新時(shí)期高校檔案管理信息化建設(shè)的新思考
發(fā)布時(shí)間:2019-08-11 來(lái)源: 歷史回眸 點(diǎn)擊:
摘 要:高校檔案管理包含了整個(gè)高校校史、校情以及校園管理各項(xiàng)發(fā)展的資料與數(shù)據(jù)信息,集合了各類學(xué)科的重要活動(dòng)、重要組織等文獻(xiàn),對(duì)校園自身發(fā)展和建設(shè)有著一定意義。但隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展,信息時(shí)代的到來(lái)給檔案管理提出了更多挑戰(zhàn),如今加強(qiáng)新時(shí)期高校檔案管理信息化的建設(shè)也成為了主要研究方向。本文就針對(duì)該方面展開(kāi)相應(yīng)的決策討論和說(shuō)明。
關(guān)鍵詞:高校檔案管理信息化建設(shè) 信息資源共享服務(wù)意識(shí) 夯實(shí)資源共享物質(zhì)基礎(chǔ)
中圖分類號(hào):G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1003-9082(2018)07-00-01
一、高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀
從最近統(tǒng)計(jì)的高校檔案管理信息化建設(shè)的數(shù)據(jù)情況表明來(lái)看,當(dāng)下很多高校都已經(jīng)在檔案建設(shè)里投入了很多精力,且都取得了一定成效,但是仍然還存在或多或少的問(wèn)題,這些問(wèn)題也是檔案管理信息化建設(shè)道路上的挑戰(zhàn),解決這些問(wèn)題也能從根本上增強(qiáng)并提高信息化建設(shè)的技術(shù)和水平,總結(jié)起來(lái),存在的問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下這幾個(gè)方面:
1.傳統(tǒng)檔案管理意識(shí)的束縛
在高校檔案管理的長(zhǎng)期發(fā)展以來(lái),很多人都已經(jīng)適應(yīng)了傳統(tǒng)的管理方式,其管理思維也都局限在了傳統(tǒng)管理模式里。這一守舊思想主要表現(xiàn)有第一重保管、輕利用,會(huì)把很久之前的檔案都保管的如新的一樣,但是檔案里的內(nèi)容卻基本沒(méi)有用過(guò)。其次,檔案管理人員的視野比較狹小,大多都側(cè)重在管理這一小范圍內(nèi),沒(méi)去想能夠用管理的檔案去做其他什么更有價(jià)值的事。同時(shí)也缺少主動(dòng)性,只是等用戶上門(mén)查閱檔案,但未試想能夠給用戶提供哪些檔案。
2.高校檔案信息資源不完善
此外,很多高校在檔案管理這方面制度不太完善,信息資源比較錯(cuò)亂,比如說(shuō)學(xué)生的在校成績(jī)和學(xué)歷有的檔案是存在學(xué)生部,而有的是在校檔案室,這導(dǎo)致了檔案的存儲(chǔ)方位錯(cuò)亂,學(xué)生在查閱自己的檔案時(shí)要多走一個(gè)流程。這種碎片化、零散性的管理體制很難適應(yīng)于對(duì)大數(shù)據(jù)和信息量較多的內(nèi)容處理,因此,將各個(gè)管理部門(mén)的分工責(zé)任明確也是完善建設(shè)的一大重要舉措。
3.檔案管理人員信息化知識(shí)欠缺
很多高校的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)并不高,都存在很多低層次管理水平的人員,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)模式下的管理必然也要求了人才隊(duì)伍建設(shè)。比如說(shuō)當(dāng)下人才就要能夠使用現(xiàn)代化技術(shù),熟練計(jì)算機(jī)程序,能夠?qū)W會(huì)用云計(jì)算操作去處理復(fù)雜的數(shù)據(jù)內(nèi)容。還有很多人員知識(shí)結(jié)構(gòu)不全面,沒(méi)有進(jìn)取向上的心,對(duì)工作內(nèi)容處理的態(tài)度不端正,這也導(dǎo)致了整體的檔案管理建設(shè)水平難以得到提高和進(jìn)步。加強(qiáng)檔案管理的復(fù)合型人才培養(yǎng)也將是改善這一管理體制的主要舉措之一。針對(duì)這些現(xiàn)存問(wèn)題,下面就幾點(diǎn)建設(shè)的方式方法和相關(guān)思考進(jìn)行討論和說(shuō)明。
二、新時(shí)期如何加快高校檔案管理信息化建設(shè)
1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)意識(shí),樹(shù)立信息資源共享服務(wù)理念
