檔案管理信息化建設(shè)策略探討
發(fā)布時間:2019-08-14 來源: 日記大全 點擊:
摘要:目前科技發(fā)展日新月異,信息化技術(shù)遍及全國各行各業(yè),在當前背景下,傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法滿足管理者的需求。21世紀是信息化時代,在科技浪潮的影響下,檔案管理要跟進時代步伐而檔案管理信息化已是大勢所趨。本文就對檔案管理信息化策略展開研討。
關(guān)鍵詞:檔案管理;信息化;策略
前言:在科技飛速發(fā)展的21世紀,在全球信息化模式驅(qū)動下,信息化服務(wù)體系引領(lǐng)了檔案管理工作的優(yōu)化和創(chuàng)新。建立以信息技術(shù)為核心的檔案管理模式為管理工作注入了新的活力。同時社會政治經(jīng)濟文化不斷向前發(fā)展,需要各類檔案的梳理、整合、完善。信息化的出現(xiàn)滿足新時期檔案管理工作的核心發(fā)展趨勢,為管理服務(wù)創(chuàng)新提供技術(shù)支持和幫助。
1 、檔案信息化概念
檔案信息化建設(shè)是應(yīng)用信息技術(shù),生成、管理、開發(fā)和利用檔案的過程。運用信息技術(shù),提高檔案管理工作水平。重新思考檔案的管理情況,新理論和原則,確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境檔案管理與服務(wù)的框架和方法,實現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)。
2、檔案管理信息化的優(yōu)勢
。1)確保信息完整性
資料的完整性和準確性是檔案管理是否得體的重要考量標準,檔案數(shù)據(jù)缺失,檔案自身也就失去了利用價值,信息化的出現(xiàn)保障了檔案最原始的面目,確保了一手資料的真實性和可用性,它避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案會因時間過長進而導(dǎo)致的紙張掉色發(fā)黃、字跡模糊不清等問題的出現(xiàn),大大減少了工作人員的修復(fù)量,也避免了因修復(fù)工作對檔案造成二次損傷。
。2)降低成本
檔案資料越多辦公耗材也會隨之增加,而工作人員的工作量也會不堪重負,同時也就需要更多的人員配備,這就無形中增加了財力支出,信息化管理的出現(xiàn)大大降低了管理成本,只需借助現(xiàn)代化設(shè)備將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)換成數(shù)字化模式錄入系統(tǒng)中即可。
。3)提升工作效率
傳統(tǒng)的檔案管理工作幾乎是人工手動操作,且檔案存放需要絕對大的空間,就造成了查找檔案速度慢,工作效率低。把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成信息化模式,建立搜索引擎,節(jié)約查找檔案的時間,也避免占用巨大的空間;檔案信息也不因時間長久而損壞,增加了其使用壽命。
。4)提升檔案信息安全度和保密度
檔案信息有著較高的存在價值,檔案中涉及的信息和機密一旦泄露就會造成不可挽回的損失。檔案管理采用信息化手段會增強檔案的安全性和保密性,建立管理員管理體系,線上即可隨時隨地查閱檔案信息,對檔案信息完整性和真實性進行階段評估,并且利用信息系統(tǒng)對各類檔案進行加密處理,例如登錄窗口設(shè)置人臉識別,指紋掃描等極大的保障了檔案信息的安全性,有效防止檔案被盜或丟失。
3、檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀
。1)重視程度不夠
許多管理者忽視檔案管理,對檔案管理的重視程度不足,進而檔案管理缺乏投入資金,專業(yè)人才極度匱乏;如已建立檔案管理,也沒有嚴格積極的管理規(guī)定,檔案管理人員工作態(tài)度自由散漫,懈怠,對于檔案無法進行有效管理,這就會對檔案自身構(gòu)成威脅,檔案信息的完整性,真實性,以及檔案安全程度都無法確保,更有甚者造成檔案信息泄露,這些漏洞都會給工作造成不同程度的損失。
。2)資金投入不足
