論信息系統(tǒng)項(xiàng)目的整體管理
發(fā)布時(shí)間:2018-06-22 來(lái)源: 散文精選 點(diǎn)擊:
摘 要:本文以筆者所主持的某卷煙廠物流控制及管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目為實(shí)例,探討了信息系統(tǒng)項(xiàng)目整體管理在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的重要性,并分別論述了項(xiàng)目計(jì)劃編制、項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施,以及項(xiàng)目綜合變更控制等項(xiàng)目整體管理過(guò)程,在整個(gè)項(xiàng)目生命周期內(nèi)所起的積極作用及其實(shí)施經(jīng)驗(yàn)。在該項(xiàng)目中,本人以開(kāi)發(fā)方公司副總工程師身份擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理,負(fù)責(zé)了項(xiàng)目的整體規(guī)劃、組織實(shí)施和管理控制。我們科學(xué)地運(yùn)用了信息系統(tǒng)項(xiàng)目整體管理的一般理論知識(shí)及其指導(dǎo)方法,有效地保障了項(xiàng)目的順利實(shí)施,很好地滿足了各利益相關(guān)者的需求和預(yù)期期望。
信息系統(tǒng)項(xiàng)目的整體管理是項(xiàng)目取得全面成功的一個(gè)至關(guān)重要的前提和基礎(chǔ)。通過(guò)項(xiàng)目整體管理,可以確保項(xiàng)目所有的組成要素在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間有機(jī)地結(jié)合在一起,以順利、成功地完成項(xiàng)目。這在本人所主持的某卷煙廠物流控制及管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中得到了充分驗(yàn)證。
該項(xiàng)目是一個(gè)綜合性的系統(tǒng)工程項(xiàng)目。從技術(shù)實(shí)現(xiàn)角度講,它所涉及到的主要技術(shù)領(lǐng)域包括卷煙生產(chǎn)工藝、制造業(yè)物流技術(shù)、工業(yè)自控技術(shù)和計(jì)算機(jī)管理信息技術(shù)等等。從利益相關(guān)者角度講,它又涉及到作為需方的煙廠、物流設(shè)備供應(yīng)商、工業(yè)自控設(shè)備供應(yīng)商,以及作為信息系統(tǒng)集成商的我公司。因此,這是一個(gè)復(fù)雜程度高、涉及面較廣、實(shí)施周期長(zhǎng)的綜合項(xiàng)目。
面對(duì)這樣一個(gè)項(xiàng)目,作為開(kāi)發(fā)方公司的副總工程師,我受公司委托擔(dān)任該項(xiàng)目經(jīng)理,我首先想到的是應(yīng)該將主要精力放在項(xiàng)目的整體管理上,科學(xué)地運(yùn)用相關(guān)理論知識(shí)及其指導(dǎo)方法,做好項(xiàng)目的全局性統(tǒng)領(lǐng)工作,協(xié)調(diào)完成項(xiàng)目所需的所有人員、計(jì)劃和工作,帶領(lǐng)整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的順利成功。另外,我也考慮到,除了項(xiàng)目本身內(nèi)部的各組成要素之外,項(xiàng)目的相關(guān)利益者也不容忽視。一方面是作為公司承擔(dān)的一個(gè)對(duì)外項(xiàng)目,我們實(shí)行項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制,具有一定意義上的獨(dú)立性,但同時(shí)也是公司整個(gè)組織日常持續(xù)運(yùn)作中的一部分,離不開(kāi)公司的整個(gè)組織環(huán)境,而且公司也已決定將該項(xiàng)目作為業(yè)務(wù)延伸拓展的一個(gè)新的窗口,將其提升到了一個(gè)相當(dāng)重要的位置。另一方面,該項(xiàng)目是需方煙廠整體搬遷重大技改項(xiàng)目的一個(gè)部分,其實(shí)施的進(jìn)度、質(zhì)量和成本等,受到來(lái)自其主管上級(jí)部門(mén)和煙廠新經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的嚴(yán)格要求和控制。此外,還會(huì)涉及到物流設(shè)備供應(yīng)商、工業(yè)自控設(shè)備供應(yīng)商等中標(biāo)單位。所以,項(xiàng)目的整體管理顯得是那么的重要、不可或缺。否則,稍有顧及步驟之處,都將會(huì)給項(xiàng)目的實(shí)施帶來(lái)很大的麻煩和影響。
