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淺議加強(qiáng)院級學(xué)籍管理信息化建設(shè)的重要性

發(fā)布時間:2019-08-14 來源: 人生感悟 點擊:


  【摘要】在對院級學(xué)籍管理特點及現(xiàn)狀進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上,對加強(qiáng)院級學(xué)籍管理信息化建設(shè)的重要性展開探究,并提出了院級學(xué)籍管理信息化建設(shè)路徑,為關(guān)注相關(guān)話題的人們提供參考。
  【關(guān)鍵詞】高等院校 院級學(xué)籍管理 信息化建設(shè)
  一、院級學(xué)籍管理特點及現(xiàn)狀分析
  1.院級學(xué)籍管理特點
  高校學(xué)籍管理工作主要集中在學(xué)院,由學(xué)院負(fù)責(zé)進(jìn)行學(xué)生學(xué)習(xí)和實踐活動的組織,并且負(fù)責(zé)由此產(chǎn)生的學(xué)籍檔案材料的收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用。從學(xué)生入學(xué)注冊開始,學(xué)院就要完成學(xué)生學(xué)籍檔案的建立,并直至學(xué)生畢業(yè)都要負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案的管理。在學(xué)生在校的3~5年內(nèi),學(xué)院將組織學(xué)生開展豐富教學(xué)活動,產(chǎn)生內(nèi)容豐富且瑣碎的學(xué)籍檔案資料,包含學(xué)生基本信息、學(xué)籍異動材料、體檢表、各項活動材料、成績表、入黨(團(tuán))材料、畢業(yè)鑒定表等,從而實現(xiàn)對學(xué)生在校情況的全面反映。
  2.院級學(xué)籍管理現(xiàn)狀
  學(xué)校在學(xué)生管理方面,普遍完成了教務(wù)管理系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)等各種系統(tǒng)地建設(shè)。但在學(xué)籍管理方面,學(xué)院依然主要采用手動操作方式進(jìn)行學(xué)籍檔案資料的管理,學(xué)院辦理的休學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等手續(xù)大多為紙質(zhì)資料,辦理過程中不僅需要在相應(yīng)匯總表中進(jìn)行信息地填寫,還要對年級表格中進(jìn)行信息變更。在檔案保存方面,紙質(zhì)材料容易出現(xiàn)破損,導(dǎo)致材料信息不全。而各學(xué)院的學(xué)籍檔案相互封閉,各成體系,難以實現(xiàn)信息溝通和交流。在檔案管理方面,從現(xiàn)有情況來看,一些學(xué)院在學(xué)籍檔案管理方面按照學(xué)期歸檔,一些則按照年度歸檔,導(dǎo)致學(xué)籍檔案資料管理不統(tǒng)一,容易出現(xiàn)重復(fù)勞動的情況。而在檔案利用上,采用手工查找檔案方式進(jìn)行信息查找和進(jìn)行個人學(xué)籍異動等事項的辦理,往往需要花費較長的時間,造成學(xué)籍檔案利用率和準(zhǔn)確率均較低。
  二、院級學(xué)籍管理信息化建設(shè)的重要性分析
  1.實現(xiàn)院級學(xué)籍統(tǒng)籌管理
  在信息化發(fā)展背景下,各種各樣的現(xiàn)代化教學(xué)管理手段得到了利用。加強(qiáng)院級學(xué)籍檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè),則能使學(xué)籍檔案管理人員利用系統(tǒng)進(jìn)行學(xué)生學(xué)籍信息的管理和維護(hù),從而規(guī)范的進(jìn)行學(xué)籍收集、整理等工作。在實際工作中,管理人員利用系統(tǒng)可以將各種分散的學(xué)籍檔案資料信息進(jìn)行分類整理和優(yōu)化整合,即按照檔案材料性質(zhì)、作用,分別利用學(xué)生基本信息模塊、學(xué)生學(xué)籍異動模塊、學(xué)生能力信息模塊、學(xué)生成績信息模塊等模塊進(jìn)行材料的整理和歸檔。針對多媒體文件、電子文件等各種信息資料,采用系統(tǒng)也能實現(xiàn)學(xué)籍信息統(tǒng)一管理,從而與學(xué)校各種信息應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行順利對接,成為學(xué)校信息管理中心重要組成部分,繼而使各學(xué)院學(xué)籍檔案得到統(tǒng)籌管理。
  2.提高院級學(xué)籍管理水平
  加強(qiáng)院級學(xué)籍管理信息化建設(shè),可以促使原本學(xué)籍管理方式得到改變,利用計算機(jī)實現(xiàn)各種學(xué)生學(xué)籍信息的錄入,使相關(guān)材料得以用電子形式保存下來,為后續(xù)材料查找和使用提供便利。采用該種管理方式,可以通過網(wǎng)絡(luò)完成各種學(xué)籍異動事項的辦理,利用電子手續(xù)進(jìn)行紙質(zhì)手續(xù)的替代,從而有效預(yù)防信息丟失,使學(xué)籍檔案準(zhǔn)確性和管理效率得到提高。借助信息管理系統(tǒng),學(xué)生、管理人員可以實現(xiàn)學(xué)籍工作的在線申請和辦理,有效提升工作效率。伴隨著高校辦學(xué)模式的細(xì)化和學(xué)校不斷擴(kuò)招,學(xué)院學(xué)籍管理也將面臨更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn),通過信息化建設(shè)實現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍高效管理,則能使學(xué)生學(xué)籍管理成本得到減少,繼而促使高校學(xué)籍管理水平得到提高。
  3.加強(qiáng)院級學(xué)籍檔案利用
