摘要：隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步和普及，人類社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)信息化時(shí)代，這就使得檔案信息化建設(shè)成為影響新時(shí)期檔案管理和檔案服務(wù)的重要因素。檔案管理工作者應(yīng)掌握新時(shí)期檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵，明確新時(shí)期檔案信息化建設(shè)的意義，探索新時(shí)期檔案信息化建設(shè)應(yīng)采取的措施，以此促進(jìn)檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)，加快新時(shí)期檔案信息化建設(shè)的步伐。
　　關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；建設(shè)
　　檔案管理的信息化管理，就是通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的利用將單位內(nèi)相關(guān)業(yè)務(wù)的檔案資料采用信息技術(shù)的方式所進(jìn)行的管理工作，這樣可以讓檔案使用者更方便的將檔案查找出來(lái)，從而有效地發(fā)揮出檔案的作用。在這一過(guò)程中，信息化手段能夠有效提升檔案加工效率。檔案管理工作可以具備使單位以過(guò)往的業(yè)務(wù)信息為基礎(chǔ)，通過(guò)改正以前所出現(xiàn)問(wèn)題實(shí)現(xiàn)新的突破來(lái)獲得更好地發(fā)展。
　　一、新時(shí)期檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵
　　檔案信息化建設(shè)以《檔案法》和《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》為指導(dǎo)，緊密結(jié)合新時(shí)期計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和社會(huì)信息化的發(fā)展趨勢(shì)，以促進(jìn)檔案管理由傳統(tǒng)的檔案保管、利用職能向檔案信息采集、檔案資源開(kāi)發(fā)、檔案信息傳播和檔案信息服務(wù)等多方位職能轉(zhuǎn)變?yōu)楹诵模瑢?shí)現(xiàn)檔案信息的接收、編研、存儲(chǔ)、利用一體化。其實(shí)質(zhì)性內(nèi)涵主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先是檔案信息的數(shù)字化。傳統(tǒng)的檔案資源以紙質(zhì)為主，不僅查閱方式和渠道單一，而且可能會(huì)對(duì)檔案資料本身形成無(wú)法預(yù)測(cè)的損害。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀、激光打印機(jī)、光盤(pán)刻錄機(jī)等設(shè)備將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)化的電子文件，從根本上改變了檔案資料的物化屬性，提高了檔案資源的維護(hù)和服務(wù)效能。其次是檔案查閱的網(wǎng)絡(luò)化。對(duì)于紙質(zhì)檔案資料為主的傳統(tǒng)檔案館（室）而言，要查閱檔案資料，不去檔案館（室）是無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。而在完成了檔案信息化建設(shè)的背景下，檔案利用者完全可以在電腦、手機(jī)等網(wǎng)絡(luò)終端自主選擇和遠(yuǎn)程查閱。這就打破了檔案資料查閱、利用的時(shí)間和空間限制，既節(jié)省了查閱者的時(shí)間，也便于檔案資源的激活、互通和高度共享。第三是檔案管理的自動(dòng)化。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，無(wú)論是檔案資料的保管、整理還是查閱、利用都要采取人工的方式，檔案管理工作的強(qiáng)度大，管理效率還難以保證。通過(guò)檔案信息化建設(shè)，檔案館（室）形成了館藏資源的數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案管理人員只需利用電腦就可以全面掌握檔案資料的搜集、整理、存儲(chǔ)和查閱狀態(tài)，推動(dòng)了檔案管理自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)。第四是檔案服務(wù)的社會(huì)化。傳統(tǒng)檔案館（室）的服務(wù)對(duì)象以到館（室）查閱人員為主，呈現(xiàn)出相對(duì)封閉的服務(wù)格局。
　　二、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的方法
　　（一）建立完善的檔案管理體系
