摘要：隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，信息化建設(shè)，數(shù)字化建設(shè)已逐步成為發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，與此同時(shí)，檔案信息化也應(yīng)緊跟腳步，逐步實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化和電子檔案管理規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，加強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)檔案館，配備專業(yè)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
　　關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；建設(shè)
　　一、檔案管理信息化的重要性
　　網(wǎng)絡(luò)時(shí)代已然來臨，信息化為各項(xiàng)工作的開展提供了便利和效率，各行業(yè)更應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，加快“數(shù)字化”的全面建設(shè)。檔案管理要實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，已經(jīng)成為了檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑。有效地利用信息化工程來提高檔案管理效率，才能讓資源充分得到共享。檔案管理部門是一個(gè)見證了單位歷史沿革，發(fā)展定位的部門，收集、保管著所有重要資料，可見其重要性。隨著單位發(fā)展，檔案的分類也越來越多，內(nèi)容也越來越復(fù)雜，數(shù)量也是日益劇增，工作量也在不斷加大，另一方面紙質(zhì)資料經(jīng)過長時(shí)間的保管難免會(huì)風(fēng)化、遺漏、損壞，這樣信息化的檔案管理就顯得尤為重要。在查閱方面也避免了一頁一頁的翻查，電腦的快速搜索，方便快捷，一目了然。不論從哪個(gè)方面來談，信息化的檔案管理都一個(gè)單位的明智之舉。高校檔案信息化建設(shè)是以檔案信息資源建設(shè)為中心，加強(qiáng)電子文件管理為重點(diǎn)，以擴(kuò)大信息資源開發(fā)為目標(biāo)，努力提高高校信息化建設(shè)發(fā)展新要求，新目標(biāo)。
　　二、檔案管理信息化建設(shè)存在的問題
　�。ㄒ唬�檔案館建設(shè)的投入力度不夠
　　檔案管的各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的開支都是經(jīng)過預(yù)算，規(guī)劃來的。對(duì)檔案館的經(jīng)費(fèi)投入往往是不夠的，由于很多單位都存在檔案管理意識(shí)比較薄弱，使在經(jīng)費(fèi)投入方面力度不夠，沒有建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的檔案館，沒有配備專門的設(shè)施設(shè)備。檔案館條件也相對(duì)簡陋，檔案資料的保存都達(dá)不到要求，沒有專門的檔案柜，防潮、防火、防盜等安全設(shè)備也需要相應(yīng)的配套，電腦、掃描儀等專業(yè)設(shè)備也沒有的到相應(yīng)更新升級(jí)維護(hù)，現(xiàn)代化建設(shè)更是成為一種奢侈，投入力度不夠已經(jīng)嚴(yán)重阻礙了檔案館信息建設(shè)的腳步。
　　（二）檔案管理人才隊(duì)伍不夠?qū)�業(yè)化
　　在單位上大多的檔案管理工作人員沒有相關(guān)的學(xué)歷證明，更沒有相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)，缺乏專業(yè)的人才。檔案管理人員應(yīng)該具有較高的思想政治素養(yǎng)，并掌握現(xiàn)代管理技術(shù)，能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理，精通檔案管理業(yè)務(wù)，能夠科學(xué)有效地制定相關(guān)規(guī)章制度，熟悉檔案管理、存檔、查閱流程，使檔案館能夠有效運(yùn)轉(zhuǎn)，發(fā)揮其職能職責(zé)。再加上檔案管理人員配置不夠合理，人員單一，工作繁重，一定程度上造成了檔案管理工作活力不夠、進(jìn)步不快、專業(yè)化不強(qiáng)。
　　三、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的建議
　�。ㄒ唬┘哟笸度�，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化檔案館
　　不管是哪個(gè)單位部門都應(yīng)不斷加大投入，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案館，配備專業(yè)的設(shè)施設(shè)備，加強(qiáng)安保工作，購置必備的檔案柜，通風(fēng)、采光、防蟲、防潮、防火、防盜等配套保護(hù)措施，添置電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備，確保檔案資料的安全，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效保存。充分利用校園網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案館和單位其他部門之間的遠(yuǎn)程對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化、信息化、數(shù)字化，讓各部門在移交檔案的時(shí)候能夠快速便捷實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程移交。充分利用信息化檔案管理的相關(guān)軟件和方法，分步驟、分重點(diǎn)、分類別、分時(shí)間的將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，按類別、年份清理保存，這樣就有效保證了檔案保存價(jià)值的電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性。這樣又保存了檔案資料，也為今后的查閱提供了方便，并構(gòu)建了強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫，充分利用網(wǎng)絡(luò)和網(wǎng)站的作用，在單位網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，建立檔案窗口，有計(jì)劃地上傳開放檔案目錄，提供網(wǎng)上查詢，使查閱變得簡單、快捷。讓檔案工作活起來，也加速了檔案信息化建設(shè)。
　�。ǘ�）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度
　　檔案管理人員不僅要具備較高的思想政治素養(yǎng)，專業(yè)的檔案管理方面的知識(shí)，還必須要具有一定的經(jīng)濟(jì)、寫作等綜合方面的知識(shí)。檔案管理工作人員要熟練掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)，運(yùn)用現(xiàn)代化的辦公及時(shí)有效地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，做到資料的有效保存和更新維護(hù)。同時(shí)，要不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，選拔優(yōu)秀專業(yè)的管理人員，繼而加強(qiáng)培訓(xùn)力度，優(yōu)化專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)。要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化工作的指導(dǎo)、檢查、監(jiān)督工作，及時(shí)建立相應(yīng)的電子文檔，方便保存查閱。在檔案管理過程中，檔案管理人員要多層次、復(fù)合型、一專多能，要有不怕吃苦，認(rèn)真踏實(shí)的優(yōu)良品質(zhì)，才能加快檔案管理信息化工作的健康持續(xù)發(fā)展。
　　（三）制定檔案移交、查閱等相關(guān)制度，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)
　　單位領(lǐng)導(dǎo)要提高重視程度，建立統(tǒng)一的信息化工作體制，根據(jù)《檔案法》的規(guī)定和單位工作的實(shí)際情況，制定相關(guān)移交、借閱制度，指導(dǎo)和規(guī)范檔案信息化建設(shè)、運(yùn)行和維護(hù)工作，使檔案工作有章可循、有法可依、有規(guī)可守，保障單位檔案建設(shè)工作的制度化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。嚴(yán)格要求各部門按照規(guī)定借閱、查閱檔案，確保檔案資料不丟失、不損壞，檔案信息不泄露。做到全員上下高度重視檔案管理工作，確定專職檔案信息管理工作部門和工作人員，按照部門職能職責(zé)和信息化建設(shè)的整體要求，做好所有檔案的生成、保存、利用工作。更要重視和加強(qiáng)檔案管理工作的交流，多聽取檔案管理工作人員的匯報(bào)，及時(shí)了解單位檔案管理工作現(xiàn)狀，有效解決工作中存在的困難，從而整體提升檔案管理的信息化建設(shè)。
　　參考文獻(xiàn)：
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