中職院校檔案信息化建設的實踐與思考
發(fā)布時間:2018-07-09 來源: 感悟愛情 點擊:
【摘要】在中職院校中,必須將檔案信息建設的數字化、網絡化進行到底,制定符合本校實際情況的管理制度,從而在根本上提升檔案信息建設的綜合水平。本文介紹了檔案信息建設的重要性,分析了其建設中存在的問題,并且,對在數字化、網絡化建設進行了思考。
【關鍵詞】中職院校;檔案信息;數字化;網絡化;建設
近些年,信息技術、網絡技術得到了很好的發(fā)展,在我國諸多的中職院校中,都對自身的各項工作進行了改革,尤其是檔案信息建設方面,加大了投入力度,對檔案建設工作提供了諸多便利。比起傳統的檔案建設方式,在數字化、網絡化的環(huán)境下,彌補了傳統方式的不足,使中職院校檔案建設的水平上升到一個新高度,也促進檔案建設工作穩(wěn)定發(fā)展。
一、當前中職院校檔案信息建設的重要性
檔案可以體現了一個學校的發(fā)展歷程,對學校的未來發(fā)展提供了重要參考依據,而且,對工作的效率,以及工作質量的提高具有關鍵作用,因此,檔案建設工作還需要進一步完善,提高重視程度。就中職院校的檔案建設工作而言,其重要性可直接影響高層領導了解本學校的實際情況,影響對其全面性以及真實性的認識。同時,本學校在日后的發(fā)展中,可以實現資源貢獻,給予準確的參考數據。此外,其他關聯的企業(yè)也能對本學校的經營狀況進行客觀的判斷,促進了雙方的交流,為校企合作打下了堅實的基礎。
二、檔案信息數字化、網絡化建設存在的問題
。ㄒ唬n案儲存的保密性難以保證。隨著網絡技術的進步,網絡安全也存在很大的威脅,檔案文件的儲存存在很大的安全隱患,保密性就成了重點問題。對于電子文件來說,不具有固定的形式,特定的字體以及簽名等,由于特殊標記的缺失,資料很容易被修改,且修改起來比紙質文件還方便,保密性很難被保障,嚴重威脅著學校的信息安全。
。ǘ┤鄙賹I(yè)的檔案建設人員。在數字化、網絡化的環(huán)境下,檔案的儲存、管理是多種形式的,與傳統的紙質檔案管理有很大不同,儲存技術存在很大的差異。對檔案信息進行建設時,習慣于傳統模式的工作人員,往往學歷較低,知識面也比較窄,對檔案知識缺少系統性的培訓,未能跟上現代化的腳步。如果只是懂得計算機技術,又或者是網絡技術的人員,在檔案的建設原則、理論上的經驗有所不足是不能做好的,因此,檔案建設人員既要懂得數字化、網絡化技術,又要掌握現代檔案建設的相關知識。
。ㄈn案信息化、網絡化建設十分緩慢。檔案建設是一項復雜又繁重的工作,要整理的資料很多。在傳統的工作模式中,只是對紙質資料進行保存,不僅丟失的幾率很大,也形成了浪費現象。如今,網絡化技術不斷發(fā)展,我們又迎來了數字化的時代,但是,檔案建設工作還未能跟上社會的步伐,發(fā)展速度緩慢,電子文檔還未能有效取代傳統的紙質文檔,信息建設也未能受到高度的重視,這就影響了檔案建設水平的提升,也存在很多的漏洞。
。ㄋ模┫嚓P規(guī)章制度不夠健全。在中職院校中,檔案信息的管理制度非常關鍵,但是,在大部分院校中,還未能建立一個完整的制度,所以,檔案信息建設也就不能取得較高的效率,檔案信息的職能不能被發(fā)揮出來。如果在信息化、網絡化的建設中,沒有一個系統的管理模式,檔案信息建設工作就會過于分散,缺少集中性。此外,由于工作人員缺少明確的目標,嚴重制約了檔案信息建設的進程。
三、中職院校檔案信息建設的實踐
(一)加強檔案信息的安全建設。網絡系統的組成包括硬件和軟件,也包含基礎設施,以及其存儲的數據材料,這些因素共同組成了計算機系統。網絡安全的主要任務就是對網絡系統中的各組成部分進行保護,使其免受破壞、更改,以及泄露等現象,要想系統處于正常的運行狀態(tài),連續(xù)的網絡服務是必須給予保證的。對于網絡安全來說,防火墻,或者是數據加密,還有攻擊檢測,以及數據恢復技術等都要進行利用,從而保證檔案信息的安全性。
。ǘ┲贫ê侠淼臋n案管理標準。在制定檔案信息的建設標準時,首先要保證其科學性,符合國家的各類標準和相關規(guī)定。在標準化信息建設中,要充分結合學校檔案的實際情況、管理特點等,對歸檔材料要嚴格把關,科學規(guī)整,從而實現檔案信息資源的價值。此外,檔案管理制度要定期進行修改,檔案工作人員位責任制也要清晰明確,這樣能保證檔案信息的規(guī)范化管理。
。ㄈ┥罨母,提高工作人員的素質。中職院校的檔案信息建設工作有著一定的系統性,這與質量管理人員的水平有直接關系,所以,在實際的建設中,必須對相關工作人員的專業(yè)能力進行提升。首先,調動檔案信息建設人員的積極性,發(fā)揮主觀能動性,以及創(chuàng)造性,豐富檔案人員的專業(yè)知識。其次,引進現代化設備,增加了檔案的種類,也使載體變得多樣化,這就必須對建設方法進行創(chuàng)新,培養(yǎng)一批專業(yè)的人才,不僅會運用新的技術,還掌握全面的信息建設知識,從而更好地完成檔案信息建設的數字化、網絡化。
(四)實現信息同步化與實時化。檔案的信息資源是學校的核心內容,對其進行妥善的管理對學校自身的發(fā)展具有關鍵的作用。因此,要順應時代的發(fā)展,加快數字化、網絡化建設的步伐,將電子信息化的管理模式取代傳統的管理模式。同時,充分應用計算機的存儲功能,通過網絡的信息平臺,對電子檔案的數據庫進行建設,而且操作簡單,這對保存資料的完整性,以及快速查找都有積極作用,也提高了工作的效率。
四、結束語
對于中職院校的檔案信息建設,應該充分了解檔案管理存在的問題,分析如何才能實現檔案信息的數字化、網絡化建設。為了使這項工作得到落實,促進組織的良好發(fā)展,所以提出了相應的數字化、網絡化策略,這有利于中職院校的檔案建設長久發(fā)展,在競爭中保持較強的核心競爭力。
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