摘   要：高校的教學(xué)檔案資源是教學(xué)評估的基礎(chǔ)及重要依據(jù)。另一方面，教學(xué)評估工作的開展也對高校的教學(xué)檔案建設(shè)提出了新的要求，而檔案信息化則是其中的重點。教學(xué)評估一方面是檔案信息化建設(shè)的挑戰(zhàn)，另一方面也是促進(jìn)高校加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的機(jī)遇。文章分析了目前高校檔案信息化存在的問題，并以南京藝術(shù)學(xué)院為例，闡明了高校如何以教學(xué)評估為契機(jī)，推進(jìn)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。
　　關(guān)鍵詞：檔案管理;檔案信息化;教學(xué)評估
　　1    教學(xué)檔案為高校教學(xué)評估工作提供重要依據(jù)
　　在教學(xué)活動中長期累積形成的高校教學(xué)檔案是教學(xué)的原始記錄，具備參考及保存價值，并存在多種不同的存儲形式。教學(xué)檔案是教學(xué)管理工作的基礎(chǔ)，是高校教學(xué)、科研及管理水平的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)，能夠準(zhǔn)確、完整、真實了解高校教學(xué)成果及教學(xué)管理工作發(fā)展過程[1]。教學(xué)檔案也在教學(xué)評估工作中發(fā)揮著極為重要的作用。完整、規(guī)范的教學(xué)檔案資料能夠為做好高校教學(xué)評估準(zhǔn)備工作打下良好基礎(chǔ)，優(yōu)質(zhì)的教學(xué)檔案管理也必然會對教學(xué)評估工作產(chǎn)生積極的影響。
　　2    高校教學(xué)檔案信息化的必要性
　　在高校教學(xué)檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為支撐，采用計算機(jī)技術(shù)處理、保存及管理教學(xué)檔案信息，提高教學(xué)檔案的利用價值，為高校的教學(xué)改革服務(wù)，已經(jīng)成為高校教學(xué)檔案建設(shè)與管理的必然趨勢。教學(xué)檔案的信息程度及水平從某種程度上也反映了高校教學(xué)管理信息化的水平[2]。
　　2.1  是順應(yīng)時代發(fā)展的必然要求
　　如今，信息技術(shù)已廣泛應(yīng)用于生活的方方面面，而在高校開展教學(xué)檔案信息化建設(shè)與管理也已成為教學(xué)工作的重點。高校教學(xué)檔案建設(shè)與管理是體現(xiàn)高校教學(xué)管理水平的重要尺度，同時也是高校教學(xué)評估工作的基礎(chǔ)依據(jù)及重點評估對象之一。信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及多媒體技術(shù)廣泛應(yīng)用于教學(xué)之中，高校的教學(xué)方法及形式也隨之產(chǎn)生了巨大的變化：教學(xué)活動內(nèi)容日益豐富，教學(xué)方法、手段多樣。這種情況為高校教學(xué)檔案管理帶來了更大的挑戰(zhàn)，教學(xué)檔案的數(shù)量急速增加，檔案的收集、轉(zhuǎn)化難度增加，大大增加了高校教學(xué)檔案建設(shè)與管理工作的工作量及難度。因此，高校為促進(jìn)教學(xué)改革不斷深化，應(yīng)當(dāng)加快教學(xué)檔案信息化、數(shù)字化的建設(shè)步伐，為高校的發(fā)展提供保障，以適應(yīng)科技時代發(fā)展的需要。
　　2.2  高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理要求高校實行教學(xué)檔案信息化
　　隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及多媒體技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息日益呈現(xiàn)多元化的趨勢：原先單一的紙質(zhì)文檔形式逐漸被替代，電子文檔、數(shù)字圖像、音頻、視頻等資源形式及光盤、硬盤等資源承載方式成為存儲教學(xué)資源的重要方法。教學(xué)檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化能夠提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、查找的便利性及管理的規(guī)范性。在高校教學(xué)檔案建設(shè)與管理中引入信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，依靠強(qiáng)大的信息技術(shù)數(shù)據(jù)儲存功能和完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，能夠大大提高高校教學(xué)檔案管理的水平及效率。