下面分別從項(xiàng)目計(jì)劃編制、項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施,以及項(xiàng)目綜合變更控制等方面對(duì)項(xiàng)目的整體管理過(guò)程加以簡(jiǎn)要論述。
1、關(guān)于項(xiàng)目計(jì)劃編制
凡事預(yù)則立、不預(yù)則廢。信息系統(tǒng)項(xiàng)目尤其如此。只有站在統(tǒng)領(lǐng)全局、整體規(guī)劃的高度,對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行科學(xué)、合理、全面、周詳?shù)挠?jì)劃,預(yù)先制定一個(gè)用來(lái)協(xié)調(diào)所有其他計(jì)劃、以指導(dǎo)項(xiàng)目實(shí)施和控制的文件,才能使項(xiàng)目得以順利實(shí)施并最終取得成功。項(xiàng)目計(jì)劃記錄了計(jì)劃的假設(shè)條件和方案選擇,可以為各利益相關(guān)者之間的溝通提供了一個(gè)參照,并確定了關(guān)鍵管理審查的內(nèi)容、范圍和時(shí)間,同時(shí)還為進(jìn)度評(píng)測(cè)和項(xiàng)目控制提供了一個(gè)基線。
在該項(xiàng)目中,我們對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃具體內(nèi)容的確定,結(jié)合項(xiàng)目的各方面實(shí)際情況,主要參照IEEE1058.1中“軟件項(xiàng)目管理計(jì)劃”的基本內(nèi)容,其中包括項(xiàng)目介紹、項(xiàng)目組織、管理過(guò)程、技術(shù)過(guò)程和進(jìn)度預(yù)算等五個(gè)部分。在堅(jiān)持科學(xué)、合理、全面、周詳?shù)脑瓌t基礎(chǔ)上,還視部分具體的計(jì)劃條款,詳略得當(dāng)。但所有的計(jì)劃內(nèi)容都必須是正確的、明確的、易理解的和可執(zhí)行的,切忌未經(jīng)確認(rèn)、含糊不清、容易誤解、難以執(zhí)行的項(xiàng)目計(jì)劃描述。這就要求我們必須在制定計(jì)劃之前或在制定過(guò)程中,與需方煙廠、公司上層、其他設(shè)備供應(yīng)商、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)各技術(shù)和管理小組進(jìn)行充分的溝通與協(xié)商,明確確定項(xiàng)目有關(guān)內(nèi)容,如項(xiàng)目可交付成果、技術(shù)方法工具、組織結(jié)構(gòu)、各工作包、資源要求、預(yù)算分配、進(jìn)度計(jì)劃等。
當(dāng)然,項(xiàng)目計(jì)劃的制定和執(zhí)行,也必須考慮和注意它的動(dòng)態(tài)性和靈活性。尤其是對(duì)于綜合性的項(xiàng)目而言更加重要。由于項(xiàng)目復(fù)雜程度高、涉及面較廣、實(shí)施周期長(zhǎng),所以其中的變更是在所難免的。在該項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中,由于煙廠項(xiàng)目局部需求的修改,或由于各方交流的失誤等,曾經(jīng)導(dǎo)致了部分項(xiàng)目?jī)?nèi)容的變更從而致使了項(xiàng)目計(jì)劃人員和進(jìn)度的變化和調(diào)整等。而且這種計(jì)劃動(dòng)態(tài)修訂的次數(shù)還不止一次。所以項(xiàng)目計(jì)劃制定以后并非一勞永逸,它與項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程相互滲透,有一個(gè)動(dòng)態(tài)的、靈活的修訂過(guò)程。
2、關(guān)于項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施
項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施是指對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃中所規(guī)定的工作進(jìn)行管理和實(shí)施的過(guò)程。項(xiàng)目產(chǎn)品主要都在項(xiàng)目實(shí)施階段生產(chǎn)出來(lái),所以項(xiàng)目的大部分時(shí)間和預(yù)算都花在這一階段。在該項(xiàng)目中,我們的軟件編程、與需方煙廠有關(guān)技術(shù)人員的具體溝通、與有關(guān)設(shè)備供應(yīng)商的具體交流、階段性調(diào)試,直至全套系統(tǒng)軟件和技術(shù)文件的完成等,都發(fā)生在這一階段。為了能夠成功地完成項(xiàng)目產(chǎn)品,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行了大量反復(fù)的具體編程、學(xué)習(xí)、溝通、修改、軟硬件安裝和調(diào)試工作。
