【摘要】隨著高職院�？缭绞降陌l(fā)展和人事制度改革的不斷深入，對傳統(tǒng)的人事檔案工作提出了諸多挑戰(zhàn)。人事檔案信息化建設(shè)是信息時代人事檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，實現(xiàn)人事檔案信息化勢在必行。高職院校必須加快人事檔案信息化建設(shè)的進程來應(yīng)對新的形勢和挑戰(zhàn)。針對目前高職院校人事檔案信息化建設(shè)存在的問題，提出了解決方案，希望對高職院校人事檔案信息建設(shè)起到積極的作用。
　　【關(guān)鍵詞】高職院校;人事檔案;信息化建設(shè)
　　高職院校人事檔案是一種重要的信息資源，反映了教職工個人經(jīng)歷、政治面貌、思想品德、工作業(yè)績、學識能力等信息，是個人人生閱歷的濃縮，是合理“選人用人”的重要依據(jù)。近年來，高職院�？缭绞桨l(fā)展和人事制度改革的不斷深入對人事檔案工作提出了新的要求，同時也帶來了一系列挑戰(zhàn)，必須加快人事檔案信息化建設(shè)步伐來迎接新的挑戰(zhàn)，適應(yīng)新的要求。
　　一、高職院校人事檔案信息化建設(shè)的作用
　　（一）有利于人才的選拔。高職院校人事檔案信息化實現(xiàn)了檔案信息資源的共享，學校領(lǐng)導和人事部門可以快速、全面地掌握各級干部隊伍狀況等最新信息，為領(lǐng)導決策和人事部門“選人用人”提供依據(jù)，為人才資源的合理使用提供信息參考，充分發(fā)揮人事檔案的重要作用。
　�。ǘ�）有利于人事信息的真實和更新。傳統(tǒng)的人事檔案管理由于檔案材料轉(zhuǎn)遞不及時，信息溝通不暢通等原因，導致檔案內(nèi)容和數(shù)據(jù)庫信息存在延時現(xiàn)象。同時因為是人工錄入，即便是多次校對，出現(xiàn)錯誤也是在所難免。人事檔案信息化后，教職工可以不通過檔案管理人員，無論在何時何地都可以進入人事檔案網(wǎng)絡(luò)平臺，根據(jù)一定的權(quán)限查詢到自己的基本信息，能對信息的準確性提出建議，使得信息更加準確。教職工所在的部門也可以根據(jù)權(quán)限和一定的程序在個人信息發(fā)生變動后第一時間上傳到數(shù)據(jù)庫里，信息能夠得到及時更新和補充。
　�。ㄈ�）有利于提高人事檔案的工作效率。傳統(tǒng)的人事檔案管理主要是以手工操作方式為主，工作量大、任務(wù)重，效率低，查閱復(fù)雜，費時費力。人事檔案實現(xiàn)信息化后，數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)只要一次錄入就可多次利用，查閱人事信息也不用受時間和空間的限制，變得更加快捷、迅速。在做相關(guān)統(tǒng)計的時候不需要逐個查詢，利用計算機強大的統(tǒng)計功能，不用耗費太多的時間和精力就可以完成，既能保證辦事的質(zhì)量，又能提高辦事的效率。
　　（四）有利于人事檔案原件的保護。在傳統(tǒng)的人事檔案工作中，查詢個人的信息需要翻閱檔案原件，平均一份檔案每年要翻閱2到3回，有爭議的翻閱次數(shù)更多，在利用相關(guān)材料時還要反復(fù)拆裝，難免會有破損的情況出現(xiàn)。人事檔案實現(xiàn)信息化后，查詢個人信息只需要進入數(shù)據(jù)庫調(diào)取信息即可，不用接觸檔案原件，可以有效地保護檔案原件，延長檔案壽命。
　　二、高職院校人事檔案信息化存在的問題
　　（一）認識不到位，缺少足夠的重視。長期以來，高職院校的管理者對人事檔案的重視程度不夠，認為人事檔案工作是一項輔助工作，與學校的教學科研等中心工作無關(guān)。片面地認為人事檔案工作沒什么難度，誰都可以做，只要有人管理，能提供素材就行，缺乏足夠的重視。一些高職院校甚至沒有配備專職的人事檔案管理人員，大多數(shù)由學校人事工作人員兼管檔案，一人身兼多職，不能專職專事，而人事檔案信息化工作是一項任務(wù)繁重、短期難見成效的工作，身兼數(shù)職的人事檔案工作人員沒有精力和時間進行信息化建設(shè)。
　�。ǘ�）系統(tǒng)建設(shè)不完善，缺乏適用性強的人事檔案管理系統(tǒng)。當前我國高校的人事檔案信息化管理尚未形成統(tǒng)一的規(guī)劃和標準，各個學校往往采用的都是自行研制的人事檔案管理軟件，這些軟件系統(tǒng)僅僅是對人員的基本信息、檔案目錄、檔案轉(zhuǎn)遞情況等幾個環(huán)節(jié)進行計算機管理，存在規(guī)模小、功能少、存儲的信息少、網(wǎng)絡(luò)化水平低、操作繁瑣等問題，難以適應(yīng)現(xiàn)代信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展。同時，由于系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的安全性難以保證，使得人事檔案管理系統(tǒng)長期處于封閉狀態(tài)，沒有實現(xiàn)信息資源共享，無法發(fā)揮信息化的優(yōu)勢，降低了人事檔案的利用率。
