打開中國企業(yè)報(bào)銷單據(jù)簿計(jì),和外國企業(yè)比較的話,就可以看出我們的非常整齊,格式劃一,連發(fā)票粘貼的順序和單據(jù)排列的方向都有說法,貌似嚴(yán)謹(jǐn)。而外國的發(fā)票(更準(zhǔn)確地說應(yīng)該是收據(jù),因?yàn)槲鞣饺藳]有我國那種全國統(tǒng)一的、無公章無效的發(fā)票),就比較凌亂,長短不齊,格式不統(tǒng)一,還夾雜許多大小不同、中國企業(yè)不能接受的白條,貌似無章。
　　
　　被進(jìn)化了的收據(jù)
　　
　　應(yīng)該說,發(fā)票是收據(jù)后來的叫法。兩者本質(zhì)上是一個(gè)東西,就是收到錢財(cái)后出具給對方的憑證。收據(jù)的概念應(yīng)該更為廣泛,因?yàn)樗�不僅針對錢財(cái)還可以針對所有其他接受的物件,而發(fā)票現(xiàn)在只是指收到錢后給出的憑據(jù)。
　　在中國,隨著社會一天天進(jìn)步,報(bào)銷單據(jù)從多年前手寫三聯(lián)蓋章發(fā)票,到事先印制好發(fā)票再到現(xiàn)在實(shí)時(shí)的機(jī)打發(fā)票,形式上看越來越規(guī)范,報(bào)銷手續(xù)事實(shí)上也越來越嚴(yán)格,原來還可以用簡寫常用名,比如中國國際信托投資公司可以寫成中信,后來就必須寫全稱,哪個(gè)單位就是哪個(gè)單位,不能寫錯(cuò)一個(gè)字,否則不予報(bào)銷。
　　在大公司里,以前發(fā)票可以不寫抬頭,于是可以報(bào)在這個(gè)單位的單據(jù)也可以報(bào)在另一個(gè)單位。開票日期也可以省略的(至今還有一些單位接收這樣的無日期發(fā)票),于是上一年該報(bào)的賬可以轉(zhuǎn)到下一年。后來機(jī)打發(fā)票流行,只要實(shí)時(shí)打印的,這兩處地方都不能空著。
　　最夸張的收據(jù)往往是出自大酒店,不僅單獨(dú)開出的發(fā)票全是機(jī)打的,前臺還要給客人另外出具一張明細(xì)清單,比如打了多少長途電話,消費(fèi)了多少冰箱中的飲料,這樣至少用掉一張A4白紙,如果明細(xì)多,一張還可能不夠。正常情況下,這個(gè)單據(jù)一般要附加在正式發(fā)票之后,以便電話報(bào)在通訊費(fèi)、簽單宴請放在交際費(fèi),作為分類開支憑證。
　　其實(shí)這一點(diǎn)上,西方財(cái)務(wù)人員審核單據(jù)時(shí)比我們認(rèn)真得多,許多政界的丑聞就出自這類明細(xì)。英國前一段曝出“報(bào)銷門”事件,一些民選議員因?yàn)橛霉�款�?bào)銷了私事而遭到揭露,最后被迫辭職。仔細(xì)看你就會發(fā)現(xiàn),他們涉及金額其實(shí)很小,有的才幾十英鎊,無非使用了公家司機(jī)私下打了場高爾夫球,或者看了場收費(fèi)電視。比較之下,我們政府官員肯定不會為這點(diǎn)消費(fèi)丟掉職位的。
　　
　　讓老外犯暈的問題
　　
　　我們報(bào)銷的形式規(guī)定雖然嚴(yán)格,內(nèi)容卻可以做手腳。發(fā)票用途那一項(xiàng),真的跟女孩子一樣可以隨便裝點(diǎn),比如電視機(jī)可以寫成辦公用品,從而報(bào)銷到辦公費(fèi)用里面。
　　關(guān)鍵是銷售人員常常很配合,當(dāng)你付了錢索要發(fā)票時(shí)他們經(jīng)常會問你:內(nèi)容寫什么?這是常常讓初次來中國的西方人暈倒的問題!因?yàn)樵谒麄兊膰�家是不會問�?至少不至于這樣赤裸裸,該寫什么就寫什么,買了什么就是什么,那不是顧客決定的事。
　　我剛回國時(shí)也不習(xí)慣這樣的問題,直接的反應(yīng)就是:該寫什么就寫什么,這事怎么能問我?后來我也習(xí)慣了,畢竟開發(fā)票的小姐是為你好,給你一個(gè)選擇的機(jī)會。于是,足底按摩可以寫成會議費(fèi),超市買食物可以寫成辦公用品。我自己也帶客戶去做足底,本來可以作為交際費(fèi)報(bào)銷的,但是真是那樣寫就得費(fèi)口舌解釋,不如寫會議費(fèi)簡單,也就掛羊頭賣狗肉般地報(bào)成會議費(fèi)了,然后還自我安慰:畢竟我們在按摩時(shí)談了工作上的問題。
