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交通運(yùn)輸部門(mén)檔案管理中的信息化建設(shè)探討

發(fā)布時(shí)間:2019-08-14 來(lái)源: 歷史回眸 點(diǎn)擊:


  摘 要:我國(guó)經(jīng)濟(jì)和科技不斷發(fā)展,交通部門(mén)檔案管理工作向信息化發(fā)展,提升工作效率。本文講述了在交通運(yùn)輸部門(mén)建立檔案信息化管理的意義,重點(diǎn)闡述了信息化建設(shè)的手段,主要有:建立檔案信息管理平臺(tái)、做好電子文件的管理、提升檔案信息管理的規(guī)范性、管理人員提升服務(wù)主動(dòng)性等,旨在為檔案管理人員工作提供參考。
  關(guān)鍵詞:交通運(yùn)輸部門(mén);檔案管理;信息化建設(shè)
  交通運(yùn)輸部門(mén)在工作中,每天都產(chǎn)生大量的檔案信息,需要檔案管理人員投入大量的精力和時(shí)間,即使如此,還會(huì)因?yàn)槿藶橐蛩爻霈F(xiàn)檔案的遺漏和查詢不便等問(wèn)題。信息技術(shù)和檔案管理工作的融合,在一定程度上提升管理工作效率和質(zhì)量,因此需要得到檔案管理人員的重視,通過(guò)創(chuàng)建信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),完善檔案的管理工作。
  1 交通運(yùn)輸部門(mén)檔案管理中信息化建設(shè)的意義
  1.1 創(chuàng)新檔案管理模式
  交通運(yùn)輸部門(mén),是交通運(yùn)輸基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、道路營(yíng)運(yùn)管理、涉路行政執(zhí)法的主題,具有專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、涉及面廣、歷史沿革嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奶攸c(diǎn)。通過(guò)對(duì)交通運(yùn)輸檔案的存檔的研究,對(duì)一個(gè)地區(qū)交通發(fā)展里程和制定未來(lái)交通建設(shè)規(guī)劃具有重要現(xiàn)實(shí)意義。儲(chǔ)存信息化技術(shù)在交通運(yùn)輸部門(mén)檔案管理工作中的運(yùn)用,可以很大程度的提升檔案資料的管理和控制工作。如公路工程建設(shè)中產(chǎn)生的資料,是交通檔案中主要組成,有很強(qiáng)的復(fù)雜性,在進(jìn)行收集、歸納和整理上需要消耗大量人力、物力和財(cái)力,并且人工管理工作效率低下,后期查詢不方便。因此要對(duì)此工作進(jìn)行創(chuàng)新,通過(guò)信息化建設(shè),利用計(jì)算機(jī)技術(shù),快速將收集到的檔案進(jìn)行歸類(lèi)和保存,有效提升工作效率和準(zhǔn)確性,增強(qiáng)精準(zhǔn)性。信息技術(shù)和檔案管理工作的結(jié)合,節(jié)省大量人力和物理,促進(jìn)其快速發(fā)展。
  1.2 順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流
  信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下,我國(guó)交通事業(yè)要想更好的為大眾服務(wù),就要令自身工作形式順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流,檔案管理工作也是如此,充分利用科學(xué)技術(shù),創(chuàng)建信息化管理模式,提升工作效率和質(zhì)
  量[1]。信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用,可以在資料保存的過(guò)程中,減少很多不必要的人為錯(cuò)誤,并降低信息加工費(fèi)用,令檔案管理工作更好的順應(yīng)時(shí)代發(fā)展。
  1.3 提升檔案管理專(zhuān)業(yè)水平
