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試論檔案管理中檔案信息化建設(shè)的作用及價值

發(fā)布時間:2019-08-13 來源: 美文摘抄 點擊:


  摘 要:進(jìn)入到21世紀(jì),各個領(lǐng)域的發(fā)展都和信息化緊密相關(guān)。檔案管理工作亦是如此,檔案管理中合理運用信息技術(shù),將日常管理的“死”檔案轉(zhuǎn)變成可利用的“活”資源。極大的提高了檔案資源利用率,還加快了檔案信息化建設(shè)的腳步。
  關(guān)鍵詞:檔案管理;檔案信息化;信息化建設(shè)
  1 檔案信息化建設(shè)的基本概述
  1.1 檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)
  首先,在目前的信息手段下,實現(xiàn)檔案在存儲、信息集成和信息利用方面高度集成;二是實現(xiàn)信息檔案管理模式在科技的發(fā)展的帶動下不斷創(chuàng)新,成為社會發(fā)展的動力;第三,根據(jù)當(dāng)今人們對檔案需求實現(xiàn)對檔案的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化;第四,根據(jù)網(wǎng)絡(luò)資源共享的特點實現(xiàn)信息化檔案內(nèi)容共享網(wǎng)絡(luò)平臺。
  1.2 檔案信息化建設(shè)的特征
  構(gòu)建存檔信息的早期階段包括以下特征,首先,網(wǎng)絡(luò)平臺的信息共享有利于網(wǎng)站內(nèi)與檔案信息相關(guān)的信息檢索功能的開發(fā)和利用,相關(guān)檢索功能的利用和檔案信息的數(shù)據(jù)化建設(shè),也促進(jìn)了檔案信息化發(fā)展。其次,信息化在建立檔案信息的早期階段的積極意義反映著這樣一個事實,即不僅縮短了編目和重建檔案的工作時間,而且節(jié)省了人力和物力,在減少檔案管理經(jīng)費方面發(fā)揮了積極作用。
  1.3 檔案信息化建設(shè)的價值
  在信息化的背景下,檔案管理在很大程度上依賴于檔案信息的審查和選擇,該工作流程對于實現(xiàn)醫(yī)院資產(chǎn)評估、測試、單位規(guī)劃和檔案管理等方面至關(guān)重要。
  檔案信息技術(shù)的構(gòu)建加速了“數(shù)字化檔案時代”的出現(xiàn),檔案內(nèi)容的使用不再僅限于單一形式,可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺、數(shù)據(jù)庫和電子管理網(wǎng)站等,讓檔案擁有電子存儲形式,如CD和USB閃存驅(qū)動器等,將原有的具象檔案管理方式逐漸過渡為“虛擬電子檔案”形式。
  此外,檔案管理信息化的建立在單位信息資源的共享和更新中發(fā)揮著重要作用。檔案信息管理不僅可以實現(xiàn)接收、傳送、儲存和發(fā)布等工作的全方位融合和使用,還可以提高檔案信息的及時性并減少跨部門之間的冗余。
  2 推進(jìn)檔案信息化建設(shè)中存在的主要問題
  2.1 缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范
  目前,許多部門忽視檔案信息資源的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),側(cè)重開發(fā)先進(jìn)通信設(shè)備和購買高端計算機(jī)系統(tǒng)。具體表現(xiàn)如下:計算機(jī)軟件開發(fā)整體規(guī)劃不完善,軟件多樣性和實用性方面存在嚴(yán)重缺陷,計算機(jī)及相關(guān)設(shè)備型號不同,設(shè)備等級不均勻,硬件環(huán)境不統(tǒng)一,綜合檔案信息的分類和編碼準(zhǔn)則不完整且不統(tǒng)一,由于缺乏技術(shù)組織、系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)上的支持,導(dǎo)致缺乏統(tǒng)一管理、業(yè)務(wù)和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn),這些問題限制了檔案信息交換的深度和范圍,嚴(yán)重影響了建設(shè)檔案信息化的速度。
  2.2 檔案管理人員結(jié)構(gòu)“老化”
  目前檔案管理人員的結(jié)構(gòu)面臨著“老化”的問題,雖然對于紙質(zhì)檔案的管理理論、原理、方式和技術(shù)已經(jīng)詳細(xì)了解,但卻并不了解電子文檔的形成、信息儲存、傳輸、檢索和利用先進(jìn)的技術(shù)。但是較為年輕的檔案管理人員又只了解電子計算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)通信技術(shù),卻不了解檔案管理中的基本知識、管理原則和管理方式,這在現(xiàn)在的檔案管理中是一個常見問題。目前,幾乎各個機(jī)構(gòu)檔案部門的檔案管理員都只是常規(guī)計算機(jī)操作員,他們不僅在管理檔案方面沒有經(jīng)過專業(yè)的學(xué)習(xí),更沒有經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn),有時出現(xiàn)了問題也只能等待專業(yè)的技術(shù)人員來出面解決,這些問題的存在嚴(yán)重限制了整個檔案行業(yè)的創(chuàng)新和發(fā)展。
