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淺析人事檔案管理在人力資源管理中的效用

發(fā)布時(shí)間:2018-07-09 來源: 歷史回眸 點(diǎn)擊:


  【摘要】在日常工作中需要重視人事檔案管理工作,進(jìn)一步拓展人事檔案服務(wù)職能,以此來促進(jìn)人力資源事業(yè)的健康發(fā)展。文中分析了人事檔案管理在人力資源管理中的效用,并進(jìn)一步對(duì)提高人事檔案管理在人力資源管理中效用的具體措施進(jìn)行了闡述。
  【關(guān)鍵詞】人力資源管理;人事檔案;作用;措施
  人事檔案將個(gè)人的政治面貌、學(xué)習(xí)工作情況及相關(guān)工作信息都涵蓋在內(nèi),是用人單位選拔和任用人才的重要依據(jù),其在各行業(yè)發(fā)展過程中具有非常重要的作用。人事檔案的性質(zhì)決定了其具有真實(shí)性、全面性、流動(dòng)性、現(xiàn)實(shí)性和機(jī)密性等特點(diǎn)。其是人力資源管理和開發(fā)的重要依據(jù)。當(dāng)前有部分單位人事檔案存在缺檔、斷檔和死檔等現(xiàn)象,這對(duì)人事檔案信息的正確使用帶來了較大的影響,因此需要重視人事檔案管理工作,更好地發(fā)揮人事檔案在人力資源管理中的效用。
  一、人事檔案管理在人力資源管理中的效用
  人事檔案是對(duì)單位員工各類信息的真實(shí)、全面記錄,通過查閱人事檔案,能夠更全面地了解員工的具體情況,從而實(shí)現(xiàn)人力資源的合理配置。通過強(qiáng)化人事檔案管理工作,可以促進(jìn)單位更好地利用人才,全面提高人力資源配置的效率。同時(shí)在單位人力資源管理工作中,獎(jiǎng)懲和晉升都需要通過人事考核、績效評(píng)估和薪酬分配來實(shí)現(xiàn),而通過做好人事檔案管理工作,可以將員工在工作中的具體表現(xiàn)和能力充分反映出來,能夠?yàn)閱挝粚?duì)員工進(jìn)行素質(zhì)和能力的評(píng)估提供重要參考信息,從而做出合理的決策。當(dāng)前單位的競爭歸根到底是人才的競爭,因此在單位發(fā)展過程中,需要全面了解和預(yù)測人力資源的狀況,這就離不開人事檔案。通過全面提高人事檔案管理水平,能夠?qū)挝蝗瞬欧矫娴膬?yōu)劣情況進(jìn)行了解,進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化,為單位的發(fā)展做好人才儲(chǔ)備,全面提高人力資源管理水平。
  二、提高人事檔案管理在人力資源管理中效用的措施
 。ㄒ唬┏鋵(shí)檔案內(nèi)容,開發(fā)信息資源。在人事檔案管理工作中,對(duì)檔案材料進(jìn)行收集和補(bǔ)充是最為基礎(chǔ)性的工作,同時(shí)也是提供檔案服務(wù)和實(shí)現(xiàn)人事檔案作用的基本條件。因此在具體工作中,需要針對(duì)單位人力資源管理的需要和流動(dòng)人員的特點(diǎn)來有針對(duì)性地充實(shí)檔案材料,全面提高人事檔案的全面性、準(zhǔn)確性和動(dòng)態(tài)性,更好地發(fā)揮出人事檔案的使用價(jià)值,為人才成長提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。
 。ǘ┮(guī)范檔案管理,強(qiáng)化人事檔案管理在人力資源管理中的作用。在人事檔案管理工作中,通過對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范,可以有效開發(fā)人事檔案信息資源,實(shí)現(xiàn)人事檔案的重要作用。在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下,人員具有較強(qiáng)的流動(dòng)性特點(diǎn),因此在人事檔案管理工作中,需要對(duì)檔案材料的形成、審核、整理、保管和傳遞等方面給予充分的重視,以便于為檔案的利用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)在當(dāng)前人事檔案管理工作中,還需要加快管理觀念的轉(zhuǎn)變,可以通過擴(kuò)大存檔范圍,建立人才數(shù)據(jù)庫,實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理,及時(shí)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行更新,從而為人力資源開發(fā)提供重要的依據(jù)。
 。ㄈ┙⒔∪耸聶n案管理體系。在當(dāng)前很大一部分單位人事檔案管理工作中,由于對(duì)人事檔案管理改革認(rèn)識(shí)不深,因此還將主要精力放在實(shí)體檔案管理工作上面,這對(duì)人力資源的利用和優(yōu)化配置帶來了較大的影響。在這種情況下,需要建立健全人事檔案管理體系,加快推動(dòng)人事檔案管理工作的改革進(jìn)程,構(gòu)建單位內(nèi)部員工人事檔案數(shù)據(jù)庫,將所有員工的基本信息都納入數(shù)據(jù)庫中,實(shí)現(xiàn)對(duì)員工信息的快速調(diào)閱和檢索,全面提高人事檔案管理水平,為人力資源管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
 。ㄋ模┘涌焱苿(dòng)人事檔案管理信息化的進(jìn)程。在當(dāng)前的信息化社會(huì),信息技術(shù)在各行各業(yè)得以廣泛應(yīng)用。在人事檔案管理工作中,通過與信息技術(shù)的有效結(jié)合,不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)人事檔案信息的有效存貯,還能夠有效避免人事檔案信息損壞和丟失的情況發(fā)生,對(duì)提高檔案信息處理速度具有非常重要的意義。因此在當(dāng)前人事檔案工作中,需要配備完善的軟硬件設(shè)施,實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的統(tǒng)一化和便捷化的管理,更好地滿足單位對(duì)信息的需求,為人力資源管理工作提供重要的信息支持。
  三、結(jié)束語
  在當(dāng)前各行業(yè)發(fā)展過程中,人事檔案發(fā)揮著非常重要的作用。因此需要對(duì)人事檔案管理工作的重要性有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí),進(jìn)一步完善人事檔案管理體系,加快推動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程,實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的高效利用,使其為人力資源管理工作提供重要的信息支持,為人力資源管理工作的正常開展奠定良好的基礎(chǔ)。
  【參考文獻(xiàn)】
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  [3]吳梅.淺析信息化時(shí)代的人事檔案管理.計(jì)算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用[J],2014(11).

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