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檔案信息化建設(shè)創(chuàng)新研究

發(fā)布時(shí)間:2019-08-14 來(lái)源: 感悟愛(ài)情 點(diǎn)擊:


  摘 要:社會(huì)不斷發(fā)展和進(jìn)步,現(xiàn)代信息管理機(jī)制和信息管理模式也在不斷的變化。信息全球化背景下,生產(chǎn)生活中產(chǎn)生的信息量增多。大量的信息資源被歸集在一起后,形成了各種樣式的檔案。近些年來(lái),現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)和信息技術(shù)的出現(xiàn),改變了檔案的形式和檔案服務(wù)機(jī)制,檔案信息化成為檔案服務(wù)的方向。如何利用現(xiàn)有的信息技術(shù)條件,結(jié)合檔案的特點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)和管理,是檔案管理人員需要思考的命題。本文基于數(shù)字檔案管理背景,從信息化的視角對(duì)檔案服務(wù)工作予以闡述,希望能夠?yàn)橛嘘P(guān)單位開(kāi)展檔案服務(wù)工作提供指引。
  關(guān)鍵詞:信息化;區(qū)塊鏈;終端;云儲(chǔ)存;管理
  1 相關(guān)理論概括
  我國(guó)于21世紀(jì)初開(kāi)始檔案信息化建設(shè)工作,最早主要單一的運(yùn)用計(jì)算機(jī)來(lái)對(duì)一些電子文件進(jìn)行歸檔和整理[1]。近些年來(lái),檔案學(xué)研究的不斷深入以及信息技術(shù)進(jìn)一步發(fā)展,使得我國(guó)檔案信息化建設(shè)工作有所突破,也取得了相應(yīng)成就。對(duì)于檔案信息化的概念,學(xué)界觀點(diǎn)眾多,也尚未系統(tǒng)且統(tǒng)一的概念[2]。本文認(rèn)為,檔案信息化的核心在于信息化,即依托于互聯(lián)網(wǎng)以及其他信息技術(shù),并將這些技術(shù)融入到檔案管理當(dāng)中,以提升檔案管理成效的一種方式。檔案信息化建設(shè)并不會(huì)改變檔案管理工作的內(nèi)核與實(shí)質(zhì),檔案管理工作仍然是一種服務(wù)性工作,服務(wù)于單位各項(xiàng)決策以及其他工作。信息化建設(shè)過(guò)程中,檔案管理仍然應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持安全第一的原則,單位仍然應(yīng)當(dāng)確保檔案具備原始性和真實(shí)性。
  2 新形勢(shì)下檔案信息化建設(shè)創(chuàng)新意義所在
  2.1 時(shí)代發(fā)展之必然
  在全球信息技術(shù)革命的浪潮之下,信息技術(shù)以及其他電子信息設(shè)備在各行各業(yè)愈發(fā)的普及,人們?cè)谏钆c生產(chǎn)過(guò)程中需要運(yùn)用信息技術(shù)以及電子信息設(shè)備的頻率增多。在這種時(shí)代背景下, 單位必須要?jiǎng)?chuàng)新檔案信息化建設(shè)工作,在服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)手段和服務(wù)機(jī)制上予以創(chuàng)新,用創(chuàng)新引領(lǐng)單位發(fā)展。除此之外,我國(guó)早已將信息化建設(shè)上升到國(guó)家發(fā)展戰(zhàn)略的高度。單位只有堅(jiān)定不移的利用現(xiàn)代化科技和信息化技術(shù),才能不斷完善檔案服務(wù)體系、革新檔案利用手段并優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu),推動(dòng)單位走向可持續(xù)發(fā)展的道路。綜上所述,單位在檔案服務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行創(chuàng)新,符合國(guó)家總體發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃和時(shí)代發(fā)展潮流,能夠加深檔案服務(wù)工作與其他工作之間的聯(lián)系。
  2.2 實(shí)現(xiàn)檔案工作價(jià)值和目的的必要方式