信息化管理,顧名思義是一個科技含量極高的工作體系,它的運行需要硬件和軟件作為依托,例如智能網(wǎng)絡(luò)終端,大型服務(wù)器,識別儀,掃描儀,這些昂貴的設(shè)備是不是任何一家企業(yè)都可以負擔(dān)的起,且維護設(shè)備運行需要專業(yè)技術(shù)人員,資金實力薄弱的企業(yè)自然也就對信息化管理望而卻步。再者,信息化管理系統(tǒng)作為一個投資,并不能直接給企業(yè)帶來經(jīng)濟效益,一些注重收益的企業(yè)就會把對信息化建設(shè)的投資轉(zhuǎn)向工作市場。這樣一來檔案管理信息化建設(shè)就會受到阻礙。
。3)工作人員能力不足
檔案管理信息化體系需要高素質(zhì)的專業(yè)人才和團隊,目前我國檔案管理人員業(yè)務(wù)能力有所欠缺,沒有專業(yè)的人才或者專業(yè)人員少之又少,造成了人員工作效率和整體素質(zhì)低下。缺少實際管理經(jīng)驗和專業(yè)技能培訓(xùn)都會造成檔案管理工作效率低下。因此,提升管理人員的專業(yè)素質(zhì),加強重視檔案管理人員才會是信息化管理更上一層樓。
。5)發(fā)展遲緩起步晚
我國開始引入計算機是在20世紀80年代,信息化開始普及為90年代初,進入21世紀信息技術(shù)在我國才廣為應(yīng)用和發(fā)展,信息化的出現(xiàn)賦予檔案管理工作新內(nèi)涵,但與歐美發(fā)達國家相比我國的信息管理系統(tǒng)建設(shè)與之還有一定差距,比如,眾所周知,美國是一個聯(lián)邦共合體,美國的檔案管理將信息化技術(shù)與國家檔案館有機結(jié)合,建立統(tǒng)一的邦聯(lián)制管理體系同時下接各州政府,學(xué)校,企業(yè),形成完整多元化的管理體系。由此可見,無論在建設(shè)完善性,更新速度,以及建設(shè)時間,歐美發(fā)達國家的體系的確有我們應(yīng)該學(xué)習(xí)和借鑒之處。
4、改善檔案管理信息化的策略
加強重視程度。領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心帶動引起下屬重視,所以領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強重視檔案管理信息化,加大對其資金投入和利用程度,給予幫助和支持,加大檔案管理信息化的宣傳力度,吸引更多人了解和參與,提升工作積極性。此外,積極調(diào)配各方面資源優(yōu)勢,優(yōu)化升級檔案信息管理服務(wù)體系;加大資金投入力度,盡快建設(shè)并完善檔案管理信息化體系,設(shè)置專門資金采購硬件和軟件以及配套儀器,改善檔案管理的工作模式和環(huán)境,為檔案管理提供良好的工作基礎(chǔ);加快人才培養(yǎng),好的設(shè)備需要專門的團隊來維護運行,檔案管理人員必須進行專業(yè)學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)考核,具備較高的專業(yè)素質(zhì)和較強的業(yè)務(wù)能力。積極學(xué)習(xí)歐美發(fā)達國家信息化管理經(jīng)驗,切勿全盤照搬,不注重實際情況,取其精華,去其糟粕,選擇適合的管理經(jīng)驗真正為我所用;實現(xiàn)資源共享,構(gòu)建數(shù)字化的資源平臺,統(tǒng)一集中整合信息,設(shè)立綜合資源管理機制,使檔案信息有初級管理和高級管理兩個模式,實現(xiàn)分層化共享,避免受空間和時間影響,保證其平臺完善性,在工作中的問題及時反饋。
檔案管理工作是社會信息的來源,檔案工作也會越來越受到人們的廣泛關(guān)注。在科學(xué)技術(shù)大發(fā)展的背景下,信息技術(shù)的出現(xiàn),為檔案管理工作提供了有效的技術(shù)保障,信息技術(shù)開啟了檔案管理工作的新紀元。傳統(tǒng)的檔案管理方法與創(chuàng)新科技的結(jié)合優(yōu)化升級了管理檔案途徑。在信息化的服務(wù)體系中,保證了檔案資料本身的可靠性和完整性,提高了工作效率,管理方式的改革創(chuàng)新為有效收集和保存社會信息資源打下堅實基礎(chǔ)
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