廣 東 省 長 大 公 路 工 程 有 限 公 司 第 二 分 公 司 - - - - - - 材 料 管 理 制 度 第 1 頁 共 14 頁 物 資采購管理規(guī)定 （二 00 六年版）

　第一條

　為規(guī)范公司的物資采購業(yè)務，加強采購過程的監(jiān)督管理，防止國有資產(chǎn)流失，確保采購物資符合規(guī)定要求，滿足工程施工需要，特制定本規(guī)定。

　第二條

　本規(guī)定適用于公司及下屬項目部購買（指國內采購）原材料、燃料、輔料、零部件、設備、配件、行政辦公用品、測量試驗儀器、勞動保護用品以及其它物資過程中的決策、價格監(jiān)督、質量檢驗等活動。

　第三條

　物資采購部門的劃分 3.1

　采購原材料、燃料、輔料、五金材料、周轉材料的歸口部門為各級材料部門； 3.2

　采購零部件、配件、設備的歸口部門為機械管理部門； 3.3

　采購行政辦公室用品，由公司行政部門進行歸口管理：

　3.4

　采購勞動保護用品由公司勞動人事部門進行歸口管理：

　3.5

　采購測量試驗儀器的歸口部門為質安部。

　第四條

　物資采購機構的職責及業(yè)務權限的劃分 4.1

　公司機材部負責其權限范圍內的物資采購業(yè)務的實施；負責拓寬采購市場渠道，調查并公開市場信息，進行重要物資的供應商調查、評價（復評）、檔案、考評體系的建立；指導、監(jiān)督檢查下級部門的采購活動；針對采購實施情況及有待改進之處定期向公司物資采購競價小組及主管領導進行工作匯報。

　4.2

　由公司機材部組織實施采購的物資有：

　4.2.1

　固定資產(chǎn)類的施工設備（機具）、主要材料、周轉材料、大中修機械配件； 4.2.2

　使用量較大的物資，如電纜電線等由公司統(tǒng)一簽訂階段性協(xié)議采購； 4.2.3

　新項目的主要電工器材（包括電纜、漏電開關、閘刀開關、電箱等）； 4.2.4

　批量采購的同一類物資預期價格在 30 萬元以上的物資； 4.2.5

　公司機材部規(guī)定的其他重要物資。

　4.3

　項目部采購部門負責其權限范圍內或公司機材部委托的物資采購業(yè)務的實施；負責業(yè)主供應材料的進貨、退貨業(yè)務的實施；協(xié)助公司機材部跟蹤公司采購物資的執(zhí)行情況；負責項目部采購物資的供應商調查、評價（復評）、檔案及考評體系的建立；每月底針對當月物資采購實施情況及存在的問題向項目部主管領導、項

　廣 東 省 長 大 公 路 工 程 有 限 公 司 第 二 分 公 司 - - - - - - 材 料 管 理 制 度 第 2 頁 共 14 頁 目部競價小組和公司機材部進行書面工作匯報。

　4.4

　除公司機材部直接采購或另有規(guī)定的情況下，其余物資均由項目部采購部門負責采購業(yè)務的實施。

　第五條

　物資采購程序及核準權限 5.1

　項目部物資采購業(yè)務流程 5.2

　公司物資采購業(yè)務流程（見圖二）

　5.3

　物資競價（招標）采購程序參見《內部競價管理辦法》的有關規(guī)定。

　5.4

　物資競價（招標）采購實施要點 5.4.1

　競價文件應全面準確地反映出采購物資的各方面要求及規(guī)定，內容包括部門主管審核需用計劃設備、主材、周轉材料主管領導審批需用計劃部門主管審批需用計劃倉庫核查登記庫存數(shù)量報項目部物資管理部門落實否項目部直接采購物資物資管理部門編制采購計劃物資管理部門主管審核計劃執(zhí)行競價采購程序報需用計劃到公司對口部門交采購員詢價、比價競價采購物資否采購員填寫詢價資料及建議詢價資料報部門主管審核質量價格等滿足要求詢價價格填入采購計劃表中否上報有關領導審核批準公司內部調撥物資滿足要求由公司對口部門組織調撥新購 外部租賃按有關物資租賃程序辦理否否否交采購員辦理簽訂采購合同供貨進度控制及事務聯(lián)系執(zhí)行批復意見 批準合同關閉否直接訂購 倉庫驗收合格 辦理付款 采購業(yè)務總結否（圖一、項目部物資采購流程圖）物資需用部門編制需用計劃采購業(yè)務結束合同終結

