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大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校檔案信息化建設(shè)思考

發(fā)布時(shí)間:2019-08-13 來源: 人生感悟 點(diǎn)擊:


  【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,信息化技術(shù)在現(xiàn)代社會的應(yīng)用越來越廣泛,在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,高職院校管理工作也發(fā)生了巨大的變化,為了使我國教育事業(yè)向著更好的方向發(fā)展,高職院校也越來越重視檔案管理工作。本文將探析大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校檔案信息化建設(shè),以期促進(jìn)我國教育事業(yè)健康發(fā)展。
  【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時(shí)代;高職院校;檔案信息化
  隨著信息化與數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展,社會發(fā)展逐漸進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代,信息技術(shù)逐漸成為我們學(xué)習(xí)與生活的重要手段。高職院校作為我國主要的教育機(jī)構(gòu),想要獲得更好的發(fā)展,就應(yīng)當(dāng)利用信息化技術(shù)來武裝自己,重視檔案管理在校園文化建設(shè)工作中的重要性,確保海量數(shù)據(jù)能夠得到有效的運(yùn)用。
  一、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理相關(guān)內(nèi)容綜述
 。ㄒ唬┐髷(shù)據(jù)概念。所謂大數(shù)據(jù),就是指海量的數(shù)據(jù)資料,是IT行業(yè)的流行詞語。隨著互聯(lián)網(wǎng)在人類生活中的不斷普及,信息數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)也越來越復(fù)雜,想要實(shí)現(xiàn)對海量數(shù)據(jù)的有效運(yùn)用,就需要加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)平臺的科學(xué)規(guī)劃與管理,這便是產(chǎn)生大數(shù)據(jù)的由來。
  (二)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的特點(diǎn)。1.智能化。在新時(shí)代背景下,高職院校的管理工作也發(fā)生了巨大的變化,傳統(tǒng)的管理手段無法滿足現(xiàn)代社會的實(shí)際發(fā)展需求,高職院校想要實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展,就應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對信息化技術(shù)的科學(xué)利用,采取高效的采集與檢索方法,提升檔案管理效率。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同,大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案以電子形式存在,通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳遞與共享,是一種智能化的管理與服務(wù)方法。2.無紙化;ヂ(lián)網(wǎng)為檔案管理提供存儲空間,為構(gòu)建資源節(jié)約型與環(huán)境友好型社會奠定了良好的基礎(chǔ),減少了紙質(zhì)檔案管理的繁瑣,同時(shí)也使得信息化與數(shù)字化技術(shù)得到了良好的使用,引領(lǐng)高職教育進(jìn)入無紙化管理時(shí)代。
  (三)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的意義。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不僅不易于保存,且占據(jù)了大量的空間,檔案一旦處理不當(dāng)也可能造成一些不必要的污染和后果,種種因素都使得檔案管理長期得不到相關(guān)重視。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展,人們?yōu)闄n案管理賦予了全新的定義,紙質(zhì)檔案逐漸由電子檔案代替,這為檔案的查詢與查閱等工作帶來了巨大的便利,同時(shí)也為高職院校未來的迅速發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。在傳統(tǒng)的檔案管理中,檔案的使用周期較長,且不便于管理,更存在丟失、損壞等問題。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,人們可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息資源的共享,極大地滿足了社會節(jié)奏的需求,同時(shí)也使得信息資源能夠得到充分的利用。
  二、當(dāng)前高職檔案管理中存在的問題分析
 。ㄒ唬┘堎|(zhì)檔案存儲帶來的局限性。在新時(shí)代背景下,高職院校以培養(yǎng)綜合素質(zhì)人才為主要目標(biāo),學(xué)校除了要存儲學(xué)生的學(xué)習(xí)資料外,還要記錄學(xué)生的日常行為習(xí)慣以及心理狀況等相關(guān)內(nèi)容,因此高職的學(xué)生檔案的內(nèi)容越來越繁瑣,信息量也越來越大,檔案管理的難度也隨之增大。但目前,我國大部分高職的信息化建設(shè)進(jìn)度緩慢,檔案的管理也始終停留在紙質(zhì)階段。雖然高職在網(wǎng)上錄取、畢業(yè)等環(huán)節(jié)已經(jīng)進(jìn)入到數(shù)字化管理時(shí)代,但這些工作的開展都需要以檔案管理為核心,由此可見,高職檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為我國教育事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。
 。ǘ┕芾砘A(chǔ)遭遇瓶頸。高職院校對于經(jīng)費(fèi)的分配不合理,將重心放在校園建設(shè)上,致使信息化設(shè)備常年無法更換,系統(tǒng)陳舊,收集數(shù)據(jù)需要花費(fèi)大量的時(shí)間,致使管理基礎(chǔ)存在劣根性。高職檔案管理的內(nèi)容存在多樣化與復(fù)雜性特征,單單依靠傳統(tǒng)的方法無法實(shí)現(xiàn)對檔案的動態(tài)化管理,致使檔案內(nèi)容缺乏真實(shí)性,無法對校園建設(shè)起到借鑒性作用,檔案管理也最終失去了現(xiàn)實(shí)意義。
