淺談成人教育函授站學(xué)籍管理工作的有效策略
發(fā)布時(shí)間:2019-08-05 來源: 人生感悟 點(diǎn)擊:
[摘要]剖析成人教育函授站學(xué)籍管理工作存在的問題,探討學(xué)籍管理的意義,提出有效管理的策略。
[關(guān)鍵詞]函授站 學(xué)籍 檔案 管理
[文獻(xiàn)編碼]doi:10.3969/j.issn.0450-9889(C).2011.08.026
學(xué)籍管理是函授站教學(xué)與學(xué)生管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容,其在成人教育學(xué)院(以下簡稱成教院)具有自己的特點(diǎn),即按成教院制定的教學(xué)與學(xué)生管理要求來開展工作。函授站教學(xué)和管理的對象都是在職人員,他們具有在職、成人、分散、業(yè)余時(shí)間少、有一定的自學(xué)能力等特點(diǎn)。函授辦學(xué)的特點(diǎn)和學(xué)習(xí)對象的特殊性,造成學(xué)生的學(xué)籍頻繁異動(dòng),成為函授站教學(xué)與學(xué)生管理工作中的難題,增加了學(xué)籍管理工作的復(fù)雜性。
一、函授站學(xué)籍管理的特點(diǎn)與意義
函授站學(xué)籍管理的特點(diǎn)是按成教院制定的教學(xué)與學(xué)生管理要求,一方面進(jìn)行學(xué)籍檔案管理,一方面為成教院收集、制作和提供函授學(xué)生的最基礎(chǔ)的信息資料。其主要工作內(nèi)容包括以下六個(gè)方面:
(一)學(xué)生信息檔案的建立與管理(即新生和畢業(yè)生所填文字表格的收集、審核、整理歸檔及學(xué)籍檔案的遞交等)。
(二)學(xué)生在函授站期間的學(xué)習(xí)考核與成績管理(即考核評價(jià)、成績審核、整理歸檔)。
(三)學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)的處理(即轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)與復(fù)學(xué)、留級(jí)與退學(xué)、缺課與補(bǔ)課補(bǔ)考等)。
(四)將上述學(xué)籍信息數(shù)據(jù)及時(shí)上報(bào)成教院,并與成教院交流。
(五)學(xué)籍檔案管理信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與年度總結(jié)。
(六)學(xué)籍管理規(guī)章制度細(xì)則、工作流程的建設(shè),學(xué)風(fēng)、校(站)風(fēng)的建設(shè)等。
函授站的學(xué)籍管理工作既包括非常具體、十分繁雜的事務(wù)性工作,同時(shí)又是一項(xiàng)政策性很強(qiáng),起到維護(hù)學(xué)歷、文憑嚴(yán)肅性和權(quán)威性的工作,貫穿在學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)期間。因此,加強(qiáng)和完善學(xué)籍管理工作,保證學(xué)籍檔案的質(zhì)量,具有十分重大的現(xiàn)實(shí)意義。
二、函授站學(xué)籍管理工作中存在的主要問題及原因分析
(一)函授站工作人員學(xué)籍檔案管理意識(shí)淡薄。函授站只是成教院在地方上的辦學(xué)點(diǎn),它往往不是傳統(tǒng)的教學(xué)單位,因而從單位領(lǐng)導(dǎo)到學(xué)籍管理工作者,對相關(guān)政策法規(guī)不太熟悉,對學(xué)籍檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足。在工作過程中,由于上級(jí)的檢查和年度考核、學(xué)籍管理與本單位關(guān)系不大等原因,造成領(lǐng)導(dǎo)只重視單位原有的工作,輕學(xué)籍管理工作,甚至提出“隨便外聘人員來做學(xué)籍管理工作也行”。而兼職人員從事學(xué)籍檔案管理工作,經(jīng)常是精力上不能保證,業(yè)務(wù)上缺少學(xué)習(xí)和系統(tǒng)培訓(xùn),使得工作時(shí)往往效率不高。這是缺乏收集、整理、保存學(xué)籍檔案的意識(shí),沒能把學(xué)籍檔案建設(shè)工作提高到人才培養(yǎng)質(zhì)量和成教辦學(xué)健康、可持續(xù)發(fā)展的高度來認(rèn)識(shí)。
(二)學(xué)籍管理理念不夠清晰,管理方式無標(biāo)準(zhǔn)。在函授站的工作中往往是重教學(xué)輕管理,當(dāng)函授學(xué)生申請學(xué)籍變動(dòng)時(shí),班主任往往或直接、或告知學(xué)生將材料交到學(xué)籍經(jīng)辦者手上,而不是按“先審批后執(zhí)行再備案”(即提出申請——交班主任——報(bào)負(fù)責(zé)人審批——交學(xué)籍管理員備案)的管理流程辦事。學(xué)籍、考務(wù)、成績?nèi)咧g在管理上不能有效溝通,故時(shí)有發(fā)生因休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級(jí)、轉(zhuǎn)專業(yè)、退學(xué)等學(xué)籍異動(dòng),造成考務(wù)、成績和學(xué)籍信息缺失或人數(shù)不對等問題。這都是因?yàn)樵趯W(xué)籍檔案管理上沒有制定切實(shí)可行的工作流程,管理方式上比較混亂,沒有相應(yīng)的制度保證。
