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關(guān)于高校財務(wù)日常報銷中信息化應(yīng)用思考

發(fā)布時間:2018-07-01 來源: 感悟愛情 點擊:


  摘 要:隨著云計算、大數(shù)據(jù)及移動互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的深入發(fā)展,高校先后投入人力物力,旨在通過信息化生態(tài)系統(tǒng)建設(shè),實現(xiàn)校內(nèi)各業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)職能網(wǎng)絡(luò)化,進而達到信息能夠共享共用。財務(wù)報銷作為財務(wù)管理工作的基礎(chǔ),為高校提供了后勤保障,是日常工作的重要組成部分。本文通過分析傳統(tǒng)報銷模式的弊端,網(wǎng)絡(luò)報銷模式的特點及建設(shè)思路,提出傳統(tǒng)模式向信息化發(fā)展,消除傳統(tǒng)報銷方式,過程繁復(fù)、效率低下的弊端,并通過網(wǎng)上報銷可有效提升工作效率,完善內(nèi)部控制體系,符合長遠的發(fā)展需要。
  關(guān)鍵詞:日常報銷;信息化;財務(wù)
  一、傳統(tǒng)報銷模式的弊端
  現(xiàn)行的大多高校報銷采取分級匯簽?zāi)J剑约堎|(zhì)報銷單為介質(zhì),教職工在費用發(fā)生之后,填寫紙質(zhì)報銷單,然后分級分類逐級簽字審批,簽批后報銷單交回財務(wù)部門進行支付報銷。這種傳統(tǒng)的報銷模式存在以下幾點弊端:
  財務(wù)審核效率低。報銷人員將大量報銷單據(jù)送到財務(wù)部門以后,財務(wù)人員既要審核業(yè)務(wù)審批流程是否合理,又要審核原始憑證,復(fù)核各項金額,大量精力用于檢查復(fù)核,弱化了財務(wù)分析、內(nèi)部控制等管理工作,不利于財務(wù)管理水平的提高。
  財務(wù)審批效率低。在現(xiàn)行報銷模式下,報銷人員需要手工填寫報銷單后找領(lǐng)導(dǎo)審批,當領(lǐng)導(dǎo)外出工作時,報銷業(yè)務(wù)就得不到及時處理,影響報銷進度。過多占用工作時間,直接導(dǎo)致學(xué)校運營成本的增加。
  內(nèi)部控制無法有效落實,F(xiàn)在的報銷模式下,報銷流程無法固化,報銷人員如不熟悉流程,很可能導(dǎo)致報銷審批流程不符合內(nèi)控規(guī)定,出現(xiàn)報銷附件、手續(xù)不全,需要反復(fù)補充的情況;財務(wù)人員重復(fù)性的工作,也可能導(dǎo)致報銷流程出現(xiàn)錯誤,繼而出現(xiàn)遺漏審批、越級審批等現(xiàn)象,無法有效落實內(nèi)部控制。
  二、網(wǎng)上報銷模式的特點
  網(wǎng)上報銷通過業(yè)務(wù)系統(tǒng),線上單據(jù)填寫、線上業(yè)務(wù)審批、線上財務(wù)審核,形成跨部門開放式的報銷流程。在此模式下,報銷人員可及時提交報銷申請,并以附件形式上傳相關(guān)原始憑證,相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)以數(shù)字簽名的方式進行業(yè)務(wù)審批,財務(wù)人員在審核相關(guān)原始憑證及報銷金額后,點擊生成報銷單據(jù)。作為對傳統(tǒng)報銷模式的改革創(chuàng)新,具有以下特征:
  報銷流程的可視性。在統(tǒng)一規(guī)范的報賬流程基礎(chǔ)上,報銷人員可通過互聯(lián)網(wǎng)和移動互聯(lián)網(wǎng)登錄報銷系統(tǒng),申請報銷事宜,提高辦事效率。
  報銷流程的可關(guān)聯(lián)性。在報銷系統(tǒng)中,單一的報銷流程可與事前請示報告的具體事項相互關(guān)聯(lián)。通過設(shè)定審批流程、審批權(quán)限、年度預(yù)算額度等關(guān)鍵信息,規(guī)范審批流程的流轉(zhuǎn)程序及審批權(quán)限。例如:報銷差旅費,在出差之前先填報外出事項的審核,生成外出差旅審核單經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意。報銷時關(guān)聯(lián)該出差事項,這樣使得每一個報銷流程都“事先審批,有章可循”。
