摘 要 為加強民航企事業(yè)單位人事檔案管理工作,使人員資料更加齊整準確,有效提升人力資源管理科學性和規(guī)范性,近年來,民航企事業(yè)單位在不斷完善傳統(tǒng)檔案管理的基礎上,在檔案信息微機化管理方面做了一些探索和實踐,并取得了初步成效。2005年開始,民航企事單位開始試用人事檔案管理信息系統(tǒng)。2008年初,各單位開始完成職工基本信息錄入工作,初步建立起人事檔案基礎信息數(shù)據(jù)庫。相信隨著人事檔案管理信息化的初步建設,它將大大提高民航企事業(yè)單位人事管理的工作效率,人事檔案管理在未來的人事管理工作中將發(fā)揮更積極的作用。
　　關鍵詞 民航 人事檔案 問題研究
　　中圖分類號:F512文獻標識碼:A
　　人事檔案是記載個人經歷、政治思想、學習經歷、工作能力、工作實績等內容的文件材料,是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據(jù)。人事檔案是人事管理工作的重要組成部分,它雖是一項具有政治性、機密性的工作,更是一項服務性的工作,它為人員考察、政治面貌確認、學歷認定、工齡審核、職稱評審等提供原始及詳盡的資料。因此,在實際的人事管理工作中,人事檔案工作起著至關重要的作用。
　　一、 民航企事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀
　　民航企事業(yè)單位人事勞動教育處(人力資源部)具體負責人事檔案的保管及管理工作。2005年起,在做好人事檔案管理工作的基礎上,為更及時、快速方便地為人事管理工作提供檔案信息,各單位開始組織了一次大規(guī)模的整理檔案活動,在此次檔案整理過程中,特別注重提高檔案案卷質量,操作規(guī)程嚴格按照中組部人事檔案管理制度及民航干部人事檔案管理基本制度、民航干部人事檔案歸檔材料收集及分類方法的有關規(guī)定執(zhí)行。
　　(一)人事檔案整理工作程序。
　　1、整檔前相關資料收集工作。
　　首先,通知各單位上報最近兩年內人事檔案相關材料,包括取得學歷資料、入黨材料、獎罰情況、職稱聘任、職務任免和調動(副處級以下人員)等材料。
　　在收集檔案材料時要求各級單位人事干部對每份入檔材料進認真審核,以確保材料的真實準確性。在收集材料過程中,特別注意系列材料是否齊全,手續(xù)是否完備、發(fā)現(xiàn)缺漏,本著對工作和他人負責的態(tài)度,能追要的追要,能請有關部門出具有效證明的出具證明。
　　其次,對人員出生年月、入伍時間、參加工作時間、來民航時間、到空管局時間、學歷性質、所學專業(yè)以及入黨材料等進行了嚴格的復查,發(fā)現(xiàn)有問題的及時通知所在單位和本人,依照有關規(guī)定進行核實,不符合要求的堅決予以糾正。
　　2、整理和裝訂。
　　(1)檔案分類整理。
　　資料收集后,按民航干部人事檔案歸檔材料收集及分類方法的有關規(guī)定,人事檔案收集范圍及分類辦法如下:
　　第一類 履歷材料
　　第二類 自傳材料
　　第三類 鑒定、考核、考察材料
　　第四類 學歷和評聘專業(yè)技術職務材料(包括學歷、學位、學績、培訓結業(yè)成績表和評聘專業(yè)技術職務、審批材料)
　　第五類 政治歷史情況的審查材料(包括甄別、復查材料和依據(jù)材料)
　　第六類 參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料
　　第七類 獎勵材料
　　第八類處分材料
　　第九類 錄用、任免、聘用、轉業(yè)、工資、待遇、出國、退(離)休、退職材料及參加各種代表會代表登記表等材料(此類材料分工資、任免、出國、參加代表會四項)