　廣 東 省 長 大 公 路 工 程 有 限 公 司 第 二 分 公 司 - - - - - - 材 料 管 理 制 度 第 3 頁 共 14 頁 投標應注意的有關事項、采購物資的詳細要求、工程具體概況、合同的主要條款以及一些附加的格式文件。

　5.4.2

　競價采購應制定嚴謹科學的評標辦法，確保評標規(guī)范化。

　5.4.3

　物資競價采購應遵循“公正、公平、公開”的原則以及維護公司利益最大化的原則。邀請的競價參與人不應少于三家，且應優(yōu)先考慮生產(chǎn)廠家，其次為代理商，盡量減少零售商參與。

　5.4.4

　重要物資的競價采購還應遵循供應商評價原則，具體評價辦法參見《物資采購程序》（QP7.4-1）以及公司其他方面的規(guī)定。

　5.4.5

　重要物資的競價采購應收取投標保證金及合同履約保證金。

　內部調撥滿足要求相關部門核查庫存公司內部調撥或調劑辦理租賃或借用手續(xù)外部租賃或借用新購物資管理部門編制采購計劃物資采購部門主管審核計劃項目部或部門上報需用計劃交采購員詢價、比價否采購員填寫詢價資料及建議詢價資料報部門主管審核質量價格等滿足要求詢價價格填入采購計劃表中否上報有關領導審批交采購員辦理簽訂采購合同采購事務聯(lián)系及進度控制執(zhí)行批復意見 批準合同終結否直接訂購 倉庫驗收合格 辦理付款 采購業(yè)務總結否委托項目部采購按項目采購流程實施到項目經(jīng)理審核后報公司有關領導審批競價采購采購計劃報主管領導批準啟動并執(zhí)行競價采購程序競價結果經(jīng)相關領導批準采購意見批準執(zhí)行批復意見否否否否采購業(yè)務結束合同關閉（圖二、公司物資采購流程圖）

　廣 東 省 長 大 公 路 工 程 有 限 公 司 第 二 分 公 司 - - - - - - 材 料 管 理 制 度 第 4 頁 共 14 頁 5.4.6

　評標小組應按優(yōu)先順序推薦 2~3 個候選人，由負責采購合同談判的人員分別就合同細節(jié)同這些潛在供應商洽談，并將談判結果報主管領導，經(jīng)批準后才能簽訂合同。

　5.5

　議價采購程序依下述順序執(zhí)行：采購員發(fā)出報價單（或電話詢價）→回收報價單→與報價單位再次洽談→初定采購單位及價格→報部門主管審核→報主管領導批準→采購員負責組織采購業(yè)務。

　5.6

　議價采購程序執(zhí)行要點 5.6.1

　議價采購應遵循“詢價、比價、貨比三家”原則，并且還應遵循“比質量、比運距”的優(yōu)化原則，以集中批量采購為主，就近零星采購為輔的原則。

　5.6.2

　對于單價超過 500 元或總價超過 5000 元的物資采購，必須留下詢價、洽談的書面記錄。

　5.6.3

　對于單價超過 5000 元或總價超過 100000 元的物資采購，必須有兩人參與詢價、洽談。

　5.7

　物資采購審核批準權限（見表一），固定資產(chǎn)類物資還應根據(jù)長大公司有關規(guī)定報長大公司機材部審批。

　第六條

　物資采購實施細則 6.1

　物資需用計劃的編制及審批 6.1.1

　主材、周轉材料及機械設備（機具）需用計劃的編制和審批 項目開工前期，項目部工程技術部必須根據(jù)已批準的施工組織設計分別編制項目主要材料、周轉材料及機械設備（機具）總體需用計劃，作為項目物資供應的基礎依據(jù)，項目部機材部必須積極協(xié)助總體需用計劃的編制，總體需用計劃由項目主管生產(chǎn)的副經(jīng)理負責審核，經(jīng)項目經(jīng)理批準。

　項目開工后，項目部工程技術部必須根據(jù)實際生產(chǎn)需要在季末、月末分別編制項目主要材料、周轉材料及機械設備（機具）的季度、月度需用計劃，作為項目物資供應的實施依據(jù)，項目部機材部必須積極協(xié)助編制，季度、月度需用計劃由項目主管生產(chǎn)的副經(jīng)理負責審核，經(jīng)項目經(jīng)理批準。

　6.1.2

　項目一般常用物資的需用計劃由物資管理部門按月編制，由物資管理部門主管審核，經(jīng)項目分管領導批準。

　6.1.3

　臨時需用物資的需用計劃由物資需用部門（或施工點負責人）根據(jù)施工生產(chǎn)（或辦公）需要編制，由物資需用部門主管審核，經(jīng)項目分管領導批準。