　　但問題是,超市買吃的卻也可以寫成辦公用品,報(bào)賬在辦公欄目;或者寫禮品,報(bào)賬在宴請或交際欄目。就是說即便一個(gè)單位小環(huán)境管理嚴(yán)格也無法防微杜漸,因?yàn)榇蟓h(huán)境就是那樣,存在很多謊報(bào)的空間。
　　同時(shí),各單位為了在減輕稅收壓力的同時(shí)給職工提供一些福利,就鼓勵職工四處找發(fā)票,以便給大家發(fā)現(xiàn)金。還有的直接發(fā)超市或其他商店的卡,卡內(nèi)有上千甚至幾千現(xiàn)金可以消費(fèi),買卡的支出都被報(bào)賬了。
　　
　　白條風(fēng)俗
　　
　　相比之下,西方國家沒有全國統(tǒng)一的正式發(fā)票,卻有統(tǒng)一的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)。無論西歐還是美國,發(fā)票是很隨意寫的,自己公司電腦打印出來的銷售單據(jù)可以當(dāng)作發(fā)票。文具店里還有任何人都可以買的各式各樣的發(fā)票本,回去填上數(shù)字就可以給顧客。
　　此外,手寫的也可以當(dāng)作發(fā)票,蓋章不蓋章都無所謂。法國一些加油站在顧客加完油后隨手給你一個(gè)帶自己油站地址的小條,你可以自己寫,愛寫多少就寫多少。如果沒有就打白條,其實(shí)那里的白條很多,甚至可能多過正式單據(jù),不僅自己公司的財(cái)務(wù)人員理解,一旦被查,執(zhí)法的稅務(wù)人員也理解。對于白條,需要的只是一個(gè)合理的解釋,比如加油的票據(jù)一般超不過100歐元,因?yàn)檗I車油箱就那么大,僅此而已。
　　最離譜的發(fā)票則是出于美國的一家叫做皮特魯格的牛排店。離開美國后,我每次去紐約都要到那里吃幾次,因?yàn)槟抢锏呐Ｅ耪媸呛芎?其他地方吃不到那樣的味道。從第一次去到現(xiàn)在十余年了,在信用卡使用已經(jīng)普及到每一個(gè)角落的美國,這個(gè)食客如云的飯館不僅不改只收現(xiàn)金、不收信用卡的習(xí)慣,還非常吝嗇地只給一張食指般大小的發(fā)票,小到無法把一只香煙包起來。這小條其實(shí)就是個(gè)收據(jù),還是他們點(diǎn)菜單上面的一部分,如果客人要收據(jù),侍者就隨手把下面連著的小條撕下來,給你時(shí)照常什么都不寫,你自己填。
　　白條文化在美國很發(fā)達(dá),其中一個(gè)原因就是到處都需要小費(fèi),而小費(fèi)一般以現(xiàn)金支付,還不能跟收小費(fèi)的人要收據(jù)。出差一趟下來,白條很多是正常的。報(bào)銷也很簡單,只要文字說明清楚,財(cái)務(wù)就沒有問題。
　　至于去飯店里吃飯,小費(fèi)則占到飯費(fèi)總額的10%到20%。但是金額較大的小費(fèi),比如說高級餐館的晚餐,小費(fèi)則可以加在信用卡賬單上,這樣個(gè)人信用卡簽字單據(jù)就可以作為報(bào)銷單憑證。
　　
　　報(bào)銷習(xí)慣
　　
　　所以在這些地方,你要是太認(rèn)真,每次都執(zhí)意要收據(jù)的話,還真不容易。那次在香港,雨天中好不容易打上了一輛出租車,到了酒店后同事付完錢,跟在北京似的索要收據(jù)。而停車位置擋了其他車進(jìn)出,司機(jī)又著急離開,就用港腔普通話說:幫幫忙了!大家都不容易了!那意思是讓我們趕緊下車以便他讓開道路拉其他乘客。
　　同事拿不到幾十塊港幣的收據(jù),報(bào)賬時(shí)忘記這事就得自掏腰包,下車后忿忿不平。錢損失了不說,還挺沒面子,好像為了這點(diǎn)錢不照顧出租車生意似的。如果在西方國家,這種事寫個(gè)白條就行了,他們也不必認(rèn)真討要。中國的財(cái)務(wù)制度就不夠靈活,一定得寫出說明還得上級簽字才行。這樣,出示白條的人員覺得麻煩,審核的財(cái)務(wù)人員也覺得麻煩,所以大家寧愿拿其他發(fā)票沖抵,也不愿意寫白條說明。