  近些年來(lái),部分單位檔案服務(wù)工作逐步出現(xiàn)邊緣化的特征,檔案服務(wù)工作始終難以得到重視。之所以出現(xiàn)這種情況,歸根到底是檔案價(jià)值沒(méi)有得到充分體現(xiàn)與挖掘[3]。單位創(chuàng)新檔案信息化建設(shè)工作,能夠彰顯檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益,防止檔案服務(wù)工作出現(xiàn)邊緣化。一方面,單位創(chuàng)新檔案信息化建設(shè)工作,雖然前期的人力、物力和財(cái)力投入較大,但在后期卻往往能取得卓越成果,在整體上縮減單位人力、物力和財(cái)力的開(kāi)支,確保檔案服務(wù)工作能夠可持續(xù)化,為單位創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益。另一方面,單位創(chuàng)新檔案信息化建設(shè)工作,能夠使用戶享受到創(chuàng)新所帶來(lái)的成果,提升用戶的滿意度,為單位創(chuàng)造出更多的社會(huì)效益。綜上所述,檔案信息化建設(shè)創(chuàng)新能夠?qū)崿F(xiàn)檔案工作價(jià)值和目的。
  3 創(chuàng)新路徑
  3.1 探索云儲(chǔ)存技術(shù)的運(yùn)用
  伴隨檔案資源的日漸增多,不僅檔案管理人員需要承載較多工作量,檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的工作量也在不斷增多。為了有效節(jié)約單位檔案經(jīng)費(fèi)開(kāi)支,緩解檔案資源增多與檔案基礎(chǔ)設(shè)施承載力之間的矛盾,有必要充分利用云儲(chǔ)存技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù),降低檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的工作量。首先,單位應(yīng)當(dāng)與相應(yīng)的云儲(chǔ)存系統(tǒng)供應(yīng)商進(jìn)行合作,購(gòu)置相關(guān)的云儲(chǔ)存系統(tǒng),將檔案資源上傳到云儲(chǔ)存系統(tǒng)當(dāng)中,降低計(jì)算機(jī)硬盤的儲(chǔ)存壓力。其次,單位可以將云存儲(chǔ)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相連接,實(shí)現(xiàn)二者的共通,加快數(shù)字檔案上傳速度和上傳效率。最后,對(duì)于涉密且重要檔案,單位應(yīng)當(dāng)有區(qū)分的進(jìn)行管理,根據(jù)檔案的內(nèi)容決定是否上傳到云儲(chǔ)存系統(tǒng),嚴(yán)格遵守檔案保密的規(guī)定。
  3.2 探索區(qū)塊鏈技術(shù)的運(yùn)用
  區(qū)塊鏈技術(shù)是現(xiàn)階段較為前沿且安全的信息技術(shù),其可以很好地對(duì)檔案進(jìn)行加密處理,最大限度的保障數(shù)字檔案的真實(shí)性。眾所周知,檔案真實(shí)性是檔案具備價(jià)值的基礎(chǔ),一旦檔案失真,則內(nèi)部大量的信息資源都可能喪失“生命力”。近幾年來(lái),部分不法份子利用單位檔案管理系統(tǒng)的漏洞,對(duì)單位檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行入侵,導(dǎo)致部分檔案被人為竊取、遺失和損毀, 嚴(yán)重破壞了檔案的價(jià)值,不利于單位檔案服務(wù)工作的可持續(xù)發(fā)展。尤其是互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境與云共享環(huán)境中,更是容易遭受不法份子的竊取。
  在這種形勢(shì)下,單位有必要將區(qū)塊鏈技術(shù)融入到檔案服務(wù)領(lǐng)域,切實(shí)提升檔案服務(wù)工作的效率和質(zhì)量,確保檔案信息真實(shí)可靠。首先,單位可以充分利用分布式數(shù)據(jù)存儲(chǔ)以及加密算法技術(shù)來(lái)對(duì)儲(chǔ)存在互聯(lián)網(wǎng)終端的數(shù)字檔案進(jìn)行加密處理,夯實(shí)檔案安全管理的基礎(chǔ)。其次,單位可以利用區(qū)塊鏈技術(shù)中的點(diǎn)對(duì)點(diǎn)傳輸技術(shù),對(duì)檔案資源進(jìn)行一對(duì)一渠道傳輸,減少檔案?jìng)鬏斶^(guò)程中失真的風(fēng)險(xiǎn),筑起檔案安全保護(hù)的城墻。最后,單位可以利用區(qū)塊鏈技術(shù)中的共識(shí)機(jī)制來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理,優(yōu)化檔案數(shù)字簽名,做好檔案事前防控工作。