　6.1.4

　物資《需用計劃》中品名、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項等內容應填寫清楚、完整。重要的物資在需用計劃中應注明技術標準或質量要求等，當需用

　廣 東 省 長 大 公 路 工 程 有 限 公 司 第 二 分 公 司 - - - - - - 材 料 管 理 制 度 第 5 頁 共 14 頁 的物資沒有可套用標準時，由物資管理部門組織工程技術管理部門、物資需用部門與供貨商商定技術標準、質量要求。

　表一、物資采購核準權限表 采購物資類別 組織實施 采購單位 采購金額（元）

　審核批準權限 固定資產(chǎn)類機械設備、機具 公司機材部 5 萬元以內 公司機材部長→公司分管領導 5 萬元以上 公司分管領導→公司總經(jīng)理 主要材料 公司機材部 5 萬元以內 公司機材部長 5 萬元~100 萬元 公司機材部長→公司分管領導 100 萬元以上 公司分管領導→公司總經(jīng)理 周轉材料 公司機材部 20 萬元以內 公司機材部長→公司分管領導 20 萬元以上 公司分管領導→公司總經(jīng)理 小型機具、配件 公司機材部 或項目部 單價 1000 元以內或總價 5000 元以內 項目分管領導→項目經(jīng)理 單價 1000~3000 元或總價 1 萬元以內 項目經(jīng)理→公司機材部長 1 萬元~20 萬元 公司機材部長→公司分管領導 20 萬元以上 公司分管領導→公司總經(jīng)理 燃料 項目部 20 萬元以內 項目經(jīng)理 20 萬元以上 公司機材部長→公司分管領導 大、中修機械配件 公司機材部 1 萬元以內 公司機材部長 1 萬元以上 公司機材部長→公司分管領導 其他工程物資 公司機材部 或項目部 單價 1000 元以內或總價 5 萬元以內 項目經(jīng)理 單價 5000 元以內或總價 5 萬元以內 項目經(jīng)理→公司機材部長 總價 50 萬元以內 公司機材部長→公司分管領導 總價 50 萬元以上 公司分管領導→公司總經(jīng)理 行政辦公用品 公司綜合部 參見行政用品采購管理規(guī)定 測量試驗儀器 公司質安部 參見測量試驗儀器采購管理規(guī)定 勞保物資 項目人勞部 參見勞保用品采購管理規(guī)定

　廣 東 省 長 大 公 路 工 程 有 限 公 司 第 二 分 公 司 - - - - - - 材 料 管 理 制 度 第 6 頁 共 14 頁 6.1.5

　需用計劃一式二份，經(jīng)批準后計劃編制人應及時將需用計劃的第一聯(lián)交付給倉庫，由倉管員核查并登記庫存后，再報到物資采購部門，而需用計劃的第二聯(lián)則由物資需用部門保存。

　6.1.6

　對于公司內可調撥的物資（包括各類固定資產(chǎn)、小型機具、周轉材料以及公司物資管理部門公布的可調撥物資）或由公司物資管理部門組織采購或租賃的物資，項目部物資采購部門應將需用計劃的第一聯(lián)上報到公司對口部門，由其負責落實；項目部物資采購部門僅保存復印件（應有注明）。

　6.2 采購計劃的編制審核 6.2.1

　物資采購部門負責本部門業(yè)務權限內物資采購計劃的編制，報本部門主管審核，并視具體采購物資逐級上報有關領導審核；但屬業(yè)主直接供應的主要材料或已按規(guī)定簽訂采購合同實施分批進貨物資的采購計劃直接由項目部歸口部門編制復核，項目分管領導審核。

　6.2.2

　物資采購部門收到經(jīng)批準的需用計劃后，應充分結合現(xiàn)有庫存量、未來使用量及采購保管成本等因素，科學合理地制定采購計劃。采購計劃須清楚注明物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單價、進貨時間等，采購計劃一式二份，經(jīng)批準后第一聯(lián)交倉庫，第二聯(lián)由物資采購部門存查。

　6.2.3

　報批的采購計劃應附經(jīng)批準的需用計劃第二聯(lián)在后面。

　6.2.4

　采購計劃包括項目主要物資《采購計劃》、月度《采購計劃》以及臨時《采購計劃》，三者作用不同，互為補充。具體為：項目主要物資《采購計劃》作為組織主要物資競價并簽訂采購合同的依據(jù)；月度《采購計劃》作為實施性的采購計劃，主要為合理安排采購資金、保持合適的物資庫存之用；臨時《采購計劃》作為月度采購的調整與補充，應盡量少用。