　　第十類其他可供組織上參考的材料。
　　對不屬上述歸檔范圍的材料,按有關規(guī)定及時處理或銷毀。
　　(2)裝訂。
　　在檔案裝訂時,材料尺寸一律按26CMX19CM規(guī)格切割,對舊檔案中紙張規(guī)模不一、破損嚴重、紙張較薄的進行了粘貼附頁紙等技術加工,對規(guī)格較大的資料按規(guī)定尺寸進行折疊,確保檔案材料規(guī)格統(tǒng)一、裝訂齊全。此次換裝的新檔案皮不僅美觀,而且結實耐用,防水防潮。全部檔案裝訂完畢后,統(tǒng)一按照漢語拼音進行重新排列。使查閱檔案更加方便,一目了然。
　　(二)存在的不足。
　　目前檔案管理工作得到了進一步規(guī)范,能夠為人事管理工作提供了及時、準確的資料,但應該看到距先進的人事檔案管理要求還有一定的差距,存在一些不足。
　　1、在檔案整理中,部分材料書寫不夠規(guī)范,不符合入檔要求,有的材料有蓋章,但沒有填寫時間,為以后查閱帶來不便。
　　2、同名同姓不同單位不同個人的材料歸檔出錯,目錄登記與正本材料不相吻合,影響了檔案的質量。
　　3、職稱資格取得和聘任、行政職務任免、內部調動、入黨材料、獎罰材料等相關資料入檔不夠及時,全面。
　　4、個別檔案中,內容不全,無法真實地查找個人的原始重要信息,如出生日期、入伍時間、工作時間等重要信息。
　　5、在保管的人事檔案中缺少職業(yè)資格認證、職務升降、工作單位變動、崗位調整等方面的內容。
　　(三)改進方法。
　　健全檔案內容是做好檔案管理工作的必要前提,為保證檔案內容的全面、真實、完整,從三個方面加強了基礎工作:
　　1、是建立專人負責制度,保證材料收集渠道暢通。為保證檔案材料得到及時收集,從民航總局一級單位到各基層單位實行專人負責人事檔案資料收集和上報制度,每年年初,都下發(fā)收集干部檔案材料的通知,對在上一年度形成的各種材料進行集中收集,使得人事檔案材料都能及時地移交到人勞處。在實際工作中,堅持每兩個月對材料集中歸檔一次、每兩年對檔案集中整理一次的做法。
　　2、針對部分檔案中出生日期、參加工作、入黨時間記載不一給檔案應用帶來諸多不便的實際情況,采取有效措施進行了認定,在檔案中加入“三個”時間認定書,使人員“三個時間”清晰明確;對學歷學位情況也普遍進行了認定,填寫干部學歷學位認定表裝入本人檔案。
　　3、定期對庫存檔案進行普遍檢查,確定缺少材料的名稱和份數(shù),采取有效措施進行索要和補辦,使以往形成的跨年度、跨地域的檔案材料都能被收集上來,充實到人事檔案中。
　　4、通過培訓,使人事干部系統(tǒng)掌握了干部檔案工作的政策理論和業(yè)務知識,學會運用計算機網絡技術管理干部檔案信息的方法,為做好檔案信息化工作培訓和儲備了一批專業(yè)技術人員。
　　5、組織大規(guī)模集中整理檔案活動,使各級人事干部參加了檔案整理工作,通過檔案整理和實踐鍛煉,使其政策理論水平和操作能力得到顯著提高。
　　二、人事檔案管理信息系統(tǒng)建設
　　人事檔案管理信息化是人事檔案管理的發(fā)展方向,是人事檔案管理由傳統(tǒng)管理方式向現(xiàn)代管理方式轉變的必然選擇。使用計算機對人事檔案信息進行管理,具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。這些優(yōu)點能夠極大地提高人事檔案管理的效率。
