摘要：實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制規(guī)范就需要率先控制行政事業(yè)單位的內(nèi)部信息化。文章將會(huì)以行政事業(yè)單位建設(shè)過(guò)程中所出現(xiàn)的問(wèn)題作為論述的重點(diǎn)，并同時(shí)會(huì)對(duì)所可能要面臨的問(wèn)題進(jìn)行分析，以及提出問(wèn)題的解決措施其中會(huì)以A單位為例，簡(jiǎn)析其建設(shè)過(guò)程，為其他單位建設(shè)提供一定的經(jīng)驗(yàn)。
　　關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制信息化;行政事業(yè)單位;內(nèi)控系統(tǒng)
　　一、解決在內(nèi)部控制信息化建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題
　�。ㄒ唬┰谂c行政事業(yè)單位建立內(nèi)部控制的相關(guān)政策中有特意強(qiáng)調(diào)單位和業(yè)務(wù)是行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的兩方面
　　他們的區(qū)別在于，單位層面主要是采取“軟”的措施進(jìn)行控制，例如明確分工崗位職責(zé)、部門職能等，但是這就容易導(dǎo)致缺少信息化利用，易出現(xiàn)信息系統(tǒng)無(wú)法落實(shí)的問(wèn)題。業(yè)務(wù)層面則是相反的采取“硬”的措施進(jìn)行控制，例如預(yù)算、收入等業(yè)務(wù)的控制。除此之外，根據(jù)規(guī)范中“評(píng)價(jià)與監(jiān)督”這一項(xiàng)規(guī)定便可以把內(nèi)部控制評(píng)價(jià)，內(nèi)部控制自我評(píng)價(jià)報(bào)告、監(jiān)督等都被信息化的管理，而在這的前提就是一定要全部收入到信息系統(tǒng)中。這一項(xiàng)的措施也有利于管理人員跟蹤單位內(nèi)部控制評(píng)價(jià)和完善工作效率的提升。
　　（二）現(xiàn)有信息系統(tǒng)和內(nèi)部控制信息化的聯(lián)系
　　在啟用內(nèi)部控制信息化之前行政事業(yè)單位一定要對(duì)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)進(jìn)行建立和使用，這樣內(nèi)部控制信息化才能實(shí)施啟動(dòng)，也才能使部分管理控制得到實(shí)現(xiàn)。而由于目前受到環(huán)境和歷史因素的影響，每個(gè)系統(tǒng)所用到的信息的技術(shù)框架都不一樣，這也就要求了內(nèi)部控制系統(tǒng)要同時(shí)做到對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行兼容和完善。
　�。ㄈ�）建設(shè)組織與措施
　　區(qū)別于大部分專門設(shè)置內(nèi)部控制部門的企業(yè)，行政事業(yè)單位通常會(huì)將內(nèi)部控制信息化劃分到財(cái)政部門之中進(jìn)行管理。當(dāng)然，這也并不是單方面的，只有通過(guò)財(cái)會(huì)部門和信息部門的合作才能讓內(nèi)部控制信息化繼續(xù)工作。所以在單位內(nèi)組織一個(gè)專門的組織，也就是，選擇一個(gè)負(fù)責(zé)人對(duì)整支隊(duì)伍進(jìn)行帶領(lǐng)，各部門分工明確又相互協(xié)作，財(cái)會(huì)與信息部門共同負(fù)責(zé)實(shí)施、其他部門參與即可，這樣內(nèi)部控制信息化在一定程度上可以更加便捷有效。
　　二、內(nèi)部控制信息化建設(shè)的預(yù)想
　　經(jīng)過(guò)對(duì)理論的研究與實(shí)踐的探索，發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制所確切包含的內(nèi)容已涉及到了單位中管理控制的許多方面。這也就說(shuō)明了如果想要實(shí)現(xiàn)整體的控制，就要從行政事業(yè)單位的管理控制著手。那么這時(shí)就可以建立一個(gè)由采集、規(guī)則庫(kù)、風(fēng)險(xiǎn)分析、決策、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)等系統(tǒng)共同組成的一個(gè)應(yīng)用框架，然后經(jīng)過(guò)信息流、控制流和部門的預(yù)算、國(guó)庫(kù)支付、辦公自動(dòng)化、政府的采購(gòu)等系統(tǒng)集成起來(lái)。這時(shí)由操作平臺(tái)、數(shù)據(jù)庫(kù)等構(gòu)成的信息化環(huán)境更有利于內(nèi)部控制系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息的獲得，存儲(chǔ)等。
　　（一）控制的對(duì)象
　　在單位內(nèi)所發(fā)生的一切經(jīng)濟(jì)活動(dòng)或業(yè)務(wù)流程都是內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的控制對(duì)象。其中業(yè)務(wù)流程包括了兩部分，分別是屬于日常管理的活動(dòng)和某一單一的具體的活動(dòng)，例如材料的采購(gòu)、經(jīng)費(fèi)的報(bào)銷等等。除此之外，存有業(yè)務(wù)流程的政府采購(gòu)、部門預(yù)算等核心系統(tǒng)，通過(guò)流動(dòng)的資金和物流一齊形成對(duì)應(yīng)的信息流。
