【摘要】事業(yè)單位要積極開展檔案管理信息化建設(shè)工作，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作健康、有序、規(guī)范發(fā)展，本文對(duì)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行分析并提出措施。
　　【關(guān)鍵詞】檔案管理信息化建設(shè);再思考
　　計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等不斷發(fā)展的新形勢(shì)下，檔案管理信息化建設(shè)也成為發(fā)展的趨勢(shì)，只有檔案信息化建設(shè)與社會(huì)現(xiàn)代化需求、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求相適應(yīng)。才能夠有效共享檔案信息資源，促進(jìn)事業(yè)單位的工作效率不斷提升。
　　一、事業(yè)單位檔案信息化管理的主要優(yōu)勢(shì)
　　檔案管理信息化建設(shè)是應(yīng)用技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過(guò)程。是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則和新理論。確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。在之前傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中，其存在著較多的問題，如管理工作十分繁瑣，管理人員的工作量十分大，并且由紙張進(jìn)行管理的方式十分落后，在保存的時(shí)候較為費(fèi)力，很有可能造成信息資源的損壞。但是，采用信息化管理方式能夠有效地改善傳統(tǒng)管理方式所存在的問題，并且優(yōu)勢(shì)也十分的明顯，具體表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：
　　一是檔案的管理優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)檔案管理模式下，采取紙質(zhì)資源和人工錄入，紙張容易遭到損壞，增加了信息資源采集、存儲(chǔ)和管理的難度。而通過(guò)信息化建設(shè)，則可以將電子、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)構(gòu)建起來(lái)，采取電子錄入的方式，可按文件形成的先后順序排列打印，運(yùn)用電子磁盤對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)管理，增加了檔案的儲(chǔ)存空間，并能較方便地對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)閱與使用，對(duì)有價(jià)值的歷史資料方便利用，恢復(fù)其歷史資料的使用價(jià)值，信息化檔案管理水平的提升有著十分顯著的作用。
　　二是檔案的查詢優(yōu)勢(shì)。1.提高經(jīng)濟(jì)效益，數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)紙質(zhì)為載體檔案的信息對(duì)象轉(zhuǎn)化為機(jī)讀檔案，節(jié)約了保管費(fèi)用及空間，查閱方便迅速。2.提高辦公效率，真正讓辦公人員足不出戶知曉任何事，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)，數(shù)字化檔案管理使查詢變得簡(jiǎn)單。3.增強(qiáng)檔案原件保護(hù)，使檔案更加安全，防止部分檔案篡改的行為。
　　三是檔案的利用優(yōu)勢(shì)。檔案信息化管理，有利于事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的分類管理，幫助有需要的人快速查找所需要的材料和信息。傳統(tǒng)的檔案管理是人工完成，查找時(shí)費(fèi)力、費(fèi)工，容易混淆檔案資料。而加強(qiáng)檔案信息化管理能解決這些難題，依托計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)檢索關(guān)鍵詞，提高了檔案的利用率。
　　二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的主要措施
　　一是要大力提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。《檔案法》第九條對(duì)檔案工作人員的要求只是“應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)”。檔案管理人員是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，只有大力提升管理人員的綜合素質(zhì)，才能不斷推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。首先，讓檔案管理人員從思想上重視檔案工作，把握工作開展過(guò)程中的注意事項(xiàng)。其次，要定期培訓(xùn)檔案管理工作人員，積極開展檔案管理講座，深入講解檔案工作信息化、檔案管理常態(tài)化，努力培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)需要的設(shè)計(jì)人才，不斷提高檔案管理人員的工作技能、計(jì)算機(jī)技術(shù)水平等;同時(shí)，積極引進(jìn)優(yōu)秀人才，減少工作人員因操作不熟練而產(chǎn)生錯(cuò)誤檔案信息的情況，從而提高檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化目標(biāo)。