  除此之外,單位還可以探索利用區(qū)塊鏈技術(shù)來(lái)切實(shí)推動(dòng)檔案保管自動(dòng)化工作。檔案信息化建設(shè)過(guò)程中,最為瑣碎的就是數(shù)字檔案格式轉(zhuǎn)化以及數(shù)字檔案移交接收工作。如何轉(zhuǎn)化不同類型的數(shù)字檔案文件,將其統(tǒng)一為一種格式進(jìn)行管理,降低檔案管理人員工作負(fù)擔(dān),是現(xiàn)階段較為復(fù)雜的問(wèn)題。單位將區(qū)塊鏈技術(shù)融入到檔案管理領(lǐng)域,通過(guò)自動(dòng)執(zhí)行功能和代碼型合約,可以將數(shù)字檔案資源自動(dòng)轉(zhuǎn)化成相關(guān)的代碼,進(jìn)而有效對(duì)其進(jìn)行管理,提升數(shù)字檔案格式轉(zhuǎn)化以及數(shù)字檔案移交接收工作的效率和質(zhì)量,推動(dòng)檔案信息化建設(shè)走向高效化、集成化和自動(dòng)化。
  3.3 探索掌上檔案服務(wù)功能
  伴隨未來(lái)智能電子終端的進(jìn)一步發(fā)展,檔案服務(wù)勢(shì)必會(huì)走向智能化、科學(xué)化和便利化的道路。因此,單位必須利用現(xiàn)有技術(shù),開(kāi)發(fā)和探索掌上檔案服務(wù)平臺(tái),為用戶提供更為多元化、個(gè)性化和便利化的檔案服務(wù),讓用戶切實(shí)享受到檔案信息化建設(shè)所帶來(lái)的便利。一方面,掌上檔案服務(wù)平臺(tái)可以集檢索、查閱、調(diào)入和調(diào)出等服務(wù)為一體,為用戶提供“一站式”的便捷服務(wù)。另一方面,檔案管理人員可以利用掌上服務(wù)平臺(tái)發(fā)布最前沿的消息和檔案服務(wù)信息,吸引更多公眾關(guān)注這一平臺(tái),為公眾提供及時(shí)的檔案咨詢服務(wù)?偠灾,檔案管理人員必須樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)和開(kāi)放思維,加快利用互聯(lián)網(wǎng)、APP、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及智能電子移動(dòng)終端,才能切實(shí)為檔案信息化建設(shè)注入創(chuàng)新的活力和動(dòng)力。
  4 結(jié)束語(yǔ)
  近些年來(lái),檔案管理學(xué)界關(guān)于本課題的探討十分活躍,這說(shuō)明了檔案服務(wù)工作轉(zhuǎn)型的緊迫性和必要性,也說(shuō)明了該課題中尚存許多現(xiàn)實(shí)問(wèn)題和理論問(wèn)題亟待探討。本文根據(jù)未來(lái)檔案發(fā)展趨勢(shì),立足于現(xiàn)有信息技術(shù)條件,細(xì)致分析了檔案信息化建設(shè)的路徑,希望能夠?yàn)閱挝粌?yōu)化檔案服務(wù)工作提供切實(shí)可行、詳盡且全面的理論參考。未來(lái)智能移動(dòng)設(shè)備以及數(shù)字信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展,檔案服務(wù)工作勢(shì)必會(huì)迎來(lái)新一輪的變革。在這種背景下,檔案管理人員必須打牢信息化建設(shè)的基礎(chǔ),用聯(lián)系、整體和發(fā)展的眼光看待檔案信息化建設(shè)工作,彰顯檔案價(jià)值。
  參考文獻(xiàn)
  [1]張玲.新時(shí)期基層檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(22):87.
  [2]劉嘯.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)若干問(wèn)題分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(22):90.
  [3]張繼東.檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及改進(jìn)策略分析[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊,2018,26(33):234.

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