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開放教育學籍檔案分級管理利弊探析

發(fā)布時間:2019-08-09 來源: 人生感悟 點擊:


  摘 要:學籍檔案工作是開放教育學籍管理一個重要的組成部分,只有充分發(fā)揮系統(tǒng)辦學的獨特優(yōu)勢,揚長避短,創(chuàng)新信息化服務管理手段,不斷提高學籍檔案管理工作的質(zhì)量和效率,才能更好地服務于學生服務于社會。
  關鍵詞:開放教育;學籍檔案;分級管理;利弊
  中圖分類號:F49 文獻標識碼:A 文章編號:16723198(2013)11016602
  1 開放教育學籍管理的特點
  開放教育實行完全學分制,學籍8年內(nèi)有效。與傳統(tǒng)教育模式下的學籍管理相比較,開放教育模式下學籍管理具有以下幾個突出的特點。
 。1)管理信息化。開放教育是充分利用現(xiàn)代信息技術的新型教育模式,突破了時空的限制,其中的學籍管理運行模式也充分顯現(xiàn)出現(xiàn)代信息化的特點。開放教育學籍管理通過對“教務管理系統(tǒng)”的操作使用,依托中央、省、地市州及縣市電大(教學點)四級辦學實體構成的教務管理信息網(wǎng),借助互聯(lián)網(wǎng)絡傳輸開放教育學籍管理的各種基礎數(shù)據(jù)、執(zhí)行信息,F(xiàn)代信息技術在開放教育學籍管理中的有效應用,為開放教育模式下的學籍管理達到國內(nèi)先進水平積累了寶貴經(jīng)驗。
 。2)數(shù)據(jù)規(guī);。學生基本信息通過“教務管理系統(tǒng)”軟件進行存儲,每名開放教育學生的基本信息包含若干個信息點,諸如姓名、性別、出生日期、身份證號、籍貫、學歷層次、前置學歷、畢業(yè)院校、電子注冊編號等等。如果說參加開放教育學習的學員形成了一定的規(guī)模,開放教育學籍管理中的學生數(shù)據(jù)更呈現(xiàn)出了規(guī);奶攸c。
 。3)運作系統(tǒng)化。在廣播電視大學“系統(tǒng)辦學”體制下,開放教育學籍管理機制的運行只有在系統(tǒng)化條件下才能真正實現(xiàn)。系統(tǒng)化首先體現(xiàn)在廣播電視大學的學籍管理實行中央電大、省、地(市、州)及縣市電大(教學點)層級管理,需要四級聯(lián)動才能最終把各項學籍管理工作布置、反饋、落實;其次學籍管理與招生、教學管理、考試管理等模塊共同組成“教務管理系統(tǒng)”,這幾者之間聯(lián)系密切,各模塊中的數(shù)據(jù)高度融合、互為條件;最后學籍管理工作是教學教務管理系統(tǒng)的組成部分,和招生、教學管理、考試三個部門形成了一個相互協(xié)作的運作體系。
 。4)高度復雜性。開放教育學籍管理的高度復雜性從畢業(yè)審核及辦證環(huán)節(jié)可見一斑,畢業(yè)審核及辦證環(huán)節(jié)是學籍管理工作中重要的組成部分,目前電大系統(tǒng)頒發(fā)畢業(yè)證書存在時間延后較長的突出問題。電大頒發(fā)畢業(yè)證書一般需要經(jīng)歷三個相對獨立的階段,且每個階段都是需要耗費一定的時間,加之學籍管理中的畢業(yè)審核工作環(huán)節(jié)處于“系統(tǒng)”出口的位置,學員幾年中在招生、專業(yè)教學計劃、考試、學籍管理中產(chǎn)生的隱性問題都顯現(xiàn)。隱性問題的解決橫向上需要其他部分的參與,縱向上需要中央到教學點四級相關部門的聯(lián)動。隱形問題的來回反饋、處理不僅要占用時間,同時隨著畢業(yè)生數(shù)字的逐年增加,學生數(shù)量上的積累也和頒證時間延長相關。
  2 開放教育學籍檔案分級管理的利弊
  開放教育學籍管理緊密結合現(xiàn)代遠程教育的特質(zhì),憑借現(xiàn)代信息技術,依托完整的、遍及全國城鄉(xiāng)教學管理網(wǎng)絡系統(tǒng),采用統(tǒng)籌規(guī)劃、分級管理、分工協(xié)作的運作機制,突破了時間和空間的限制,形成了自身獨有的特色。
  2.1 開放教育學籍檔案分級管理的優(yōu)點
 。1)統(tǒng)籌規(guī)劃、分級管理有利于突出各層次檔案管理的重點,有利于學籍檔案管理相關工作的實施。中央、省、地市州及縣市電大(教學點)四級辦學實體構成的教務管理系統(tǒng)能夠相應的對準自己的位置開展工作。管理層次越低,對單個學生學籍檔案的精細要求和覆蓋面越廣,而管理級次越高,所要求掌握的關鍵性信息點越少、精度要求越高,主要集中在姓名、性別、身份證號、專業(yè)、層次、課程成績等核心信息點上,這樣一來,就有利于學籍檔案的歸檔與管理。
 。2)上下聯(lián)動、分工協(xié)作的運行機制有利于在一定程度上提高學籍檔案管理的工作效率,能夠在短時間內(nèi)調(diào)動各級管理人員,極大地提高了管理工作的效率,如電大系統(tǒng)每年數(shù)以百萬計的新生入學材料、畢業(yè)生材料,是任何其他高校都無法想象的規(guī);瘮(shù)據(jù),時間緊、任務重,但在電大系統(tǒng),通過電大系統(tǒng)獨有的系統(tǒng)化優(yōu)勢,逐級分解,能夠短時間內(nèi)積聚全系統(tǒng)相關管理團隊的力量,在短時間內(nèi)按照相關要求完成有關工作。