　　二是積極開展檔案管理硬件建設(shè)。近些年來(lái)，各級(jí)檔案行政部門的經(jīng)費(fèi)雖有些增加，但與其他行業(yè)相比差距甚遠(yuǎn)，有的經(jīng)費(fèi)還落不到實(shí)處。在硬件設(shè)施建設(shè)中，需要投入足夠的資金，以促使檔案工作管理得到順利開展，檔案資料得到切實(shí)保存。檔案管理工作中，需要充分利用電子信息技術(shù)，將電子存儲(chǔ)的功能作用充分發(fā)揮出來(lái)。只有具備了相應(yīng)的備份硬件，方可以具有符合要求的儲(chǔ)存容量，進(jìn)而順利開展檔案信息化管理。
　　三是制定相應(yīng)的信息化建設(shè)總體規(guī)劃。為了更好地推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)步伐，單位需要制定相應(yīng)的總體規(guī)劃，使其建設(shè)過(guò)程更加標(biāo)準(zhǔn)化。在制定的過(guò)程中，事業(yè)單位一定要加強(qiáng)對(duì)信息化系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)性以及可擴(kuò)展性建設(shè)，結(jié)合單位實(shí)際情況以及人才需求制定出符合本單位發(fā)展的管理模式，這樣才能保證所制定的總體規(guī)劃是符合事業(yè)單位實(shí)際的規(guī)劃，從而更好地促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)不斷進(jìn)步。
　　四是建立實(shí)用性較強(qiáng)的檔案信息網(wǎng)站。事業(yè)單位在建設(shè)信息化檔案管理的過(guò)程中，可以在網(wǎng)上建立起一個(gè)實(shí)用性較強(qiáng)的檔案信息網(wǎng)站，開展全方位、多領(lǐng)域、現(xiàn)代化的系統(tǒng)服務(wù)，努力創(chuàng)新，積極探索和嘗試一些新的管理手段、服務(wù)手段，依靠強(qiáng)大的信息數(shù)據(jù)庫(kù)和公共網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)作基礎(chǔ)，在不違反《檔案法》及相關(guān)管理規(guī)定的前提下，積極與各級(jí)政府網(wǎng)站相互配合，全力推進(jìn)黨務(wù)、政務(wù)公開透明。在建立的過(guò)程中，其主要是以網(wǎng)站的形式提供給相關(guān)人員檔案信息服務(wù)，這樣檔案管理人員不僅能在網(wǎng)上查詢到相關(guān)的檔案信息，還能在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)檔案歸檔、檔案管理等工作，除此之外，還可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，事業(yè)單位可以選擇一些值得開發(fā)并且具備升級(jí)能力的檔案信息管理系統(tǒng)，這樣就能更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，對(duì)檔案的管理達(dá)到與時(shí)俱進(jìn)。
　　五是做好檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)與涉密管理等工作。1.數(shù)字檔案由檔案管理人員和計(jì)算機(jī)管理人員分別管理和維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)安全和檔案管理系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。2.修改、刪除數(shù)字檔案必須由檔案管理人員執(zhí)行操作。3.歸檔數(shù)據(jù)經(jīng)質(zhì)量檢查合格后，輸入數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，由檔案室統(tǒng)一管理。4.數(shù)字檔案應(yīng)至少制作三套備份（一套硬盤，兩套光盤）備份介質(zhì)分開保管，一套向上級(jí)檔案局移交，異地保存。5.綜合檔案應(yīng)配備專用的防磁柜，規(guī)范存放檔案電子文件和數(shù)字檔案。同時(shí)，要做好涉密管理工作，對(duì)保密承諾書科學(xué)簽訂，對(duì)檔案信息公開保密審查程序有效規(guī)范，在公開檔案信息之前，需要設(shè)置專門的工作人員保密審查所有的內(nèi)容，保證不會(huì)公開涉密信息，促使檔案信息失泄密隱患得到消除，檔案信息安全得到保證。

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