  傳統(tǒng)檔案管理,就是對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行管理,檔案管理人員的工作量大,并且其他部門(mén)借閱時(shí),需要去現(xiàn)場(chǎng)申請(qǐng)和領(lǐng)取等,并且在借閱的過(guò)程中,要按照檔案管理要求進(jìn)行,規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還,對(duì)檔案管理者和借閱者來(lái)說(shuō)很麻煩。其中還可能出現(xiàn)紙質(zhì)檔案損壞不能閱讀的情況,為檔案管理工作帶來(lái)阻礙。信息技術(shù)的運(yùn)用,上述問(wèn)題就迎刃而解了,提升檔案管理水平,既降低檔案管理工作人員工作壓力,又為借閱者工作提供便捷,滿足檔案管理和查閱不受時(shí)間、空間限制的要求。
  2 交通運(yùn)輸部門(mén)檔案管理中的信息化建設(shè)探討
  2.1 建立檔案信息管理平臺(tái)
  建立信息管理平臺(tái),為內(nèi)部員工提供服務(wù)網(wǎng)站,令其不受時(shí)間和空間的限制,只需要賬號(hào)和密碼,就能進(jìn)入信息平臺(tái),閱讀交通運(yùn)輸?shù)淖钚沦Y料等。加強(qiáng)平臺(tái)功能的建設(shè),如在網(wǎng)站中實(shí)現(xiàn)信息的快速檢索,使用者查詢檔案時(shí),只需要輸入關(guān)鍵詞,就能找出相應(yīng)檔案[2]。另外,還可加入實(shí)時(shí)資訊的窗口,由專(zhuān)業(yè)人員在網(wǎng)站中進(jìn)行問(wèn)題的解答等,為需要幫助的用戶提供服務(wù),助其順利完成檔案的查詢和下載等。檔案信息管理平臺(tái)的建設(shè)中,在資金充足情況下,聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的設(shè)計(jì)師,建設(shè)屬于交通運(yùn)輸部門(mén)特有的信息管理平臺(tái),使用優(yōu)質(zhì)的軟件和硬件,為長(zhǎng)期使用和管理提供支撐,促進(jìn)運(yùn)輸部門(mén)檔案管理的信息化建設(shè)。
  2.2 做好電子文件的管理
  現(xiàn)在檔案的管理由傳統(tǒng)的紙質(zhì),轉(zhuǎn)變成現(xiàn)在的電子文件,管理主體發(fā)生變化,管理手段也隨之有所差異。交通運(yùn)輸管理部門(mén)中,各個(gè)子部門(mén)工作中產(chǎn)生的資料檔案等,以電子文件的形式傳輸給檔案管理部門(mén),管理人員接收后,要對(duì)其進(jìn)行管理,如針對(duì)已經(jīng)歸檔保存的文件,管理人員做好設(shè)置,令其只提供閱讀,不能再修改。此管理方法有效提升檔案的可靠性,保護(hù)了原始檔案的結(jié)構(gòu)。另外,管理人管做好其他部門(mén)閱讀檔案的記錄工作,保證電子檔案使用安全。
  2.3 提升檔案信息管理的規(guī)范性
  檔案信息化管理過(guò)程中,員工需要加強(qiáng)現(xiàn)代化管理能力,進(jìn)而提升檔案信息的規(guī)范性。主要方法為:第一,交通運(yùn)輸部門(mén)進(jìn)行信息化檔案管理的過(guò)程中,以國(guó)家有關(guān)依據(jù)為核心,在此基礎(chǔ)上結(jié)合自身實(shí)際情況,創(chuàng)建適合信息技術(shù)管理的體系。充分利用信息化管理模式,并在檔案管理工作中,不斷探索、優(yōu)化管理形式。第二,建立檔案目錄,遵循便捷的原則。對(duì)于錄入的檔案,統(tǒng)一格式,做到保存檔案的規(guī)范性。第三,由專(zhuān)業(yè)的人員進(jìn)行檔案信息平臺(tái)的維護(hù)和管理工作,并對(duì)設(shè)備硬件進(jìn)行維護(hù),讓員工都能在平臺(tái)中順利找出需要的檔案。經(jīng)過(guò)對(duì)檔案信息管理的規(guī)范化,為檔案借閱人員閱讀資料提供便捷,解決因?yàn)楦袷絾?wèn)題造成不能閱讀的情況,提升檔案借閱者工作效率。
  2.4 加強(qiáng)信息管理意識(shí)