  2.3 檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)實施不足
  即使許多檔案館購買了有關(guān)檔案管理的硬件設(shè)備,但軟件應(yīng)用程序級別和使用效率并不高,大多數(shù)是單機(jī)和簡單的在線操作,它們僅限于簡單的查詢和使用,并沒有真正發(fā)揮作用。此外,他們也沒有考慮到購買的新信息化軟件是否與原始軟件兼容,以及是否會影響將來的升級等問題。
  3 檔案信息化建設(shè)的重點
  3.1 加強(qiáng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)
  檔案信息化的第一重要任務(wù)就是規(guī)范檔案業(yè)務(wù),改進(jìn)檔案信息系統(tǒng)的配置,嚴(yán)格遵守規(guī)章制度要求進(jìn)行相關(guān)操作,確保各級責(zé)任能夠明確到個人。各級檔案部門應(yīng)根據(jù)有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),加強(qiáng)電子檔案的分類和日常管理,確保檔案電子檔案的可靠性、完整性和安全性,以符合電子檔案管理規(guī)定的要求。
  3.2 建立檔案信息化系統(tǒng)
  要構(gòu)建全面的存檔數(shù)據(jù)庫,需要一個功能強(qiáng)大且全面的檔案數(shù)據(jù)庫做支撐,滿足全文和圖像信息的建立,具備數(shù)據(jù)統(tǒng)計等其他功能,以滿足原始文本搜索并實現(xiàn)信息資源共享。將檔案信息系統(tǒng)集成到單位辦公區(qū)域,為用戶提供活躍,現(xiàn)代,大眾和個性的服務(wù)方式
  3.3 提高檔案管理人員的信息服務(wù)水平
  檔案管理人員首先要有“信息化”的概念。檔案管理員必須具備高水平的知識儲備和先進(jìn)的計算機(jī)運用技能,不應(yīng)只滿足于一般的計算機(jī)使用操作技能。面對新形勢,檔案管理員必須積極響應(yīng),逐步獲取并熟知信息技術(shù),熟悉檔案使用規(guī)律,并提高服務(wù)的適用性,從而不斷提高服務(wù)水平,滿足時代發(fā)展需求。
  4 檔案信息化建設(shè)的作用
  4.1 提高檔案管理水平
  檔案管理人員手動收集、分類、管理,然后讓單位使用,工作量大,效率低,需要消耗大量的時間和精力。在實施檔案信息化之后,數(shù)據(jù)可以在單個記錄中多次使用,數(shù)據(jù)共享可以在檔案管理中執(zhí)行,從而提高工作效率。輸入數(shù)據(jù)后,可以方便快捷地打印相關(guān)的文件和匯總表,并打印檔案的背面、封面、目錄和測試列表等。存檔的信息需要統(tǒng)計信息并創(chuàng)建由計算機(jī)處理的報告,這可以在一定程度上提高檔案管理水平。
  4.2 檔案信息檢索查詢方便
  就傳統(tǒng)的檔案管理工作而言,檔案管理人員一般都是根據(jù)自己登記的檔案管理目錄表,查找檔案信息。這種檔案信息檢索辦法不僅增加了管理人員的工作量,并且檔案信息檢索的效率極其低下,不適合現(xiàn)代管理理念。但是檔案完成信息化管理,管理人員就可以進(jìn)行實時查詢,從分類檢索、組合檢索以及模糊檢索中選取最有效的檢索模式,這樣檔案信息檢索查詢更加方便有效。
  4.3 提高整個部門的工作效率
  首先,檔案管理部門可以借助計算機(jī)技術(shù)處協(xié)助檔案管理員工作,信息化系統(tǒng)能夠根據(jù)檔案的信息,將檔案保管到合理的文檔中,檔案管理員可以更好地參與到檔案的收集和編輯中,改進(jìn)職能部門的業(yè)務(wù)效率。其次,檔案實現(xiàn)信息化管理后,相關(guān)人員只需登錄賬號密碼就可以訪問檔案信息庫,這樣檔案管理就變得更加便捷;最后,單位科技人員負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的開發(fā),能夠顯著的提高單位資源利用率,這樣讓檔案資源的管理成為單位的信息共享中心。
  5 結(jié)語
  綜上所述,我國檔案信息化建設(shè)還處于初級階段,仍需要在檔案管理實際應(yīng)用中不斷的改善與進(jìn)步。加強(qiáng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè),進(jìn)而可以建立完善的檔案信息化系統(tǒng),大幅度提高檔案管理人員的服務(wù)水平,然后充分發(fā)揮出檔案信息化在檔案管理中的作用,使得檔案管理工作能夠更加有序的進(jìn)行,為社會政治穩(wěn)定提供條件。
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