　　近幾年來,民航企事業(yè)單位在不斷完善傳統(tǒng)檔案管理的基礎上,著力加強電子化人事檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和建設,在檔案信息微機化管理做了一些探索和實踐,并取得了初步成效。2005年開始試用人事檔案管理信息系統(tǒng)。人事檔案管理信息系統(tǒng)的基本功能有如下幾方面:
　　1、人事管理的方針政策;
　　2、人事管理體制、編制人事規(guī)劃;
　　3、人事計劃,設置人事管理機構和崗位;
　　4、人員基本狀況;
　　5、人事管理的條例辦法;
　　6、員工的業(yè)務培訓;
　　7、人才選拔、使用、交流(流動);
　　8、考核、獎懲、任免;
　　9、工資、福利與保險;
　　10、離休、退休、退職。
　　2008年初,民航企事業(yè)單位完成了數(shù)千名職工基本信息錄入工作。信息內容主要有:(1)人員基本情況-人員姓名、性別、出生年月日、民族、籍貫、參加工作時間、來民航時間、到空管局時間、政治面貌、文化程度、入黨時間、個人身份、行政職務、職級、聘任技術職務名稱及取得時間、從事工種等。(2)學歷經歷-入學時間、畢業(yè)時間、畢業(yè)學校及專業(yè)、學制等。(3)家庭狀況-家庭成員姓名、稱謂。(4)工作經歷-工作時間、工作單位、職務。
　　輸入人員信息后,提高了人事檔案工作的質量和效率。以往查閱一本檔案需要花費一定時間到檔案室進行查閱,現(xiàn)在只需輸入人員姓名、單位、出生日期、職務、職級、性別等查詢項目,瞬間就能查出所需人員的基本情況或相關統(tǒng)計表格,大大地縮短了查找時間,極大地提高了工作效率。
　　三、人事檔案信息化發(fā)展方向
　　目前,民航企事業(yè)單位已完成了電子人事檔案基礎信息的錄入工作,為電子檔案的全面建設奠定了堅實的基礎,當然在電子檔案建設的過程中,還存在諸多不足,未來3-5年內將著重做好以下工作:
　　1、建成人事檔案照片和聲像資料庫,將集中對現(xiàn)職干部職工聲像檔案資料進行采集攝錄,建成形象生動的照片和聲像資料庫。利用這些照片和聲像資料,為今后的人員培訓、干部選拔、干部任前公示等提供及時、快速、準確的考查資料。
　　2、建立完善檔案查詢系統(tǒng),利用這個系統(tǒng),查檔人員只需提供被查檔人的姓名和單位或其它查詢條件,瞬間即可查到檔案的詳細信息,縮短了查找時間,提高了工作效率。建成員工自助查詢系統(tǒng),賦予每個員工一個賬號,即員工本人可登錄人事檔案系統(tǒng),輸入本人賬號和密碼,查看自己的簡歷、工資、保險金等相關情況。
　　3、在檔案日常業(yè)務實現(xiàn)網絡化管理,材料接收、目錄打印、檔案統(tǒng)計、表格輸出等方面實現(xiàn)了網絡化和自動化。
　　我們相信隨著人事檔案管理的信息化的初步開發(fā)和使用,它能使人事管理工作更加科學、精確、快速、靈活。它將大大提高民航企事業(yè)單位人事管理的工作效率,它將人事工作者從繁重的傳統(tǒng)的操作中解脫出來,用更多精力從事創(chuàng)造性的人事管理和開發(fā)活動中去,因此,人事檔案管理信息系統(tǒng)是在未來將發(fā)揮更積極的作用。
　　(作者:東北空管局人事干部,工商管理碩士,研究方向:人力資源)
　　
　　參考文獻:
　　[1]人事檔案管理理論.引自百度百科:http://baike.baidu.com/view/1509057.htmfr=ala0
　　[2]民航總局發(fā)[1998]86號文件,關于印發(fā)《民航干部人事檔案管理基本制度》等規(guī)定的通知.
　　[3] 網站,論企業(yè)人事檔案管理.

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