　　（二）采集系統(tǒng)
　　對(duì)控制對(duì)象信息進(jìn)行收集的主要系統(tǒng)就是采集系統(tǒng)。它屬于的是結(jié)果收集系統(tǒng)。它所發(fā)揮的作用就是對(duì)單位的管理活動(dòng)中所產(chǎn)生的信息進(jìn)行采集，然后進(jìn)行處理加工，再運(yùn)用一定的格式方法存儲(chǔ)起來(lái)，這樣風(fēng)險(xiǎn)系統(tǒng)也會(huì)有了一定的保障。在“采集”的過(guò)程中，自動(dòng)采集會(huì)計(jì)信息和業(yè)務(wù)信息。這里的信息采集的速度、數(shù)量都會(huì)對(duì)控制的效率和質(zhì)量產(chǎn)生一定的影響，所以采集內(nèi)容的確定是十分重要的，因?yàn)檫@會(huì)影響到經(jīng)濟(jì)活動(dòng)信息采集時(shí)的準(zhǔn)確性。
　�。ㄈ�）規(guī)則庫(kù)系統(tǒng)
　　內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)、控制框架、控制規(guī)范、控制制度包含在了規(guī)則系統(tǒng)當(dāng)中，四者一起規(guī)定的控制指令和程序組成的數(shù)據(jù)庫(kù)才真正的組成了規(guī)則系統(tǒng)。從規(guī)則結(jié)構(gòu)劃分的角度來(lái)看，它可以劃分為結(jié)構(gòu)和非結(jié)構(gòu)兩種規(guī)則。其中結(jié)構(gòu)化的規(guī)則是可以通過(guò)結(jié)構(gòu)化的語(yǔ)音描述將信息規(guī)劃到信息系統(tǒng)中去，而非結(jié)構(gòu)化規(guī)則就相對(duì)“自由”并且受人為因素的影響，不同的單位對(duì)它的理解也不一樣。
　�。ㄋ模┛刂葡到y(tǒng)
　　首先風(fēng)險(xiǎn)分析所反饋的結(jié)果會(huì)經(jīng)過(guò)控制系統(tǒng)的分析發(fā)出相應(yīng)指令，然后再通過(guò)管理者對(duì)活動(dòng)進(jìn)行控制，在這個(gè)過(guò)程中也一定是要在控制權(quán)限之內(nèi)的。控制指令一般分為柔性的控制和剛性的控制。柔性控制是通過(guò)非結(jié)構(gòu)化的控制被實(shí)現(xiàn)的，系統(tǒng)采取自動(dòng)的方式工作就是在柔性控制的影響之下進(jìn)行的，即采取自動(dòng)提示的方法來(lái)對(duì)管理者起到提示作用，因?yàn)檫@樣對(duì)管理者參與到控制過(guò)程中有一定的便捷。另一方面的剛性控制則是通過(guò)結(jié)構(gòu)化的控制規(guī)則來(lái)實(shí)現(xiàn)的，在這種剛性控制的情況下，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)會(huì)直接被系統(tǒng)所阻止，以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)控制的目的。
　�。ㄎ澹┍O(jiān)督系統(tǒng)
　　監(jiān)督系統(tǒng)的主要就是負(fù)責(zé)對(duì)數(shù)據(jù)和結(jié)果進(jìn)行有效地監(jiān)測(cè)和督查，這里的數(shù)據(jù)便是在內(nèi)部控制執(zhí)行過(guò)程中所產(chǎn)生的，就是將單位運(yùn)營(yíng)活動(dòng)所產(chǎn)生的結(jié)果和行政事業(yè)單位戰(zhàn)略決策做一個(gè)比較，與此同時(shí)還要在規(guī)定的時(shí)間中把對(duì)比的結(jié)果上包給單位管理的當(dāng)局，再對(duì)內(nèi)部控制的效果進(jìn)行分析。這樣一來(lái)有利于單位管理的當(dāng)局對(duì)內(nèi)部控制政策進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，使它更加的適應(yīng)不斷發(fā)展的社會(huì)和不斷變化的內(nèi)部與外部環(huán)境。
　�。�六）決策系統(tǒng)
　　對(duì)數(shù)據(jù)挖掘、聯(lián)機(jī)數(shù)據(jù)分析等輔助決策技術(shù)進(jìn)行有效應(yīng)用可以實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的決策，不過(guò)這也一定是要在監(jiān)督系統(tǒng)的基礎(chǔ)之上決策系統(tǒng)才可以發(fā)揮出作用。這樣便可以為內(nèi)部控制決策過(guò)程提供一個(gè)重要的數(shù)據(jù)支撐。決策系統(tǒng)作為現(xiàn)在行政事業(yè)單位戰(zhàn)略控制的一個(gè)重要的支撐和保障，首先它會(huì)通過(guò)單位制定一個(gè)長(zhǎng)期的未來(lái)發(fā)展規(guī)劃，并同時(shí)也要以決策指標(biāo)為基礎(chǔ)制定一個(gè)控制標(biāo)準(zhǔn)，然后與在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中最后所分析得出的數(shù)據(jù)對(duì)決策進(jìn)行改整。
