[摘 要]檔案管理是高校日常管理工作的重要組成部分，檔案作為一種有價值的文檔資料，通過加強信息化建設和實施精細化管理，還能夠進一步挖掘檔案的潛在價值，為地方高校開展教育教學工作提供必要的支持。本文首先分析了當前形勢下地方高校檔案精細化管理和信息化建設的重要意義，進而根據(jù)檔案管理工作中存在的實際問題，就檔案如何實現(xiàn)優(yōu)化管理和信息化發(fā)展展開了簡要分析。
　　[關鍵詞]地方高校；檔案管理；精細化；信息化建設
　　doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.24.087
　　[中圖分類號]G647 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）24-0-02
　　1 信息時代地方高校檔案的特點
　　1.1 數(shù)量多，增長速度快
　　隨著地方高校辦學規(guī)模的擴大和生源數(shù)量的增加，學校日常運營中產(chǎn)生的各類文件資料也在不斷增多。這些文件資料不僅包含許多紙質(zhì)文檔，而且也涉及許多電子資料，以視頻、圖片等形式存在。經(jīng)過初步篩選后，其中具有一定價值的文件資料被保存下來，經(jīng)過專業(yè)的分類、編輯和整理后，形成檔案。在信息化時代，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)出爆發(fā)式增長，也給地方高校檔案管理帶來了新的壓力。
　　1.2 多元異構
　　學校各業(yè)務系統(tǒng)業(yè)務側(cè)重點不同、開發(fā)工具不同、開發(fā)人員不同、采用數(shù)據(jù)庫類型不同、上線時間不同，直接導致在此過程中各系統(tǒng)間產(chǎn)生的數(shù)據(jù)多樣性增加，同時數(shù)據(jù)不可避免地分布在不同的業(yè)務系統(tǒng)、不同的數(shù)據(jù)庫中。由此可見，在信息時代高速發(fā)展的今天，數(shù)字資源將廣泛存在于諸多不同的業(yè)務系統(tǒng)中，作為眾多業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)終點的檔案數(shù)據(jù)勢必會帶有明顯的異構性，呈現(xiàn)出結構化信息、半結構化信息和非結構化信息融合的態(tài)勢，形成分布廣泛的大量異構數(shù)據(jù)。
　　1.3 真實可靠
　　在信息時代，數(shù)據(jù)來源變得龐雜，對于學校各業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生的過程數(shù)據(jù)及結果數(shù)據(jù)，利用者更需要精確的信息來源，而并非在眾多龐雜的數(shù)據(jù)中尋求自己的需求數(shù)據(jù)。檔案信息資源建設就是一個將眾多龐雜的數(shù)據(jù)按照一定的規(guī)則、格式進行組合，是對原始數(shù)據(jù)進行保存，同時也對原始數(shù)據(jù)重新整合，當使用者根據(jù)外部環(huán)境選擇數(shù)據(jù)時，可精確地鎖定所需檔案信息。因此，在信息時代，檔案數(shù)據(jù)必將得到廣泛關注，因為它“是一種最真實、最可靠、最具權威性與憑證性的原生信息資源”。
　　2 檔案精細化管理和信息化建設的必要性
　　高等教育的迅猛發(fā)展和科學技術的持續(xù)革新，高校檔案工作的內(nèi)容、要求和任務發(fā)生了巨大的變化。原有粗淺的管理理念、粗放的管理模式和落后的管理技術，已經(jīng)難以滿足師生和社會對高校檔案的需求。高校檔案引入精細化管理，有利于高校檔案工作促改革、創(chuàng)品質(zhì)、惠師生、助發(fā)展。
　　一方面，高校檔案精細化管理能將復雜的工作簡單化，把簡單的工作流程化，把流程化的工作定量化，把定量的工作信息化，使高校檔案工作更加高效。另一方面，高校檔案精細化管理將從思想意識、管理制度、工作執(zhí)行和結果考核等方面入手，增強高校檔案工作人員的責任和規(guī)則意識，努力“生產(chǎn)”高品質(zhì)的檔案。
　　此外，近年來地方高校之間的競爭也日趨激烈，通過充分發(fā)揮檔案的參考和利用價值，還可以幫助學校在加強師資隊伍建設、吸引高質(zhì)量生源等方面做好準備，在一定程度上也為提升地方高校核心競爭力奠定了基礎。
　　3 現(xiàn)階段地方高校檔案管理存在的問題
　　3.1 檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)不能滿足工作要求
　　新時期，地方高校檔案管理面臨更加繁重的任務和更加嚴格的要求，要想保質(zhì)保量地完成檔案管理任務，離不開一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍。但是由于地方高校將工作重點都集中于辦學方面，對于檔案管理則缺乏足夠的重視，檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)參差不齊。例如，在崗位任用上，部分檔案管理人員都是從本校的其他工作崗位上調(diào)任的，上崗之前沒有接受過檔案管理相關的培訓，也就不能從專業(yè)角度完成檔案的精細化管理。此外，入職后許多檔案管理人員沒有定期接受培訓，久而久之個人技能也會與工作要求脫節(jié)。
　　3.2 高校尚未形成配套的檔案精細化管理制度
　　檔案管理的專業(yè)性，以及檔案本身的重要價值，要求在實施檔案精細化管理上，也必須引進一套完善的管理制度，從而為開展各項工作提供必要的保障�，F(xiàn)階段，地方高校在檔案管理制度建設上，存在的主要問題有兩方面：一方面，配套管理制度不完善，雖然檔案管理部門也有自己的管理制度，但是內(nèi)容陳舊落后，已經(jīng)遠遠不能適用于現(xiàn)階段檔案精細化管理要求；另一方面，管理制度的落實情況不理想，由于缺乏必要的監(jiān)督，加上檔案管理人員自身的責任意識不強，也會影響檔案管理的實際質(zhì)量。
　　3.3 高校在檔案信息化建設方面的投入不足
　　在信息化時代，地方高校檔案中電子檔案的比例不斷提升，創(chuàng)新檔案管理方式方法勢在必行。在此方面，許多企業(yè)提供了可借鑒的經(jīng)驗，例如在檔案管理部門引進信息化辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案的電子化、智能化管理。但是也應當看到，檔案信息化建設在前期需要投入必要的資金，包括計算機設備采購，信息系統(tǒng)維護等。地方高校由于資金有限，在檔案信息化建設方面的實際投入較少，也會制約檔案信息化建設的進程。
　　3.4 檔案管理未充分體現(xiàn)服務性理念
　　通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多檔案管理人員對自身的定位不夠準確，特別是對待本校的教職工和學生時，把自己當成了“管理者”，對待有檔案借閱需求的教職工和學生，擺出一副高高在上的姿態(tài)，甚至是冷眼相對，嚴重損害了檔案管理部門的形象。而檔案管理工作實際上是一項為學校師生服務的工作，由于現(xiàn)階段地方高校的許多檔案管理人員未將服務理念落實到工作中，也不利于高質(zhì)量地開展檔案工作，甚至得不到本校教職工的支持。
　　4 地方高校推進檔案精細化管理和信息化建設的有效途徑
　　4.1 樹立正確職業(yè)觀念，不斷提高管理水平

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