煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設探討
發(fā)布時間:2019-08-14 來源: 美文摘抄 點擊:
摘 要:在我國快速發(fā)展的過程中,我國的煤礦企業(yè)是必不可少的資源,煤礦生產(chǎn)屬于傳統(tǒng)工業(yè),歷史悠久。但隨著社會的持續(xù)發(fā)展、科技的不斷創(chuàng)新,使得煤礦企業(yè)的一些工作在網(wǎng)絡上獲得了新的發(fā)展空間,煤礦檔案管理也是其中之一。檔案管理是煤礦企業(yè)的主要工作,新時代的檔案管理不再局限于使用傳統(tǒng)的手工模式,信息化建設是大勢所趨。因此,本文從煤礦檔案管理的重要性入手,探討加強其信息化建設的策略,以助力煤礦企業(yè)提升檔案管理的技術水平。
關鍵詞:煤礦企業(yè);檔案管理;信息化;建設策略
社會與經(jīng)濟的轉型發(fā)展,使得煤炭產(chǎn)業(yè)正在朝著規(guī);⒓s化的趨勢發(fā)展,煤礦企業(yè)主輔分離、輔業(yè)改革、關閉破產(chǎn)以及兼并重組等現(xiàn)象層出不窮,使得檔案管理工作的體制、環(huán)境發(fā)生了翻天覆地的變化,傳統(tǒng)的檔案管理開始暴露出諸多不足,如軟硬件落后、管理制度不完善以及信息化建設滯后等,在一定程度上制約了煤礦企業(yè)的改革發(fā)展。因此,要想保障煤礦企業(yè)的順利改革,全面加強檔案管理勢在必行。
1 煤礦檔案管理的重要性
檔案中包含完整、可靠的信息,對煤礦企業(yè)的管理和發(fā)展有重要的指導作用,這就需要檔案管理人員加強檔案管理,利用現(xiàn)有資料挖掘檔案信息,了解煤礦企業(yè)過去的歷史,綜合分析相關數(shù)據(jù),指導煤礦企業(yè)今后的發(fā)展。通過整理煤礦企業(yè)檔案,企業(yè)管理者還能掌握過去的歷史、了解現(xiàn)在的情況、預測未來的趨勢,提升決策的合理性與有效性。如果煤礦企業(yè)的各個部門沒有在平時積累檔案,檔案管理人員也沒有收集和管理好檔案,相關領導就無法了解企業(yè)整體的經(jīng)營管理情況,就容易做出不合理甚至錯誤的決策,使企業(yè)遭受損失。特別是在當今信息時代,檔案管理信息化建設對煤礦企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化管理意義重大。因此,煤礦企業(yè)為提高管理質量,就必須通過信息化建設挖掘檔案信息,如實反映企業(yè)狀況。此外,加強檔案管理信息化建設對煤礦企業(yè)有效開展經(jīng)營管理活動、加快現(xiàn)代化發(fā)展進程顯得尤為重要。
2 煤礦企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀分析
2.1 檔案管理人員素質有待提高
對于煤礦企業(yè)檔案管理工作而言,是一項復雜的工作,需要管理人員具備較高的能力和素養(yǎng)。煤礦企業(yè)檔案管理專業(yè)人才匱乏,人員素質水平有待進一步提高,所以導致檔案管理水平較低,具體體現(xiàn)在以下幾方面:第一,煤礦企業(yè)盲目追求經(jīng)濟效益,將人才培養(yǎng)重點放在了經(jīng)營和生產(chǎn)上,忽視了檔案管理人員培養(yǎng),導致檔案管理人員素質無法適應當下需求。第二,檔案管理人員工作積極性不高,主要是沒認清檔案管理工作重要性,這不僅無法提高檔案管理水平,而且還會導致檔案管理工作出現(xiàn)極度混亂的現(xiàn)象。第三,信息技術不斷發(fā)展,煤礦企業(yè)檔案管理工作逐漸朝著信息化和智能化方向發(fā)展,這就需要有相應信息技術人才進行支撐,然而煤礦檔案管理人員雖然具備很好的管理經(jīng)驗和能力,對于信息化技術的掌握不到位,無法適應信息化的檔案管理需求。
2.2 信息化建設存在滯后性
“互聯(lián)網(wǎng)+”時代,信息化成為各行業(yè)建設的主旋律,檔案管理也不例外。但反觀煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設,其主要存在以下兩個方面的問題:一方面,在信息化建設潮流中,諸多煤礦企業(yè)均在嘗試檔案管理信息化建設,但其信息化建設僅僅局限于通過電腦代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工操作,當前諸多的新興信息化技術均沒有引入,存在較大的滯后性;另一方面,部分煤礦企業(yè)盡管開始主動引入新興的信息化技術,但因為資金、人才方面的限制,實際應用效果并不理想。