　　三、某行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)的建立過(guò)程
　�。ㄒ唬┯行ЫM織并進(jìn)行管理
　　接下來(lái)將會(huì)以交通部的某行政單位為例子進(jìn)行簡(jiǎn)單的分析簡(jiǎn)述。如上文中所提到的在建設(shè)的過(guò)程中可以選擇一個(gè)負(fù)責(zé)人對(duì)這個(gè)“專門組織進(jìn)行帶領(lǐng)”。所以在此單位中便是以局長(zhǎng)作為負(fù)責(zé)人對(duì)小組進(jìn)行帶領(lǐng)，共同促進(jìn)單位建設(shè)發(fā)展;然后還需要信息部門為小組提供一定的支持，并且是由財(cái)務(wù)部門對(duì)小組進(jìn)行具體事項(xiàng)的負(fù)責(zé);除此之外的第三點(diǎn)便是業(yè)務(wù)部門也要一起參與到其中來(lái)，最后就是讓軟件公司對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行研發(fā)。另外也了解到小組在初期之時(shí)曾到過(guò)上海、山東、河北等單位展開調(diào)研以獲取有用經(jīng)驗(yàn)。而收支管理情況、預(yù)算管理情況、資產(chǎn)管理情況、協(xié)議管理情況等也都是需要進(jìn)行學(xué)習(xí)的。
　�。ǘ�）工作流程
　　第一、要對(duì)內(nèi)部控制信息化體系有一個(gè)初步的建立設(shè)想并初步的建立起來(lái)，以便讓單位中的部分內(nèi)控制度、崗位分工，職責(zé)等與內(nèi)控都有關(guān)系的信息一起納入到系統(tǒng)中去，與此同時(shí)需要對(duì)有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)的文檔進(jìn)行有效輸出。第二依據(jù)內(nèi)部控制規(guī)范對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理，其中所包含的仍然是總賬系統(tǒng)、零余額支付系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)等，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)矩陣的分析。也是在此過(guò)程中把相互獨(dú)立的控制機(jī)制如決策、監(jiān)督、執(zhí)行共同納入到實(shí)際的業(yè)務(wù)流程當(dāng)中，進(jìn)行應(yīng)用。第三經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中所產(chǎn)生的內(nèi)控缺陷，內(nèi)部控制系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)檢測(cè)，記錄、報(bào)告，然后對(duì)缺陷的整改進(jìn)度繼續(xù)進(jìn)行追蹤監(jiān)督。第四，建立一個(gè)自我評(píng)價(jià)的報(bào)告制度。這個(gè)過(guò)程是先通過(guò)采取不同種類的評(píng)價(jià)方式，再依靠業(yè)務(wù)抽取、風(fēng)險(xiǎn)檢索等開展的。這樣就有利于相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和單位部門的查閱。
　�。ㄈ�）系統(tǒng)內(nèi)部功能的結(jié)構(gòu)
　　如何體現(xiàn)出行政單位內(nèi)控信息系統(tǒng)的功能狀況如何，就需要數(shù)據(jù)資源、業(yè)務(wù)平臺(tái)、內(nèi)控生服務(wù)、內(nèi)控生命周期、內(nèi)控信息五層次的共同作用，而這也主要依據(jù)的是對(duì)內(nèi)控信息系統(tǒng)的良好規(guī)劃與設(shè)計(jì)。其中第一個(gè)數(shù)據(jù)資源層面則主要是來(lái)自于單位的內(nèi)外兩部，如上文所述的結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化;第二個(gè)業(yè)務(wù)平臺(tái)層面，在這個(gè)層面當(dāng)中實(shí)現(xiàn)內(nèi)控服務(wù)與數(shù)據(jù)資源層有效聯(lián)結(jié)的重要工具就是服務(wù)總路線（ESB）。第三個(gè)層面內(nèi)控服務(wù)層，在這個(gè)層面主要的特色就是建立了預(yù)算、報(bào)銷、資金、固定資產(chǎn)等控制服務(wù)間的調(diào)用關(guān)系，并且這些也都是通過(guò)一定的邏輯所建立起來(lái)的。這就有利于與單位內(nèi)現(xiàn)有的系統(tǒng)流程有機(jī)整合。第四個(gè)內(nèi)控生命周期層，在這個(gè)層面中最終會(huì)提高內(nèi)控的總的管理效率，它主要是采用將固定的步驟實(shí)現(xiàn)的，此步驟首先通過(guò)文檔電子化和工作流程的管理方式再采取內(nèi)控計(jì)劃、執(zhí)行、缺陷整改、控制評(píng)價(jià)的具體步驟開展的。最后一個(gè)信息管理層，通過(guò)此層面中的內(nèi)控消息的預(yù)警等最終幫助管理者做出正確的判斷。
　　參考文獻(xiàn)：
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