建設(shè)節(jié)約型社會是黨中央、國務院做出的一項重大戰(zhàn)略決策。為積極響應黨中央、國務院的號召,內(nèi)蒙古電視臺專門召開臺務擴大會議,就此項工作做出安排部署,要求全臺深入開展節(jié)約型單位創(chuàng)建活動,以節(jié)約資源、降低辦公成本為核心,加強日常管理、落實規(guī)章制度為重點,建立長效機制、提高辦公資源使用效益為目標,綜合運用各種手段,確保創(chuàng)建活動有序開展。
　　 具體到辦公室,加強辦公經(jīng)費和辦公用品的管理,提高辦公自動化設(shè)備效能,切實降低辦公設(shè)備消耗,無疑成為深入開展節(jié)約型單位創(chuàng)建工作的重點。
　　建立全臺辦公自動化系統(tǒng)的初步設(shè)想。
　　對于人員多、部門多、業(yè)務種類多的電視臺而言,建立一套完善的辦公自動化系統(tǒng)不是一蹴而就的事情,只能結(jié)合自身工作實際,提出建立以規(guī)范辦文辦事制度為基礎(chǔ)的文檔管理自動化系統(tǒng)的初步設(shè)想,以推進全臺辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)。
　　內(nèi)蒙古電視臺文檔管理自動化系統(tǒng)的特點。該系統(tǒng)設(shè)計主要體現(xiàn)“文檔一體、隨辦隨歸、方便快捷、為我所用”的特點,可分為登錄系統(tǒng)、公文錄入、公文處理、公文檢索、統(tǒng)計打印、實物檔案和系統(tǒng)設(shè)置等七個模塊。其中,公文檔案分為外來公文、臺內(nèi)公文和臺內(nèi)請示三個種類;實物檔案分為照片、證書和實物(獎杯、字畫等)三個種類。該系統(tǒng)還可將文檔按照問題,即宣傳、技術(shù)、行政、產(chǎn)業(yè)經(jīng)營和黨群等五個方面進行分類。該系統(tǒng)使各種文檔實現(xiàn)電子化,通過電子文件柜的形式實現(xiàn)文檔的保管,按權(quán)限進行使用和共享。每一位員工均可根據(jù)權(quán)限許可范圍,在任何時間、任何地點,通過點擊界面上的相關(guān)模塊,立刻查找到所需公文或?qū)嵨餀n案的具體內(nèi)容、存放位置以及臺內(nèi)各項規(guī)章制度。該系統(tǒng)的使用方便快捷、一目了然,不僅避免了傳統(tǒng)檔案管理的繁瑣程序和年底統(tǒng)一整理歸檔的費時費力,更重要的是使臺內(nèi)辦文辦事制度更加規(guī)范、科學、系統(tǒng),使辦公室的綜合協(xié)調(diào)職能和服務作用得以充分發(fā)揮。
　　 該系統(tǒng)一經(jīng)創(chuàng)建成功,其功能還可根據(jù)需要進一步拓展。隨著不斷發(fā)展和完善,該系統(tǒng)將逐步發(fā)展成為真正意義上的辦公自動化系統(tǒng)。
　　 規(guī)范與系統(tǒng)相適應的辦文辦事流程。要想使上述系統(tǒng)充分發(fā)揮其作用,就必須進一步規(guī)范全臺的辦文辦事流程。所有公文均需經(jīng)辦公室文秘檔案科進行流轉(zhuǎn)。文秘檔案科針對外來公文、臺內(nèi)公文和臺內(nèi)請示分別設(shè)計3種相應的電子批示單。
　　 外來公文簽收、登記后,由機要秘書將文件(密級文件除外)原文全部掃描到系統(tǒng)中,可直接分發(fā)的,通過系統(tǒng)下發(fā)到相關(guān)部門頻道;需要領(lǐng)導擬辦、傳閱、批辦的,填寫電子“外來公文批示單”通過系統(tǒng)傳呈臺領(lǐng)導批閱,之后將批閱結(jié)果傳送至承辦部門頻道;需要督辦的文檔,建立電子督辦檔案后由系統(tǒng)在設(shè)定好的督辦日期發(fā)出提示信息,以確保按期完成督辦事項。
　　 臺內(nèi)公文一律通過系統(tǒng)統(tǒng)一發(fā)布,各位臺領(lǐng)導、各部門頻道相關(guān)負責人須每天在固定時間到指定模塊收取最新發(fā)布的公文,根據(jù)公文要求及時閱處、傳達,并按時完成交辦、批辦的事項。工作辦理完畢后,部門頻道負責同志應及時通過系統(tǒng)設(shè)置反饋辦理結(jié)果。
　　在系統(tǒng)中占據(jù)空間最大的其實是“臺內(nèi)請示”,而這項內(nèi)容也是與臺內(nèi)工作最密切相關(guān)、最為重要、最有價值的一部分。臺內(nèi)各部門、頻道需呈送上級機關(guān)或臺領(lǐng)導批示的文件,先要由文秘檔案科對內(nèi)容、格式等進行把關(guān),部門修改后,再由文秘檔案科填寫電子“臺內(nèi)請示批示單”通過系統(tǒng)傳呈臺領(lǐng)導批閱,“臺內(nèi)請示批示單”設(shè)有呈送單位、呈送單位聯(lián)系人(一般為部門一把手)、聯(lián)系電話、呈送臺領(lǐng)導、領(lǐng)導批示、辦理結(jié)果和辦結(jié)時間等項內(nèi)容。領(lǐng)導批示后,由秘書科將批復通過系統(tǒng)返還部門,并建立電子檔案,以方便查詢。如臺領(lǐng)導對請示內(nèi)容有疑問或想了解具體情況,由文秘檔案科向呈送單位聯(lián)系人了解情況或約其向臺領(lǐng)導另行匯報。一般在文件辦結(jié)后的一到兩天內(nèi),所有員工即可通過自己的權(quán)限登錄系統(tǒng),全盤了解臺內(nèi)各項工作進展和近期重大事項通告及決定。
　　
　　(作者單位:內(nèi)蒙古電視臺)

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