如前所述,該項(xiàng)目涉及到的主要技術(shù)領(lǐng)域包括卷煙生產(chǎn)工藝、制造業(yè)物流技術(shù)、工業(yè)自控技術(shù)和計(jì)算機(jī)管理信息技術(shù)等,我們項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)不僅要從事熟知的信息技術(shù)工作,還要花大量時(shí)間和精力了解煙廠具體的細(xì)節(jié)性的需求,學(xué)習(xí)卷煙生產(chǎn)工藝、制造業(yè)物流理念和常識(shí)、物流設(shè)備的基本工作原理和管理知識(shí)、自控設(shè)備的基本工作原理和管理知識(shí)等等,以及反復(fù)地和煙廠、相關(guān)設(shè)備供應(yīng)商、公司上層等進(jìn)行必要的交流溝通。作為項(xiàng)目經(jīng)理,在此階段主要的工作是要按照預(yù)先制定的項(xiàng)目計(jì)劃,利用項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組織機(jī)構(gòu)和工作程序,領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)開(kāi)展各項(xiàng)工作,管理和協(xié)調(diào)各利益相關(guān)者的關(guān)系,成功地將項(xiàng)目計(jì)劃投入實(shí)施。
3、關(guān)于綜合變更控制
綜合變更控制是指在項(xiàng)目生命周期內(nèi)對(duì)項(xiàng)目變更進(jìn)行識(shí)別、評(píng)價(jià)和管理的工作,這也是項(xiàng)目經(jīng)理及其項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的一項(xiàng)重要工作。如前所述,該項(xiàng)目的復(fù)雜程度高、涉及面較廣、實(shí)施周期長(zhǎng),所以其中的變更是在所難免的。當(dāng)有變更要求提出的時(shí)候,作為項(xiàng)目經(jīng)理,我都會(huì)召集項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)相關(guān)人員,進(jìn)行協(xié)商討論和工作安排。主要內(nèi)容有:
A、對(duì)變更因素加以影響:通過(guò)在范圍、時(shí)間、成本和質(zhì)量等關(guān)鍵項(xiàng)目尺度的權(quán)衡,對(duì)促使變更形成的因素進(jìn)行分析和采取對(duì)策,確保變更對(duì)項(xiàng)目有利;
B、確定變更是否發(fā)生:在最終確定變更發(fā)生前,項(xiàng)目經(jīng)理必須了解項(xiàng)目幾個(gè)關(guān)鍵方面的狀態(tài)。尤其是一些重大變更,項(xiàng)目經(jīng)理必須與公司高管層,以及其他利益相關(guān)者進(jìn)行必要的交流與溝通。
C、對(duì)變更加以管理:項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目管理過(guò)程中必須嚴(yán)格行事,盡量避免或減少變更的發(fā)生。但變更不可避免發(fā)生時(shí),更重要的是對(duì)變更進(jìn)行管理。
按照項(xiàng)目整體管理的指導(dǎo)方法,我們?cè)谧兏l(fā)生時(shí),要求必須輸入項(xiàng)目計(jì)劃、變更申請(qǐng)和績(jī)效報(bào)告等重要內(nèi)容,輸出更新后的項(xiàng)目計(jì)劃、糾正行措施和經(jīng)驗(yàn)性教訓(xùn)記錄等。通過(guò)這些做法,使我們的項(xiàng)目變更控制與管理工作規(guī)范有序。
該項(xiàng)目順利成功地實(shí)施完畢已經(jīng)有一年多了;仡櫰饋(lái)而言,應(yīng)該得益于我們?cè)陧?xiàng)目進(jìn)行的最初期階段就引入了項(xiàng)目整體管理理念和方法,對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行了科學(xué)、規(guī)范的整體管理。通過(guò)項(xiàng)目整體管理,使項(xiàng)目所有的組成要素在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間充分地、有機(jī)地結(jié)合在一起,極大地提高了項(xiàng)目的實(shí)施效率。
作者簡(jiǎn)介
吳義芝,男,1977年10月出生,廣州工商學(xué)院講師,主要研究方向:分布式計(jì)算,網(wǎng)絡(luò),信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理
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