檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與對(duì)策
發(fā)布時(shí)間:2019-08-13 來(lái)源: 人生感悟 點(diǎn)擊:
【摘要】自改革開(kāi)放以來(lái),隨著計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展,信息化管理成為當(dāng)前事業(yè)單位管理的發(fā)展趨勢(shì),檔案管理即信息管理,機(jī)關(guān)單位越來(lái)越重視檔案管理工作。在智能信息化時(shí)代,檔案信息管理是大數(shù)據(jù)分析和檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ),檢察院行政管理離不開(kāi)嚴(yán)密科學(xué)的檔案信息管理和分析。本文旨在通過(guò)闡述檢察院檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中的不足之處,并針對(duì)機(jī)構(gòu)建設(shè)、人員技能、體系完善、信息分析等多個(gè)環(huán)節(jié)展開(kāi)論述,提出一些加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的建議。
【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息化建設(shè);策略
一、前言
隨著時(shí)代進(jìn)步和科技發(fā)展,信息化程度日益顯著。傳統(tǒng)的人工形式存檔管理模式已經(jīng)不適應(yīng)如今的檔案管理形勢(shì),各行各業(yè)開(kāi)始借用互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代優(yōu)勢(shì)開(kāi)展大數(shù)據(jù)分析,進(jìn)行信息評(píng)估和預(yù)測(cè)。如今信息化建設(shè)作為檔案建設(shè)的重要環(huán)節(jié),對(duì)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展進(jìn)程有著舉足輕重的作用。
二、檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)概念
(一)檔案管理。檔案就是單位日常工作的相關(guān)工作內(nèi)容的管理和記錄,檢察院檔案管理部門(mén)需要進(jìn)行信息存檔和整理分類,可以保證檔案信息的完備性,獲取即時(shí)性,一套完備的單位檔案管理系統(tǒng),可以使單位人員和日常事務(wù)管理井井有條,為單位重大決策、會(huì)議記錄、人事變動(dòng)工作提供后期數(shù)據(jù)支持和信息保障,對(duì)于單位發(fā)展而言至關(guān)重要。
。ǘ┬畔⒒ㄔO(shè)。是順應(yīng)時(shí)代潮流和當(dāng)今信息化管理而興起的一種管理模式,借用大數(shù)據(jù)時(shí)代特色,進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)和分析,借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)等時(shí)代產(chǎn)物,將信息進(jìn)行匯總,加入相應(yīng)的算法和應(yīng)用程序等,將所需要的信息進(jìn)行篩選,將單位運(yùn)營(yíng)中遇到的問(wèn)題,合理地轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)型問(wèn)題。檔案管理信息化建設(shè)也是如此,針對(duì)單位人員、行政、財(cái)務(wù)等日常工作內(nèi)容和流程建立檔案信息化管理流程,提高檔案管理效率。
三、檔案管理信息化建設(shè)存在的主要問(wèn)題
(一)不重視檔案管理信息化建設(shè)工作。如今單位中高層管理者的思想觀念較為落后,對(duì)于檔案信息化管理模式持一種觀望態(tài)度,覺(jué)得信息化建設(shè)較為繁瑣。另一方面,不論從資金支持還是政府政策法律條文方面,都沒(méi)有提供充分支持,導(dǎo)致檔案管理工作漏洞百出,不規(guī)范。人員認(rèn)識(shí)不足,認(rèn)為檔案管理工作就是日常事務(wù)性工作,忽略了管理的作用,不會(huì)使用信息化管理系統(tǒng),缺乏與時(shí)俱進(jìn)的思想。
。ǘ┎僮髁鞒滩灰(guī)范。單位沒(méi)有建立完善的信息化管理系統(tǒng),對(duì)于檔案信息化管理的具體流程沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范,出現(xiàn)信息化建設(shè)較為混亂,檔案管理信息化內(nèi)容不完整、不全面,檔案管理信息化起不到實(shí)質(zhì)性的作用,檔案查找和檔案分類沒(méi)有明確的管理辦法,檔案歸檔不到位,更不利于信息化建設(shè)工作正常落實(shí)。
