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高校成人教育檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展對策

發(fā)布時間:2019-08-06 來源: 人生感悟 點擊:


  近幾年,隨著中組部對干部人事檔案專項審核工作的推進,組織部門針對干部“三齡兩歷一身份”等信息的審核進一步落實。面對此次檔案查補工作中暴露出來的問題,唯有在實際操作、廣泛調(diào)研和深入思考基礎(chǔ)上,提出相應(yīng)解決對策,使高校成人教育檔案管理工作在現(xiàn)階段發(fā)揮其應(yīng)有的作用,利國利民,擔(dān)負其應(yīng)負的歷史使命。
  1 高校成教檔案管理現(xiàn)狀
  1.1 從重視程度看成教檔案管理現(xiàn)狀
  從上到下對于成教檔案沒有給予應(yīng)有的重視。在實際工作中,很多高校雖然成教檔案有分管領(lǐng)導(dǎo),但存在著只分而不管或管而不嚴的現(xiàn)象;其次,隨著成人教育近些年教學(xué)形式的擴展,辦學(xué)模式的增多,高校成人教學(xué)管理人員很多身兼數(shù)職,整天忙于教學(xué)管理工作,無更多時間和精力對檔案材料進行收集、整理,從領(lǐng)導(dǎo)到具體工作人員均無暇顧及檔案工作,忽視了檔案工作的重要性。同時,成教管理人員多是無編制的外聘人員,沒有編制保障,待遇偏低,多做工作、做好工作的動力和積極性受阻。
  1.2 從管理規(guī)范和制度建設(shè)看成教檔案管理現(xiàn)狀
  時代在前進,情況在不斷變化,而相應(yīng)的檔案管理規(guī)范和制度卻仍停留在以往,沒有得到及時制定或修訂,滯后于實際工作,沒有與實際工作相適應(yīng)的檔案管理標(biāo)準和規(guī)范。國家教委1993年11月16日頒布《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》,1994年1月1日開始實施。在此,以青島大學(xué)為例,以此規(guī)范為指導(dǎo),2004年4月對學(xué)校原有檔案文件進行修訂后作為檔案管理文件一直沿用至今。
  近10年,高校成人教育發(fā)展速度和模式全面快速增長。高校成人教育結(jié)合人們的需求,各種模式、類型名目繁多:函授、夜大、脫產(chǎn)、自考、試點本科、企業(yè)嫁接、與國外合作1+1+2轉(zhuǎn)學(xué)分項目等等,多種形式并存。加上最近幾年實行跨區(qū)域全國招生,促使成人教育橫向、縱向多種發(fā)展,使成教檔案材料的內(nèi)容、種類更為復(fù)雜多樣,但是,很多高校沒有根據(jù)成教工作的發(fā)展和變化修訂相應(yīng)的管理規(guī)范和制度,諸如檔案立卷歸檔、保管、保密、利用、鑒定等制度,特別是隨著電子文檔一體化,檔案數(shù)字化等形成的檔案,如何編制、歸檔管理,沒有及時修訂統(tǒng)一的管理規(guī)范和規(guī)章制度,大家都在實踐中摸索著干,這樣就會出現(xiàn)無章可循,沒有約束,管理混亂現(xiàn)象。
  1.3 從歸檔率看成教檔案管理現(xiàn)狀
  由于成人教育教學(xué)形式的靈活性和辦學(xué)模式的多樣性,導(dǎo)致部分檔案收繳難度大,歸檔率低,特別是分散在全省乃至全國各地的教學(xué)站點,由于路途遙遠,管理相對簿弱,業(yè)務(wù)部門無法及時到站點檢查督導(dǎo)檔案收集、整理工作,站點管理人員抱著“天高皇帝遠”的想法,檔案工作不積極主動,能拖就拖,能不交就不交,遺忘在角落里,甚至丟失,或為了教學(xué)站點工作上的方便,私存檔案。
  1.4 從利用率看成教檔案管理現(xiàn)狀
  高校成教檔案利用率在增長。在此,也以青島大學(xué)為例,近幾年成人教育檔案的查閱利用率突飛猛進,2016年達2500余人次,比五年前翻了4倍,F(xiàn)在,隨著人們在升學(xué)、就業(yè)、升職、考研、出國、異地落戶等需求,檔案利用呈現(xiàn)多元化趨勢,以前較少利用的成人教育新生錄取表、學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍卡片、畢業(yè)生登記表等檔案材料,利用率猛增,但相對成教檔案管理比較簿弱,技術(shù)手段落后,與快速增長的利用者的需求極不相適應(yīng)。這是因為一方面,長期以來對成教檔案的重視程度和工作要求跟不上;另一方面,在管理手段上,大多數(shù)高校的成人教育檔案還是采用傳統(tǒng)的手工收整、編制紙質(zhì)檔案,檔案利用仍以人工檢索為主,沒有形成電子文檔,使查閱過程繁瑣復(fù)雜,信息數(shù)據(jù)無法有效整合,大大降低了檔案的查閱效率和利用率,給成人教育管理和檔案利用者造成較大影響。
  2 提高高校成人教育檔案管理水平對策
  2.1 加強領(lǐng)導(dǎo),增強對檔案重視程度
