摘要：醫(yī)院檔案管理工作如何實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，關(guān)鍵是將檔案管理與信息技術(shù)相結(jié)合，要從健全管理制度、完善現(xiàn)代化技術(shù)和裝備、加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理、組建復(fù)合型管理隊(duì)伍等方面入手，不斷推動(dòng)醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)。
　　關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；現(xiàn)代技術(shù)；數(shù)據(jù)安全
　　隨著當(dāng)今世界信息化進(jìn)程的加快，以及醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的深入，醫(yī)院檔案管理工作也面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。新形勢(shì)下如何提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源深層次的開發(fā)和利用，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化邁進(jìn)，筆者認(rèn)為最有效的途徑就是加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，把檔案信息的管理與利用從傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)移到現(xiàn)代化層面上來，充分發(fā)揮檔案信息資源作用，為醫(yī)院各項(xiàng)工作更好地服務(wù)。
　　一、檔案管理的信息化的內(nèi)涵
　　“檔案管理的信息化”，是指檔案管理的模式由原來的以檔案實(shí)體保管作為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向以檔案實(shí)體通過信息化形式向社會(huì)提供服務(wù)作為重點(diǎn)。主要包括：
　�。ㄒ唬�數(shù)據(jù)資料信息化
　　應(yīng)用掃描儀、計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)把應(yīng)當(dāng)存檔的文件、資料信息等以統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)格式錄入計(jì)算機(jī)，以備處理。
　　（二）工作流程信息化
　　通過專用軟件實(shí)現(xiàn)檔案分類、編目和排序，為此首先需要規(guī)范管理流程、確定崗位員工的工作標(biāo)準(zhǔn)，減少人為調(diào)控和干預(yù)。為保證文檔一致性，醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)要與檔案管理系統(tǒng)兼容。
　�。ㄈ�）檔案檢索信息化
　　在施行分級(jí)檢索制度的前提下，通過醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)可隨時(shí)準(zhǔn)確地檢索到所需要的存檔文件、資料、原始記錄、文獻(xiàn)等。
　　二、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要性
　�。ㄒ唬┯欣�于保護(hù)珍貴的檔案原件
　　在傳統(tǒng)的檔案歸檔方式中，檔案資料大多是以紙質(zhì)化的形式存在，經(jīng)常出現(xiàn)檔案原件被過多地直接使用，或過多借閱，造成原件損壞的現(xiàn)象；將醫(yī)院的各類檔案進(jìn)行信息化手段處理后，可以有效地保護(hù)檔案原件，有效地降低和避免重要資料丟失的風(fēng)險(xiǎn)。例如，醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展過程中，不同時(shí)期的某些珍貴的歷史資料，包括歷史文字資料和照片資料等，將這些重要資料進(jìn)行信息化處理，應(yīng)用計(jì)算機(jī)對(duì)原件進(jìn)行電子掃描，之后以電子文件的形式進(jìn)行收藏、管理和使用，就可以有效地保護(hù)檔案原件。再如，某些疑難病例的醫(yī)學(xué)檔案是非常珍貴的，具有重要的醫(yī)療、教學(xué)和科研價(jià)值，將其進(jìn)行信息化處理后，就可以將原件在病案室進(jìn)行妥善地長(zhǎng)期保存，而將其電子文件形式的檔案多次重復(fù)地應(yīng)用于各項(xiàng)醫(yī)療、教學(xué)和科研工作之中。
　�。ǘ�）有利于檔案信息的檢索和使用