  檔案信息化管理模式的建設(shè)中,需要有一套完整的領(lǐng)導(dǎo)體系,進(jìn)行資源開(kāi)發(fā)和平臺(tái)維護(hù)工作。實(shí)際工作中,要對(duì)管理體系中的工作人員明確工作目標(biāo),信息化建設(shè)過(guò)程中,要對(duì)出現(xiàn)和可能出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行深入討論,有效進(jìn)行解決和預(yù)防。貫徹相關(guān)工作人員職責(zé),將檔案信息化建設(shè)納入到交通運(yùn)輸部門(mén)整體工作中,并對(duì)其工作進(jìn)行考核。信息化建設(shè)過(guò)程中,將檔案錄入到檔案管理網(wǎng)站中,實(shí)現(xiàn)資源的共享,加強(qiáng)檔案利用率,總的來(lái)說(shuō),檔案資源的使用很重要,如果沒(méi)有眾多的檔案,那么檔案信息化建設(shè)也成為無(wú)本之木。管理人員使用信息技術(shù)的使用,要摒棄傳統(tǒng)檔案管理觀念,建立新型工作思想,做好信息的共享,統(tǒng)一檔案規(guī)格,實(shí)現(xiàn)不同部門(mén)資料交換,增強(qiáng)檔案的開(kāi)發(fā)和利用效率。
  2.5 管理人員提升服務(wù)主動(dòng)性
  加強(qiáng)檔案管理的意識(shí),將其工作變的主動(dòng)化,首先,加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng),令其不但有良好的檔案管理能力,還要有計(jì)算機(jī)使用能力,可以熟練使用檔案管理平臺(tái),進(jìn)行檔案的歸納和儲(chǔ)存工作,并幫助其他員工利用檢索功能,查詢所需檔案。其次,檔案管理人員要有服務(wù)意識(shí),在管理平臺(tái)中定期發(fā)表黨和國(guó)家對(duì)交通部門(mén)下達(dá)的最新指令和要求,主動(dòng)為其他員工提供查詢和下載服務(wù),積極和其他部門(mén)溝通,對(duì)新產(chǎn)生的檔案,督促其及時(shí)上傳。最后,檔案管理的信息化建設(shè)中,管理人員要加強(qiáng)對(duì)信息的反饋,提升檔案利用價(jià)值,讓其他員工也有良好的檔案管理意識(shí),為交通事業(yè)更好的服務(wù),促進(jìn)其長(zhǎng)久發(fā)展。
  2.6 加強(qiáng)信息化建設(shè)中的安全管理
  交通運(yùn)輸檔案中,如果進(jìn)行檔案管理過(guò)程中,受人為或者其他因素影響,出現(xiàn)檔案重要數(shù)據(jù)的泄露,那么會(huì)對(duì)交通運(yùn)輸部門(mén)工作造成重大的影響。因此檔案管理人員要加強(qiáng)信息化建設(shè)的安全管理,提升網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全性,下載防火墻和殺毒軟件,有效阻止病毒和黑客的攻擊。規(guī)范員工使用計(jì)算機(jī),嚴(yán)禁私自外接USB和下載不明資料等,避免病毒的侵入。檔案管理部門(mén)做好門(mén)禁工作,不是本單位的員工禁止進(jìn)入,將檔案安全性升到最高。管理人員定期更換登錄網(wǎng)站的賬務(wù)和密碼,避免黑客利用遠(yuǎn)程技術(shù)竊取密碼盜取檔案。做好網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)工作,最大程度降低安全隱患,避免檔案信息出現(xiàn)泄漏和數(shù)據(jù)更改等問(wèn)題。
  3 結(jié)論
  綜上所述,各個(gè)領(lǐng)域都利用信息技術(shù)進(jìn)行生產(chǎn)和管理工作,不但可以提升工作效率,還可以減少人力資源的投入。交通運(yùn)輸部門(mén)檔案管理工作,利用信息化建設(shè),將紙質(zhì)檔案變成電子檔案,將檔案管理工作變的數(shù)字化、信息化,促進(jìn)交通部門(mén)穩(wěn)定的發(fā)展,保證我國(guó)交通事業(yè)運(yùn)行的安全性和可靠性。
  參考文獻(xiàn)
  [1]張海燕.電子技術(shù)在檔案信息化建設(shè)和管理中的作用[J].電子技術(shù)與軟件工程,2019(03):211.
  [2]邢振婷.探究交通運(yùn)輸部門(mén)檔案管理中信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(09):67.

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