采購管理規(guī)定
發(fā)布時間:2020-07-19 來源: 講話發(fā)言 點擊:
采購管理規(guī)定 目的:為規(guī)范公司采購管理,使采購作業(yè)有所依循,特制定本規(guī)定。
范圍:適用公司所有的采購行為和采購對象。
采購對象分類 (1)戰(zhàn)略采購對象:指對公司戰(zhàn)略選擇、項目判斷、長期運營、項目建設(shè)有重要意義的采購對象,如重大的“調(diào)查報告”、 “價值評估”、“方案設(shè)計”、“技術(shù)鑒定”等技術(shù)服務(wù),以及大宗的煤礦機電設(shè)備系統(tǒng)、建設(shè)安裝工程、安全和管理的信息化工程等。
。2)常規(guī)采購對象:指在公司日常運營和項目建設(shè)及生產(chǎn)中,大量、長期所需的采購對象。如批量生產(chǎn)物資器材、批量設(shè)備及工具配件、批量建設(shè)材料、批量建筑材料等。
。3)零星采購對象:指在公司日常運營或應(yīng)急狀態(tài)下,隨機或應(yīng)急發(fā)生的小額采購對象,如零星木材、零星工具、零星耗材、零星建材及應(yīng)急物資等。
。4)小額辦公用品、用具及后勤生活物資,如文具、菜肴等。
采購形式分類及管理規(guī)定 (1)專項采購:適用于前述戰(zhàn)略采購對象。采購實施責任人:專項小組或商務(wù)部門(供銷配送部);采購時間:服從專項需求;采購方式:招投標;
。2)計劃采購:適用于前述常規(guī)采購對象。采購實施責任人:商務(wù)部門(供銷配送部);采購時間:每月采購,每旬補充;采購方
式:集中定期采購,即每月根據(jù)計劃預算集中采購,每旬追加補充采購。
(3)臨時采購:適用于前述零星或應(yīng)急狀態(tài)下的小額采購,以及小額辦公用品、用具和后勤生活物資采購。采購實施責任人:行政人事部或財務(wù)部;采購時間:根據(jù)需要臨時安排;采購方式:由采購實施單位自主采購;
計劃采購流程圖
品糧
(1)由需求單位定期(每月 25 日前)編制采購計劃單,報公司分管領(lǐng)導審批后,提交商務(wù)部門(供銷配送部)。
。2)商務(wù)部門(供銷配送部)根據(jù)已通過審批的采購計劃單,組織詢價、比價,根據(jù)詢價、比價結(jié)果(采購詢價單),遵循質(zhì)優(yōu)價低的原則,確定供應(yīng)商,發(fā)出采購指令(簽核采購詢價單)。
。3)采購實施單位經(jīng)辦人員根據(jù)采購指令(如有必要,還需進行商務(wù)簽約)、組織采購、配送、完成交驗手續(xù)(提交入庫單)。
。4)采購實施單位或人員憑(必要的商務(wù)合約)、采購計劃單,詢價單、發(fā)票、物資入庫單按規(guī)定期限到財務(wù)部辦理財務(wù)結(jié)算手續(xù)。
財務(wù)結(jié)算規(guī)定 (1)物資采購財務(wù)結(jié)算,按照先驗收入庫后付款的原則進行,商務(wù)部門(供銷配送部)辦理采購付款結(jié)算時,必須提供“采購計劃單”和“采購詢價單”(備查),物資入庫單、供應(yīng)商開具的發(fā)票,入庫單和發(fā)票二者必須相互吻合。
計劃預算
供應(yīng)商選定
采購實施
財務(wù)結(jié)算
。2)現(xiàn)款交易、先款后貨的采購業(yè)務(wù),先由商務(wù)部門(供銷配送部)采購經(jīng)辦人在財務(wù)部辦理借款,待采購行為完成,材料驗收入庫后、按《財務(wù)報銷規(guī)定》的要求,填寫費用報銷單(將物資入庫單采購聯(lián)、會計聯(lián)、供應(yīng)商開具的商品銷貨清單和發(fā)票粘貼在費用報銷單后)
商務(wù)部門(供銷配送部)負責人簽字
會計初步審核
財務(wù)經(jīng)理審核簽字
礦長審批簽字
會計進行賬務(wù)處理,編制記賬憑證
出納補付現(xiàn)金或收回借款。采購人員所借現(xiàn)金,應(yīng)在十日內(nèi)到財務(wù)部進行報銷,對前款沒有結(jié)清的,一律不再借款。
。3)購買物資原則上不實行預付貨款的方式,如遇特殊情況需預付貨款的,由商務(wù)部門(供銷配送部)采購經(jīng)辦人員提出申請
填寫請款單
商務(wù)部負責人簽字
財務(wù)經(jīng)理審核簽字
礦長審批簽字
出納辦理預付款手續(xù)
會計進行賬務(wù)處理,編制記賬憑證 。對預付貨款,采購人員要及時提貨或督促供應(yīng)商發(fā)貨、開具發(fā)票(發(fā)票盡量要求開具增值稅專用發(fā)票)、返回支票存根等,此手續(xù)原則上不得跨月。
。4)賒購的物資,商務(wù)部門(供銷配送部)經(jīng)辦人在辦理入庫手續(xù)后,將入庫單財務(wù)聯(lián)、供應(yīng)商開具發(fā)票留存財務(wù)作為掛賬依據(jù)(特別是增值稅發(fā)票,要及時交給財務(wù)部,由于延期移交,稅款無法抵扣,給公司造成損失的,責任人應(yīng)承擔相應(yīng)的稅款)。入庫單采購聯(lián)返還采購人員作為以后申請付款的依據(jù)。
七、本規(guī)定從文件下發(fā)之日起開始執(zhí)行。
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