。ㄈ┘夹g(shù)環(huán)節(jié)較為薄弱。檔案信息化建設(shè)如今由于缺乏資金支持和政策支持,導(dǎo)致信息技術(shù)較為落后,網(wǎng)站維護(hù)較為薄弱,出現(xiàn)信息被盜等情況;檔案信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的持續(xù)的過(guò)程,需要結(jié)合本單位的實(shí)際情況,在保障信息化系統(tǒng)的安全性前提下,根據(jù)檢察院的實(shí)際工作情況進(jìn)行專項(xiàng)研究,研發(fā)切實(shí)有效的信息化管理系統(tǒng),但是單位目前缺乏先進(jìn)的信息技術(shù)支持和信息化系統(tǒng)的建設(shè)。
。ㄋ模┤狈I(yè)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)。大多數(shù)檔案管理人員是單位中退休人員,由于年齡和精力原因,大多認(rèn)為檔案管理是一個(gè)閑職,沒(méi)有了學(xué)習(xí)和更新管理模式的激情和熱忱,缺乏檔案信息化管理基礎(chǔ)。單位內(nèi)檔案管理人員整體素質(zhì)普遍偏低,不足以應(yīng)對(duì)復(fù)雜多變的檔案信息化管理環(huán)境,不利于單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。
四、完善檔案管理信息化的建議
。ㄒ唬┨岣吖芾碚叩闹匾暢潭取J紫阮I(lǐng)導(dǎo)者們應(yīng)該意識(shí)到當(dāng)今社會(huì)檔案管理信息化的必要性,學(xué)會(huì)借助大數(shù)據(jù)時(shí)代特色進(jìn)行檔案管理工作,行政管理部門(mén)要意識(shí)到信息化管理的重要性,成立專門(mén)的檔案管理部,且檔案部門(mén)明確自身定位,懂得爭(zhēng)取足夠的經(jīng)費(fèi)和技術(shù)投入;以中高層管理者為代表,提高檔案管理信息化管理意識(shí),將事務(wù)性工作與管理實(shí)踐相結(jié)合,突破傳統(tǒng)登記壁壘,學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理模式和思想理念,利用信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)科技提高檔案管理的信息化程度。
。ǘ⿲(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。政府和單位出臺(tái)有關(guān)政策,推進(jìn)單位檔案管理信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。通過(guò)有關(guān)管理辦法規(guī)定建檔工作的前期準(zhǔn)備、中期錄入和后期分析存儲(chǔ)工作等。從整體層面上形成一種規(guī)范化管理模式,響應(yīng)政策要求,一方面學(xué)習(xí)國(guó)外優(yōu)秀的管理模式,另一方面,結(jié)合單位自身發(fā)展情況,制定具有針對(duì)性和實(shí)用性的信息化管理系統(tǒng)。
。ㄈ┨岣邫n案管理信息化建設(shè)程度。一方面,單位需要加大資金投入力度,完善檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)和設(shè)備建設(shè)。另一方面,提高信息技術(shù)水平,及時(shí)更新檔案管理系統(tǒng),凈化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,提高信息系統(tǒng)的安全性;綜合考慮檔案信息的保密性和安全性,需要提高軟件的防盜功能,避免系統(tǒng)漏洞,引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)據(jù)分析軟件和登記軟件,提高單位存儲(chǔ)機(jī)構(gòu)的信息保密度。
(四)加強(qiáng)信息化管理人才建設(shè)。提高單位內(nèi)檔案管理信息化建設(shè)的人才梯隊(duì)建設(shè)程度,可以通過(guò)針對(duì)學(xué)歷、專業(yè)等指標(biāo)進(jìn)行選拔,提高檔案管理人員門(mén)檻,提高檔案管理人員的綜合素質(zhì);同時(shí)對(duì)于檔案管理人員組織開(kāi)展培訓(xùn)等方式提升管理技能;設(shè)定科學(xué)的考核指標(biāo),促進(jìn)團(tuán)隊(duì)內(nèi)人員進(jìn)行合理競(jìng)爭(zhēng),帶動(dòng)全員的工作積極性。
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