　6.3

　物資采購原則及采購方式的選擇 6.3.1

　物資采購應遵循“公正、公平、公開”原則，自覺接受各級員工的監(jiān)督。

　6.3.2

　物資采購必須嚴格按需用單位所提的品種規(guī)格、質量標準、技術要求等進行采購，任何替代或更改均需有關技術人員的簽字認可。

　6.3.3

　物資采購應遵循“批量采購為主、零星采購為輔”的原則，在滿足使用要求的情況下，做到性能價格比最大化。為保證物資供應相對穩(wěn)定，主要材料及常用的數(shù)額較大的物資盡可能執(zhí)行“一次訂貨，分批進貨”的原則；一般常用物資按月采購。

　6.3.4

　原則上大額重要物資的采購必須簽訂采購合同。對于以下幾種情況物資的采購必須簽訂合同。

　廣 東 省 長 大 公 路 工 程 有 限 公 司 第 二 分 公 司 - - - - - - 材 料 管 理 制 度 第 7 頁 共 14 頁 6.3.4.1

　采購價格超過 2 萬元的固定資產(chǎn)類物資（含小型機具）； 6.3.4.2

　采購價格超過 5 萬元的周轉材料； 6.3.4.3

　一次性非現(xiàn)金交易采購價格超過 5 萬元的同一類物資； 6.3.4.4

　對工程質量、人身設備安全有重大影響的物資。

　6.3.5

　有條件的情況下，應優(yōu)先選擇競價采購方法；大額物資采購應做到“貨比三家”，廣泛地比質比價比運距，形成書面資料，必要時索取樣品或到貨源地考察，并且應有物資需用部門參與。

　6.3.6

　大型機械設備、主要材料及周轉材料等重要物資確定的供應商必須是公司發(fā)布的合格供應商。屬新工藝或特殊材料不易在合格供應商中采購的物資，經(jīng)公司機材部長審核，公司分管領導批準后可不受此限制。

　6.3.7

　必須采用競價（或招標）采購的物資有：

　6.3.7.1

　自購的施工用主要材料，包括：鋼筋、水泥、粉煤灰、砂石料、混凝土外加劑、商品混凝土、瀝青、預應力錨具、預應力鋼筋、鋼絞線、波紋管等預應力材料、橡膠支座、伸縮縫、土工格柵、土工布、鋼纖維、焊條以及直接構成工程實體的其他材料。

　6.3.7.2

　批量采購的同一類原材料、潤滑油、五金材料、小型機具及零配件類物資預期價格超過 10 萬元的，超過 30 萬元的設備采購。

　6. 3.7.3

　新項目施工用電組織設計中確定的前期施工用的全部電工器材。

　6.3.8

　由于付款條件不好無法組織足夠數(shù)量供應商進行競價采購的，或者提供該物資的供應商（生產(chǎn)廠商）數(shù)量達不到 3 家的，或者時間特別緊迫無法組織競價采購的，或者市場上難于購買的緊俏物資，或者進行競價采購的數(shù)量太少以至沒有3 家以上供應商響應的，應詳細闡明原因并書面報告到公司主管領導，經(jīng)批準后可作為特例不進行競價（招標）采購，采用議價采購。

　6.3.9

　機械設備、周轉材料的采購分別按《機械設備管理規(guī)定》、《周轉材料管理辦法》中有關條款以及公司其他相關規(guī)定執(zhí)行，屬固定資產(chǎn)類物資還應執(zhí)行《固定資產(chǎn)管理辦法》。

　6.4

　物資供應商的評價、選擇及重新評價 6.4.1

　供應商分為兩類，即 A 類和 B 類。A 類物資包括固定資產(chǎn)類物資、周轉材料以及構成永久性工程實體或對工程質量、人身設備安全等有重大影響的物資；B 類物資包括構成永久性工程實體但對工程質量影響較小以及不構成實體的物資。

　6.4.2

　供應 A 類物資的供應商由公司物資管理部門進行評價、審核，經(jīng)公司主管領導批準后發(fā)布；供應 B類物資的供應商由物資采購單位相關管理部門進行評價、

　廣 東 省 長 大 公 路 工 程 有 限 公 司 第 二 分 公 司 - - - - - - 材 料 管 理 制 度 第 8 頁 共 14 頁 審核確定，經(jīng)物資采購單位主管領導審批后發(fā)布，報公司對口物資管理部門備案。