  流程審批的數(shù)字化。在網(wǎng)上填寫報銷單據(jù)以后,報銷人員無需再找相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字審批,系統(tǒng)自動將審批信息推送流轉(zhuǎn)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),各審批領(lǐng)導(dǎo)利用數(shù)字簽名審批各類業(yè)務(wù),快速高效且更加安全可靠。
  財務(wù)信息的及時性。網(wǎng)上報銷模式下,只要報銷流程一經(jīng)啟動,財務(wù)信息能夠及時快速地進入到系統(tǒng)中,當需要某個財務(wù)信息時,只需要調(diào)用系統(tǒng)中的匯總數(shù)即可,實現(xiàn)了財務(wù)動態(tài)數(shù)據(jù)的有效更新,保證了財務(wù)信息的及時性。
  三、網(wǎng)上報銷信息化應(yīng)用思路
  網(wǎng)上報銷以信息技術(shù)為手段,以提高工作效率為中心,體現(xiàn)集約化管理的現(xiàn)代財務(wù)管理模式。網(wǎng)上報銷信息化應(yīng)用需重點考慮一下因素:
  完善內(nèi)部流程控制。通過將內(nèi)部流程及財務(wù)報銷制度進行梳理,優(yōu)化整理后“固化”到網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中。例如:可以“固化”差旅報銷流程,提供出行人員交通、住宿、補貼等標準。在系統(tǒng)中按照預(yù)設(shè)金額報銷,按照預(yù)設(shè)流程審批,使得業(yè)務(wù)審批更趨規(guī)范化,報銷流程更趨標準化,全面杜絕了遺漏審批等現(xiàn)象,進一步提升了單位財務(wù)管理和會計核算的規(guī)范性,加強了內(nèi)部控制的執(zhí)行力度。
  提高工作效率。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)通過將報銷人、審批人、財務(wù)人員三者有效地相互協(xié)調(diào),形成了一個科學(xué)有效的報銷流程。報銷人員提交報銷申請后,不再需要拿紙質(zhì)的報銷單找各級審批領(lǐng)導(dǎo)簽字,而是通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)提請領(lǐng)導(dǎo)審批,并且可以隨時查看報銷流程的流轉(zhuǎn)進度。財務(wù)人員也不再需要對報銷審批流程進行審核,大大提高了業(yè)務(wù)人員和財務(wù)人員的工作效率。
  改變財務(wù)管理理念。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的深入應(yīng)用,有效地將財務(wù)人員的工作重心由財務(wù)核算轉(zhuǎn)向優(yōu)化財務(wù)管理水平。在減輕日常核算工作量以后,財務(wù)人員能夠?qū)⒏嗟臅r間精力投入到財務(wù)管理事務(wù)中,使會計信息更加及時有效,保證會計信息能夠科學(xué)指導(dǎo)行政決策,也切實提高了財務(wù)人員的整體素質(zhì)。
  促進財務(wù)信息公開。通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的運行,單位能夠科學(xué)、公開、透明地在單位內(nèi)部實現(xiàn)財務(wù)信息公開,通過財務(wù)信息的高度共享,形成單位內(nèi)部切實有效的立體監(jiān)督格局,有效增進單位職工的責任感。
  參考文獻
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  項目基金支持:重慶市教委課題“智慧校園環(huán)境下學(xué)生行為分析系統(tǒng)研究”(KJ1729408);重慶市教委課題“項目引領(lǐng)、工作室驅(qū)動”的高職軟件技術(shù)專業(yè)實踐能力培養(yǎng)研究(162071)。

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