zhǔn)備參會(huì)(發(fā)言)材料。
2、對(duì)重大或有分歧的議題,有關(guān)人員在會(huì)前充分溝通。
發(fā)言(資料)內(nèi)容簡(jiǎn)潔明了,重點(diǎn)突出,符合通知要求。
5 會(huì)議材料準(zhǔn)備、印發(fā) 組織 部門 1、要求相關(guān)部門提供資料; 2、根據(jù)會(huì)議內(nèi)容匯編會(huì)議材料; 3、匯總整理后報(bào)事業(yè)部分管領(lǐng)導(dǎo)審核; 4、印發(fā)至參會(huì)人員。
1、材料內(nèi)容結(jié)構(gòu)合理,緊扣會(huì)議議題; 2、重要會(huì)議提前 1 天發(fā)至參會(huì)人員,一般會(huì)議會(huì)前發(fā)送到位,印發(fā)及時(shí)率 100%。
6 會(huì)前準(zhǔn)備 后勤部 1、向申請(qǐng)部門了解客人的身份、人數(shù)、習(xí)俗、會(huì)議要求,進(jìn)行會(huì)議室清潔、布置; 2、準(zhǔn)備會(huì)議室,打開空調(diào)(制冷/制熱); 3、擺放各種會(huì)議用品; 4、會(huì)前檢查。
1、提前 30 分鐘打開會(huì)議室門,空調(diào)提前開放,溫度控制適宜; 2、清潔會(huì)議室設(shè)施、地面,根據(jù)人數(shù)加減椅子、茶杯,擺放座次卡、投影儀、電腦等; 3、備齊會(huì)議用品(紙、筆等)和備齊會(huì)議服務(wù)器皿;根據(jù)需要準(zhǔn)備果盤等其他物品; 4、會(huì)前 1 小時(shí)檢查室內(nèi)及洗手間的衛(wèi)生情況,檢查音響設(shè)備是否正常工作; 5、禮貌、熱情,引領(lǐng)客人入座; 6、按賓主的順序給客人遞送香巾、倒茶水。
7 會(huì)議召開 主持人 1、會(huì)議開始時(shí)強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)律; 2、按照議程主持會(huì)議; 3、對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)發(fā)言。
1、聲音宏亮,吐詞清晰; 2、正確總結(jié)討論內(nèi)容; 3、引導(dǎo)發(fā)言者解釋使人困惑的發(fā)言; 4、減少與議題無(wú)關(guān)的爭(zhēng)辯和討論。
參會(huì)人員 1、按時(shí)參會(huì); 2、按要求進(jìn)行會(huì)議發(fā)言(討論)。
1、傾聽他人意見; 2、積極發(fā)表自己的見解; 3、關(guān)注正在討論的事項(xiàng); 4、與主持人密切配合以達(dá)到會(huì)議目的; 5、遵守會(huì)議紀(jì)律。
8 會(huì)中服務(wù) 后勤部 1、提供續(xù)水服務(wù);
2、注意會(huì)場(chǎng)內(nèi)客人動(dòng)向,及時(shí)提供會(huì)中服務(wù),對(duì)突發(fā)事件進(jìn)行靈活處理; 3、會(huì)中隨時(shí)關(guān)閉會(huì)議室門,以免影響會(huì)議。
1、原則上每隔 30 分鐘續(xù)水,續(xù)水不宜過快、過滿,以八分滿為標(biāo)準(zhǔn);
2、注意會(huì)場(chǎng)內(nèi)客人動(dòng)向,為客人提供熱情服務(wù);隨時(shí)觀察室內(nèi)溫度及音響效果;煙缸內(nèi)煙頭超過 3 個(gè)以上及時(shí)更換;對(duì)設(shè)備故障等突發(fā)事件,說明有關(guān)情況,及時(shí)處理。
9 會(huì)議記錄 組織部門 1、使用正規(guī)會(huì)議記錄本,采用速記筆錄方式記錄會(huì)議主要內(nèi)容; 2、重要會(huì)議可使用錄音筆等輔助設(shè)備。
1、記錄內(nèi)容全面,無(wú)遺漏; 2、記錄本整潔,字跡清晰; 3、使用正規(guī)會(huì)議記錄本。
10 會(huì)后清場(chǎng) 后勤部 1、開門,站立于門口歡送客人; 2、客人全部離開會(huì)場(chǎng)后,對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行清潔、檢查。
1、注意站姿,微笑迎送客人致告別語(yǔ); 2、清潔會(huì)議室,所有物品及時(shí)歸位。
11 會(huì)議紀(jì)要及印發(fā) 組織部門 1、會(huì)后 4 小時(shí)根據(jù)會(huì)議記錄的主要內(nèi)容整理初稿; 2、由相關(guān)人員審核、會(huì)簽; 3、送會(huì)議主持人簽發(fā); 4、印發(fā)至?xí)h參會(huì)人員和部門,必要時(shí)印發(fā)相關(guān)單位。
1、準(zhǔn)確、全面反映會(huì)議情況,準(zhǔn)確表達(dá)會(huì)議決定事項(xiàng); 2、印發(fā)及時(shí)率 100%,準(zhǔn)確率 100%。
12 會(huì)后落實(shí) 組織部門 1、將會(huì)議決定事項(xiàng)列入督查督辦范圍,定期督辦,事業(yè)部級(jí)會(huì)議由辦公室負(fù)責(zé)。
2、將督辦結(jié)果及時(shí)通報(bào)會(huì)議主持人和有關(guān)人員。
1、督查督辦及時(shí)率100%,督辦事項(xiàng)完成率 100%; 2、督查督辦結(jié)果反饋及時(shí)、無(wú)誤。
13 保密 參會(huì)人員 會(huì)議文件、會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要涉及公司業(yè)務(wù)機(jī)密,應(yīng)妥善保存;有關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格保密,不得向無(wú)關(guān)人員泄漏。
按《保密管理規(guī)定》執(zhí)行。
14 歸檔 組織部門 1、將會(huì)議文件編號(hào)后,整理成冊(cè); 2、建立會(huì)議資料檔案。
1、會(huì)議資料屬公司檔案范疇。歸檔范圍包括:會(huì)議議題報(bào)批單,會(huì)議通知,會(huì)議文件、材料、會(huì)議紀(jì)要,會(huì)議決定事項(xiàng)督辦情況通報(bào); 2、公司級(jí)會(huì)議提交一份材料到辦公室存檔。
4
考核評(píng)價(jià):
4.1 由辦公室根據(jù)以上標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考核、評(píng)價(jià)。
4.2 全體員工監(jiān)督執(zhí)行。
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