 。ㄈ┕芾砣藛T素質(zhì)有待提高。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的管理知識,還要學(xué)會熟練地操作計(jì)算機(jī),但目前,檔案工作人員始終將重心放在檔案收集、整理等傳統(tǒng)工作上,不注重對計(jì)算機(jī)技術(shù)的開發(fā)與利用,致使自身管理體系逐漸與社會脫節(jié)。部分檔案管理人員的素質(zhì)水平不高,只依賴計(jì)算機(jī)繪制表格與存儲數(shù)據(jù),一些相關(guān)的數(shù)據(jù)分析軟件都沒有得到良好的運(yùn)用,致使計(jì)算機(jī)信息冗余問題嚴(yán)重,為學(xué)校帶來一定的經(jīng)濟(jì)損失。高職院校并沒有為管理人員提供外出學(xué)習(xí)與調(diào)研的機(jī)會,致使管理人員的服務(wù)水平低,無法發(fā)揮檔案信息的作用。
  (四)制度上存在缺陷。紙質(zhì)檔案管理包括收集、整理、歸檔、保管等一系列內(nèi)容,而電子檔案管理還包括數(shù)據(jù)交換、共享等方面的新內(nèi)容,因此,高職院校想要提升電子檔案管理水平,就應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的實(shí)際情況,制定更加科學(xué)的管理制度。但目前,高職院校對于檔案管理的重視程度明顯不足,也沒有將檔案管理信息化建設(shè)工作納入重點(diǎn)項(xiàng)目當(dāng)中,致使檔案優(yōu)化管理始終無法取得良好的進(jìn)展。
  三、大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校檔案信息化建設(shè)的策略分析
 。ㄒ唬(gòu)建檔案管理信息化體系。從目前社會大環(huán)境角度來看,我國檔案仍以紙質(zhì)管理為主,與發(fā)達(dá)國家相比,我國電子檔案管理仍處于起步階段。高職院校作為培養(yǎng)技術(shù)型人才的主要教育機(jī)構(gòu),應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代步伐,了解社會發(fā)展趨勢,加強(qiáng)對信息化技術(shù)的使用,進(jìn)而為檔案信息化建設(shè)迎來新的突破。高職院校應(yīng)當(dāng)樹立起大數(shù)據(jù)管理理念,設(shè)立獨(dú)立部門,對檔案進(jìn)行集中管理,學(xué)?稍诰W(wǎng)絡(luò)上建立起信息系統(tǒng),一方面加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)宣傳,另一方面也便于收集學(xué)生信息,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對大數(shù)據(jù)的有效利用,提升檔案管理的服務(wù)水平。
  (二)制定科學(xué)的檔案管理目標(biāo)。制定目標(biāo)是走向成功的最關(guān)鍵一步,高職院校應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的管理狀況,制定科學(xué)的檔案管理目標(biāo),確保后續(xù)工作的良好開展。目前,高職院校在對學(xué)生進(jìn)行評估的過程中都沒有樹立起統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),致使檔案管理的內(nèi)容缺乏實(shí)用性。互聯(lián)網(wǎng)可以為管理人員提供多樣性的檔案分析方法,對學(xué)生的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)對比,使檔案管理的內(nèi)容能夠真正地反映出學(xué)生心理上的發(fā)展與變化。高職院校應(yīng)當(dāng)突破傳統(tǒng)管理方法的局限性,與大數(shù)據(jù)開發(fā)公司建立起合作關(guān)系,充分挖掘網(wǎng)絡(luò)資源,擴(kuò)充檔案管理體系,使檔案管理能夠滿足學(xué)生個(gè)性化發(fā)展需求,進(jìn)一步提升管理效果。
 。ㄈ⿵(qiáng)化檔案制度管理。為了實(shí)現(xiàn)對檔案管理工作的科學(xué)引導(dǎo),高職院校還需要建立起系統(tǒng)的管理制度,明確每一個(gè)崗位的職責(zé),并做好年度考核工作,確保檔案管理部門能夠與其他部門建立起良好的合作關(guān)系,加強(qiáng)各部門間的溝通與交流,確保檔案信息的真實(shí)性與有效性。學(xué)校應(yīng)當(dāng)加大對檔案管理的資金與技術(shù)支持,采購數(shù)據(jù)光盤、信息安全硬件以及磁帶機(jī)等信息化設(shè)備,滿足大數(shù)據(jù)背景下檔案信息的輸入與輸出要求。搞好網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作,將檔案管理與校園建設(shè)工作進(jìn)行有效的融合,加大對檔案管理的重視力度,重視網(wǎng)絡(luò)安全問題,安裝防病毒軟件、系統(tǒng)加密設(shè)置等等,將內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)相分離,保障數(shù)據(jù)的安全性,在此基礎(chǔ)上做好計(jì)算機(jī)庫房的安全監(jiān)控工作,將監(jiān)控記錄內(nèi)容也作為檔案管理中的一部分進(jìn)行妥善管理。
 。ㄋ模┘訌(qiáng)對工作人員的教育培訓(xùn)。管理人員想要提高自身的管理水平,就應(yīng)當(dāng)制定長遠(yuǎn)的發(fā)展計(jì)劃,一方面要加強(qiáng)專業(yè)知識的學(xué)習(xí),另一方面也要提升自身的計(jì)算機(jī)操作水平。高職院校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對激勵機(jī)制的運(yùn)用,鼓勵檔案管理人員積極地參與到校園建設(shè)活動當(dāng)中,并為其提供更多的進(jìn)修與學(xué)習(xí)機(jī)會,使管理人員的經(jīng)驗(yàn)更加豐富,此外,學(xué)校也應(yīng)當(dāng)不斷提升管理人員的安全意識,使每一個(gè)崗位的工作人員都能夠按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)操作,使檔案管理工作的安全得到良好的保障。
  四、結(jié)語
  綜上所述,檔案管理在高職院校中扮演著十分重要的角色,為了進(jìn)一步提升檔案管理工作的有效性,學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對信息化技術(shù)的使用,不斷優(yōu)化檔案信息化管理內(nèi)容,建立起學(xué)生檔案信息化管理平臺,為高職院校的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。
  【參考文獻(xiàn)】
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  [2]李惠紅.大數(shù)據(jù)環(huán)境下高職院校檔案管理的信息化構(gòu)建路徑[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(04):73-74.

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