高職院校檔案管理信息化建設(shè)探討
發(fā)布時(shí)間:2019-08-13 來源: 人生感悟 點(diǎn)擊:
摘要:通常我們會(huì)將高職院校中所進(jìn)行的檔案管理看作是兩部分內(nèi)容,一個(gè)是對(duì)校史發(fā)展的管理,另一個(gè)是針對(duì)學(xué)生個(gè)人的檔案信息管理。隨著時(shí)代的發(fā)展,信息化檔案管理方式已經(jīng)替換了紙質(zhì)檔案管理方式,為了更好地管理高職院校中的各種檔案信息,我們認(rèn)為有必要對(duì)信息化在高職院校檔案管理中的應(yīng)用和發(fā)展進(jìn)行分析。
關(guān)鍵詞:高職院校 檔案管理 信息化建設(shè) 重要性
引言
時(shí)代的發(fā)展,科技水平的迅猛提升,信息技術(shù)已經(jīng)普及,在國(guó)內(nèi)大部分高校日常的管理中逐漸開始應(yīng)用信息化技術(shù),而文章將要探討的是信息化技術(shù)在高職院校檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀。信息化技術(shù)出現(xiàn)的時(shí)間并不長(zhǎng),但其發(fā)展的速度卻是驚人的快,雖然為高職院校日常的檔案管理工作帶來了很多便利,但是經(jīng)過一段時(shí)間的觀察,在其中依然有一些問題顯露了出來,這主要表現(xiàn)在專業(yè)技術(shù)管理人員缺乏,懂得信息化檔案管理的人較少,使得該項(xiàng)工作難以正常展開。為了提升高職院信息化檔案管理水平,我們需要從應(yīng)用其的重要性這方面內(nèi)容著手考慮,以期將有效地一些有建設(shè)性的措施提出來。[1]
一、高職院校中信息化檔案管理的重要性
1.信息化時(shí)代的來臨,信息化技術(shù)已經(jīng)滲透到人們工作中的方方面面,在高職院校的信息檔案管理中應(yīng)用到信息化技術(shù),是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。經(jīng)過實(shí)踐調(diào)查發(fā)現(xiàn),信息化建設(shè)在高職院校日常檔案管理中是極重要的工作內(nèi)容,其不僅是高職院校與時(shí)俱進(jìn)的重要體現(xiàn),還是人類文明進(jìn)步的重要標(biāo)志。[2]
2.在一定程度上,檔案管理工作的有序進(jìn)行確保了整個(gè)校園管理工作的正常開展。從學(xué)生的角度出發(fā),他們?cè)谛F陂g的一切成績(jī)和個(gè)人信息都記載在檔案中,有序的檔案管理保證了學(xué)生信息的安全性,因而學(xué)院檔案信息管理的好壞是學(xué)生所關(guān)注的;通過檔案,學(xué)生能夠及時(shí)了解到自己的發(fā)展良好性,針對(duì)錯(cuò)誤的行為和不良的成績(jī)記錄能夠及時(shí)作出改正,換言之,有效的檔案管理有助于學(xué)生的全面發(fā)展。[3]
3.從高職院校的角度出發(fā),良好的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)是學(xué)校最重視的,這是因?yàn)閷W(xué)校從創(chuàng)辦以來的所有發(fā)展以及歷經(jīng)的歷史大事件均記錄在檔案庫(kù)中,我們只需要查看檔案中記載的資料就能夠了解學(xué)校的發(fā)展里程了,并根據(jù)在發(fā)展中所得出的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),及時(shí)對(duì)辦學(xué)思想、理念等進(jìn)行改進(jìn),促使學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展。
4.在檔案信息化管理的過程中,我們需要不斷去完善各種檔案功能,在信息化技術(shù)的帶領(lǐng)下,存在于各個(gè)高職院校中的檔案管理系統(tǒng)不應(yīng)當(dāng)只具備信息登記和錄入的功能,還能夠有更多的現(xiàn)代化、高效的功能體現(xiàn),如:查詢、自動(dòng)搜索、系統(tǒng)篩選等。為什么一再?gòu)?qiáng)調(diào)高職院校的檔案管理中進(jìn)行信息化建設(shè)很重要,這是因?yàn)樵诂F(xiàn)階段的社會(huì)發(fā)展中,信息化已經(jīng)成為了勞力輸出的一種替換形式,在很多需要大量勞力的地方均能夠替換成信息化,對(duì)于工作量巨大的檔案管理工作亦是如此,工作人員不再需要一筆一劃的將各種學(xué)生以及學(xué)校資料記錄到紙質(zhì)檔案中,只需要建立專門的信息化檔案庫(kù),重要的信息只需要掃描、打印或輸入便可以長(zhǎng)時(shí)間甚至永久保存,這樣以來不僅大大節(jié)省了管理者的工作時(shí)間,減少工作量,在一定程度上還起到了綠色環(huán)保的作用。
二、信息化檔案建設(shè)的有效措施