　　第一，開(kāi)展檔案工作的最終目的是確保其可以更好地與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)相匹配，因此，檔案管理者應(yīng)當(dāng)以市場(chǎng)實(shí)際情況為出發(fā)點(diǎn)，建立一整套的信息化檔案管理體系，該體系需要保證其在有利用需求時(shí)能夠被高效的檢索出來(lái)，從該角度出發(fā)，檔案管理工作需要有更高層的管理者在其指導(dǎo)和協(xié)調(diào)下開(kāi)展，這就決定了建立一套完整的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)體系是不可少的，可以確保管理工作能夠在其指導(dǎo)下有組織地開(kāi)展，整個(gè)檔案信息也會(huì)因此而得到更合理地開(kāi)發(fā)利用。第二，以往沒(méi)有信息化的檔案管理工作還處于閉門(mén)造車(chē)的狀態(tài)，只是被保存在一個(gè)固定的檔案庫(kù)中，只有等到人們需要查詢的時(shí)候才會(huì)被拿出來(lái)，這導(dǎo)致其有很強(qiáng)的封閉性、固定性和格式性。而在信息化背景下，檔案管理需要變得更加開(kāi)放，并在工作中通過(guò)信息化方式建立一套網(wǎng)絡(luò)化管理體系，這將保證檔案信息具備很強(qiáng)的規(guī)律性、結(jié)論性和數(shù)據(jù)性，信息技術(shù)可以將其進(jìn)行整合處理使其變得更加嚴(yán)謹(jǐn)、精簡(jiǎn)、完善和直觀。
　　（二）加強(qiáng)檔案信息化專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)
　　檔案信息化建設(shè)離不開(kāi)專業(yè)化、高素質(zhì)的檔案管理人才，掌握以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)是新時(shí)期對(duì)檔案管理工作者的基本業(yè)務(wù)要求。檔案館（室）應(yīng)結(jié)合本單位員工的實(shí)際情況，以定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)、到相關(guān)高校進(jìn)修、開(kāi)展兄弟館（室）業(yè)務(wù)交流等方式，提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)及對(duì)相關(guān)硬件設(shè)備使用維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)與融通、軟件開(kāi)發(fā)與利用、電子檔案信息采集和加工等方面的專業(yè)技能，努力建設(shè)一支檔案管理和現(xiàn)代信息技術(shù)雙過(guò)硬的復(fù)合型人才隊(duì)伍，全方位的提升檔案管理人員的素質(zhì)與能力。
　�。ㄈ�）使檔案管理工作形成前瞻性
　　第一，檔案管理者需要使檔案管理工作變得更加規(guī)范化，其主要包括以下幾個(gè)方面。確定好每個(gè)管理人員的工作范圍，做到人盡其責(zé)，這可以確保整個(gè)管理工作達(dá)到井井有條，使每份檔案都能得到良好的管理，同時(shí)在工作開(kāi)展的過(guò)程中要保證其具備時(shí)效性，任何一份檔案在下發(fā)到檔案室后都應(yīng)該及時(shí)對(duì)其進(jìn)行處理，保證其具備高度完整性，避免出現(xiàn)殘損的情況。無(wú)論檔案是處于保管、利用、密封還是其他狀態(tài)中，保管人員都有義務(wù)保持其達(dá)到完整，并定期對(duì)其開(kāi)展登記工作，以防止出現(xiàn)遺漏或丟失。以交通系統(tǒng)檔案管理為例，在對(duì)交通檔案進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)當(dāng)注重其特殊性要求，保持其整條線路從建設(shè)施工一直到運(yùn)營(yíng)全部過(guò)程中都要完成好記錄，以使其達(dá)到信息完整性的要求。第二，信息化手段方便了檔案管理過(guò)程中對(duì)信息的檢索，其便利性也因此大大提升。利用此種手段管理人員可以充分掌握檔案內(nèi)所記錄的信息，這能夠在翻看檔案的單位決策者制定運(yùn)營(yíng)計(jì)劃和積累工作經(jīng)驗(yàn)的過(guò)程中發(fā)揮重要的作用，同時(shí)，利用信息化手段，檔案管理工作的交流性也將得到大幅度提升，相關(guān)人員利用信息檢索目錄能夠及時(shí)收集和掌握到對(duì)自己有用的信息，當(dāng)然這也要求檔案管理人員做好相應(yīng)的保密工作，不但要在檔案查詢頁(yè)面設(shè)置登錄和查詢的權(quán)限，也可以將一些保密度高的檔案設(shè)置成不公開(kāi)形式，以此來(lái)切斷檔案泄露的渠道，避免問(wèn)題的出現(xiàn)。
　　三、結(jié)語(yǔ)
　　“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”是新時(shí)期檔案管理工作必須堅(jiān)守的原則，檔案信息化建設(shè)則是信息社會(huì)背景下落實(shí)這一原則的必然選擇。各級(jí)檔案館（室）應(yīng)從本單位的實(shí)際情況出發(fā)，采取恰當(dāng)?shù)臋n案信息化建設(shè)行動(dòng)，切實(shí)提高檔案信息管理和服務(wù)的信息化水平，以更好地適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的需要，為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。
　　參考文獻(xiàn)：
　　[1]王淑美.新時(shí)期檔案資源信息化建設(shè)的發(fā)展與思考[J].城建檔案，2012（9）.
　　[2]睢強(qiáng).新時(shí)期加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的思考[J].黑龍江檔案，2013（5）.
　　作者簡(jiǎn)介：
　　劉亞琴，天津津航技術(shù)物理研究所。

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