2.3 建設項目與檔案管理沒有同步進行
第一,由于檔案管理工作沒有與建設項目同步進行,所以導致檔案資料收集和處理出現(xiàn)嚴重的滯后性,無法發(fā)揮出實質性作用。第二,對于項目后續(xù)的驗收階段,存在嚴重的審核不規(guī)范現(xiàn)象,此問題主要是煤礦企業(yè)沒有在驗收單位中設置檔案管理人員,使得審核階段得不到檔案管理工作的指導,最終給企業(yè)項目建設質量造成嚴重影響。第三,檔案收集和存檔的無效文件較多,不具有相應的法律效力,所以給建設項目的開展造成嚴重影響,此問題出現(xiàn)的主要原因是企業(yè)在重要檔案資料收集時大都是復印件,缺少原件,所以導致出現(xiàn)了一些無法律效力的無效文件。
3 加強煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設的策略
3.1 加強煤礦聲像檔案管理
聲像技術是煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設中應用較為廣泛的一項技術手段,主要是記錄煤礦生產(chǎn)經(jīng)營管理環(huán)節(jié)的聲像資料。聲像資料具備顯著的特征,能使煤礦企業(yè)檔案更準確、更直觀,其內(nèi)容也蘊含豐富的信息,是傳統(tǒng)紙質檔案不可比擬的。而且聲像檔案的復制與編輯更容易,難以造假,即便是造假也能利用專業(yè)技術手段加以識別,從而進一步保證了煤礦企業(yè)檔案的可信度。煤礦企業(yè)的管理者應高度重視聲像檔案管理工作,同時抓好聲像檔案管理制度建設。煤礦企業(yè)聲像檔案管理工作不能全憑想象,更不能停滯不前,要有序進行,注重使用聲像技術的效果,通過制度鞏固聲像檔案管理成果。此外,要注意強化聲像檔案管理分工負責制的落實,明確劃分聲像檔案管理工作的責權利,做到專業(yè)、專崗、專人、專管,明晰崗位與業(yè)務范疇,將責任落實到人頭,從而提高聲像檔案管理工作的實際效果。如檔案管理人員應有效收集各單位、各部門的聲像資料,針對重要的環(huán)節(jié)與時間,務必要有高質量的聲像資料作為檔案素材,并選擇恰當?shù)膬?nèi)容。
3.2 提高檔案管理信息化水平
第一,加強硬件投入。對于煤礦檔案信息化建設而言,必須要有高標準的設備作為支撐,例如計算機、掃描儀等,這都是信息化檔案管理工作須具備的,為檔案管理效率提升提供重要物質基礎。第二,軟件方面投入。除了硬件投入外,還需要加強信息化檔案管理軟件投入,例如完善資源檢索系統(tǒng),這可以快速有效進行檔案信息庫查詢,給檔案管理效率提升創(chuàng)造條件。第三,信息化檔案管理雖然在一定程度上實現(xiàn)了智能化和自動化,但還不能脫離人員參與,為了達到提高檔案管理信息化建設的最終目的,需要重點培養(yǎng)檔案管理人員的信息化技能和素養(yǎng),以確保檔案管理信息化建設的有序實施,最終促進我國煤礦企業(yè)的進一步發(fā)展。
3.3 注重建設項目檔案管理的實效性
首先,加強建設單位負責制。決策層要統(tǒng)籌安排,掌握信息,全面負責,牽頭抓總;執(zhí)行層要扎實工作,逐項去落實,針對問題,提出整改意見,達到提高管理水平的最終目的。其次,發(fā)揮監(jiān)理部門的監(jiān)督管理作用。建設項目監(jiān)理單位除按照建設單位要求,做好自身形成的文件材料的收集、整理、移交工作外,還要對施工單位文件材料形成情況進行質量檢查把關,對施工過程中的每個控制節(jié)點、每個環(huán)節(jié)進行審核,及時發(fā)現(xiàn)問題并提出整改意見。最后,加強檔案工作軟、硬件管理。要選派工作責任心強、業(yè)務素質高和有一定組織協(xié)調能力的人員從事檔案工作,并配備相應的庫房、裝備、裝具,為做好建設項目檔案工作提供必備條件。
4 結語
綜上所述,煤礦企業(yè)的轉型發(fā)展,信息化技術的迅猛發(fā)展,檔案管理工作改革創(chuàng)新就成為煤礦企業(yè)改革的重點。因為煤礦企業(yè)本身的特殊性,信息資料更需要保持嚴謹性、及時性,這就需要煤礦企業(yè)針對現(xiàn)有檔案管理工作存在的問題進行深入分析,針對問題制定針對性的解決策略,通過基礎建設、制度完善、技術引入以及人才培養(yǎng),保障檔案管理工作的有序推進,為煤礦企業(yè)的發(fā)展奠定扎實的基礎。
參考文獻
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