　6.4.3

　A 類物資供應商的評價準則參照《物資采購程序》（QP7.4-1）執(zhí)行，且應具備下列條件：

　6.4.3.1

　合法的供應商（含中間供應商及制造商）； 6.4.3.2

　具有營業(yè)執(zhí)照、資質證書齊全有效（河砂及碎石的供應商此項可放寬到自然人，但應具有足夠的經(jīng)濟實力及較好的信譽）； 6.4.3.3

　有良好的信譽和較強的供貨能力(可通過相關渠道了解)； 6.4.3.4

　通過產(chǎn)品認證或 ISO 質量體系、OSH 認證的供應商優(yōu)先考慮； 6.4.3.5

　樣品合格（必要時）； 6.4.3.6

　供應商必須提供其對產(chǎn)品的質量保證措施。

　6.4.4

　A 類物資供應商的選擇準則：

　6.4.4.1

　貨比三家,有三家及以上供應商做質量、價格、付款方式以及售后服務方面的對比； 6.4.4.2

　有充足的貨源及供應能力； 6.4.4.3

　供貨便利于施工現(xiàn)場； 6.4.4.4

　長期供貨的供應商優(yōu)先考慮。

　6.4.5

　A 類物資供應商的重新評價準則 6.4.5.1

　公司物資管理部門每年對 A 類物資供應商進行重新評價一次，合格后列入公司合格供應商名單。

　6.4.5.2

　重新評價的準則如下：

　a．供貨及時性，每出現(xiàn)供貨一次不及時扣 2 分； b．產(chǎn)品穩(wěn)定性，進貨檢驗每出現(xiàn)一次不合格扣 3 分； c．每出現(xiàn)一次服務質量不好（指對供貨問題處理等）扣 2 分； d．全年扣分超過 12 分的取消合格供應商資格； e．全年扣分超過 6 分的評價周期縮短一半； f．供貨能力消失或發(fā)生經(jīng)濟糾紛取消合格供應商資格。

　6.4.6

　B 類物資供應商的評價準則 6.4.6.1

　合法的經(jīng)營商，營業(yè)執(zhí)照、資質證書齊全有效，有良好的信譽(可通過相關渠道了解)； 6.4.6.2

　樣品檢驗合格（必要時）； 6.4.6.3

　地方性材料必須通過貨源地考察。

　6.4.7

　B 類物資供應商的選擇準則

　廣 東 省 長 大 公 路 工 程 有 限 公 司 第 二 分 公 司 - - - - - - 材 料 管 理 制 度 第 9 頁 共 14 頁 6.4.7.1

　貨比三家,有三家及以上供貨商做質量、價格及付款方面的對比； 6.4.7.2

　供貨便利于施工現(xiàn)場。

　6.4.8

　B 類物資供應商的重新評價準則

　6.4.8.1

　每出現(xiàn)供貨一次不及時扣 2 分； 6.4.8.2

　產(chǎn)品穩(wěn)定性，進貨檢驗每出現(xiàn)一次不合格扣 3 分； 6.4.8.3

　每出現(xiàn)一次服務質量不好（指對供貨問題處理等）扣 2 分； 6.4.8.4

　全年扣分超過 16 分的取消合格供應商資格。

　6.4.9

　對物資供應商信息調查的方式、評價方式以及控制參照《物資采購程序》（QP7.4-1）執(zhí)行。

　6.4.10

　對大中型設備、周轉材料、主要材料等重要物資的供應商選擇還應嚴格遵守公司其他相關規(guī)定。

　6.5

　采購計劃審批 6.5.1

　執(zhí)行競價采購的物資，采購計劃經(jīng)部門主管審核，報主管領導批準后，由采購經(jīng)辦人按競價采購程序執(zhí)行。

　6.5.2

　對于由項目業(yè)主直接供應的主要材料或已按規(guī)定簽訂采購合同實施分批進貨物資的采購計劃由項目經(jīng)理批準實施，但須及時上報復印件到公司歸口部門備案。

　6.5.3

　執(zhí)行議價采購的物資，采購計劃經(jīng)部門主管審核后，直接交采購員辦理詢價，采購員應參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，選擇數(shù)家供應商辦理比價或經(jīng)分析后議價，采購經(jīng)辦人員詢價議價完成后，將詢價議價資料（包括廠商名稱、地址、聯(lián)系人、電話、提供貨物的生產(chǎn)廠家、付款方式、報價及議價結果等）及擬訂"訂購廠商"、"交貨期限"與"報價有效期限"再報給部門主管，由其進行復核后，再逐級上報審批。

　6.5.4

　采購計劃經(jīng)批準后第一聯(lián)應及時報給倉庫，以供倉庫核對收料之用。

　6.6

　采購實施 6.6.1

　采購計劃經(jīng)批準后，采購經(jīng)辦人員應盡快實施采購，需要與供應商簽訂合同的，優(yōu)先選用公司范本合同，其次采用國家標準合同，盡量少采用對方合同格式。

