新時期供電企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)方案探究
發(fā)布時間:2019-08-11 來源: 美文摘抄 點(diǎn)擊:
【摘要】檔案管理信息化是供電企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)中不可缺少的一部分,在新時期,供電企業(yè)要提升檔案管理信息化水平,同時探索信息化建設(shè)的創(chuàng)新方案。
【關(guān)鍵詞】供電企業(yè);檔案管理;信息化建設(shè)方案
為了促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)健康發(fā)展,需要及時總結(jié)經(jīng)驗(yàn),作為檔案管理人員要加大對檔案的管理力度,積極實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。針對當(dāng)前存在的投資建設(shè)信息化的資金不足、信息化規(guī)劃不完善等問題,采取科學(xué)措施,及時探討供電企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新方案,有效提升供電企業(yè)在市場中的競爭力。
一、供電企業(yè)檔案信息化管理的重要意義
在新時期下,供電企業(yè)檔案的搜集、傳送、處理、保護(hù)以及使用等過程都具有了信息化和數(shù)字化的特征,大數(shù)據(jù)時代的到來使得檔案管理成為提高供電企業(yè)競爭力和專業(yè)技術(shù)水平的主要途徑。傳統(tǒng)管理手段無法滿足社會發(fā)展需求,因此供電企業(yè)必須要積極進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)方案的有效創(chuàng)新,將檔案進(jìn)行備份,采用數(shù)據(jù)庫、人工智能等現(xiàn)代化手段實(shí)現(xiàn)供電企業(yè)管理的信息化服務(wù),這對供電企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展起到了至關(guān)重要的作用。
二、供電企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)方案探討
電力檔案管理涉及的內(nèi)容較多,要及時根據(jù)檔案管理重點(diǎn)及其性質(zhì)來設(shè)立專門的檔案信息化管理機(jī)構(gòu),對供電企業(yè)檔案信息進(jìn)行獨(dú)立管理和利用。供電企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)主要目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案系統(tǒng)信息與所屬機(jī)構(gòu)檔案信息的互聯(lián)互通,及時采用分布式的檔案信息建設(shè)方案,對系統(tǒng)的安全性能提出更高要求。
。ㄒ唬n案管理目標(biāo)。通過采用檔案信息化管理的方式來對供電企業(yè)檔案的管理程序進(jìn)行規(guī)范,積極采取在線歸檔的方法來對工作流程進(jìn)行合理優(yōu)化,并通過網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)來進(jìn)行在線查詢、利用等操作,充分體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的有效性。
。ǘ┚W(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)功能方案。檔案信息系統(tǒng)主要提供了檔案信息從形成到使用的整個管理過程,對文件產(chǎn)生進(jìn)行超前控制,其主要內(nèi)容為:文件初步鑒定、標(biāo)識歸檔、邏輯歸檔等多項(xiàng)內(nèi)容,只有這樣才能達(dá)到國際檔案機(jī)構(gòu)規(guī)定的檔案管理功能,使網(wǎng)絡(luò)化檔案信息管理系統(tǒng)具備了文件材料、管理規(guī)程、信息管理等功能。不僅能夠?qū)ξ谋疚募M(jìn)行管理,還為人員及時提供了圖片、聲像等多種形式文件管理功能。采用網(wǎng)絡(luò)管理的模式將檔案物理存放位置及時記錄下來,對檔案形成、專題匯編作出全方位的管理,不僅提高了檔案信息化管理效率,還最大限度節(jié)約了人力和物力。構(gòu)建虛擬化的檔案館,實(shí)現(xiàn)專門的檔案管理部門對檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理和維護(hù),這樣用戶可以根據(jù)局域網(wǎng),在任何時刻都能進(jìn)行檔案信息共享,為用戶提供了更加便捷的閱覽和查詢服務(wù),大大提升用戶滿意度。對供電企業(yè)檔案信息進(jìn)行全方位數(shù)字化管理,及時建立一體化文檔管理系統(tǒng),對各種電子文件進(jìn)行遠(yuǎn)程控制,為工作人員隨時接收異地檔案信息提供了更多的便利,積極實(shí)現(xiàn)供電企業(yè)檔案信息流程管理信息化、數(shù)字化。建立數(shù)字化檔案信息資源庫,最大限度挖掘有效信息,以此方式為供電企業(yè)生產(chǎn)管理以及決策等工作提供可靠數(shù)據(jù),不僅涵蓋了原有檔案信息資源,還擴(kuò)大到語音、圖紙、圖形圖像等領(lǐng)域,及時形成了規(guī)模更大的檔案信息知識庫,還能夠?qū)n案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的組織和挖掘,促進(jìn)供電企業(yè)檔案管理水平的進(jìn)一步提升。
