辦公室是企業(yè)的綜合管理部門，在企業(yè)管理過程中發(fā)揮著樞紐作用，在企業(yè)領導決策過程中發(fā)揮著參謀助手作用，辦公室工作的好壞直接影響著單位的辦事效率和對外形象，而文秘人員又是辦公室的重要組成人員，筆者結合自己幾年來的工作實踐，就企業(yè)文秘工作談一些粗淺的看法和建議。
　　一、當前企業(yè)辦公室文秘工作存在的問題
　　隨著企業(yè)隊整體伍素質的提高，辦公室的文秘工作有了很大的發(fā)展,但也存在著一些不容忽視的問題。
　　一是辦公室事務過于繁雜，影響文秘工作。以大多數(shù)基層辦公室來說，是一個綜合性辦公室，集合了辦文、辦會、人事勞資、后勤服務等職責，幾乎變成了勤雜室。辦公室工作人員每天都會沉浸于紛繁零碎的瑣事之中，存在信息報送不及時、上下渠道不夠暢通等問題，難以真正起到參謀助手作用。
　　二是辦公室文秘人員少，工作負擔重、質量低。近年來，企業(yè)單位文秘人員短缺已成為一個不爭的事實，并已影響了工作的正常開展。目前，大多數(shù)企業(yè)辦公室主要從事文秘工作的人員只有一人，其中的辛苦只有干過的人才會明白，加班加點、熬通宵、“連軸轉”是家常便飯，可以說是“行行字字苦兼酸，篇篇章章麻與辣”。
　　三是文秘人員素質偏低，跟不上企業(yè)的工作要求。由于行業(yè)特點等各方面的原因，企業(yè)辦公室文秘人員的素質已不能適應新形勢下的要求。首先是是文秘專業(yè)知識欠缺�，F(xiàn)在大多基層辦公室的文秘人員多半是半路出身，沒有系統(tǒng)學過文秘專業(yè)知識，雖然有些企業(yè)近年來也招聘了一些文秘專業(yè)人員，但一方面人數(shù)太少，不能滿足工作需要，另一方面文秘的成長本身需要一個過程，很難立即成為行家里手。其次是知識更新過慢。文秘人員出外機會較少，培訓機會更少，知識更新慢，前沿東西掌握的少，大大限制了文秘人員自身素質的提高。
　　四是信息調研工作滯后，參謀作用發(fā)揮不好�？陀^上由于辦公室事務多，沒有時間，但更多的是文秘人員主觀上對信息調研工作難以重視，沒有認識到調查研究的重要性，業(yè)務不精通，基層調研少，基本情況了解不多，加之個人素質能力，導致信息調研工作跟不上新形勢下工作的需求，不能很好地為領導決策提供參考依據(jù)。
　　二、做好企業(yè)辦公室文秘工作的幾點思考
　　1、銳意進取，加強學習，不斷提高文秘人員綜合素質
　　作為文秘工作者，是領導與各部門之間聯(lián)系的橋梁，一言一行，都直接或間接地影響到單位的形象。這種工作的特殊性，要求每一個文秘工作者必須不斷學習，提高自己的綜合素養(yǎng)。
　　一要不斷提高自己的政治素質。辦公室工作是一個政治性、全局性、政策性很強的工作，工作人員任何時候都必須忠誠堅定，把政治素質作為自己的第一素質。這就要求我們要不斷提高政治鑒別力和政治敏銳性、堅定性，學會從政治的角度，辨證的分析問題和解決問題。
　　二要全面提高自身的綜合業(yè)務素質�！罢�以才治、業(yè)以才興”，辦公室人員必須勤學苦練，博采眾家之長，既要向書本學、向實踐學，又要向領導學、同事學，使自己成為“雜家”，成為復合型人才，要做到提筆能寫，開口能講，有事能辦，尤其要把提高自己的寫作水平作為增強能力的重點。
　　三要加強文秘人員教育培訓工作。辦公室文秘人員由于工作性質的關系，相對來說培訓機會較少，文秘人員知識更新慢，現(xiàn)有的知識水平很難滿足工作的需要。為此，要加強文秘人員的培訓工作，要有針對性，提倡“菜單式”的培訓模式。
　　2、轉變作風，改進方法，不斷提高辦事效率
　　辦公室的每一項工作都與全局有著密切的聯(lián)系，作為辦公室文秘人員，一定要在工作作風和方法上下功夫，提高自己的辦事效率。
　　一要樂于奉獻，扎扎實實做好本職工作。辦公室工作就是服務，服務就意味著奉獻，沒有奉獻精神，服務工作就沒有積極性、主動性和創(chuàng)造性。必須將任勞任怨作為修身養(yǎng)性的根本，在工作中不斷充實和完善自己，使自己的全部聰明才智得以充分發(fā)揮。
　　二要理清思路，有條不紊的做好本職工作。辦公室工作雜而亂，常常是手忙腳亂，但越在這時我們越不能亂，我們要分清輕重緩急、統(tǒng)籌兼顧、合理安排；同時，要不斷摸索工作規(guī)律，防止埋于事務堆中，而無時間抓信息工作和調研工作。
　　三要嚴以律己，樹立良好的公眾形象。辦公室工作接觸面廣，其性質較為復雜，要低調做人，低調干事，要嚴格遵守工作紀律，在工作中謙虛謹慎，一絲不茍，要正確認識和對待組織、自己和他人，這樣才能真正協(xié)調好各科室的關系，有利于各項工作的開展。
　　3、抓住中心，創(chuàng)新工作，做好辦公室政務服務工作
　　作為辦公室的文秘人員，最主要的服務就是辦好會，辦好文。一要細致規(guī)范，做好會務服務工作。細節(jié)決定成敗，規(guī)范體現(xiàn)水平。會務服務的好壞影響著會議的成功與否，我們要結合單位實際制定出詳細的會務工作方案，制定出詳細的工作流程，將會務工作分解到組，量化到人；在執(zhí)行過程中，要及時溝通工作中存在的問題，查漏補缺。
　　二要嚴格認真，做好公文處理工作。在內容審核上，首先要把好政策關，看文件是否符合現(xiàn)行政策規(guī)定，是否完整體現(xiàn)了發(fā)文機關的意圖；其次要把好文字關，看文字表達是否準確、通順、簡練，文句是否符合語法、邏輯，數(shù)字、引文、標點等是否準確、規(guī)范、嚴謹。在程序審核上，重點要把好簽審關，要看公文是否嚴格按照公文處理程序進行簽審。在格式審核上，要看文種是否恰當、文件格式是否規(guī)范等。
　　三要積極主動，做好信息報送工作。信息工作是辦公室工作的重要組成部分，是“上情下達、下情上報”的重要途徑，是領導決策的基礎和依據(jù)。要抓重點工作貼近領導意圖。將全年或階段性的重點工作進展情況及時反映，讓領導了解工作的開展情況，為下一步決策提供依據(jù)；要抓熱點問題貼近群眾需求。抓住群眾普遍關注的熱點問題，及時地把群眾的呼聲反映給領導，及時架起干群“連心橋”，使一些矛盾點進入領導決策后及時化解，維護群眾利益；要抓亮點總結經驗貼近上級需求。在反映問題時一定要把事情搞清楚，在肯定成績的前提下，指出隱藏在成績背后的矛盾和問題，提醒領導注意。
　　
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　　責編 ：程世來

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