(三)學(xué)籍建檔不及時(shí),材料缺失嚴(yán)重,工作人員缺乏專業(yè)能力。在學(xué)生信息的收集中,首先是學(xué)生沒能意識(shí)到個(gè)人信息在學(xué)籍檔案中的重要性,填表時(shí)不看、不聽、不認(rèn)真填寫,又不能及時(shí)向班主任提供已變更的信息。其次是班主任工作不到位,不能及時(shí)收集、不能認(rèn)真核對學(xué)生應(yīng)填寫的信息,從而造成學(xué)生信息資料不完整。又由于學(xué)籍檔案管理人員往往是兼職,他們對待日常學(xué)籍檔案管理工作松懈,不能及時(shí)敦促班主任回收學(xué)生填寫的信息表,或當(dāng)學(xué)生申請學(xué)籍變動(dòng)時(shí),不能及時(shí)敦促學(xué)生寄回學(xué)籍變動(dòng)材料,甚至有“紙片記載”而不做有效建檔管理的現(xiàn)象。這直接導(dǎo)致了在學(xué)籍管理工作中,不能及時(shí)收集、準(zhǔn)確分類、有序編排學(xué)籍信息資料,嚴(yán)重影響了學(xué)籍電子注冊的順利實(shí)施,造成學(xué)生信息資料反饋學(xué)院延遲或無法上報(bào),使得學(xué)籍管理工作難以做到及時(shí)、科學(xué)和規(guī)范。
三、解決函授站學(xué)籍管理工作中問題的有效策略
(一)加強(qiáng)學(xué)習(xí),強(qiáng)化學(xué)籍檔案管理意識(shí)。函授站從領(lǐng)導(dǎo)到工作人員都應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)相關(guān)的政策法規(guī)學(xué)習(xí),從思想上明確學(xué)籍檔案具有的重要價(jià)值與作用;了解做好學(xué)籍檔案管理工作是尊重知識(shí)、尊重人才,促進(jìn)國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展,實(shí)施人才強(qiáng)國戰(zhàn)略的保證;認(rèn)識(shí)函授站也要配備專職學(xué)籍管理人員的重要性。通過送人員出去參加相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn),進(jìn)而增強(qiáng)學(xué)籍管理專職工作人員自身的檔案管理意識(shí)和專業(yè)水平。同時(shí)要讓全體工作人員懂得支持學(xué)籍檔案的建設(shè)是應(yīng)盡的義務(wù);要向函授學(xué)生宣傳學(xué)籍檔案的重要性,使他們樹立正確的檔案意識(shí),以便工作人員在學(xué)籍信息的收集中能準(zhǔn)確、完整、及時(shí)地完成任務(wù),按時(shí)整理和上報(bào)成教院。
(二)建章立制,推進(jìn)學(xué)籍檔案的規(guī)范化管理。函授站的學(xué)籍檔案管理有別于成教院,它除了要注冊、收集、整理學(xué)籍信息,還要及時(shí)與成教院交流,所以函授站學(xué)籍檔案工作量大、內(nèi)容繁雜,還涉及到政策性和原則性的信息。針對函授站學(xué)籍檔案管理的特點(diǎn),必須制定適合本站執(zhí)行的各項(xiàng)規(guī)章制度,其中包括:一是設(shè)專職的學(xué)籍管理人員,即安排有責(zé)任心、愛崗敬業(yè)、細(xì)心穩(wěn)重、業(yè)務(wù)技能和計(jì)算機(jī)能力強(qiáng)的同志來做學(xué)籍檔案管理。二是制定統(tǒng)一、合理、有效的學(xué)籍檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和要求,即本站學(xué)籍管理細(xì)則和考試細(xì)則,收集學(xué)生學(xué)籍信息的細(xì)則,學(xué)籍信息建檔存檔的細(xì)則,成績、考務(wù)和學(xué)籍信息交流的要求,與成教院信息往來的要求,學(xué)籍信息原則問題的領(lǐng)導(dǎo)審批制度等等。三是配備應(yīng)有的設(shè)備,即計(jì)算機(jī)、統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒、鐵皮柜等等。
落實(shí)這三項(xiàng)制度,函授站的學(xué)籍管理工作才能形成制度化、規(guī)范化,從而達(dá)到學(xué)籍檔案的高質(zhì)量管理。
(三)開拓思路,優(yōu)化工作方法,提升學(xué)籍檔案的管理水平。由于函授學(xué)生學(xué)籍頻繁異動(dòng)和他們身處不同城市等原因,造成了函授站學(xué)籍檔案工作很復(fù)雜、難管理;同時(shí),函授站收集學(xué)生的學(xué)籍信息除了備份,主要還是提供給成教院進(jìn)行管理備案。因而,學(xué)籍管理人員要學(xué)會(huì)將工作進(jìn)行科學(xué)的流程化管理。例如:利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立學(xué)籍檔案管理共享平臺(tái),方便領(lǐng)導(dǎo)了解學(xué)籍管理情況,方便成績、考務(wù)、學(xué)籍信息的交流和調(diào)用。收集和更新學(xué)生注冊等信息,這是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作,可設(shè)計(jì)一套學(xué)生注冊信息大全表,以便每學(xué)年審核在校生學(xué)籍信息和跟蹤學(xué)籍異動(dòng)。針對學(xué)生填表錯(cuò)漏比較多,要按照不同表格內(nèi)容編寫填表說明,確保學(xué)生能順利、完整、準(zhǔn)確地填好表。
應(yīng)對函授學(xué)生的學(xué)籍異動(dòng),首先編制學(xué)生學(xué)籍及各學(xué)期人數(shù)變動(dòng)表,每半年發(fā)布一期學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)公告,并設(shè)立班主任提醒負(fù)責(zé)制;其次將申請材料設(shè)計(jì)成統(tǒng)一的格式文檔,按不同內(nèi)容附上填寫注解、分類打包,利用網(wǎng)絡(luò)通訊的便利給予學(xué)員指導(dǎo)等等。
(責(zé)編 黃鴻業(yè))
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