我們的行為都是由思想觀念所引導(dǎo),因此,改善當(dāng)前這一局面,提高人員專業(yè)素質(zhì)就需要擯棄傳統(tǒng)的檔案管理思想,樹(shù)立其信息資源共享的概念。檔案資料不是存在那里就一動(dòng)不動(dòng),要將固定的數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)化,將存儲(chǔ)的內(nèi)容充分利用起來(lái),管理工作人員還要認(rèn)真學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理理論,要時(shí)刻關(guān)注歷史上資料管理的作用和意義。要清楚明白高校檔案管理的目的是什么,打破檔案室傳統(tǒng)的封閉式形象,將更多有用資源充分利用起來(lái),從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值。
2.加強(qiáng)高校檔案信息資源建設(shè),夯實(shí)資源共享的物質(zhì)基礎(chǔ)
我們要將檔案信息資源建設(shè)進(jìn)行總體規(guī)劃,使其在一個(gè)統(tǒng)一的體制下進(jìn)行,還要擴(kuò)大檔案資料的采集范圍,并適時(shí)的調(diào)查社會(huì)中反映的情況,通過(guò)不同渠道去收集、開(kāi)發(fā)專題特色檔案,將管理資料都利用起來(lái)。比如說(shuō)有某些高校開(kāi)設(shè)了一項(xiàng)科研項(xiàng)目,那么以該科研項(xiàng)目的研究者作為用戶對(duì)象,在檔案管理中收集與科研主題相近的內(nèi)容,創(chuàng)建信息卷宗,以便更好的服務(wù)于應(yīng)用者,從而也假設(shè)了高?蒲谐晒D(zhuǎn)化和科研項(xiàng)目合作兩者融合的紐帶,讓科研成果投入進(jìn)實(shí)際的運(yùn)營(yíng)中,體現(xiàn)檔案管理的意義和價(jià)值。
3.加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè),提高檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)
最后,人才隊(duì)伍建設(shè)作為直接影響到檔案管理整體水平的重要因素,在校區(qū)可通過(guò)培訓(xùn)和教育,培養(yǎng)一批既掌握基本的管理知識(shí),又能夠熟練使用現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)的復(fù)合型人才,打破傳統(tǒng)的技術(shù)障礙,將更多樣化的管理手段應(yīng)用到實(shí)踐中。通過(guò)建立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制來(lái)鼓勵(lì)更多學(xué)員去主動(dòng)學(xué)習(xí)和提高自身的專業(yè)素質(zhì),從而更好的為檔案管理信息化建設(shè)的增值而服務(wù)。
三、高校檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考
結(jié)合在上海交大、上海交大醫(yī)學(xué)院、華東理工大學(xué)、同濟(jì)大學(xué)等10多個(gè)高校檔案建設(shè)情況分析,根據(jù)具體的檔案調(diào)研數(shù)據(jù),我們發(fā)現(xiàn),這上十所高校都非常重視檔案的信息化建設(shè)。并能夠在提高檔案管理技術(shù)水平這方面投入較多的時(shí)間和財(cái)力,比如說(shuō)上海交大就是國(guó)內(nèi)首個(gè)擁有較成熟技術(shù)的檔案數(shù)字化管理園區(qū)。在該現(xiàn)代技術(shù)的數(shù)字檔案管理平臺(tái)里,不僅獨(dú)具個(gè)性化,其信息化技術(shù)也在全國(guó)各個(gè)高校上數(shù)一數(shù)二。除此之外,其他高校也都紛紛展開(kāi)了對(duì)檔案管理的數(shù)字化加工,并從提高其信息化技術(shù)的手段和方式里著手起來(lái),也都加入進(jìn)了技術(shù)人員培訓(xùn)的隊(duì)伍中。雖然這些高校在檔案管理信息化建設(shè)中表現(xiàn)突出,取得效果顯著,但是也還有很多校區(qū)的數(shù)字化管理存在有很大的上升空間,有很多方面還尚未到位,并不能完全發(fā)揮數(shù)字化的優(yōu)勢(shì),導(dǎo)致檔案管理還十分落后,比如說(shuō)在貴州省里,大部分的高校庫(kù)房面積都不到一百平方米,這在很大程度上拖慢了國(guó)內(nèi)整體的檔案管理信息化技術(shù)水平提高的進(jìn)度。
四、結(jié)論
為了跟上新時(shí)期信息化技術(shù)發(fā)展的腳步,增強(qiáng)高校檔案管理的信息建設(shè)能夠有助于校內(nèi)對(duì)整個(gè)資源檔案的統(tǒng)一整合,隨著大數(shù)據(jù)的來(lái)臨,傳統(tǒng)的檔案管理方式也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足這一快節(jié)奏的信息化需求。針對(duì)這些現(xiàn)象,我們要在國(guó)內(nèi)各個(gè)高校中大力宣傳檔案管理的重要性,要積極倡導(dǎo)信息技術(shù)的使用,以便優(yōu)化整個(gè)管理的體制,提高檔案管理效率,并確保其精準(zhǔn)性。
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