淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策
發(fā)布時(shí)間:2018-07-09 來(lái)源: 日記大全 點(diǎn)擊:
【摘要】事業(yè)單位檔案管理對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展而言具有重要的影響作用,主要因?yàn)闄n案內(nèi)容中包含事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程內(nèi)容,且對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展與進(jìn)步具備重要作用。因此,檔案管理部門需制定完善的方案,針對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的管理,保證在實(shí)際發(fā)展中,提升檔案管理工作效果,為其后續(xù)發(fā)展與進(jìn)步奠定基礎(chǔ)。
【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理現(xiàn)狀;對(duì)策
當(dāng)前,事業(yè)單位改革在不斷開展和深入進(jìn)行,而事業(yè)單位各項(xiàng)事務(wù)的平穩(wěn)、秩序、高效開展都離不開檔案作為基礎(chǔ)依據(jù),從而檔案管理也面臨著自身改革和創(chuàng)新。近年來(lái),信息化的飛躍發(fā)展,無(wú)紙化辦公給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來(lái)了新課題和新挑戰(zhàn),如何實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新是我們面臨且應(yīng)當(dāng)重視的問題。加快推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新對(duì)于事業(yè)單位未來(lái)發(fā)展有著重大意義。
一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀
。ㄒ唬⿲(duì)檔案管理工作的重視程度不夠。在事業(yè)單位中,從領(lǐng)導(dǎo)到職工都普遍存在不重視檔案管理工作的思想。一方面,部分職工認(rèn)為檔案工作無(wú)非就是分類、整理和保管的事務(wù)性工作,不是單位的主要工作,不能為單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益或是創(chuàng)造績(jī)效,是不太重要的工作。另一方面,領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視程度不夠,未把檔案管理工作列為單位重點(diǎn)工作之一,在發(fā)展中,只能流于形式,不能制定完善的計(jì)劃方案,無(wú)法將檔案管理落實(shí)在每個(gè)工作環(huán)節(jié)中,甚至出現(xiàn)被動(dòng)應(yīng)付的現(xiàn)象,不能針對(duì)檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格的協(xié)調(diào)與控制。
。ǘ┤狈B毠芾砣藛T,且業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。一是在大多數(shù)事業(yè)單位中,并未配備專職檔案管理員,檔案管理工作大部分處于分散管理的狀態(tài),部分工作人員兼職管理檔案工作,往往沒有經(jīng)過培訓(xùn),不熟悉檔案整理標(biāo)準(zhǔn),大多數(shù)甚至不能分辨什么是檔案、什么是資料,為了應(yīng)付工作往往把覺得是檔案的放進(jìn)盒子保管起來(lái)。二是配備有專人管理檔案的單位,大多數(shù)檔案管理人員專業(yè)水平和管理素養(yǎng)水平不高,缺乏基礎(chǔ)理論和專業(yè)意識(shí),實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不夠豐富,對(duì)檔案的收集、整理、裝訂等工作程序缺乏工作規(guī)范,容易導(dǎo)致工作中產(chǎn)生各種疏漏,形成不規(guī)范的檔案,不利于檔案規(guī)范保管和有效利用。
(三)科學(xué)化、信息化管理程度不高。當(dāng)前,很多事業(yè)單位的檔案管理依然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式,這樣不僅會(huì)增加檔案專兼職工作人員的工作量,而且檔案在利用過程中效率低下,不利于高效解決工作中遇到的問題。辦公硬件和軟件越來(lái)越好,但管理檔案的軟件硬件更新?lián)Q代落后,技術(shù)水平低下是普遍存在的現(xiàn)象。檔案管理工作人員不能針對(duì)檔案進(jìn)行合理的備份管理,在實(shí)際管理期間,甚至不能明確數(shù)據(jù)文檔的備份位置,嚴(yán)重影響工作效果。其次,在日常管理期間,經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案管理方面的疏漏問題,無(wú)法明確檔案物質(zhì)載體的管理要求,例如:光盤檔案載體出現(xiàn)隨意放置的現(xiàn)象,不能進(jìn)行妥善的保管。同時(shí),在電子文檔管理工作中,未能樹立正確的安全觀念,無(wú)法提升電子檔案信息數(shù)據(jù)的保密性。最后,檔案管理的硬件設(shè)備與軟件系統(tǒng)落后,在實(shí)際使用期間,不能及時(shí)開展更新與維護(hù)等活動(dòng),難以創(chuàng)建科學(xué)的管理體制,使得在電子檔案接收或是發(fā)送期間,容易侵入病毒,或是出現(xiàn)泄密等問題,嚴(yán)重威脅檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。
二、事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策
。ㄒ唬┙⒔∪珯n案管理制度。對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作而言,完善的法律法規(guī)較為重要,且健全的制度可以促進(jìn)各方面工作的良好實(shí)施。要有效改變檔案管理不清晰、不規(guī)范的現(xiàn)狀,必須依法建章立制,建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn),確保單位檔案管理工作有法可依、有章可依、有跡可循,才能進(jìn)一步完善和規(guī)范檔案管理工作。要結(jié)合各單位的不同工作,根據(jù)實(shí)際工作中出現(xiàn)的具體問題,制定和調(diào)整相應(yīng)的制度和規(guī)范,使單位的制度規(guī)范具有靈活性、可行性和可操作性。同時(shí),在日常工作中,擬定科學(xué)合理的檔案管理工作計(jì)劃,確保單位檔案管理工作有條不紊地開展。
