摘 要：本文闡述了企業(yè)檔案信息化建設(shè)是檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，論述了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容、存在的主要問(wèn)題，試就我公司在檔案信息化建設(shè)中的實(shí)踐進(jìn)行了探討。
　　關(guān)鍵詞：檔案；信息化；建設(shè)
　　1 概述
　　企業(yè)檔案信息化建設(shè)，就是將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)等充分運(yùn)用于企業(yè)檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動(dòng)中，以期獲得企業(yè)最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。在企業(yè)各項(xiàng)管理活動(dòng)中，電子文件以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件，通過(guò)計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)使產(chǎn)品圖紙的設(shè)計(jì)、存儲(chǔ)、查詢和修改變得更為迅速和方便，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中進(jìn)行，這樣導(dǎo)致檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。企業(yè)各項(xiàng)工作要求提供和利用檔案管理工作全過(guò)程、多層次和多類別的檔案信息，因此建立科學(xué)、高效、符合現(xiàn)代企業(yè)管理要求的企業(yè)檔案信息管理體系，不斷推進(jìn)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。
　　2 企業(yè)檔案管理信息化的內(nèi)容
　　企業(yè)檔案信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，其基礎(chǔ)和重點(diǎn)就是檔案管理信息化。企業(yè)檔案管理信息化內(nèi)容主要包括：
　　2.1 檔案人員思想的信息化
　　檔案管理信息化首先是管理人員思想的信息化，一是檔案人員要主動(dòng)與企業(yè)科技、生產(chǎn)、營(yíng)銷、管理等各部門的協(xié)調(diào)，了解其對(duì)檔案信息的需求，并關(guān)注本行業(yè)的發(fā)展動(dòng)態(tài)。二是加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高綜合素質(zhì)，以創(chuàng)新的精神、創(chuàng)新的思路、創(chuàng)新的措施，積極推進(jìn)檔案管理模式和工作方式的改進(jìn)，提高工作質(zhì)量和效率。努力實(shí)現(xiàn)檔案工作在理論上和服務(wù)方式上的創(chuàng)新。用工作業(yè)績(jī)證明檔案人員的價(jià)值，爭(zhēng)取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，樹立檔案部門的良好形象。
　　2.2 檔案管理手段的信息化
　　檔案管理手段的信息化，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要條件。應(yīng)包括：
　　1）檔案信息的數(shù)字化。檔案信息的數(shù)字化是整個(gè)檔案管理信息化的基礎(chǔ)，其它一切環(huán)節(jié)都建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的檔案管理由以往紙質(zhì)檔案管理為主向數(shù)字化檔案管理為主轉(zhuǎn)變。企業(yè)要以加快室藏檔案的數(shù)字化進(jìn)程為基礎(chǔ)，以電子文件的歸檔和管理為重點(diǎn)，加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)。即一方面要把以前形成的傳統(tǒng)檔案通過(guò)掃描等方式轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，以便可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)直接可以利用，另一方面全面推行電子公文，確保今后形成的檔案以電子文件為主，在檔案接收時(shí)就實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。
　　2）檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化。檔案服務(wù)利用由以往面對(duì)面服務(wù)為主向以網(wǎng)絡(luò)服務(wù)為主轉(zhuǎn)變。檔案管理信息化要達(dá)到這樣的目的，借閱者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提交借閱申請(qǐng)，檔案管理員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)審核并借出。整個(gè)借閱過(guò)程，借閱者無(wú)須到檔案室聯(lián)系，這對(duì)于部門之間相距較遠(yuǎn)的企業(yè)來(lái)說(shuō)是極為方便的。由于使用方便，必然會(huì)有更多人借閱，從而提高檔案的利用率，
