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淺議檔案管理信息化建設(shè)的策略

發(fā)布時(shí)間:2019-08-14 來(lái)源: 散文精選 點(diǎn)擊:


  摘 要 從古至今,檔案存在于各個(gè)部門、各個(gè)機(jī)構(gòu)中,并且在歷史前進(jìn)的過(guò)程中不斷地發(fā)展完善,以應(yīng)對(duì)不同的現(xiàn)實(shí)情況。所以,社會(huì)發(fā)展進(jìn)步,對(duì)檔案信息管理也不斷的提出新的要求。在這個(gè)科技大發(fā)展的時(shí)代,檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn),利用科學(xué)技術(shù)來(lái)武裝自己,加強(qiáng)信息化建設(shè),使工作朝著高效化、精確化的方向發(fā)展,節(jié)省人力、物力、財(cái)力,不斷以更高的標(biāo)準(zhǔn)要求自己,最終能夠更好的為社會(huì)服務(wù)。
  關(guān)鍵詞 檔案管理 信息化 建設(shè) 特點(diǎn)
  一、新時(shí)期檔案管理面臨的問(wèn)題
  在過(guò)去,檔案在進(jìn)行管理時(shí),在方法上、還有保存這一方面都存在一些問(wèn)題,使得工作在展開時(shí)比較吃力。過(guò)去的檔案存儲(chǔ)的載體主要是紙質(zhì)版,在保存的時(shí)候所需空間較大,有的因?yàn)槟甏眠h(yuǎn)而紙張的壽命有限,已經(jīng)難以查找,在檔案整理的時(shí)候也會(huì)出現(xiàn)紙張破損,信息丟失的情況,在檢索時(shí),需要工作人員耐心查找,費(fèi)時(shí)費(fèi)力,歸根到底都是信息管理技術(shù)水平不發(fā)達(dá)。而且,檔案管理工作人員受到舊思想的影響,不愿意積極探索效率高的管理方式也是原因之一。同時(shí),檔案管理的信息化建設(shè),首先要引進(jìn)科學(xué)的信息技術(shù),資金問(wèn)題也是制約因素之一,當(dāng)有了先進(jìn)技術(shù)的時(shí)候,還要培養(yǎng)一支專業(yè)的隊(duì)伍,做到能夠?qū)n案及時(shí)的整理歸納好,并能夠?qū)n案價(jià)值的大小做出初步的劃分,避免不必要的損失。專業(yè)人才的培養(yǎng)需要一定的時(shí)間,難以很快跟上檔案信息化建設(shè)的步伐。以上都是新時(shí)期檔案管理發(fā)展中需要解決的問(wèn)題。
  二、檔案管理信息化的特點(diǎn)
 。ㄒ唬n案在存儲(chǔ)方面的特點(diǎn)
  就當(dāng)前的實(shí)際情況來(lái)看,占主體的仍然是紙質(zhì)檔案,紙質(zhì)檔案自身有著很大的缺點(diǎn)。不管如何強(qiáng)調(diào)質(zhì)量,隨著時(shí)間的推移,紙張本身就會(huì)受到磨損,在紙張上面保存的信息也會(huì)丟失。一些人主張重新將即將丟失的信息謄寫在新的紙張上,但是這樣不現(xiàn)實(shí),一是工作太過(guò)繁雜,而且若干年后還會(huì)出現(xiàn)信息丟失的情況。而且在錄入時(shí),有的檔案中字跡較為潦草難以辨別,也會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)一些出錯(cuò)誤。在檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后,就可以將檔案存在網(wǎng)絡(luò)空間中,并進(jìn)行加密處理,既安全又方便,同時(shí),電子錄入信息將會(huì)更加高效,在將來(lái)讀取時(shí)也會(huì)很方便,可以通過(guò)幾個(gè)關(guān)鍵詞來(lái)實(shí)現(xiàn)快速檢索,從而推動(dòng)檔案管理的發(fā)展。
 。ǘn案在使用和查詢方面的特點(diǎn)
  如何能及時(shí)的查閱到所需的檔案,并在第一時(shí)間獲得有效信息。這是查閱者所需要的頁(yè)視檔案管理工作中首要的問(wèn)題。在舊的模式下,手續(xù)比較繁瑣,首先要申請(qǐng),獲得批準(zhǔn)后還要慢慢的在眾多的檔案中查找。檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后,就可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)時(shí)的查閱,減少一些不必要的流程,提高效率。
  三、檔案管理信息化建設(shè)的策略