  檔案工作的好壞與領(lǐng)導(dǎo)的重視程度有很大關(guān)系,各高校要逐級有分管成人教育檔案的領(lǐng)導(dǎo),特別要強調(diào)學(xué)院層次的院領(lǐng)導(dǎo)分管好相應(yīng)的成教檔案工作,明確其為成教檔案管理第一責(zé)任人,及時檢查和督導(dǎo)檔案任務(wù)完成的情況,并將這項工作的完成情況落實到年終考核中去。其次,要利用各種宣傳媒體傳播檔案利用典型事例和成果,突出宣傳檔案在成人教育工作中及為利用者解決實際問題所發(fā)揮的重要作用,如為相關(guān)教學(xué)科研管理者決策依據(jù)、教學(xué)評估、招生及升職、職稱評審等檔案利用典型事例,激發(fā)起從領(lǐng)導(dǎo)到基層檔案管理工作者對檔案工作的重視。
  2.2 與時俱進,完善規(guī)章制度
  夯實基礎(chǔ),規(guī)范化管理。高校成人教育的快速發(fā)展及其特有的辦學(xué)形式靈活性和多樣性,豐富了成教檔案的內(nèi)容。但是,據(jù)調(diào)查,許多高校沒有制訂或及時修訂成人教育檔案工作規(guī)范,而是沿用全日制教學(xué)檔案工作規(guī)范,成人教育和全日制教育有所不同,這也造成了兩者形成的檔案有所不同。因此須科學(xué)調(diào)研,根據(jù)本學(xué)校成人教育及形成檔案特點,制定出適合本學(xué)校成人教育檔案管理工作規(guī)范、業(yè)務(wù)流程和相關(guān)制度,明確成教檔案的歸檔范圍、保管期限及檔案材料的收集、立卷、整理等具體標(biāo)準和要求。并隨著成教檔案內(nèi)容的豐富發(fā)展,及時修訂檔案工作規(guī)范,形成良好的成人教育檔案收整、歸檔流程,保證檔案能夠及時、準確、完整地立卷、歸檔,保障成教檔案管理工作有法可依,有章可循,推動成人教育檔案工作的可持續(xù)發(fā)展,促進成教檔案工作科學(xué)、規(guī)范、制度化建設(shè),加快成教檔案管理水平的提高。
  2.3 大力提升成人教育檔案信息化建設(shè)水平
  依據(jù)現(xiàn)代化管理手段和技術(shù),管理高校成人教育檔案。
  實行檔案數(shù)字化管理。實現(xiàn)數(shù)字化管理是成教檔案信息化、智慧化管理的必由之路,數(shù)字化管理既解決已存檔案因手工查閱造成的效率差、利用率低的困境,有效避免因教學(xué)站點分散、路途遙遠而導(dǎo)致紙質(zhì)檔案材料丟失的可能性,又能加快檔案查閱速度,提高效率,降低檔案日常管理及查詢等方面的工作強度,提高成人教育檔案利用率。
  建立信息資源數(shù)據(jù)庫。分散全省乃至全國各地的教學(xué)站點,可以借助學(xué)校智慧校園網(wǎng)建設(shè),依據(jù)大數(shù)據(jù)相關(guān)理論和技術(shù),應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)教學(xué)平臺,建立與學(xué)校管理、成人教育發(fā)展相適應(yīng)的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。如,可根據(jù)教學(xué)站點、專業(yè)、學(xué)制、教學(xué)形式等建設(shè)多個種類專題數(shù)據(jù)庫,并對各個數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)庫相互之間檔案信息進行有效整合,這樣對解決成人教育實施的諸如學(xué)分制、彈性學(xué)習(xí)、函授學(xué)習(xí)、遠程教學(xué)等方式形成的檔案及成教管理過程中的各類綜合信息、數(shù)據(jù)的利用都有著積極有效的重要作用。
  2.4 建立合理有序的激勵機制
  各高校要根據(jù)成教檔案管理的實際情況,建立合理有序的激勵機制,全面調(diào)動檔案管理人員收整檔案的積極性, 使“要我收整檔案”變成“我要收整檔案”的積極工作模式,并對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出者,在職稱評定等涉及員工切身、長遠利益時給予政策傾斜等體現(xiàn)。其次,領(lǐng)導(dǎo)要積極申請增加編制、經(jīng)費、設(shè)備等,為檔案管理人員切實解決工作中遇到的問題和難題,讓他們無后顧之憂,有更多的時間和精力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識和專業(yè)技能,扎實做好檔案材料保管、收集、整理和歸檔工作,確保檔案收整、歸檔工作的有序進行。
  隨著成人教育事業(yè)的推進,成人教育檔案管理也要實時跟進,不斷發(fā)展創(chuàng)新,創(chuàng)立起適合自己學(xué)校成教檔案管理的模式和機制,提高檔案管理能力,實現(xiàn)成人教育檔案管理工作的專業(yè)化、科學(xué)化、規(guī)范化、智慧化和依法化。
  參考文獻
  [1]吳影.對成人教育檔案工作的幾點認識. 黑龍江檔案 2012年第1期
  [2]李麗虹.做好成人教育檔案管理工作的幾點認識.黑龍江檔案2011年第3期

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