  采取信息化建設(shè)的方法途徑,也能使院級學(xué)籍檔案得到更好的利用。因為借助信息系統(tǒng),院級之間能夠在學(xué)生學(xué)籍管理方面實現(xiàn)交互。借助網(wǎng)絡(luò),則能實現(xiàn)學(xué)籍檔案資料數(shù)據(jù)的共享,為相關(guān)管理人員查閱資料提供便利。在學(xué)生日常管理方面,教師可以通過查詢學(xué)籍信息確定學(xué)生獎懲情況、學(xué)習(xí)成績和社會實踐活動開展情況等各方面的信息,有針對性的對學(xué)生進(jìn)行指導(dǎo)和教育,促使學(xué)生得到更好地發(fā)展。因此加強(qiáng)院級學(xué)籍管理信息化建設(shè),可以通過規(guī)范收集學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)信息和科學(xué)整理學(xué)籍檔案資料,使學(xué)籍檔案得到更好的利用,繼而為學(xué)生、教師和學(xué)校提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
  三、加強(qiáng)院級學(xué)籍管理信息化建設(shè)的路徑
  1.建設(shè)院級學(xué)籍管理系統(tǒng)
  明確院級學(xué)籍管理信息化建設(shè)的重要性,還要加強(qiáng)相應(yīng)學(xué)籍管理系統(tǒng)的建設(shè),才能滿足新時期院級學(xué)籍管理工作開展需求。為此,學(xué)院還應(yīng)加大學(xué)籍管理系統(tǒng)建設(shè)投資,聘請互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)域?qū)<覍W(xué)者進(jìn)行適合學(xué)院開展學(xué)籍管理工作的信息系統(tǒng)地開發(fā),以便采用先進(jìn)系統(tǒng)高效開展學(xué)籍管理工作。而在軟件投入方面,現(xiàn)階段市面上有較多智能化檔案管理軟件,質(zhì)量參差不齊,學(xué)院還應(yīng)按照國家提出的學(xué)籍檔案管理要求和自身情況做好軟件地選擇,保證系統(tǒng)采用的接口軟件能夠順利與學(xué)校各種應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行對接,為學(xué)習(xí)檔案管理信息化建設(shè)提供保障。
  2.完善院級學(xué)籍管理制度
  為保證院級學(xué)籍管理信息化建設(shè)工作能夠落實,還應(yīng)對院級學(xué)籍管理制度進(jìn)行完善,加強(qiáng)對院級學(xué)籍管理現(xiàn)狀與問題的分析,通過建設(shè)規(guī)范的學(xué)籍信息化管理體制實現(xiàn)資源共享,為學(xué)籍協(xié)同管理目標(biāo)的實現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。在人員培訓(xùn)和考核方面,都要建立相應(yīng)的制度,督促院級學(xué)籍管理人員加強(qiáng)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和得到信息素養(yǎng)的培養(yǎng),更好的利用信息化手段開展學(xué)籍管理工作。在學(xué)籍信息錄入方面,則要對學(xué)籍電子檔案格式進(jìn)行規(guī)范,要求各學(xué)院能夠按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行學(xué)籍檔案編制,從而為學(xué)校實現(xiàn)學(xué)籍檔案統(tǒng)籌管理提供保障。為此,還要加強(qiáng)審核制度的建立,在學(xué)籍檔案信息被錄入到系統(tǒng)中后,由專人進(jìn)行嚴(yán)格審核,保證各項信息正確無誤,保證學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確性,繼而為各項學(xué)籍管理工作的開展提供依據(jù)。
  3.建設(shè)大容量學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫
  在學(xué)籍檔案信息共享方面,學(xué)院還應(yīng)完成大容量學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫的建設(shè),實現(xiàn)學(xué)籍信息資源共同建設(shè)。在學(xué)院學(xué)生數(shù)量不斷增多的情況下,學(xué)籍信息量也將隨之增加,所以需要完成大容量數(shù)據(jù)庫建設(shè),滿足未來學(xué)籍管理工作需求。學(xué)生根據(jù)學(xué)號,可以通過校園網(wǎng)登錄數(shù)據(jù)庫,對學(xué)籍信息進(jìn)行查詢和補(bǔ)充完善。在學(xué)籍信息得到確認(rèn)后,學(xué)院可以將信息上傳至數(shù)據(jù)庫進(jìn)行保存。采用云技術(shù),學(xué)籍管理人員可以完成服務(wù)器的設(shè)置,促使學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫自動進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)信息的上傳,使云存儲器信息始終與數(shù)據(jù)庫檔案保持同步。一旦數(shù)據(jù)庫信息出現(xiàn)變動,云端學(xué)籍檔案信息也將得到更新。各學(xué)院在進(jìn)行學(xué)籍信息收集和整理時,則能直接通過云端進(jìn)行信息下載,不僅能夠避免數(shù)據(jù)信息丟失,也能實現(xiàn)學(xué)籍資料共享,因此能夠更好的實現(xiàn)學(xué)籍資料信息的利用。
  在數(shù)據(jù)信息呈爆發(fā)式增長的背景下,高校學(xué)籍信息量也得到了不斷增加。面對這種形勢,學(xué)院應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到學(xué)籍管理信息化建設(shè)的重要性,需要通過建設(shè)學(xué)籍管理信息系統(tǒng)、完善學(xué)籍信息管理制度和建設(shè)大容量數(shù)據(jù)庫推動學(xué)籍管理信息化建設(shè),從而實現(xiàn)院級學(xué)籍材料統(tǒng)籌管理,提高院級學(xué)籍管理水平,使院級學(xué)籍檔案得到更好的利用,繼而更好的滿足學(xué)院學(xué)籍管理需求。
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