 。ㄒ唬┻\(yùn)用信息化平臺(tái),實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理檔案的目標(biāo)
  建立起信息平臺(tái)后,檔案的錄入情況、錄入時(shí)間等都能夠準(zhǔn)確的掌握,檔案的借出、歸還情況等都可以通過(guò)信息平臺(tái)及時(shí)的掌握到,并且能夠高效的對(duì)復(fù)雜的檔案做好分類歸檔工作,真正的做到了高效的、動(dòng)態(tài)的管理,較過(guò)去的管理模式來(lái)看,信息化平臺(tái)的建立為檔案管理工作提供了極大地便捷,并沒(méi)有因?yàn)闇p輕工作人員的工作量而阻礙檔案管理工作的發(fā)展,反之,還加快了檔案管理工作信息化建設(shè)的速度,在此基礎(chǔ)上,也有利于工作人員們不斷進(jìn)行創(chuàng)新,加快檔案管理信息化的建設(shè)。
  (二)引進(jìn)先進(jìn)信息技術(shù),提高檔案管理的安全性
  有了先進(jìn)的技術(shù)做支撐,檔案管理的方式得到了發(fā)展,同時(shí)也要做好檔案加密工作。檔案管理做到了信息化建設(shè),一些不法的行為也會(huì)借助科技手段來(lái)危害檔案安全。所以,不管是過(guò)去還是將來(lái),必須始終重視檔案管理工作中的安全性保護(hù)工作。就現(xiàn)階段而言,要對(duì)檔案進(jìn)行加密管理,在存取檔案時(shí)要有特定的密碼,并由專人負(fù)責(zé),防止密碼外泄,定期升級(jí)防盜、安全系統(tǒng)。還要整理、保存過(guò)去的紙質(zhì)版檔案,將紙質(zhì)檔案錄入檔案信息庫(kù),做成電子版,以便能夠長(zhǎng)時(shí)間的保存檔案,并節(jié)約存儲(chǔ)空間。要充分利用先進(jìn)的信息技術(shù),促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。
 。ㄈ┘訌(qiáng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn),提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
  在有了先進(jìn)的檔案管理技術(shù)后,我們還要做好專業(yè)管理人員的培訓(xùn)工作。著重培養(yǎng)他們的專業(yè)素養(yǎng),做到熟練掌握專業(yè)的信息化知識(shí),并準(zhǔn)確的運(yùn)用知識(shí)來(lái)進(jìn)行檔案錄入、存儲(chǔ)、讀取等工作,最終達(dá)到能夠游刃有余的運(yùn)用科學(xué)技術(shù)來(lái)進(jìn)行日常基本的檔案管理信息化工作,并能夠用信息化的眼光看問(wèn)題,突破傳統(tǒng)的舊的思想的束縛,緊緊的將工作與信息化建設(shè)聯(lián)系在一起,具備一定的創(chuàng)新意識(shí)與能力,為檔案管理信息化建設(shè)提出建設(shè)性意見。同時(shí)還要加強(qiáng)他們的職業(yè)道德意識(shí)和責(zé)任心意識(shí)培養(yǎng),明確自己的職責(zé)與義務(wù),做好自己的本職工作,更好的為社會(huì)服務(wù)。
 。ㄋ模﹦(chuàng)新和改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式
  現(xiàn)如今,檔案管理工作中加強(qiáng)了信息化建設(shè),突破了很多舊有的束縛。借助科學(xué)技術(shù)的力量,打破了紙質(zhì)版檔案不易長(zhǎng)時(shí)間保存、存儲(chǔ)需要空間較大的缺點(diǎn),將檔案以電子的形式保存下來(lái),不僅便于保存,還節(jié)省了大量的空間,在檢索起來(lái)也更加方便,在搜索框中輸入一些關(guān)鍵的信息就可以迅速的查找到,解決了過(guò)去的首要難題,使檔案管理朝著信息化的時(shí)代邁進(jìn)。
  四、結(jié)語(yǔ)
  由以上可以得出,在新時(shí)期實(shí)行檔案管理信息化建設(shè)是完全正確的,這不僅僅在方式上是一大創(chuàng)新,還是檔案管理工作的一大進(jìn)步。主要解決了過(guò)去存儲(chǔ)不方便、檢索起來(lái)較復(fù)雜、檔案得不到有效保存等突出問(wèn)題,使檔案管理工作朝著高效化的方向發(fā)展,以應(yīng)對(duì)快節(jié)奏的新時(shí)期。

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