　6.6.2

　采購合同應包括但并不限于以下內容：物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單價、生產(chǎn)廠家、供貨時間及方式， 質量、技術標準和驗證方法、負責期限， 交（提）貨的驗收方法、包裝標準、運輸方式，結算方式及違約責任等。

　6.6.3

　物資采購合同應由法人代表或其有效授權人簽署，否則無效。

　廣 東 省 長 大 公 路 工 程 有 限 公 司 第 二 分 公 司 - - - - - - 材 料 管 理 制 度 第 10 頁 共 14 頁 6.6.4

　采購經(jīng)辦人員辦理完訂購手續(xù)后，應立即填寫一式二聯(lián)的《訂貨記錄單》，第一聯(lián)交倉庫以供核對驗收之用，第二聯(lián)由物資采購部門存查。若屬分批交貨者，采購經(jīng)辦人員應于《訂貨記錄單》上備注欄注明"分批交貨"字樣。

　6.6.5

　采購經(jīng)辦人員應及時將《訂貨記錄單》編號告知供應商并令其在“送貨單”上注明。

　6.6.6

　采購合同生效后，采購經(jīng)辦人員按合同付款進度，向財務部申請借款，及時向供應商支付定金和各期貨款。

　6.6.7

　采購經(jīng)辦人員按雙方約定交貨進度，及時催促供應商按時發(fā)貨。需自提貨的，在收到提貨通知后，即前往提貨點，清點貨物規(guī)格型號、質量、數(shù)量或重量等，與訂貨相符后簽收并及時組織運回倉庫，辦理移交入庫手續(xù)。

　6.7

　采購物資的驗證 6.7.1

　倉庫管理員依據(jù)合同或訂貨記錄單對物資進行檢驗，內容包括：產(chǎn)品的規(guī)格、型號、數(shù)量、外觀質量，產(chǎn)品技術說明書、合格證（或質量證明書）是否齊全、有效，質量證明書為復印件的由中間供應商在質量證明書上加蓋其公章。需過磅的產(chǎn)品，倉庫管理員聯(lián)系過磅。

　6.7.2

　對于一般性的物資，只須經(jīng)倉庫驗收合格即可，倉庫驗收員應及時填寫《物資驗收單（新購）》，并以流水帳的形式記錄產(chǎn)品交付時的實際收貨狀態(tài)，作為接收物資的原始臺帳。

　6.7.3

　對于主要材料或者重要物資須進行專業(yè)檢驗的，倉庫負責完成初步驗收，驗收員應即時填寫《物資驗收單（新購）》中有關內容，并只在點收欄下簽名，同時通知質檢或技術部門進行質量檢驗，待質檢或技術部門檢驗合格或委托送檢合格后，由負責質檢或檢驗的人員在檢驗欄下簽名。

　6.7.4

　對于主要材料（半成品）的檢驗或驗證按 QP8.2-4《產(chǎn)品監(jiān)視和測量控制程序》實施。

　6.7.5

　設備的驗收按 QP7.5-3《施工設備管理程序》以及《機械設備管理規(guī)定》中有關條款實施。

　6.7.6

　需要在供應商貨源處實施驗證時，在采購合同或協(xié)議中明確產(chǎn)品監(jiān)造或放行的要求。物資采購部門負責安排驗證或監(jiān)造的具體事項。

　6.7.7

　當施工合同規(guī)定顧客對采購產(chǎn)品需驗證時，由項目部物資采購部門安排，顧客或其代表參加產(chǎn)品在現(xiàn)場的驗證或在供應商處的驗證。

　6.7.8

　對于最終檢驗發(fā)現(xiàn)的問題及時報物資采購員確認處理，并執(zhí)行《不合格品控制程序》。

　廣 東 省 長 大 公 路 工 程 有 限 公 司 第 二 分 公 司 - - - - - - 材 料 管 理 制 度 第 11 頁 共 14 頁 6.8

　整理付款 6.8.1

　倉庫完成驗收手續(xù)后，應將簽名后的《物資驗收單》（新購）第二聯(lián)以及供應商的送貨單、發(fā)票等交與采購經(jīng)辦人，由其負責辦理付款事宜。而《物資驗收單》的第一聯(lián)由倉庫留底存查，第三聯(lián)則交與有關業(yè)務部門統(tǒng)計人員。

