摘要：檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，存在著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現(xiàn)檔案管理信息化。所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。那怎樣才能實現(xiàn)檔案管理的信息化呢？
　　關鍵詞：檔案管理；信息化；建設；管理；信息
　　一、 必須加快檔案管理基礎平臺建設
　　檔案管理信息化基礎設施的建設，是檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化的基礎和前提，是檔案信息資源建設的保障，是成功建設各項檔案應用系統(tǒng)的先決條件，檔案管理信息化基礎建設的優(yōu)劣，直接影響到檔案管理現(xiàn)代化的成敗和整體水平。檔案信息化基礎設施建設整體規(guī)劃主要包含了以下兩大部分，即檔案信息化建設的平臺和網(wǎng)絡。首先，我們要加強檔案的網(wǎng)絡化建設，使檔案覆蓋到網(wǎng)絡的每一個節(jié)點。其次，要加強檔案管理軟件的開發(fā)，使其較好地應用于檔案網(wǎng)絡之中，建立起穩(wěn)固的檔案信息資源共享的支撐平臺，實現(xiàn)信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡化。再者，要對現(xiàn)有檔案工作者進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業(yè)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務素質，而且具備較強的開拓創(chuàng)新意識。此外，對檔案信息管理急需人才和高端人才加以引進，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時調整檔案信息管理人員的知識結構。同時，需要建立各種規(guī)范化、標準化的目錄和內容數(shù)據(jù)庫，提高檔案信息服務的整體水平。
　　二、 檔案管理信息化與電子政務建設同步發(fā)展
　　檔案信息資源是人類社會發(fā)展的歷史產(chǎn)物，是對歷史的一種真實的、有效的記錄，是國家的一種原始的、唯一的、無可取代的信息資源，是建設電子政務過程中不可缺少的重要信息資源。我們應當把檔案信息化建設融入于國家電子政務建設的大環(huán)境內，在依法行政、政務公開的大局中去思考，合理建設，合理規(guī)劃。這樣，才能使檔案信息化建設、檔案信息資源的應用真正成為電子政務的重要組成部分，發(fā)揮其真正的作用。我們不僅要把檔案信息化建設作為檔案部門目前和以后的一項重點工作來做，而且同時也要把檔案信息化建設工作作為政務信息化建設的重要組成部分。兩者合一，穩(wěn)步推進電子政務建設與檔案信息化建設的協(xié)調發(fā)展。
　　三、 提高檔案管理現(xiàn)代化水平
　　在信息資源洶涌澎湃的當今社會，高品質、高層次的信息管理手段就變得尤為重要，其是信息化建設能否良好運行的條件，提高管理現(xiàn)代化水平已經(jīng)刻不容緩，是檔案部門順利進一步發(fā)展的關鍵所在。我們要借鑒當代管理學中優(yōu)秀的科學理論依據(jù)和方法，結合檔案管理的實際工作，在實踐中摸索、總結和發(fā)展，最終形成一套趨于完美的、符合實際的檔案管理現(xiàn)代化理論體系。我們還要不斷將現(xiàn)代社會中先進的技術設備、技術手段和成果引入到檔案管理之中來，利用這些現(xiàn)代化的手段和方法，有效地提高檔案管理的專業(yè)化和自動化。
　　四、 加強檔案管理中信息技術人才的培養(yǎng)
　　在信息化社會中，決勝的關鍵所在是人的受教育程度及其綜合素質高低。目前，在檔案管理中，能夠掌握檔案管理同時又懂得計算機技術的復合型人才十分缺乏。所以，檔案部門首先要重視對這種復合型人才的培養(yǎng)，加大對其的培養(yǎng)力度，采用科學的、優(yōu)質的培養(yǎng)手段，強化人才培養(yǎng)體制，建立起以管理人才為基礎、復合型人才為重點、高科技人才為骨干的檔案管理隊伍，以滿足檔案信息化建設的需要。另一方面，必須對現(xiàn)有檔案工作者進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業(yè)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務素質，而且具備較強的開拓創(chuàng)新意識。此外，對檔案信息管理急需人才和高端人才加以引進，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時調整檔案信息管理人員的知識結構。
　　五、 統(tǒng)一檔案信息資源管理規(guī)范
　　檔案管理標準化是檔案信息化建設的重要基礎。檔案信息化建設是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協(xié)作的基礎上的。所以，檔案信息資源的管理規(guī)范必須統(tǒng)一。比如：必填的項目該如何填寫，選填項目可否由填寫者自行刪掉，填寫后由誰保管，保管多長時間，保管人要負什么責任，調閱的方式和辦理程序等等，都要有統(tǒng)一的要求。在此基礎上，嚴格規(guī)定電子檔案管理的各個環(huán)節(jié)，包括生成、加工，還有保管、借閱的程序，做到歸檔統(tǒng)一、保管安全、使用有序，使制度變成歸檔人員的自覺行動并及時做好軟硬件設備的更新維護。檔案管理的統(tǒng)一規(guī)范通過制定和貫徹各種管理準則、管理規(guī)范，使檔案管理內的分工協(xié)作得到了統(tǒng)一，保證了檔案管理中各項工作分而不亂，使各項工作有機地聯(lián)系起來，在檔案管理中取得更佳的效果。
　　總之，在科學技術不斷發(fā)展的今天，檔案管理信息化的建立和運作，雖然牽涉到工作方式和觀念的轉變，但這無疑是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，加快檔案信息化建設，要加強領導、提高認識、注重實際�？傊�，檔案管理信息化的實現(xiàn)將會使檔案事業(yè)邁上一個嶄新的臺階，為社會創(chuàng)造出更多、更好的利益。
　　作者簡介：
　　宋崗，山東省乳山市工貿資產(chǎn)經(jīng)營公司。

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