　�。ㄈ�）人事檔案管理不到位，效率低下。大多數(shù)高職院校的人事檔案管理停留在傳統(tǒng)的管理模式，主要內(nèi)容是人事檔案的接收和保管，主要采取手工操作方式，存在工作強度大、進度緩慢、容易出錯、查閱復(fù)雜、利用效率低等缺點，檔案工作人員往往陷入繁瑣的手工勞動中，無暇進行檔案信息化工作。
　　（四）內(nèi)容單一，缺乏個性化信息。高職院校的人事檔案沒有個性、特點的現(xiàn)象普遍，多是反映個人主要工作經(jīng)歷、政治面貌、品德作風等方面，且內(nèi)容多是籠統(tǒng)的空話套話，缺少反映教職工科研情況、知識結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平、專業(yè)特長、興趣愛好和成績等方面的個性化信息，不能全面反映其綜合素質(zhì)和實際能力，難以為領(lǐng)導決策和人事部門“選人用人”提供全面的信息支持。缺少這些個性化的信息不利于人事檔案數(shù)據(jù)庫的信息采集、分類和利用，同時也使得人事檔案信息化的意義大打折扣。
　　三、高職院校人事檔案信息化建設(shè)的實現(xiàn)途徑
　�。ㄒ唬┨岣邔θ耸聶n案信息化建設(shè)的認識。高職院校檔案管理人員應(yīng)該加強與領(lǐng)導的溝通，引導領(lǐng)導重視人事檔案工作，將人事檔案工作納入學校的整體發(fā)展規(guī)劃，同時為檔案工作爭取到足夠的經(jīng)費并保證落實到位，配備信息化必備的硬軟件設(shè)施，保障人事檔案信息化建設(shè)的開展。學校領(lǐng)導應(yīng)該主動關(guān)心檔案工作者的工作，學習和生活情況，讓他們享受同等的晉升待遇，激發(fā)檔案工作者的積極性，促進人事檔案工作績效的提高。
　�。ǘ�）充實檔案人事檔案內(nèi)容，提高檔案利用價值�，F(xiàn)行的人事材料除了有反映“德”方面的材料外，應(yīng)該多加入反映“能”“勤”“績”的材料，能全面地反映個人情況，避免人事檔案沒有特點和個性，出現(xiàn)“千人一面”的情況，并使檔案始終處于動態(tài)的過程，定期對人事檔案材料進行鑒別、更新，使人事檔案內(nèi)容處于不斷更新的狀態(tài)。這樣能夠提高檔案利用價值，使人事檔案信息化建設(shè)更加有意義。
　　（三）加強人事檔案系統(tǒng)建設(shè)。國家組織部門應(yīng)該根據(jù)全國人事檔案工作的實際，研究、開發(fā)、推廣標準統(tǒng)一規(guī)范的、先進適用的人事檔案管理軟件，避免高職人事檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)不能兼容、各自為政的情況，實現(xiàn)人事檔案信息資源的共享，真正把人事信息庫變成人才資源庫，推動高職院校的教育事業(yè)的發(fā)展。同時高職院校應(yīng)該制定符合本單位實際的人事檔案管理規(guī)范制度，科學規(guī)范地使用人事檔案管理系統(tǒng)，并使人事檔案工作有章可循，實現(xiàn)高質(zhì)量、規(guī)范化管理。
　�。ㄋ模┐_保人事檔案數(shù)據(jù)資料的安全和保密。在人事檔案信息化建設(shè)的過程中，檔案管理人員一定要做好檔案信息安全和保密工作，把信息安全放在突出的位置，提高信息安全意識。建立安全技術(shù)保障體系，根據(jù)檔案信息使用者的不同目的，授予不同的使用權(quán)限，根據(jù)不同密級，確定控制訪問的許可范圍。要明確人事檔案可公開和非公開信息的范圍，對于保密范圍內(nèi)的人事檔案信息，要嚴禁上網(wǎng)，對于可以在互聯(lián)網(wǎng)上公開的檔案信息，對查閱人要進行嚴格的身份權(quán)限認證。
　　信息時代的快速發(fā)展，對高職院校人事檔案工作提出了新的要求，也需要高職院校重視起來，運用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，提高認識，開拓創(chuàng)新，整合資源，爭取早日實現(xiàn)人事檔案工作的實時化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和資源共享，更好地為高職院校的教育事業(yè)服務(wù)，從而推動人事檔案信息化建設(shè)快速向前發(fā)展。
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