　　在醫(yī)院工作中，檔案部門要對(duì)各類文件進(jìn)行及時(shí)錄入。在紙質(zhì)文件時(shí)代，采用手工操作的方式，檔案人員要花相當(dāng)多的時(shí)間和精力埋頭于整理檔案和登記目錄，工作量大。如果遇到信息改動(dòng)，改動(dòng)一處就要發(fā)生連鎖反應(yīng)，相關(guān)的地方都要改動(dòng)，耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力。將檔案信息化處理后，可以把檔案人員從繁瑣的手工勞動(dòng)中解放出來，利用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行工作，大大改善了工作條件，信息改動(dòng)時(shí)只需輸入指令就可以自動(dòng)完成系統(tǒng)調(diào)整。在檢索、查詢檔案資料時(shí)，以往手工查詢費(fèi)時(shí)費(fèi)力，有時(shí)還不一定能達(dá)到目的。將檔案信息化處理后，采用了電子目錄和電子文檔歸檔，提供了快捷的電子信息查詢系統(tǒng)，使用時(shí)只需輸入關(guān)鍵詞，相關(guān)資料信息就可一一呈現(xiàn)在計(jì)算機(jī)屏幕上。這種智能化檢索方法，速度快，范圍廣，有效地提高了工作效率。
　�。ㄈ�）有利于檔案信息資源的整合和共享
　　檔案資源整合重在體現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)性、有效性和共享性，其最終目的是進(jìn)一步擴(kuò)大檔案資源的使用范圍，這是檔案事業(yè)順應(yīng)社會(huì)信息化潮流的趨勢(shì)所在。以往在醫(yī)院各部門、各科室需要隨時(shí)調(diào)閱有關(guān)檔案時(shí)，存在很多不方便因素，檔案信息化后，利用醫(yī)院全院電腦聯(lián)網(wǎng)，就解決了這一問題。電子文件比檔案原件更易于導(dǎo)航，可增強(qiáng)對(duì)原始檔案的應(yīng)用程度和應(yīng)用范圍，提高檔案原件的利用率。檔案部門可充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)潛能，通過網(wǎng)頁陳列和導(dǎo)航，向各用戶介紹館藏，進(jìn)一步促進(jìn)館藏檔案的利用，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。
　　三、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和存在的問題
　�。ㄒ唬�檔案信息化建設(shè)意識(shí)薄弱
　　完整系統(tǒng)的醫(yī)學(xué)檔案資料，不僅對(duì)研究借鑒醫(yī)院管理和發(fā)展的歷史經(jīng)驗(yàn)有很大參考價(jià)值，而且對(duì)研究醫(yī)院的學(xué)術(shù)經(jīng)驗(yàn)、對(duì)病人的身體健康態(tài)勢(shì)、對(duì)涉及醫(yī)療糾紛問題的結(jié)論和處理都有重要參考價(jià)值。由于我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平和發(fā)展速度的制約，長(zhǎng)期以來形成了重物質(zhì)輕信息、重眼前輕長(zhǎng)遠(yuǎn)的觀念，有些醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)還較淡薄，認(rèn)識(shí)不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性，檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施簡(jiǎn)陋。有些單位沒有設(shè)立獨(dú)立的檔案室，以致各個(gè)科室自行保管文件材料，損壞丟失嚴(yán)重；已建立檔案室的，雖配有專
　　（兼）職檔案管理人員，但在檔案管理上，只求檢查能過關(guān)，不愿投資搞檔案發(fā)展建設(shè)。
　�。ǘ�）檔案信息資源的開發(fā)利用率不高
　　目前大部分醫(yī)院的檔案管理，沒有形成一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度、標(biāo)準(zhǔn)和模式，不僅影響了檔案工作的管理和利用，也給檔案管理工作的現(xiàn)代化造成影響，阻礙了檔案管理信息化的進(jìn)程。同時(shí)，由于對(duì)檔案重視程度不夠，導(dǎo)致了檔案信息資源開發(fā)不足、檔案利用率不高。檔案雖然收集、整理、保管了， 卻忽視了檔案信息資源的開發(fā)和利用， 使醫(yī)院大量的珍貴檔案沉睡在醫(yī)院的檔案室里，失去了其寶貴的利用價(jià)值，以致檔案的利用效率大打折扣。
　�。ㄈ�）檔案管理人員的信息化素質(zhì)不高
　　檔案信息化管理要求工作人員既要有精通的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，又要有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作技能和獲取判斷運(yùn)用信息的能力。目前多數(shù)在崗的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊，大部分人員都沒有經(jīng)過專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)欠缺。多數(shù)信息人員原是醫(yī)技、護(hù)理類人員，他們對(duì)單位開展的科研項(xiàng)目和新業(yè)務(wù)、新技術(shù)不甚了解，工作處于被動(dòng)狀態(tài)，服務(wù)方式墨守成規(guī)，信息渠道不通暢，利用率低，從而直接影響了醫(yī)學(xué)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。

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