　6.8.2

　業(yè)務部門統(tǒng)計人員根據(jù)《物資驗收單》（新購）第三聯(lián)及其他單據(jù)及時登記物資分類明細帳，并在發(fā)票背面簽名。

　6.8.3

　完成入帳手續(xù)后，采購經(jīng)辦人員應將有關單據(jù)先后提交給部門主管審核、單位主管領導審批，負責審核或審批的人員應在發(fā)票背面簽名。

　6.8.4

　采購經(jīng)辦人員負責將簽好名的《物資驗收單》（新購）第二聯(lián)、供應商的送貨單連同發(fā)票一起送到財務部門辦理報銷或付款手續(xù)。

　6.8.5

　簽訂采購合同的，采購經(jīng)辦人員還應按合同約定辦理付款手續(xù)。

　6.8.6

　業(yè)主供應材料，若施工合同約定直接由工程貨款中扣除的，采購人員應及時追索發(fā)票，辦理簽名付款手續(xù)。

　6.9

　特殊情況處理 6.9.1

　對于緊急需用的物資，物資采購部門應優(yōu)先辦理，若采購員在外地時，可用電話或傳真方式聯(lián)系事務，采購業(yè)務結束后三日內補回有關手續(xù)，并在需用計劃或采購計劃上注明“補辦”字樣。

　6.9.2

　需用計劃或采購計劃的審核或批準人在外或其他原因不能及時進行書面批復時，應委托他人代辦或在電話中確認，事后補辦簽名手續(xù)。

　6.9.3

　需用單位調整需用計劃時，必須立即通知物資采購部門進行處置。

　6.9.4

　若廠商報價的規(guī)格與采購計劃要求的規(guī)格略有不同或屬代用品者，采購經(jīng)辦人員應于采購計劃上予以注明，經(jīng)主管復核后，與需用單位溝通確認后方可實施采購。

　6.9.5

　倉庫辦理收貨時，若實收數(shù)量與送貨數(shù)量對比短缺者，物資采購部門應依照實收數(shù)量，進行整理付款；若實收數(shù)量與訂貨記錄相比多出者，應經(jīng)物資采購部門的主管領導核準后才能依照實收數(shù)量進行整理付款，否則僅依訂貨數(shù)量付款。

　6.9.6

　倉庫辦理收貨時，如發(fā)現(xiàn)貨物品種、數(shù)量或重量與合同不符，質量經(jīng)檢測與合同約定標準不符，應及時通知物資采購部門，由采購經(jīng)辦人員通知供應商，并就退貨、經(jīng)濟補償、賠償和罰款事宜與對方進行談判。

　6.9.7

　采購經(jīng)辦人員對缺貨、不明供應商、供貨延遲、驗收不合格、貨款詐騙等問題，應及時上報主管或有關領導處置。

　6.9.8

　采購經(jīng)辦人員對未能按既定要求完成的采購作業(yè)應進行書面分析、找出

　廣 東 省 長 大 公 路 工 程 有 限 公 司 第 二 分 公 司 - - - - - - 材 料 管 理 制 度 第 12 頁 共 14 頁 原因并就"預定完成日期"進行說明，報主管核示后，與物資需用部門共同擬訂對策處理。

　6.10

　其他事項 6.10.1

　計劃編號的統(tǒng)一規(guī)定 6.10.1.1

　需用計劃編號表示為“XYJH”-項目代號（或部門名稱）-年度-月度-三位數(shù)的序號；項目總體需用計劃編號年度以后不寫，月度需用計劃編號序號不寫，臨時需用計劃從 01 開始按順序編號。

　6.10.1.2

　采購計劃編號表示為“CGJH”-項目代號（或部門名稱）-年度-月度-三位數(shù)的序號；項目總體采購計劃編號年度以后不寫，月度采購計劃編號序號不寫，臨時采購計劃從 01 開始按順序編號。

　6.10.2

　物資采購部門應將物資需用計劃、采購計劃、詢價報價資料、訂貨記錄單及競價采購資料進行分類整理，按先后順序保存好，每季度裝訂一冊。詢價報價資料附于采購計劃后，如為傳真件，應復印后保存復印件。

　6.10.3

　簽訂合同采購的物資，在采購業(yè)務完成（雙方安合同約定完成了各自的責任義務）后，應及時通知合同管理部門，按有關規(guī)定對合同實施關閉。

　6.10.4

　執(zhí)行競價采購的物資，采購合同簽訂后，采購經(jīng)辦人員應于一周內對競價過程進行總結，報主管以及公司紀委存查。

　6.10.5

　項目部物資采購部門應于每月底編制《物資采購月報表》上報到公司機材部。為及時發(fā)現(xiàn)物資采購中存在的問題，提高物資采購管理水平，降低采購成本，采購經(jīng)辦人員每月底前應就當月采購活動實施情況、存在的問題以及改進建議進行書面總結，通過書面形式或辦公系統(tǒng)報給本部門主管、本單位領導以及上級主管部門領導。

