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事業(yè)單位圖書資料及檔案管理信息化建設(shè)探析

發(fā)布時(shí)間:2019-08-11 來源: 人生感悟 點(diǎn)擊:


  摘要:隨著當(dāng)今時(shí)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展與普及推廣,對(duì)圖書資料及檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)的條件已經(jīng)成熟,是發(fā)展檔案事業(yè)的必然趨勢。下面將從事業(yè)單位圖書資料及檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢入手,探討幾點(diǎn)策略,提升事業(yè)單位資源共享服務(wù)水平。
  關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;圖書資料;檔案管理;信息化建設(shè)
  圖書資料及檔案是事業(yè)單位非常重要的資源,其管理工作也是事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作之一,是事業(yè)單位打造公共服務(wù)平臺(tái)、實(shí)現(xiàn)資源共享服務(wù)的關(guān)鍵。在網(wǎng)絡(luò)信息化的大環(huán)境下,事業(yè)單位圖書資料及檔案逐漸從傳統(tǒng)紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息,方便使用者獲取資源,且圖書資料管理部門也從被動(dòng)收藏圖書資料及檔案變成信息生產(chǎn)者,使得傳統(tǒng)管理面臨巨大挑戰(zhàn),必須適應(yīng)時(shí)代需求加強(qiáng)信息化建設(shè)。那么事業(yè)單位應(yīng)如何加強(qiáng)圖書資料及檔案管理信息化建設(shè)呢?接下來就對(duì)此進(jìn)行探討。
  一、事業(yè)單位圖書資料及檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢
  對(duì)于事業(yè)單位的圖書資料及檔案管理工作而言,信息化建設(shè)的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在三個(gè)方面:一是大大節(jié)約事業(yè)單位有限的人力,把圖書資料及檔案管理人員從繁瑣的、重復(fù)的勞動(dòng)中解放出來,用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)開展工作,改動(dòng)信息時(shí)只需輸入指令就能自動(dòng)完成,減少手工操作錯(cuò)誤,用有限的人力做好更多工作,提高效率。二是使圖書資料及檔案的檢索、使用更便捷化,通過電子目錄與電子文件歸檔的形式形成快捷信息查詢系統(tǒng),信息使用者只需輸入圖書資料及檔案的關(guān)鍵詞,就能獲取所需資料信息[1]。三是激發(fā)并提高圖書資料及檔案的社會(huì)效益,通過信息化建設(shè)為事業(yè)單位集成管理圖書資料及檔案奠定基礎(chǔ),通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)把圖書資料與檔案文件等集成電子信息,跨越時(shí)空障礙自由流通信息,提高整體管理水平和社會(huì)效益。正因?yàn)閳D書資料及檔案管理信息化建設(shè)有這一系列的優(yōu)勢,所以事業(yè)單位加強(qiáng)落實(shí)該項(xiàng)工作勢在必行。
  二、事業(yè)單位圖書資料及檔案管理信息化建設(shè)的策略建議
  (一)引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備,奠定基礎(chǔ)條件
  為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化的圖書資料及檔案管理,事業(yè)單位就需要積極引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備,奠定信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件。一是引進(jìn)計(jì)算機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備,完成對(duì)圖書資料及檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、管理,實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)。不過在引進(jìn)設(shè)備時(shí)要注意提高其兼容性,保證信息傳遞效率,保障圖書資料及檔案的信息化傳遞。二是如果條件允許應(yīng)引進(jìn)自動(dòng)化管理設(shè)備,提升圖書資料及檔案的自動(dòng)化管理水平,借助自動(dòng)化設(shè)備充分利用有限人力資源,科學(xué)分配管理工作。三是基于事業(yè)單位管理圖書資料及檔案的實(shí)際情況開發(fā)相應(yīng)的軟件,提高管理效率,同時(shí)加強(qiáng)軟件的安全維護(hù),為圖書資料及檔案管理信息化建設(shè)提供安全保證。尤其要注意使用安全管理技術(shù),嚴(yán)格控制訪問,做好圖書資料及檔案數(shù)據(jù)信息的備份工作、恢復(fù)工作,降低發(fā)生系統(tǒng)故障的損失。
 。ǘ┙(shí)用網(wǎng)站,強(qiáng)化信息管理