。ǘ┘訌(qiáng)檢查檔案質(zhì)量的事中控制與管理。各單位應(yīng)定期或不定期對(duì)檔案管理進(jìn)行檢查。且在實(shí)際檢查的過程中,需轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的事后管理模式,將事前預(yù)防與事中管理作為主要內(nèi)容。在此期間,需在事前進(jìn)行合理預(yù)防,并在事中嚴(yán)格檢查與控制,及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理問題,并利用合理的措施進(jìn)行預(yù)防,明確安全隱患具體情況,采取科學(xué)的措施提升檔案管理工作效果。在此期間,需針對(duì)檔案管理行為進(jìn)行嚴(yán)格的管理,統(tǒng)一工作規(guī)范要求,采取科學(xué)的方式提高檔案管理工作的適應(yīng)性與可靠性,并在收集檔案資料的過程中,明確分類標(biāo)準(zhǔn),提升管理效果。
。ㄈ┡渥闳藛T,提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。檔案管理是一門涉及面較廣的學(xué)科,檔案管理人員不僅僅是一名保管者,還應(yīng)該是一個(gè)具有較高的檔案管理知識(shí)并且能隨著科技的進(jìn)步革新管理技術(shù),提高檔案管理水平的技術(shù)人員。因此,事業(yè)單位的檔案管理人員不僅具有工作能力和文化水平,還應(yīng)掌握檔案相關(guān)的法律法規(guī)、行政事務(wù)知識(shí)、管理經(jīng)驗(yàn)、計(jì)算機(jī)知識(shí)等。在日常的工作中,應(yīng)增加檔案管理人員學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會(huì),提升專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。因此,一方面可以通過招聘優(yōu)秀的檔案管理人員來(lái)負(fù)責(zé)單位的檔案工作,盡量做到專崗專人專職;另一方面要加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位人員的素質(zhì)教育,提高事業(yè)單位工作者對(duì)檔案的重視,強(qiáng)化檔案管理人員的質(zhì)量意識(shí)、保密意識(shí)和安全意識(shí),定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn),促使他們加強(qiáng)自身學(xué)習(xí),提高檔案管理人員的道德素質(zhì)。
。ㄋ模┲贫ㄐ畔⒒瘷n案管理方案。對(duì)于檔案管理的信息化發(fā)展而言,是全面提升檔案工作不可缺少的手段,近年來(lái),各事業(yè)單位正在大力推進(jìn)檔案信息化管理,力圖使事業(yè)單位檔案工作效率得到有效提高,推動(dòng)檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。
1.需針對(duì)硬件系統(tǒng)進(jìn)行合理的建設(shè)。事業(yè)單位在檔案管理的過程中,需合理建設(shè)硬件系統(tǒng),根據(jù)檔案管理工作要求與目的,提升檔案存檔的穩(wěn)定性,保證硬件系統(tǒng)的嚴(yán)謹(jǐn)性,提升檔案管理的安全性。在此期間,應(yīng)加大資金的使用力度,并保證硬件設(shè)備的先進(jìn)性,配備完善的檔案信息化硬件設(shè)施,將高水平技術(shù)滲透到檔案管理工作中,營(yíng)造良好的檔案存儲(chǔ)氛圍。對(duì)于硬件系統(tǒng)而言,需合理開展檔案資料的保存工作,并充分發(fā)揮系統(tǒng)的電子存儲(chǔ)優(yōu)勢(shì),保證檔案資料管理工作效果。同時(shí),在電子文件管理期間,需保證文件的安全性,并結(jié)合信息存儲(chǔ)工作要求,增加其中的存儲(chǔ)量,做好檔案數(shù)據(jù)備份、有條件的要開展異地備份的方式。
2.需針對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行合理的開發(fā)。事業(yè)單位在實(shí)際發(fā)展的過程中,需針對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行合理的開發(fā),根據(jù)市場(chǎng)實(shí)際發(fā)展情況,合理使用軟件技術(shù)方式。在此期間,還需針對(duì)檔案管理工作,篩選最佳的軟件技術(shù)方式,并提升檔案管理工作效果,制定完善的統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)C(jī)制。在此期間,還需創(chuàng)建行業(yè)管理系統(tǒng)平臺(tái),逐漸提升檔案信息數(shù)據(jù)的共享效果。
3.保證檔案信息的安全性。在檔案信息化建設(shè)期間,信息安全性的管理工作較為重要,需合理預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)問題,增強(qiáng)檔案信息安全管理的效果。首先,需針對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行預(yù)防,結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)開放情況,預(yù)防黑客與病毒,規(guī)避檔案時(shí)候數(shù)據(jù)丟失問題。其次,需針對(duì)硬件系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行預(yù)防,針對(duì)硬件系統(tǒng)設(shè)置防火墻,并安裝病毒的防范軟件,保證可以建立安全性較高的隔離體系,在此期間,需針對(duì)系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)問題嚴(yán)格控制與管理,提高檔案管理工作效果。
三、結(jié)語(yǔ)
隨著時(shí)代的進(jìn)步,事業(yè)單位改革在不斷深化,檔案管理工作也將面臨更多的挑戰(zhàn)與創(chuàng)新。采用有效的措施改善事業(yè)單位檔案管理問題,根據(jù)自身發(fā)展需求,開展檔案管理創(chuàng)新活動(dòng),制定完善的管控制度,并積極創(chuàng)建先進(jìn)的軟件系統(tǒng)與硬件系統(tǒng),結(jié)合當(dāng)前工作情況改革管理方式,積極探索現(xiàn)代化自動(dòng)化辦公設(shè)備與系統(tǒng),注重高素質(zhì)管理人才的培養(yǎng)與引進(jìn)。
【參考文獻(xiàn)】
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