　6.10.6

　項目部物資采購部門應按月對主要材料的采購合格率、退貨率與供貨的及時性統(tǒng)計分析，并于每季末填制《主要材料采購合格率季報表》上報到公司機材部。

　6.10.7

　物資采購部門應對供應商進行跟蹤管理，認真填寫《供應商履約情況記錄卡》，建立供應商的綜合評價體系，對供應商的信譽進行評級，同等條件下，應優(yōu)先向信用等級高的供應商采購。

　第七條

　物資采購工作制度 7.1

　必須加強物資采購的計劃管理。對于主要材料、周轉材料以及常用的物資每月應編制采購計劃，經(jīng)批準的采購計劃作為當月采購實施的依據(jù)。

　7.2

　必須加強物資采購合同的管理。按規(guī)定必須簽訂采購合同的物資采購，無

　廣 東 省 長 大 公 路 工 程 有 限 公 司 第 二 分 公 司 - - - - - - 材 料 管 理 制 度 第 13 頁 共 14 頁 正當理由不簽訂合同的財務部可拒絕付款。

　7.3

　供貨周期較長的物資由采購部門根據(jù)庫存和工程使用情況實行集中采購、分批進貨。常用零星物資要根據(jù)需求量和庫存情況進行分散進貨，做到物資無積壓，庫存量適度。

　7.4

　物資采購部門應依采購地區(qū)、物資特性及市場供需，分類制定物資采購作業(yè)處理期限，通知各有關部門以便參考，遇有變更時，應立即修正。

　7.5

　物資采購員要嚴格履行自己的職責，在訂貨、采購工作中實行“公正、公平、公開”及“貨比三家”的原則，詢價后報領導核準，不得私自訂購和盲目進貨。在重質量、遵合同、守信用、售后服務好的前提下，選購低價物資，做到質優(yōu)價廉。同時要實行跟蹤辦事負責到底的責任制，不得無故積壓或拖延辦理有關商務、帳務工作。

　7.6

　物資采購員應密切關注主要材料、物資市場供求、價格變動情況，對大額物資的采購成本須進行深入分析，做到采購的物資價格合理。

　7.7

　物資采購員應積極開拓物資的采購渠道，廣泛收集廠商資料，以便從中擇優(yōu)選擇。物資采購部門應建立、完善對供應商的綜合評價辦法，對于信譽差的供應商應堅決予以淘汰。

　7.8

　物資采購活動必須自覺接受上級部門、領導以及其他員工的監(jiān)督，物資采購部門應按月在本單位的廠務公開欄公布重要物資或大額物資的采購情況。

　7.9

　物資采購人員必須始終貫徹執(zhí)行有關政策法令，嚴格遵守本公司的各項規(guī)章制度，做到有令即行，有禁即止，在商務工作中做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。

　第八條

　獎懲規(guī)定 8.1

　公司將對以下與物資采購活動有關人員進行獎勵和表彰。

　8.1.1

　降低采購成本貢獻突出的采購人員； 8.1.2

　嚴格履行職責成績顯著的驗收人員； 8.1.3

　舉報違反本規(guī)定的采購行為經(jīng)查證屬實的人員； 8.1.4

　為降低采購成本做出突出貢獻的其他人員。

　8.2

　有下列行為之一的，公司將視具體情況對物資采購有關人員進行 500~2000元的經(jīng)濟處罰及責任追究，甚至禁止其今后從事該崗位工作；觸犯刑律的，將移交司法機關追究法律責任。

　8.2.1

　采購活動中拒絕接受或逃避監(jiān)督，或在競價過程中與競投者相互串通，阻撓、排擠其他競投者公平競爭的；

　廣 東 省 長 大 公 路 工 程 有 限 公 司 第 二 分 公 司 - - - - - - 材 料 管 理 制 度 第 14 頁 共 14 頁 8.2.2

　采購過程中，弄虛作假，以權謀私，向供應商索取好處或接受供應商的回扣、賄賂或其他好處的； 8.2.3

　不履行或不正確履行職責，購進的貨物為以次充好、價高貨次、假冒偽劣產(chǎn)品的； 8.2.4

　揮霍浪費或挪用、貪污、私分物資采購款的； 8.2.5

　能集中采購的，利用各種理由把采購物資化整為零進行采購，逃避采購審批權限約束的； 8.2.6

　越權采購或其他不按公司物資采購有關規(guī)定進行采購活動，給公司帶來利益損失的。

　第九條

　附則 9.1

　本規(guī)定的解釋權、修訂權屬廣東省長大公路工程有限公司第二分公司。

　9.2

　本規(guī)定經(jīng)公司總經(jīng)理批準后自 2006 年 1 月 1 日起施行。

　廣東省長大公路工程有限公司第二分公司

　 二 00 五年十二月

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