　　3）檔案檢索的自動(dòng)化。傳統(tǒng)檔案管理雖然編制了不少檢索工具，但是當(dāng)檔案的數(shù)量較大時(shí)，使用時(shí)效率仍然是不高的。計(jì)算機(jī)檢索速度快，效率高，可實(shí)現(xiàn)多角度檢索，是傳統(tǒng)檢索工具所無(wú)法比擬的。另外這種自動(dòng)化檢索還必須可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)。
　　4）檔案信息的接收、存儲(chǔ)和提供利用一體化。這實(shí)際上是將前三個(gè)方面有機(jī)整合起來(lái)，使檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)一環(huán)緊扣一環(huán)，成為一個(gè)連續(xù)的整體，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，以便獲得更高的效率。
　　3 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的主要問(wèn)題
　　目前企業(yè)的檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展并不均衡，信息化管理的優(yōu)勢(shì)無(wú)法充分發(fā)揮，還存在著許多問(wèn)題，需要在企業(yè)檔案信息化工作中依據(jù)實(shí)際情況分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，持續(xù)推進(jìn)。
　　3.1 軟硬件配套基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)問(wèn)題
　　軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段也是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。加大檔案信息化管理的投入，信息化是檔案管理發(fā)展的重要方向，檔案信息存儲(chǔ)和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢(shì)在必行。
　　3.2 新舊管理方式的轉(zhuǎn)變問(wèn)題
　　傳統(tǒng)方式向新方式的轉(zhuǎn)變不會(huì)一蹴而就，都會(huì)存在一個(gè)過(guò)渡階段。在此過(guò)程中必須確保日常的檔案管理活動(dòng)能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)，不要因?yàn)樾屡f管理方式的過(guò)渡而影響到檔案歸檔和利用。較為妥當(dāng)?shù)姆椒ㄊ窃谶^(guò)渡階段采取雙軌制，即兩種管理方式在一定時(shí)期內(nèi)同時(shí)存在，直到新方式能正常無(wú)誤運(yùn)行。雖然這樣做會(huì)增大工作量，但為了保證過(guò)渡階段的順利進(jìn)行還是非常必要。
　　3.3 檔案管理信息化與整個(gè)企業(yè)管理信息化的均衡發(fā)展問(wèn)題
　　企業(yè)檔案管理信息化作為企業(yè)管理信息化的一個(gè)組成部分，要根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略制定中長(zhǎng)期規(guī)劃，避免孤立地設(shè)計(jì)或?qū)嵤┠稠?xiàng)管理系統(tǒng)，防止形成信息孤島和重復(fù)投資。
　　3.4 安全問(wèn)題
　　檔案信息化管理還必須解決安全問(wèn)題。檔案管理的安全包括了檔案管理系統(tǒng)軟硬件自身的安全，比如記錄檔案的服務(wù)器、硬盤、光盤的安全性、軟件系統(tǒng)的可靠性等，還包括檔案信息傳播的安全。前一種問(wèn)題主要需要通過(guò)技術(shù)手段來(lái)解決，在選擇、設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)時(shí)充分考慮到系統(tǒng)的安全性，把它作為一個(gè)重要的指標(biāo)。后一種安全問(wèn)題不僅要靠技術(shù)手段，還必須依靠完備有效的規(guī)章制度，防治別有用心的人接觸到相關(guān)檔案信息，避免檔案管理人員因失誤而導(dǎo)致機(jī)密信息的泄漏。
　　3.5 檔案人員隊(duì)伍建設(shè)問(wèn)題
　　企業(yè)檔案管理信息化的實(shí)施需要多方面的人材，企業(yè)要根據(jù)其發(fā)展趨勢(shì)合理匹配檔案管理人員和計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)人員。
　　4 我公司檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐
　　目前計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)廣泛應(yīng)用于我公司行政、科研、生產(chǎn)管理活動(dòng)的各方面，公司的OA、CAD、PLM、CAPP、ERP、NCR、科研、招標(biāo)、視頻和照片管理系統(tǒng)等已獲得成功應(yīng)用，為建立適合我公司級(jí)企業(yè)信息平臺(tái)奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，同時(shí)公司綜合檔案信息化平臺(tái)系統(tǒng)即將完成驗(yàn)收。

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