　　2.3  有利于提高教學(xué)檔案的使用效果及利用率
　　高校教學(xué)檔案能夠為今后的教學(xué)管理工作提供借鑒，完善的教學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)可以為教師和學(xué)生提供非常便捷、高效、準(zhǔn)確的教學(xué)檔案查詢服務(wù)。能夠滿足師生、學(xué)校及社會不同群體對教學(xué)檔案的需求，只要權(quán)限許可，通過在資源庫中進(jìn)行檔案的信息檢索、查找、下載，就能夠便捷地實現(xiàn)高校教學(xué)檔案資源的共享。
　　3    高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)與管理工作中存在的問題
　　3.1  教學(xué)檔案信息化意識較為薄弱
　　許多高校為提高學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量，在教學(xué)第一線投入大量的人力、物力、財力，而對于看似與提高教學(xué)水平?jīng)]有直接關(guān)系的檔案管理工作缺乏投入。許多高校領(lǐng)導(dǎo)和教師及部分檔案管理人員檔案信息化意識較為淡薄，對于教學(xué)檔案的收集、整理、開發(fā)利用程度都不夠。例如，由于缺少制度的支持，檔案管理人員并不重視檔案的信息化工作，做不到及時將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子文檔，常常存在材料收集不全、準(zhǔn)確性不高等問題。
　　3.2  缺乏經(jīng)費及軟、硬件支持
　　教學(xué)檔案信息化工作的經(jīng)費投入不足，設(shè)備及軟件系統(tǒng)也有待改善。經(jīng)費是高校開展教學(xué)管理工作的基礎(chǔ)保障，教學(xué)檔案的建設(shè)與管理同樣需要經(jīng)費的支撐。而許多高校沒有投入充足的經(jīng)費進(jìn)行軟、硬件的購置，造成設(shè)備的陳舊、老化，軟件系統(tǒng)功能不足，使得教學(xué)檔案信息化工作難以正常開展。
　　3.3  缺乏檔案管理的專門技術(shù)人才，信息管理水平低下
　　目前許多高校檔案管理存在人員數(shù)量少，素質(zhì)參差不齊的問題。通過調(diào)查研究，發(fā)現(xiàn)大部分高校教學(xué)檔案的管理人員多為行政人員、教學(xué)秘書或是由新任教師兼任，缺乏精通檔案專業(yè)知識及信息技術(shù)的復(fù)合型專業(yè)人才。檔案管理人員數(shù)量不足、兼職人員的精力與能力不足和與日俱增的教學(xué)檔案之間存在著巨大的矛盾，也無法為將來的教學(xué)評估提供充足、準(zhǔn)確的信息化檔案資源。
　　3.4  缺乏先進(jìn)的檔案管理手段和技術(shù)
　　據(jù)調(diào)查，傳統(tǒng)的檔案管理手段和技術(shù)仍被許多高校廣泛采用：文檔材料的收集、整理、檢索等大多數(shù)仍以紙質(zhì)及純手工的方式進(jìn)行。而隨著檔案文檔數(shù)量的迅速增長及數(shù)字化文檔的大范圍使用，傳統(tǒng)的管理模式將會難以適應(yīng)檔案管理的新趨勢，既無法解決工作量急速增加帶來的問題，還需要增加存儲紙質(zhì)文檔的經(jīng)費投入。同時，傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理方式以紙質(zhì)資源為主，不利于長期保存，信息檢索不便，難以實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享[3]。
　　3.5  教學(xué)檔案的收集、整理不規(guī)范，難以實現(xiàn)數(shù)字化
　　許多高校的職能部門與各院系在檔案材料的收集與整理過程中往往帶有很大的隨意性，沒有提出明確的歸檔范圍和要求。同時，各高校的教學(xué)活動大多具有學(xué)科種類多、專業(yè)性強(qiáng)等特點，從而使得教學(xué)檔案也具有了內(nèi)容繁雜、種類多樣的特點。教學(xué)檔案的產(chǎn)生往往貫穿教學(xué)工作的整個過程，并常常同時涉及多個部門，因此很容易出現(xiàn)教學(xué)檔案收集不完整、遺失錯漏、分類錯誤等現(xiàn)象，增加了教學(xué)檔案的信息化建設(shè)與管理的困難。

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