　　此外,信用卡刷卡后的個(gè)人底單,在西方經(jīng)常作為報(bào)銷憑證,在中國就不行。事實(shí)上,許多在西方可以作為報(bào)銷憑證的在中國都不行。于是就出現(xiàn)這樣的情況,國內(nèi)消費(fèi)的單據(jù)整齊劃一,而出國人員的單據(jù)卻各式各樣。
　　國內(nèi)看上去貌似嚴(yán)格的報(bào)銷制度其實(shí)挺勞民傷財(cái)?shù)?有的還很荒唐。比如說伙食補(bǔ)貼這項(xiàng)本來很平常、東西方都有的費(fèi)用,應(yīng)該報(bào)作午餐補(bǔ)貼,最簡單辦法就是將飯費(fèi)打入職工卡里,公司每月為大家充值計(jì)入公司運(yùn)營成本。國內(nèi)一些公司職工飯卡上剩錢多了花不完,又不能提現(xiàn)金出來,食堂旁邊就建了個(gè)小賣部,一到中午這種小鋪門前人頭攢動。
　　當(dāng)大家要求發(fā)現(xiàn)金、自己花錢充值、用多少充多少以免浪費(fèi)時(shí),有的公司就會要求職員們提供等額發(fā)票,還不接受充值卡飯費(fèi)這個(gè)再正常不過的發(fā)票,逼得你不得不做出有違于財(cái)務(wù)規(guī)定的事情,另找一些和伙食毫不相干的單據(jù)來。
　　
　　常用詞匯
　　
　　發(fā)票在國內(nèi)這么重要,又如此折磨人,以至于成了一個(gè)常用的詞匯,連老外都知道。西方人從上世紀(jì)80年代大批來中國后,除了“你好”這些簡單問候語之外,先學(xué)會的單詞是“沒有”,因?yàn)槟菚r(shí)候物資匱乏。30年后,現(xiàn)在連語言上最不開竅的老外都會說“發(fā)票”,因?yàn)闀r(shí)至今日,不僅商品極大豐富,還什么東西都能報(bào)銷!
　　所以,就報(bào)銷這事來說,國內(nèi)財(cái)務(wù)制度貌似復(fù)雜,其實(shí)漏洞百出;西方企業(yè)貌似簡單,其實(shí)很嚴(yán)謹(jǐn),還很實(shí)用。美國甲骨文公司的人事總監(jiān)跟我談起他們的財(cái)務(wù)制度簡單易行,因?yàn)樗麄儊喬�地區(qū)職員分布在好多國家,又不是每個(gè)國家都有財(cái)務(wù)人員,所以報(bào)銷發(fā)票時(shí)許多都是郵寄,從一個(gè)國家到另一個(gè)國家,報(bào)銷者和財(cái)務(wù)人員并不見面,單據(jù)過去,該報(bào)就報(bào),不該報(bào)的不報(bào),省時(shí)省力。
　　嚴(yán)格的薩班斯法案對企業(yè)行為的限制從幾年前就開始了,它不僅針對美國本土的企業(yè),而且針對美國在國外的企業(yè),比如宴請客戶每人不得超過200元人民幣,多出的部分不能報(bào)銷。相比之下,我們一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的宴請是沒有金額限制的。以前在美國時(shí),知道美國人送客戶的禮物不能超過100美元,超過就是賄賂,當(dāng)事人就可能被解雇,企業(yè)就可能被罰款,罰金可能是幾倍以上。而我們企業(yè)送禮,有多少是低于700元人民幣的呢?
　　美國人在全世界推行其價(jià)值觀,這點(diǎn)一直遭到亞洲國家的抵制。但是在企業(yè)治理上,他們的做法值得我們深思和學(xué)習(xí)。中國這些年各省都成立了反貪局,這些改革開放前本來不存在的機(jī)構(gòu)都是用我們普通納稅人的錢支撐的,機(jī)構(gòu)越是龐大,分?jǐn)偟桨傩疹^上的支出就越多。
　　美國沒有這些機(jī)構(gòu),它只制定了一個(gè)法律,就深深地改善了企業(yè)治理結(jié)構(gòu),其成本之小、效率之高,讓我們望塵莫及。

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