1.首先我們應(yīng)當(dāng)采取數(shù)字化措施對(duì)相關(guān)的檔案信息即進(jìn)行管理,在信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的幫助下,以電子檔案儲(chǔ)存的形式來替換原有的聲像和紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存的形式,在檔案信息化管理系統(tǒng)中設(shè)置系統(tǒng)自行排序,這樣儲(chǔ)存于電子檔案中的文件便能夠在系統(tǒng)中有序編號(hào)了,最后便形成了信息化的檔案庫(kù),工作人員只需要在系統(tǒng)主頁(yè)面輸入關(guān)鍵字詞,便能夠快速將與之相對(duì)應(yīng)的資料信息搜索出來。如:需要查找某個(gè)學(xué)生的個(gè)人信息,只需要在主頁(yè)面中輸入名字或?qū)W號(hào),便能夠?qū)⒃撁麑W(xué)生的所有信息資料都搜索出來。[4]
2.建立網(wǎng)站和公眾號(hào)已經(jīng)是大勢(shì)所趨,無論是用于學(xué)校的宣傳,還是用于學(xué)校內(nèi)部的交流都是極好的。正如我們所知,數(shù)字化的檔案信息管理并不全面,因?yàn)檫@一建設(shè)只向內(nèi)部工作人員開放,而工作人員又是整個(gè)校園群體的一小部分,因而難以將檔案資源最大的利用效率發(fā)揮出來,并且檔案管理者手中握著校內(nèi)師生所有的信息資料,學(xué)生無法自主查詢,一旦涉及到信息查詢就需要找到值班的檔案管理人員,這樣以來不僅會(huì)增加管理者的工作量,而且會(huì)增添信息查詢的繁瑣行,并不能體現(xiàn)工作的高效性。轉(zhuǎn)而在校內(nèi)建設(shè)了檔案管理網(wǎng)長(zhǎng)后,學(xué)生們只需要登錄獨(dú)立的賬號(hào)和密碼便能夠?qū)⑾嚓P(guān)的信息查找到,如:學(xué)生想要了解自己的期末成績(jī),只需要登陸網(wǎng)站的主頁(yè)面,輸入學(xué)號(hào)和密碼,便能夠進(jìn)入自己的主頁(yè)面,查看本次期末成績(jī)。[5]
3.在信息化檔案建設(shè)的進(jìn)程中,我們需要明確的是信息化檔案管理并不能夠完全取代傳統(tǒng)形式的檔案管理,其只是在傳統(tǒng)管理的基礎(chǔ)上作出進(jìn)一步優(yōu)化,簡(jiǎn)而言之,信息化管理和傳統(tǒng)檔案管理之間就像“嘴唇和牙齒”的關(guān)系,“唇亡齒寒”,二者只能共同進(jìn)步,切不可相互抑制。另外,為了防止校內(nèi)網(wǎng)站以及學(xué)院師生的個(gè)人信息被不法分子利用,在正式運(yùn)行校園網(wǎng)站之初,必須設(shè)置檔案信息查詢個(gè)人權(quán)限,如:在登陸校園網(wǎng)站主頁(yè)面的時(shí)候,應(yīng)當(dāng)分成教師或?qū)W生兩個(gè)部分。
結(jié)語(yǔ)
綜上所述,信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理已經(jīng)成為了新時(shí)代背景下各個(gè)高職院校發(fā)展的重心,在信息化建設(shè)的過程中需要將規(guī)范化、系統(tǒng)化以及標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系構(gòu)建出來,針對(duì)校內(nèi)信息檔案的管理情況,建設(shè)出適應(yīng)本校師生共同使用的信息檔案查詢軟件,并做好隱私保護(hù)工作,防止校內(nèi)師生個(gè)人信息被不法分子使用。信息化的檔案管理工作并非是全能型的,其僅是傳統(tǒng)管理的過渡,因而我們必須結(jié)合傳統(tǒng)和信息化的管理工作,確保高職院校的檔案信息化建設(shè)穩(wěn)定安全的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
[1]于淼. 淺析高職院校檔案信息化建設(shè)[J]. 遼寧師專學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2011,04:130-131.
[2]陳小芳. 初探高職院校檔案管理的信息化建設(shè)[J]. 湖南大眾傳媒職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2011,04:80-82.
[3]王磊,喬永會(huì). 高職院校檔案工作信息化建設(shè)的實(shí)踐及改進(jìn)對(duì)策[J]. 黑龍江科技信息,2012,27:138-139.
[4]王燕. 高職院校人事檔案信息化管理研究[D].山東大學(xué),2014.
[5]卓小柳. 高職院校檔案管理與信息化建設(shè)綜合探析[J]. 辦公室業(yè)務(wù),2016,08:87+89.
作者簡(jiǎn)介
張亞玲,新疆巴音郭楞職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館館員,1973年1月出生,研究方向:檔案管理,女
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