(三)系統(tǒng)管理技術(shù)方案。構(gòu)建開放式檔案信息管理系統(tǒng),明確檔案信息保存和維護(hù)等過程。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,供電企業(yè)需將檔案管理系統(tǒng)的可拓展性和標(biāo)準(zhǔn)化作為技術(shù)方案,使其具有檔案信息獲取、存儲、管理、交換、利用、服務(wù)等多項(xiàng)功能。及時為檔案工作人員提供個性化,無縫集成的檔案查詢系統(tǒng),同時該系統(tǒng)還為用戶提供了這些界面:搜索界面,用戶提交界面,系統(tǒng)管理界面,采用虛擬機(jī)器,讓用戶直接通過瀏覽器就可以進(jìn)行檔案信息管理訪問,借助強(qiáng)大工作引擎來構(gòu)建檔案信息審批流程。分布式檔案信息系統(tǒng)主要是建立在JAVA語言和J2EE平臺上,檔案應(yīng)用程序、計(jì)算過程以及處理數(shù)據(jù)都廣泛分布在網(wǎng)絡(luò)中,在采用遠(yuǎn)程操控方法的基礎(chǔ)上,實(shí)現(xiàn)對檔案業(yè)務(wù)信息遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)的及時移交,檔案管理機(jī)構(gòu)通過網(wǎng)絡(luò)傳輸將有關(guān)檔案信息發(fā)送至數(shù)據(jù)庫中,更好地保障了檔案管理信息化管理技術(shù)方案的實(shí)用性。
三、強(qiáng)化檔案信息化管理建設(shè)的主要措施
。ㄒ唬┨岣邫n案信息搜集效率。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展,在大數(shù)據(jù)時代,作為檔案信息管理人員必須要認(rèn)識到檔案信息搜集工作的重要性,積極擴(kuò)大檔案信息搜集主體,指定專人進(jìn)行檔案信息搜集,同時依靠社會組織參與的力量,有效提高檔案信息搜集效率利用互聯(lián)網(wǎng)來進(jìn)行檔案信息搜集,這樣不僅可以有效提高檔案信息搜集效率,還使現(xiàn)代化技術(shù)的優(yōu)勢得到了充分體現(xiàn)。
。ǘ┓e極創(chuàng)新檔案信息服務(wù)方式。檔案工作就是要服務(wù)于用戶,大大提升檔案價值。轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)觀念,樹立以用戶需求為中心的檔案服務(wù)意識,對用戶及時提供全程服務(wù),在此過程中需要充分了解不同用戶需要的檔案資源,大力推廣智能化和個性化服務(wù),及時將檔案資源信息進(jìn)行歸納和整理,通過網(wǎng)絡(luò)渠道向用戶推送檔案資源。
。ㄈ┘哟髾n案信息管理力度。為了確保檔案信息的安全性,需要根據(jù)實(shí)際情況來構(gòu)建科學(xué)有效的檔案安全管理體系,制定具有可行性的檔案信息安全管理制度,主要對檔案保管以及丟失問題進(jìn)行明確規(guī)定,必須要保證檔案信息的完整性。促使工作人員及時明確檔案信息安全管理職責(zé),嚴(yán)格按照檔案信息安全管理制度進(jìn)行操作。重視社區(qū)服務(wù),定期給社區(qū)人們普及檔案信息安全有關(guān)知識,全面擴(kuò)大檔案信息安全管理制度的宣傳范圍,從而確保社區(qū)服務(wù)與供電企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的同步進(jìn)行。營造良好和諧的檔案信息管理氛圍,加大對工作人員的管理力度,為檔案信息提供安全保障。
(四)增大檔案信息化建設(shè)的投入力度。增添現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備,積極構(gòu)建硬件基礎(chǔ)設(shè)施,尤其是要做好檔案資源的防高溫、防塵、防火等工作,安排專人對檔案資源庫進(jìn)行管理,成立檔案閱覽室,檔案管理辦公室,這樣做有助于對檔案進(jìn)行統(tǒng)一有效的管理,促進(jìn)檔案管理效率的提升。制定相關(guān)的管理制度,比如檔案管理辦公室規(guī)程、檔案閱覽室日常行為規(guī)范,檔案管理辦公人員日常操守,積極推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)步伐的穩(wěn)步進(jìn)行。
四、結(jié)束語
在互聯(lián)網(wǎng)時代,檔案管理人員要積極探討檔案信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路,明確檔案管理信息化建設(shè)的具體方案,樹立以用戶需求為中心的檔案觀念,并積極配合檔案管理工作,這對我國供電企業(yè)發(fā)展以及整體經(jīng)濟(jì)提升都具有深遠(yuǎn)意義。
【參考文獻(xiàn)】
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