  檔案網(wǎng)站是檔案管理部門在網(wǎng)絡(luò)上所建設(shè)的事業(yè)單位信息站點(diǎn),通常是以網(wǎng)頁的形式將圖書資料及檔案信息、服務(wù)等提供給人們,方便其從網(wǎng)上查找、查詢信息,實(shí)時(shí)歸檔電子文件,直接獲取利用服務(wù),這是信息化建設(shè)的主要目的。所以事業(yè)單位應(yīng)將檔案管理系統(tǒng)納入管理信息系統(tǒng),形成一體化系統(tǒng),統(tǒng)籌考慮本單位各部門信息,共享資源,提升圖書資料及檔案管理的系統(tǒng)效益、綜合效益。事業(yè)單位還應(yīng)使用具備開發(fā)與升級(jí)能力的答案信息管理系統(tǒng),促使軟件滿足網(wǎng)絡(luò)管理需求,增強(qiáng)檢索功能,最大限度發(fā)揮計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢。在建設(shè)事業(yè)單位的檔案信息網(wǎng)站時(shí)還應(yīng)基于國家標(biāo)準(zhǔn)選擇標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)備,獲取實(shí)力雄厚的軟硬件公司的支持,確保設(shè)備與系統(tǒng)升級(jí)換代,節(jié)省重新開發(fā)的費(fèi)用,提高網(wǎng)站實(shí)用性[2]。
 。ㄈ┩晟乒ぷ髦贫,規(guī)范信息建設(shè)
  當(dāng)前國家正處于社會(huì)主義建設(shè)初級(jí)階段,大部制改革形勢使得事業(yè)單位變得獨(dú)樹一幟,其檔案管理部門反而被置于非主流境地,要想使圖書資料及檔案管理信息化建設(shè)有法可依、有章可循,就必須依賴法律法規(guī)的保護(hù)、制約,規(guī)范信息化建設(shè)。所以事業(yè)單位不僅要制定符合自身實(shí)際情況的圖書資料及檔案管理制度,還要加強(qiáng)人員內(nèi)部約束,完善并執(zhí)行圖書資料及檔案信息專項(xiàng)監(jiān)督制度。完整的監(jiān)督制度不但能確保圖書資料及檔案信息的安全性,還能激發(fā)人員工作熱情,保證信息化建設(shè)過程得到限制與規(guī)范,構(gòu)建安全的、高效的圖書資料及檔案管理信息化系統(tǒng),準(zhǔn)確及時(shí)地發(fā)現(xiàn)信息化建設(shè)中的隱患,調(diào)動(dòng)監(jiān)督力量推動(dòng)圖書資料及檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程的不斷加快。
  (四)堅(jiān)持終身學(xué)習(xí),提高人員素質(zhì)
  信息化建設(shè)是事業(yè)單位檔案管理部門在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代面臨的圖書資料及檔案管理新要求,作為館員則必須建立終身學(xué)習(xí)理念,不斷提升能力與素質(zhì),才能更好地滿足新要求,為信息化建設(shè)貢獻(xiàn)更大的力量[3]。事業(yè)單位圖書資料館員不但要堅(jiān)持更新自身知識(shí)結(jié)構(gòu),還要不斷拓展專業(yè)面,熟練掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等信息處理技術(shù),變成有技術(shù)、懂業(yè)務(wù)、能力強(qiáng)的復(fù)合型人才;廣泛閱讀和本單位、本職工作聯(lián)系密切的文獻(xiàn)資料,及時(shí)掌握最新知識(shí)與信息,加大開發(fā)相關(guān)文獻(xiàn)資料的力度,為事業(yè)單位圖書資料及檔案管理信息化建設(shè)提供助力;作為館員還應(yīng)積極定期參加事業(yè)單位組織的常規(guī)培訓(xùn)、集中培訓(xùn)等活動(dòng),樹立優(yōu)良職業(yè)道德觀念,及時(shí)更新圖書資料及檔案管理信息服務(wù)理念,掌握數(shù)字化、信息化操作技能;把握一切在職學(xué)習(xí)機(jī)會(huì),不斷提升業(yè)務(wù)技能、增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)、提高專業(yè)水平,同時(shí)爭取外出進(jìn)修的機(jī)會(huì),不斷拓展視野,掌握更多關(guān)于圖書資料及檔案管理信息化建設(shè)的知識(shí),積累更多經(jīng)驗(yàn),做事業(yè)單位合格的、優(yōu)秀的新時(shí)代館員。
  三、結(jié)語
  時(shí)代在不斷發(fā)展,人們越來越習(xí)慣于用便捷的網(wǎng)絡(luò)查找所需資料與信息,對(duì)圖書資料及檔案的信息化需求也日益增加,作為有公益性質(zhì)的事業(yè)單位更應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展,在圖書資料及檔案管理工作中引入先進(jìn)設(shè)備,建立實(shí)用網(wǎng)站,同時(shí)完善工作機(jī)制,強(qiáng)化信息管理,規(guī)范圖書資料及檔案管理信息化建設(shè),館員則要堅(jiān)持終身學(xué)習(xí),不斷提高自身素質(zhì),滿足信息化建設(shè)需要,為人們提供優(yōu)質(zhì)的圖書資料及檔案信息服務(wù)。
  參考文獻(xiàn):
  [1]王達(dá).新時(shí)期圖書檔案信息化管理探究[J].中國管理信息化,2017(20):166-167.
  [2]戴遠(yuǎn)霞.網(wǎng)絡(luò)信息化背景下加強(qiáng)圖書資料管理研究[J].中國管理信息化,2016(02):177-178.
  [3]程文富.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法和策略[J].企業(yè)改革與管理,2016(02):23.

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