 。3)能充分利用現(xiàn)代信息技術,實現(xiàn)學籍檔案管理的現(xiàn)代化、科學化和信息化。全國電大系統(tǒng)能夠按照中央廣播電視大學的統(tǒng)一要求,既實現(xiàn)學籍檔案管理上的集中、統(tǒng)一,又可以實現(xiàn)資源共享、規(guī)范控制,避免因多級聯(lián)動、時空限制而出現(xiàn)信息偏差等情況。
  2.2 開放教育學籍檔案分級管理的缺點
  (1)電大系統(tǒng)點多線廣,各種問題紛繁蕪雜,且學籍檔案管理涉及與其他環(huán)節(jié)的交叉眾多,只要一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題,就會引起連鎖反應,優(yōu)點也會成為絆住自己手腳的缺點,相關信息的更改或者更新就會有牽一發(fā)而動全身之勢,加之學籍管理和招生、教學管理、考試三個部門形成了一個相互協(xié)作的運作體系。學籍管理工作的實效需要其他部門的支持和參與,只要其中某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)一點異常,就可能影響其他,從縱向和橫向上都可能出現(xiàn)混亂。
 。2)容易導致內(nèi)耗,影響辦事效率。上下聯(lián)動、分工協(xié)作的管理體制,從設計和運行的理想狀態(tài)來看無疑是很好的,但在實際執(zhí)行中,由于面向的是遍布全國城鄉(xiāng)的成人學生,各級、各地管理者工作能力不一,難免出現(xiàn)工作環(huán)節(jié)上的重復和交叉,導致整體運行效果大打折扣,加之針對問題,信息傳遞和反饋需要占用一定的時間,也無形中影響了整體效率的發(fā)揮。
  (3)容易形成因地而異的不利局面。學籍檔案管理工作雖有一定的標準,不管標準有多么完善,其操作還是需要由人來進行,即其執(zhí)行仍受制于各地相關條件及具體執(zhí)行者個人水平高低的影響,導致各地在學籍檔案管理工作上的參差不齊、操作規(guī)范程度不一,最終影響到開放教育學籍檔案管理的總體水平。
  3 如何統(tǒng)籌規(guī)劃做好開放教育學籍檔案工作
  (1)取長補短,適應開放教育辦學模式的學籍檔案工作。廣播電視大學系統(tǒng)應該根據(jù)需要,制定統(tǒng)一、規(guī)范的開放教育學籍檔案管理制度,在學籍檔案的形成、收集、整理及歸檔上,充分發(fā)揮現(xiàn)有優(yōu)勢,將學籍檔案管理工作日;、系統(tǒng)化、規(guī)范化,并切實做到程序化、制度化,既便于操作,又促進學籍檔案管理工作的質(zhì)量和效率的不斷提高。
 。2)多級聯(lián)動,分工合作,適應系統(tǒng)需求的學籍檔案工作。充分利用系統(tǒng)優(yōu)勢,創(chuàng)新信息化管理手段,使學籍檔案管理工作適應時代發(fā)展。學籍檔案管理是一項既嚴肅又嚴謹?shù)墓ぷ,學籍檔案的管理要依據(jù)開放教育的信息化、系統(tǒng)化的特點,將學籍管理檔案納入科學化、現(xiàn)代化的軌道上,依托現(xiàn)有全國統(tǒng)一的教務管理系統(tǒng),創(chuàng)建全國統(tǒng)一的學籍檔案后臺數(shù)據(jù)中心,實現(xiàn)學籍檔案數(shù)據(jù)的實時交互、動態(tài)管理,并且規(guī)范數(shù)據(jù)進入與輸出標準,便于實現(xiàn)對在籍生及畢業(yè)生檔案的分類管理。
 。3)創(chuàng)新信息化管理手段,提高學籍檔案管理工作質(zhì)量和效率。學籍檔案管理不能停留在只是對傳統(tǒng)的檔案信息獲取節(jié)點進行管控,而應創(chuàng)新信息化管理手段,實現(xiàn)學籍檔案管理在新思路、新辦法和新動向有發(fā)展,提升開放教育學籍管理的內(nèi)涵,充分實現(xiàn)利用現(xiàn)有學籍、教務、考試管理系統(tǒng)的一體化,實現(xiàn)學籍檔案獲取來源的多元化接口,實現(xiàn)學籍檔案管理與日常招生、教學、考試等相關環(huán)節(jié)的自動對接,促進開放教育又快又好的發(fā)展。
 。4)加強培訓和經(jīng)驗交流,提升開放教育學籍檔案管理的總體水平。通過定期和不定期的培訓、交流活動,在系統(tǒng)內(nèi)推廣先進經(jīng)驗和做法,總結缺失與不足,并將學籍檔案管理工作納入日常教學教務考評體系,形成齊抓共管的有利局面,促成學籍檔案管理工作良性循環(huán)機制的形成與運作,使之適應新形勢下開放教育發(fā)展的要求,充分做好服務和保障工作。
  參考文獻
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