文件編寫指導(dǎo)

　1

　目的

　 明確公司體系文件編寫的基本要求，為公司各部門的體系文件編寫提供指導(dǎo)。

　2

　范圍

　適用于公司家用空調(diào)質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全/產(chǎn)品有害物質(zhì)減免過(guò)程管理體系文件的 編寫。

　3

　體系文件的編寫

　3.1

　QMS/EMS/OHSMS/HSPM 一體化管理體系手冊(cè)(以下均稱一體化管理體系手冊(cè))、安全手冊(cè) 編寫參照 GB/T 19023《質(zhì)量管理體系文件指南》執(zhí)行。

　3.2

　程序文件編寫

　3.2.1 概要

　程序文件是一體化管理體系手冊(cè)的支持性文件，是一體化管理體系手冊(cè)原則性要求的進(jìn)一 步展開和落實(shí)。編制程序文件必須以一體化管理體系手冊(cè)為依據(jù)。

　3.3

　程序文件和第三層文件結(jié)構(gòu)與內(nèi)容要求：

　3.4

　管理文件格式標(biāo)準(zhǔn)化

　3.4.1 封面格式標(biāo)準(zhǔn)化詳見(jiàn)（附圖 1）。

　3.4.2 管理文件第二、三層文件格式標(biāo)準(zhǔn)化詳見(jiàn)(附圖 2)。

　3.5

　作業(yè)指導(dǎo)書編寫

　3.5.1 概要

　a) 是在程序文件不能滿足某些活動(dòng)的特定要求時(shí)，才編制作業(yè)指導(dǎo)書。

　b) 這些特定要求是由產(chǎn)品、過(guò)程、部門、崗位的不同而產(chǎn)生的。

　c) 應(yīng)詳細(xì)規(guī)定質(zhì)量基層活動(dòng)的途徑。

　3.5.2 作業(yè)指導(dǎo)可以采用文字表述或圖文并茂形式，但必須保證格式的統(tǒng)一，指導(dǎo)書應(yīng)有

　文件名稱、編號(hào)、編制、審批、生效日期、版本、頁(yè)次等內(nèi)容。

　3.5.3 在編制時(shí)，為防止遺漏，應(yīng)根據(jù)公司產(chǎn)品、以及產(chǎn)品的復(fù)雜程度和所涉及的工藝編制規(guī) 范性文件清單。

　3.6

　質(zhì)量計(jì)劃的編寫

　3.6.1 質(zhì)量計(jì)劃的概要

　針對(duì)特定的產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同，規(guī)定專門的質(zhì)量措施、資源和活動(dòng)順序的文件。

　3.6.2 質(zhì)量計(jì)劃的制定、評(píng)審、認(rèn)可、修訂與具體內(nèi)容

　質(zhì)量計(jì)劃的制定、評(píng)審、認(rèn)可、修訂與具體內(nèi)容參照 GB/T 19015《質(zhì)量管理體系 質(zhì)量 計(jì)劃指南》執(zhí)行。

　3.7

　產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)編寫

　 3.7.1 產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)概要

　產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)是描述某一特定產(chǎn)品的技術(shù)要求；檢驗(yàn)和試驗(yàn)項(xiàng)目、方法；產(chǎn)品標(biāo)識(shí)；包裝、 運(yùn)輸、貯存要求；以及引用標(biāo)準(zhǔn)等的文件，它應(yīng)滿足該產(chǎn)品目標(biāo)市場(chǎng)所涉及的國(guó)家、地區(qū)的法 律法規(guī)的要求和顧客的特定要求。

　3.8

　產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫細(xì)則

　 產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫規(guī)則參照 GB/T1.1-2009《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則 第 1 部分：標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu) 和編寫》執(zhí)行。

　3.9

　文件的語(yǔ)言要求

　a)

　采用平實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)年愂稣Z(yǔ)句，表達(dá)力求言簡(jiǎn)意賅；

　b)

　所指清晰明確，在準(zhǔn)則和指標(biāo)的確定上力求全面且可量化；

　c)

　緊扣標(biāo)準(zhǔn)要求,采用與標(biāo)準(zhǔn)相一致的術(shù)語(yǔ)（如采用“過(guò)程”、“測(cè)量”、“評(píng)價(jià)”、 “評(píng)審” 、

　“驗(yàn)證”、“符合要求”、“監(jiān)視和測(cè)量”等標(biāo)準(zhǔn)術(shù)語(yǔ)）；

　3.9.1 盡量減少使用復(fù)雜的長(zhǎng)句，以避免閱讀和理解的障礙；

　3.9.2 文件的繁簡(jiǎn)應(yīng)視所涉及的活動(dòng)的復(fù)雜程度、相關(guān)人員的素質(zhì)與水平而定。

　3.10 文件命名的一般原則

　a) 系統(tǒng)闡明某一事物特征或活動(dòng)的原則、方法的文件宜命名為“XXX 手冊(cè)”,如《一體化管 理體系手冊(cè)》、《設(shè)計(jì)手冊(cè)》、《員工手冊(cè)》、《5S 手冊(cè)》、《維修手冊(cè)》等；

　b) 闡明某一活動(dòng)的途徑和方法的文件命名應(yīng)為“XXX 程序”；

　c) 對(duì)某一程序文件要求或其部分要求的進(jìn)一步細(xì)化和明確應(yīng)命名為“XXX 管理規(guī)定（或制 度、流程）”；

　d) 對(duì)“XXX 管理規(guī)定（或制度、流程）

　”要求的進(jìn)一步細(xì)化宜命名為“XXX 管理細(xì)則（或?qū)?

　施細(xì)則）”；

　注：為避免三層管理文件命名上與二層文件混淆，所有三層文件不得以“XXX（控制）程序” 命名，應(yīng)以“XXX 管理規(guī)定”或“XXX 流程”替代，如《出口散件操作管理規(guī)定》，亦可命 名為《出口散件操作流程》。

　3.11 文件的審批原則

　3.11.1 文件的審核人應(yīng)是有能力對(duì)該文件的正確性、適宜性等進(jìn)行審查的人員，可以由該文件 編寫人的同級(jí)或上級(jí)人員進(jìn)行審核。

　3.11.2 文件的批準(zhǔn)人應(yīng)是該文件適用范圍內(nèi)的最高領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)活動(dòng)歸口管理部門的負(fù)責(zé)人，其 批準(zhǔn)是對(duì)該文件的合理性和合法性進(jìn)行認(rèn)可，以提高文件的權(quán)威性，增強(qiáng)執(zhí)行力度。

　3.12 體系文件編號(hào)規(guī)則

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